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物業(yè)客戶檔案管理制度匯編【6篇】

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):40

物業(yè)客戶檔案管理制度

有哪些

物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個方面:

1. 客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。

2. 檔案分類與編碼:根據(jù)客戶類型和房屋屬性進行檔案分類,設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于查找和管理。

3. 信息安全保護:實施嚴格的保密措施,防止客戶信息泄露,遵守相關(guān)法律法規(guī)。

4. 檔案存儲與保管:規(guī)定檔案的存儲方式,如紙質(zhì)文件的存放位置,電子文件的備份策略等。

5. 訪問權(quán)限控制:明確誰可以訪問客戶檔案,何時及如何訪問。

6. 檔案更新與清理:定期審查檔案內(nèi)容,及時更新過時信息,處理無用或過期檔案。

7. 檔案借閱與復制:設(shè)定借閱流程,規(guī)定復制檔案的條件和限制。

實施細則

1. 客戶信息收集:在業(yè)主入住時,由物業(yè)工作人員負責收集并錄入系統(tǒng),包括身份證、產(chǎn)權(quán)證明、聯(lián)系方式等,確保信息準確無誤。

2. 檔案分類與編碼:依據(jù)房屋所在的樓棟、單元和房號進行分類,編碼采用“樓號-單元號-房號”的形式,電子檔案則通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動編碼。

3. 信息安全保護:所有檔案存儲在安全服務器中,設(shè)置訪問密碼,定期更換,物理文件存放在防火、防盜設(shè)施完備的檔案室。

4. 檔案存儲與保管:紙質(zhì)檔案按類別和編碼順序排列,電子檔案定期備份至外部硬盤,以防數(shù)據(jù)丟失。

5. 訪問權(quán)限控制:只有經(jīng)過授權(quán)的物業(yè)員工才能訪問客戶檔案,且訪問記錄需詳細登記。

6. 檔案更新與清理:每年進行一次全面審查,更新業(yè)主變動信息,對已出售或出租的房源檔案進行標注,無活動記錄超過兩年的檔案進行歸檔或銷毀。

7. 檔案借閱與復制:業(yè)主或合法代理人需填寫申請表,經(jīng)審核后方可借閱或復制檔案,且需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

上墻內(nèi)容

1. “客戶信息保密協(xié)議”,強調(diào)保護業(yè)主隱私的重要性。

2. “檔案管理制度流程圖”,清晰展示檔案管理的各個環(huán)節(jié)。

3. “檔案借閱規(guī)定”,列出借閱檔案的步驟和注意事項。

4. “客戶檔案分類與編碼示例”,幫助員工理解和執(zhí)行分類規(guī)則。

5. “信息安全提示”,提醒員工遵守信息安全管理規(guī)定。

以上制度旨在規(guī)范物業(yè)客戶檔案管理工作,提高服務效率,保障業(yè)主權(quán)益,敬請全體員工嚴格遵守。

物業(yè)客戶檔案管理制度范文

【第1篇】物業(yè)客戶檔案管理制度

物業(yè)客戶檔案管理制度

(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時填具之資料5]戶資料補充:§客戶聯(lián)絡資料§客戶緊急事故聯(lián)絡人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄8]客戶申請維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進行保管,并由專人負責。

如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后方可查閱。

12]物業(yè)員工應嚴守保密制度,不準將客戶資料與信息泄露他人。

【第2篇】某物業(yè)中心客戶檔案管理制度

物業(yè)中心客戶檔案管理制度

1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7.客戶檔案查閱可向客務主管借出,經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改,客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理,由客務主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

【第3篇】物業(yè)客戶檔案管理制度3

物業(yè)客戶檔案管理制度(三)

物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:

1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶資料

2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3]戶裝修工程文件

4]客戶遷入時填具之資料

5]戶資料補充:

§客戶聯(lián)絡資料

§客戶緊急事故聯(lián)絡人的資料

§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料

6]客戶與管理中心往來文件

7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄

8]客戶申請維修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)

11]將客戶資料分戶進行保管,并由專人負責。如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后方可查閱。

12]物業(yè)員工應嚴守保密制度,不準將客戶資料與信息泄露他人。

【第4篇】物業(yè)公司客戶檔案管理制度

一.制度內(nèi)容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

二.管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

三.適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:

1. 收集客戶單位資料

2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3. 客戶裝修工程文件

4. 客戶遷入時填具之資料

5. 客戶資料補充

6. 客戶聯(lián)絡資料

7. 緊急事故聯(lián)絡人的資料

8. 客戶與管理處往來文件

9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10. 客戶維修記錄

11. 客戶投訴記錄

12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

四.注意事項

1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復。

【第5篇】商住物業(yè)客戶檔案管理制度

商住大廈客戶檔案管理制度

1 制度內(nèi)容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

2 管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

3 適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯(lián)絡資料

7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10.客戶請修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

4 注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復。

5 工作表格

1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)

2.客戶緊急聯(lián)絡表(qms-pm-31302)

3.非機動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)

4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)

5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)

6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)

7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)

8.電話變更登記表(qms-pm-31308)

9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)

10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)

11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)

12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)

13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)

14.移機電話統(tǒng)計表(qms-pm-31314)

15.車位申請登記表(qms-pm-31315)

16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)

17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)

18.水、電表底數(shù)確認單(qms-pm-31318)

【第6篇】某物業(yè)客服部客戶檔案管理制度

物業(yè)客服部客戶檔案管理制度

1.0本部門的主要戶檔案管理任務

本部門的主要任務就是服務。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進;

3.0客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

3.1收集客戶資料

3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

3.3客戶裝修工程文件

3.4客戶遷入時填具之資料

3.5客戶資料補充

3.5.1客戶證件資料

3.5.2客戶聯(lián)絡資料

3.5.3緊急事故聯(lián)絡人的資料

3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

3.8客戶報修記錄

物業(yè)客戶檔案管理制度匯編【6篇】

有哪些物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個方面:1.客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。2.檔案分類與編碼:根據(jù)客戶類型
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