有哪些
q企業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼體系：建立統(tǒng)一的檔案分類標準，確保各類文件能夠準確歸檔，便于檢索。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間、方式和責任人，規(guī)范檔案的整理流程，保證檔案的完整性和準確性。
3. 檔案保管與安全：制定嚴格的保管措施，包括物理存儲條件、防火防盜設施，以及電子檔案的加密保護。
4. 檔案利用與借閱：設定檔案的借閱權限，規(guī)定借閱流程，確保檔案的合理利用而不受損壞。
5. 檔案鑒定與銷毀：定期進行檔案價值鑒定，對過期無用的檔案進行合法銷毀。
6. 檔案數字化與備份：推進檔案的數字化進程，定期進行數據備份，以防數據丟失。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：依據業(yè)務性質和文件類型，將檔案劃分為行政、財務、項目、人力資源等類別，每類再細分為子類，并賦予唯一的編碼，以便于識別和查找。
2. 收集與整理：各部門應指定專人負責檔案管理工作，新產生的文件在辦理完畢后7個工作日內提交至檔案室，由檔案管理員進行整理歸檔。
3. 保管與安全：檔案室應設置在安全區(qū)域，配備防火、防水設備，電子檔案需采用雙重加密技術，定期檢查存儲設備，確保數據安全。
4. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15天，特殊情況需提前申請延期。
5. 鑒定與銷毀：每3年進行一次檔案價值鑒定，無保存價值的檔案需列出清單，經公司管理層審批后，按照國家相關規(guī)定進行銷毀。
6. 數字化與備份：新產生的電子文件應及時歸檔，紙質文件應盡快掃描存檔，備份數據應存儲在至少兩個不同的地點，以備不時之需。
上墻內容
1. 檔案管理原則：準確、完整、安全、高效。
2. 檔案分類圖示：清晰展示各類檔案的分類結構和編碼規(guī)則。
3. 借閱須知：包括借閱流程、權限說明、期限規(guī)定等。
4. 檔案安全警示：強調檔案保密性和保護措施，提醒員工遵守規(guī)定。
5. 檔案管理人員聯系方式：方便員工咨詢和聯系檔案事務。
以上制度旨在規(guī)范q企業(yè)的檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障信息安全，望全體員工嚴格執(zhí)行。
q企業(yè)檔案管理制度范文
【第1篇】q企業(yè)檔案管理制度
檔案管理制度
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
【第2篇】q企業(yè)檔案的管理制度
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的,綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,主管經理保存一份,財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料,須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
【第3篇】新能源企業(yè)生產技術檔案管理制度
新能源公司生產技術檔案管理制度
第一章 總則
為了加強對風廠檔案的管理,有效地提供技術檔案信息資源,為風廠的生產、經營管理工作提供優(yōu)質的服務,特制定本制度。本制度適用于公司所屬的所有風廠檔案室。
第二章 生產技術檔案的管理
技術檔案的歸檔、管理由風廠廠長、專工及技術員負責。對風力發(fā)電廠在生產、經營過程中形成的文書檔案、技術檔案、聲像檔案、電子版檔案等進行收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計,并提供利用。保證檔案的齊備、完整、準確、安全;檔案歸檔率100%,完整率98%,準確率100%;查全率、查準率在98%以上。技術檔案的收集風力發(fā)電廠新建工程、擴建工程驗收合格后,風廠負責人應向工程主管資料人員索要工程中涉及到的以下所有圖紙:工程竣工圖紙保護定值單保護整定計算書設備說明書產品合格證設備出廠試驗報告設備交接試驗報告設備調試報告大型設備安裝報告設備驗收報告監(jiān)理報告風廠歷年設備檢修、預試的技術檔案,驗收報告。風力發(fā)電廠員工外出培訓學習、開會收集的資料。
生產設備異動、變更資料清冊以及電子版資料由風廠技術管理人員負責將以上資料歸類存檔。公司員工因公外出(包括出境)學習、參觀、考察和參加各種專業(yè)會議,收集到的各種文件、材料,應在學習等結束后的7日內交給風廠技術管理人員,并填寫移交清冊。技術檔案的保管標準根據風力發(fā)電廠設備的實際狀況,各類檔案應分柜按工期、設備主次、電壓由高到低、由一次到二次順序排列保管。檔案脊背編號采用5位數,如1****,其中第一位數字的“1”代表該風廠一期工程,依此類推。檔案盒脊背的標準見附件一,其中“年度”欄內填寫本資料檔案所在竣工年度;“一級類目名稱”欄內填寫“生產”;“保管期限”欄內填寫“長期”;“盒號”欄內填寫該資料的5位數編號。檔案室要建立檔案索引,標明資料實際位置及順序,方便查閱。檔案室要有資料借閱登記本,所有借閱人員必須履行借閱手續(xù)。
檔案室的門要經常上鎖,鑰匙由技術管理人員或風廠廠長保管。嚴禁穿油污的工作服進入檔案室,查閱資料時手要干凈,進入檔案室的人員嚴禁在室內吸煙。技術檔案的使用本風廠內的職工查閱本風廠技術檔案時,要遵守檔案室管理制度中的相關規(guī)定,查閱后的資料要放回原位,查閱過程中要愛惜查閱的資料,注意不要損壞及圈涂資料。
本風廠內的職工借閱資料時,征得技術管理人員的同意并在技術檔案借閱登記本上進行登記后,即可提供,但一般不許拿出本風廠,如確因工作需要必須拿出風廠時,應經風廠廠長批準,由借閱人履行借閱手續(xù)后方可將資料帶出風廠。
風廠內技術檔案原則上只供給本風廠內部人員使用,外來風廠人員或其他單位人員特殊情況需進入檔案室查閱資料時,必須得到風廠廠長的許可,并且在本風廠人員的監(jiān)視下方可進入檔案室進行資料的查閱,但嚴禁將任何資料帶出檔案室。
風廠技術管理人員應定期檢查檔案室的門窗,注意門窗的密封情況。同時要查閱技術檔案借閱登記本,及時催交外借的資料。若職工借閱檔案時不慎損壞或丟失檔案,風廠技術管理人員應立即匯報風廠主管領導,視資料的貴重程度對責任人進行適當的罰款。
第三章考核細則
檔案室資料收集不全,每缺一份資料考核管理人員50元。收集的資料保管不善,損壞或丟失的,每份資料考核責任人100元。不按檔案借閱手續(xù)進行資料借閱的,每發(fā)現一次考核當事人100元,考核檔案管理人員200元。不執(zhí)行檔案管理制度,私自進入檔案室進行亂翻亂動資料的,考核當事人100元,考核檔案室管理人員200元。檔案室資料收集齊全,按規(guī)定存放;日常管理中嚴格執(zhí)行檔案管理制度,確保檔案歸檔率、完好率均達到100%的,將給予檔案管理人員200~500元的獎勵。
第三章 附則
本制度由生產技術部負責解釋。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附件一檔案盒“脊背”標識制定標準(單位:mm)
【第4篇】公司企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據,特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉的人事檔案材料,員工轉正后調入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。
(三)工資調整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。
(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。
(三)業(yè)務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。
(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。
(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應具備的條件:
(一)必須是已經處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內容必須實事求是,不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉交相關部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應妥善處理不應歸檔的材料:
(一)經過鑒別,凡應轉往有關單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數,經批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經批準后給予銷毀,并應對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。
(四)材料增減時應進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構成:檔案代碼+四位數字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內,調動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉遞
第十一條 人事檔案轉遞的具體程序
(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。
(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉正后一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理
(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現以下情況,將根據情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
【第5篇】房地產企業(yè)檔案管理制度
房地產企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料,對公司開展各項經營業(yè)務具有指導性、參考性和依據性。公司為加強對檔案的收集、整理和管理,有效地保護和利用檔案資源,特制定本辦法。
云鼎房地產發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領導、公司領導和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書寫材料符合要求,組卷合理,案卷標題、封面、卷內目錄、備考表填寫規(guī)范,裝訂結實美觀,案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間有機聯系、便于保管和利用的原則;組卷以問題為主,一個問題的請示、批復及聯系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復在前,下級單位的請示在后;本單位的請示在前,上級單位的批復在后;復制件在前,原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負責收集、整理、保管公司黨、政、工、團、經營管理及一切經辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負責收集整理本部門的相關文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴格貫徹執(zhí)行國家和上級機關頒發(fā)的保密制度,維護檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時,要填寫檔案移交單,詳細清點,并由雙方經手人在單上簽字,各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調離工作時,離職前需將本人保管的檔案數量級狀況交代清楚,并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊,于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機構整理,保持文件的歷史聯系,卷內文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊。
(6)、卷內文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應盡量組織在一個保管單位里;某個問題向上級機關的請示、報告及上級機關對此文件的批復、通知應立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動,對公司工作有長遠利用價值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動,在較長時間內對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管;在較短時間內對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。
(8)、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊,經公司主管領導批準后方可處理。
(9)、辦公適應建立檔案等績、統(tǒng)計制度,對收進、移出、銷毀案卷必須在專設的賬簿上登記,對保管、利用情況進行統(tǒng)計。
3、檔案借閱
(1)、公司內部員工借閱公司重要、機密的文件資料,需經總經理或分管副總批準。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經檔案部門主管領導批準后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案資料,不得擅自復制、轉借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問題須報檔案部門主管領導或公司領導。
(3)、借閱檔案文件需認真、逐項填寫借閱登記表,寫明借閱用途,用后及時歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內部借閱制度外,只限在檔案室內閱覽,不得借出,特殊情況須經公司領導批準。
(5)、本辦法由辦公室負責解釋。
【第6篇】企業(yè)公司安全生產檔案管理制度
企業(yè)(公司)安全生產檔案管理制度
1、為了更好的建立安全生產記錄,確保安全數據的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產制度根據液態(tài)奶事業(yè)部安全生產管理要求。制定了五個安全生產管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產檢查臺帳、安全生產教育臺帳、安全生產獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產檢查臺帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產教育臺帳、工廠二三級安全生產教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產獎勵臺帳和安全生產處罰臺帳。
安全生產技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數據統(tǒng)一管理記錄。
【第7篇】企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內容:公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規(guī)定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時,必須有本部門經理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護:
(1)查閱者必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借,更不得遺失。如確實需要抄錄和復制,必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則,對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙,必須由分管經理簽字批準,保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經分管經理批準蓄意帶出者,須查明原因報綜合管理部,并每次對當事人罰款200元-**元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對當事人罰款外,由當事人承擔一切損失,同時對責任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對當事人罰款外,對責任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等,員工外出學習時發(fā)放的學習資料,聘請師傅提供的技術資料、設備資料等,申請購買的技術資料等,必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報總經理簽名批準后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案,進行微機管理,并確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝,標明名目后,存檔備查。
【第8篇】工貿企業(yè)檔案管理制度
一、目的
安全生產管理文件使用及檔案管理的失控將會給安全生產管理工作帶來重大的影響。為加強對檔案資料的管理，明確責任部門/人員、流程、形式、權限及各類安全生產檔案及保存要求等，確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實性和準確性，以便后續(xù)借鑒；使檔案管理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產管理文件使用及檔案管理。
三、 機構與職責
3.1公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責，根據檔案的重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
3.2 各部門資料管理：所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產檔案歸檔范圍包括：
（1）安全生產管理委員會人員名單及變動記錄，安全標準化體系各類文件。
（2）安全機構設置情況及專職、兼職安全員名單；
（3）特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單；
（4）特種設備清單及有關檔案資料；
（5）危險源（點）資料及三級危險源（點）管理清單；
（6）作業(yè)環(huán)境監(jiān)測資料（地壓監(jiān)測、巖石移動觀測、粉塵濃度監(jiān)測、風速、風量監(jiān)測、環(huán)境監(jiān)測、噪聲測定等）；
（7）職工健康檔案及健康監(jiān)護資料；
（8）職業(yè)病人檔案及監(jiān)護資料；
（9）安全生產檢查記錄及整改情況；
（10）安全例會及安全日、月活動記錄。
（11）職工代表大會關于安全生產的提案及整改落實情況；
（12）安全生產事故記錄和統(tǒng)計資料；
（13）職工傷亡事故登記表等有關傷亡事故管理的檔案資料；
（14）安全生產管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程，并匯編成冊；
（15）安全措施費用的提取和使用情況；
（16）安全教育培訓記錄；
（17）事故應急救援預案，事故應急救援演練及實施記錄；
4.1.1檔案質量
4.1.2檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
4.1.6檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
4.3 歸檔類別
4.3.1 企業(yè)安全生產檔案整理應根據自身實際情況設立類目。安全生產檔案類目設置要層次分明，概念明確，案卷排列應反映本企業(yè)安全生產檔案的分類體系，便于科學管理與利用。
企業(yè)安全生產檔案按檔案的范圍宜設置以下類別：
（一）安全組織
（二）安全規(guī)章制度
（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查
（四）安全檢查
（五）教育培訓
（六）安全投入
（七）工傷保險
（八）職業(yè)病防治
（九）勞動防護用品
（十）“三同時”管理
（十一）安全防護設備管理
（十二）安全用電管理
（十三）特種設備管理
（十四）事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。
4.3.3 特殊載體安全生產檔案要遵照有關照片、聲像、電子檔案的標準，按其載體形式分別保存，并注明與相關紙質檔案的互見號。
4.4檔案編號
4.4.1檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.4.2檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
4.4.3公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內目錄》。
4.5.2歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術管理制度、辦法、總結，自然災害、生產安全事故搶救、調查、處理文件材料；
4.5.2.2 30年
安全技術管理規(guī)劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應急演練活動文件材料
4.5.3 公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
4.5.5 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續(xù)：
（1）各部門經辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，在記錄上寫明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。
4.6.1.4借閱人應于規(guī)定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
4.6.2銷毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
4.6.2.2銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：
移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
4.6.3.2移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
4.6.4.2 檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
4.7檔案庫房管理
設置專門的檔案庫，對上述要求檔案管理的資料進行管理，檔案庫要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調控設施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設施和用品。應關注電子媒體文件和檔案的管理，確認是否有規(guī)定，能否及時修改等。
4.8附則
在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。
【第9篇】房地產開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產開發(fā)有限責任公司檔案管理制度:
1.主要內容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。
2. 檔案的管理機構
2.1 公司辦公室是檔案管理機構,公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結案后,財務資料,技術資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術資料由技術部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經公司領導批準后可留存影本。
2.4 公司檔案員(兼)主要工作職責
2.4 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4 .2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.4 .3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4 .4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.4 .5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3． 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.2 公司內部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結和調查報告。公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.3 公司內部資質資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質證書。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.4 公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發(fā)部負責歸檔移交辦公室保存)
3.5 公司工程技術資料。包括各類工程圖紙等。(由技術部負責歸檔并保存)
3.6 公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)
3.7 公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔并保存)
3.8 公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9 公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)
3.1 0公司財務憑證。(由財務料整理并保存)
3.1 1 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 2公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)
3.1 3公司榮譽證書資料。公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 4 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 5題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)
4. 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在十日內整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.2.6 立卷應以各部室形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應以部室為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.1 0 文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經公司總經理批準后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經公司總經理批準后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7. 檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司總經理批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經公司總經理批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
8. 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報公司總經理批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9. 檔案的保管檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
【第10篇】企業(yè)公司檔案管理制度
企業(yè)集團檔案管理制度
一、職責
各部門經理負責本部門管理范圍內的檔案管理工作。對本部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的外來文件進行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應設立檔案管理員。
二、管理內容與方法
1、立卷歸檔
(1)公司應立卷歸檔的文件資料包括:
①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關資料;
②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。
③收發(fā)文書:包括總公司內部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復、總公司與其它公司業(yè)務文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。
④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。
⑤工程技術資料:包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。
⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑦其他需歸檔的文件資料。
(2)立卷歸檔的要求:
①各類文件應分別立卷。所有外來文件、內部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀要等。
②文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起,保持文件、材料的完整性。
③立卷歸檔的文件要便于查找。
④文件有標題的,應在目錄中列上標題。無標題的,應根據文件內容擬定標題,并標上方括號以示立卷人加的標題。
⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應加以裱糊。
⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。
2、檔案的利用
(1)各部門因工作需要借閱檔案,應在借閱登記簿上登記。
(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應按時歸還。借閱人員對所借檔案應妥善保管,嚴防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉借,不得擅自復制。
(3)借閱和查詢公司檔案,應經借閱和查詢人的分管領導批準。
(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應經董事長批準。
3、銷毀
(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準。專業(yè)性檔案(如工程技術、財務等)保存期限按照國家有關制度。
(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準。
(3)銷毀檔案時,應認真清點,由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經理指定,銷毀后,由銷毀經辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。
(4)對已銷毀文件,應制定目錄清冊存檔。
4、檔案室管理
(1)檔案室應建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。
(2)檔案管理人員離職或調職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。
(3)檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現問題,及時報告解決。
(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。
(5)立卷的檔案應分類放入檔案盒存放;
(6)檔案移交
①由部門自定責任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;
②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結束后1個月內,由各部門立卷歸檔,移交檔案室;
③負責保管檔案的職員離職或調離工作崗位時,應將有關檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負責人、部門經理一同進行檔案移交,移交給本部門經理或接崗人;
④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。
三、責任
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷毀公司檔案的;
3、涂改、偽造檔案的;
4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。
違反檔案管理制度的,公司將據《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。
【第11篇】藥業(yè)企業(yè)檔案管理制度
xx藥業(yè)檔案管理制度
1.目 的:為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權責說明:
3.1總經辦負責公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。
3.2公司員工有保護檔案的義務,任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。
本制度所稱的檔案是指過去和現在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調離手續(xù)。
3.4檔案工作實行統(tǒng)一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據權限分級查閱。
3.5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作,以便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,同時遵守《計算機信息系統(tǒng)管理制度》的相關規(guī)定。
4.檔案歸檔
4.1歸檔資料包括
4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協調程序、會議紀要審批稿等),已簽署生效并接收的關聯公司文檔。
4.1.2已簽署生效的外聯企業(yè)及政府管理部門的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項目相關管理部門手續(xù)、批件、技術資料、合約、與項目有關外聯企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉讓合同及附件、技術成果等)。
4.1.3業(yè)務部門已完成正式結果的文檔(如部門業(yè)務專項報告、專項數據及統(tǒng)計資料整理結果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報表、會簽單、統(tǒng)計表等)。
4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產品冊、售樓書、企業(yè)介紹、確認樣板、小樣、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等內部管理文件及聯營、參股、合作等外部前期業(yè)務合作文件。
4.2歸檔方法
4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機構只能留用原件副本或復印件。
4.2.2卷內文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時間順序和重要程度排列,使卷內文件形成一個有機整體。
4.2.3案卷封面字跡應工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書寫。
4.2.4注明起止日期、件數、頁數。附詳細卷內目錄。
4.3歸檔要求
4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業(yè)務或部門資料應盡量分類歸檔,相關業(yè)務應盡量歸于同類。
4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。
4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業(yè)務的所有方面;歸檔資料必須真實反映公司經濟活動的真實內容及歷史過程,任何檔案資料均不得經過修改、刪減或取代等處理。
4.3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔,未經簽署歸檔意見,財務部不報銷差旅費。
4.3.5當年形成的各種材料,次年2-3月各部門和子公司整理后向總經辦移交歸檔,重要的文件需及時歸檔。
4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。
4.3.7歸檔時應填寫移交清單,履行交接手續(xù)。
5.檔案保管
5.1歸檔資料需進行登記,編制歸檔目錄。
5.2檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經辦保管。
5.4屬部門和子公司保管的檔案:各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經辦。
5.5公司總經辦應有存放檔案的檔案室,各部門、各子公司應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
5.6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
5.7所有檔案資料必須分類長期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責任人。
6.檔案借閱
6.1檔案屬于公司機密,未經各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經分管領導批準不得借閱。
6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內容為:檔案名稱、等級分類,借閱事由,時間,借閱人,負責人,經手人等內容,表格由公司統(tǒng)一制定。
6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印,不得拆卸、調換、涂改、污損、劃線等,歸還時保證檔案材料完整無損。
7.檔案保密制度
7.1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案,分別用文字標示。擬制文件時,需在文件首頁右上角標注密級。
7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密檔案:公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3秘密檔案:可內部公開的一般文件資料。
7.2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像,不準帶離辦公區(qū)域。
7.3復制秘密級以上文件需經分管領導以上人員批準,與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。
7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。
7.5外出工作攜帶秘密級以上文件,必須有保證文件安全的措施。
7.6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。
7.7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無關人員談論檔案內容。
8.檔案銷毀
8.1任何部門或個人未經允許無權銷毀公司檔案。
8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8.3銷毀檔案時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
9.附則
9.1 本規(guī)
定由總經辦負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
【第12篇】化工企業(yè)安全生產文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
2、職責
2.1、安全生產規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用：安全生產標準化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術性文件由生產部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負責本單位文件檔案的管理， 并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內容
3.1、 文件資料收集
安全生產文件檔案內容如下：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化， 應層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
【第13篇】企業(yè)勞動用工健康監(jiān)護檔案管理制度
企業(yè)勞動用工及健康監(jiān)護檔案管理制度
1、單位在與員工簽訂勞動合同時,應將工作過程中或工作內容變更時可能接觸的職業(yè)病危害、后果、職業(yè)衛(wèi)生防護條件等內容如實告知職工,并在勞動合同中寫明,不得隱瞞。如各單位違反此規(guī)定,職工有權拒簽勞動合同,各單位不得解除或終止原勞動合同。
2、員工有維護本單位職業(yè)衛(wèi)生防護設施和個人職業(yè)衛(wèi)生防護用品的權利和義務;發(fā)現職業(yè)病危害事故隱患及可疑情況,應及時向有關部門報告;對違反職業(yè)衛(wèi)生和職業(yè)病防治法律法規(guī)以及危害身體健康的行為應提出批評、制止和檢舉,并有權提出整改意見和建議。
3、單位不得因員工依法行使職業(yè)衛(wèi)生正當權利和職責而降低其工資、福利等待遇,或者解除、終止與其訂立的勞動合同。
4、單位應到有資質的單位對從事接觸職業(yè)病危害因素的作業(yè)人員進行上崗前、在崗期間、離崗、應急的職業(yè)健康檢查。不得安排未進行職業(yè)健康檢查的人員從事接觸職業(yè)病危害作業(yè),不得安排有職業(yè)禁忌癥者從事禁忌的工作。
5、用人單位應根據新招聘及調換人員的職業(yè)健康體檢結果,以及職業(yè)健康體檢單位檢查建議安排相應工作。
6、對職業(yè)健康檢查中查出的職業(yè)病禁忌癥以及疑似職業(yè)病者,安排患者進行診斷、治療,并進行觀察。
7、用人單位應按規(guī)定建立健全職工職業(yè)健康監(jiān)護檔案,檔案內容應包括:
(1)職業(yè)健康監(jiān)護檔案應當包括勞動者的工作經歷,記錄勞動者既往工作過的用人單位的起始時間和用人單位名稱和從事的工種、崗位;
(2)勞動者從事職業(yè)病危害作業(yè)的工種、崗位及其變動情況;
(3)接觸時間、接觸職業(yè)病危害因素種類、強度或濃度,相應作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測結果;
(4)歷次職業(yè)健康檢查的結果和職業(yè)病診療等個人健康資料。
8、用人單位應按國家有關規(guī)定妥善保存職業(yè)健康監(jiān)護檔案。
9、對在生產經營活動中遭受或者可能遭受急性職業(yè)病危害的職工應及時組織救治或醫(yī)學觀察,并記入個人健康監(jiān)護檔案。
10、如在體檢中發(fā)現群體反應,并與接觸有毒有害因素有關時,職業(yè)衛(wèi)生管理部門(或者職業(yè)衛(wèi)生管理人員)應及時組織作業(yè)場所職業(yè)衛(wèi)生學調查,并會同有關部門提出防治措施。
11、所有職業(yè)健康檢查結果及處理意見,單位均需如實記入職工健康監(jiān)護檔案,并在一個月內通知體檢者本人。
12、單位應嚴格執(zhí)行《女職工勞動保護規(guī)定》,及時安排女工健康體檢。安排工作時應充分考慮和照顧女工生理特點,不得安排女工從事有害婦女生理機能的工作;不得安排孕期、哺乳期(嬰兒一周歲內)女工從事對本人、胎兒或嬰兒有危害的作業(yè);不得安排生育期女工從事有可能引起不孕癥或婦女生殖機能障礙的有毒作業(yè)。
【第14篇】企業(yè)檔案管理制度
企業(yè)檔案管理制度（一）
一、檔案管理機構及其職責
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。
4 、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5 、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6 、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7 、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
三、檔案保管制度
1 、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3 、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6 、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7 、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8 、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10 、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1 、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2 、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5 、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6 、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
7 、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
企業(yè)檔案管理制度（二）
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權外供。(www.)對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發(fā)現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
企業(yè)檔案管理制度（三）
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
