g公司檔案管理制度范例匯編【16篇】

有哪些

g公司檔案管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部文檔的管理，確保信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個方面：

1. 文檔分類與編碼：根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容和用途，制定統(tǒng)一的分類標準和編碼規(guī)則。

2. 文檔的收集與整理：明確各類文檔的收集范圍，規(guī)定整理流程和時間要求。

3. 文檔的存儲與保護：確定文檔的存儲方式，包括物理存儲和電子存儲，確保文檔的安全性。

4. 文檔的檢索與利用：建立便捷的檢索系統(tǒng)，方便員工查閱，同時規(guī)定文檔的借閱流程。

5. 文檔的保管期限與銷毀：設定各類文檔的保管期限，對過期無保留價值的文檔進行安全銷毀。

6. 文檔的保密與安全：確立保密等級，實施權(quán)限管理，防止敏感信息泄露。

實施細則

1. 文件分類與編碼：各部門應按照公司統(tǒng)一的《文檔分類編碼手冊》進行文件歸類，確保每個文件都有唯一的編碼。

2. 收集與整理：各部門負責人負責監(jiān)督本部門文件的收集工作，每月末進行一次全面整理，確保文件齊全、有序。

3. 存儲與保護：紙質(zhì)文件存放在防火、防潮的檔案室，電子文件通過公司內(nèi)部服務器存儲，定期備份。

4. 檢索與利用：設立檔案管理系統(tǒng)，員工需憑工號登錄，按權(quán)限查詢文件；借閱需填寫申請表，經(jīng)部門主管審批。

5. 保管期限與銷毀：每年進行一次文件清理，超過保管期限的文件，由檔案管理部門組織銷毀，并記錄銷毀清單。

6. 保密與安全：涉密文件實行分級管理，僅限授權(quán)人員接觸，違反規(guī)定將嚴肅處理。

上墻內(nèi)容

1. “g公司檔案管理規(guī)定”，簡要列出主要管理原則和要求，提醒員工遵守。

2. “檔案分類與編碼示例”，展示各類文件的編碼格式，便于員工理解和操作。

3. “文檔借閱流程圖”，清晰展示從申請到歸還的步驟，提高工作效率。

4. “保密協(xié)議”，強調(diào)信息保密的重要性，提醒員工履行保密義務。

以上制度旨在優(yōu)化g公司的檔案管理工作，提升信息利用效率，同時也確保了信息安全。各部門應嚴格執(zhí)行，確保檔案管理制度的有效運行。

g公司檔案管理制度范例范文

第1篇 g公司檔案管理制度范例

一、總則

1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

第2篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關(guān)證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。

5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

2.鑒定的主要項目有:

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則:

a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4.鑒定工作應該定期進行。

5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關(guān)人員負責修改、補充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。

第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度12

房地產(chǎn)公司檔案管理制度(十二)

第一節(jié)行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協(xié)助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護工作由辦公室統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。

(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。

(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財務檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類公文辦理程序

(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應在三天之內(nèi)回復,緊急文件應當天回復。

(二)上級對下級的指示類文件,應按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導匯報。

第二節(jié)工程技術(shù)檔案管理制度

一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。

二、管理機構(gòu)及職能

(一)組織機構(gòu):

1、**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:

組長:總工程師

組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。

2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,并建立相應的檔案機構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項工程的檔案材料。

(二)職能

1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。

2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程部。

4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。

三、管理內(nèi)容與要求

(一)歸檔辦法:

(二)管理要求:

(三)竣工圖的編制:

(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)

(五)工程檔案使用:

(六)匯總上報:

第4篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關(guān)人員,嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導批準,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務部負責人批準后方能外借或復印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導、財務部負責人及有關(guān)人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級主管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建設單位完工后,會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設新單位時,由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù),原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

第5篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

1文檔管理人員專職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報告、通報、會議紀要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。

2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

3屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標明。

6要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導批準可做銷毀處理。

第6篇 房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度：總則

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度:總則

為了公司檔案管理的統(tǒng)一性、完整性、規(guī)范性和安全性,充分發(fā)揮檔案的有效作用,維護公司合法權(quán)益,防止檔案丟失、損壞、被盜、受潮、蛀蝕等,特制定本制度。

一、編制依據(jù):

(一)《中華人民共和國檔案法》

(二)《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》

(三)《**工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)劃》

(四)《**企業(yè)網(wǎng)、機關(guān)檔案歸檔范圍及保管期限》

二、總則

(一)公司檔案是指各職能部門及個人在房地產(chǎn)開發(fā)建設中所形成的,對公司有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料。

(二)公司檔案是公司在各項工作中形成的全部檔案的總和,包括行政管理、營銷策劃、工程開發(fā)建設、財務審計、人事勞資、設備等。

(三)檔案是公司的寶貴財富,必須堅持集中統(tǒng)一管理,按照《檔案法》規(guī)定,任何部門和個人不得以任何形式和手段將應歸檔的文件、資料據(jù)為己有。

(四)公司檔案由公司總工程師分管,行政隸屬總經(jīng)辦。

(五)公司開發(fā)建設的工程項目各施工、監(jiān)理單位應遵照本制度有關(guān)條款執(zhí)行。

第7篇 集團公司檔案管理制度3

集團公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第8篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9

物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)

第一條 總則

1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開展服務,特制定本制度。

2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。

第二條 檔案管理架構(gòu)

1.公司檔案管理由辦公室主管,設立綜合檔案室。

2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理,各管理處設兼職檔案管理人員。

3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

第三條 檔案分類:

1.文書類檔案

1)政府部門各類文件

2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文

3)法律公文

4)廣告策劃文案

2.工程技術(shù)類

1)設備設施檔案

2)招投標檔案

3.財務類檔案

4.合同類檔案

5.公司各類證照

6.影音類文件

第四條 歸檔工作流程

1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。

2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負責人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條 歸檔要求

1.歸檔文件必須完整齊全。

2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。

3.檔案編目

1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

如:2004/市場/001

2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

如:2004/百事可樂/項目/001

3)財務類檔案:會計年度設置

4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。

第六條 檔案借閱、移交

1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。

2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復印及轉(zhuǎn)借他人。

3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負責人批準。

4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。

第七條 保管和保密制度

1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標識明確。

2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。

4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

第八條 附則

工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

第9篇 工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。

第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條 本制度適用于公司財務資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。

第二章 組織機構(gòu)及職責

第四條 公司財務資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條 公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章 會計檔案管理范圍

第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產(chǎn)部門進行保管。

第四章 會計檔案的整理立卷

第七條 每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條 會計年度終了后,應采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條 會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1. 會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。

2. 會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3. 會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條 會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷?；疽笫?

(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條 會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條 其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章 會計檔案的歸檔

第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移

交,由財務資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條 會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章 會計檔案的借閱使用

第十六條 財務資產(chǎn)部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條 檔案在財務資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。

第十八條 會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章 會計檔案的保管期限

第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章 會計檔案的銷毀

第二十二條 保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章 附則

第二十四條 本制度由財務資產(chǎn)部負責解釋。

第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點表5年

第10篇 裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負責組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第11篇 建筑公司檔案管理制度

建筑工程公司檔案管理制度

1.檔案管理目的

為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理制度,全面加強公司各部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理,促進檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更好的服務,公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī),制定本公司的檔案管理制度。

2.檔案管理范圍

2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。

2.2本制度中所稱的公司檔案,是指公司在各項建筑施工;經(jīng)營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。

3.檔案管理機構(gòu)及職責

3.1公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。

3.2綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。

3.2.1 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律,法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。

3.2.2 綜合部負責監(jiān)督,指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作,并建立獨立的檔案室,負責公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。

3.3各部門應該指定專人負責內(nèi)部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門的檔案資料,并建立檔案目錄,以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復核工作。

3.3.1 堅持平時整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類存放,便于利用和歸檔。

3.3.2 負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理,頁碼編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。

3.3.4 保管好本部門應歸檔的案卷,保證文件材料的安全和保密。

3.3.5 接收檔案員的指導規(guī)劃,按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。

3.4檔案管理人員負責檔案的日常管理工作,對文件、材料等的安全性、保密性負責,并且忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。

3.5檔案管理人員變動時,綜合部部長要對檔案交接負有監(jiān)交責任,且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。

3.6會計類檔案將由財務部統(tǒng)一歸檔保管,以方便財務核對和審批工作。

4.檔案管理原則

4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。

4.2歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

4.3借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。

4.4任何人不得拒絕歸檔,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。

4.5歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定,絕密類檔案應單獨入柜保管,嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點保管。

4.6借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報告,經(jīng)查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。

4.7借用存檔文件資料時,檔案員應視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應記錄,認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。

4.8公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。

4.9企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定,對確無保存價值的檔案登記造冊,按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后,由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監(jiān)銷。

5.檔案管理辦法

5.1檔案檔號的編制:

5.1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應計算機管理。

5.1.2 檔號編制方法

■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標志、分類號、(一級分類、二級分類)年度號和案卷號組成。

5.2檔案保存期限:

5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。

5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營;水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長期保存;會計類檔案資料保存期應按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.3檔案的歸檔

5.3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實際情況進行歸檔,具體應由公司各部門的負責人確定編制。

5.3.2 歸檔要求:

■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔,對于會議形成的聲像歸檔,會議結(jié)束后半個月歸檔。檔案交接時,雙方當面點清,并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。

■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。

■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復印件。

5.4工程竣工檔案管理:

5.4.1 工程竣工驗收后十五日內(nèi),項目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報各相關(guān)主管部門審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。

5.4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。

5.4.3 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導簽字,方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。

5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報總經(jīng)理。

5.4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導。

5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時間分區(qū),按工程分類,按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細表》,檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。

6.檔案分類管理說明

6.1文件檔案的管理:

6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

6.1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

6.1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

6.2電子文檔的管理:

6.2.1 收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。

■在無紙化計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常

改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。

■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

6.2.2 收集、積累方法:

■及時按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

6.2.3 歸檔要求:

■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

6.3聲像檔案的管理:

6.3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

6.3.2 文字說明的編寫要求:

■基本內(nèi)容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

■應能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

第12篇 某某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度

一、安全生產(chǎn)檔案員職責

1、負責對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進行管理。

2、負責對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。

3、負責檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。

4、負責安全檔案的放火、防潮、防盜等。

5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。

二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容

安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀要、各種設備的檢修、運轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風記錄、防墜實驗記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。

三、檔案文檔一般要求

1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標識記錄。

2、破損文件材料要及時修復。

3、標識簽署齊全。

4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。

四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。

第13篇 水務集團公司檔案管理制度

河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗，指導工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導作用和記查作用，根據(jù)目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。

一、公司檔案管理的基本原則

集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

二、公司檔案的歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價值的文件資料。

三、公司檔案管理責任

集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：

1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;

2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;

3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

4、要樹立高度的法制意識和觀念。

四、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。

3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。

五、檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。

3、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

六、檔案管理工作檢查與考核

集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：

1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;

2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;

3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;

4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重，扣0.5分

七、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

公司檔案管理制度

公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本，由課件之家為您精心整理，如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話，請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第14篇 某百貨公司工程部檔案管理制度

百貨公司工程部檔案管理制度

1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統(tǒng):土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管,按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進行分類管理。

3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。

4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。

5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應妥善保存,用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過期需銷毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

6、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準,確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。

7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

第15篇 集團公司檔案管理制度怎么寫

集團公司

(三) 第一章總則

第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則

第三條 檔案人員崗位職責

(一) 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二) 負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條 流程圖

(一) 接收流程:材料齊全缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1) 應歸檔文件齊全完整;

(2) 應歸檔文件為原件;

⑶ 及時登記;

2. 處理措施

(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二) 借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1) 借閱登記;

(2) 保持文檔完整;

⑶ 遵守。

2. 處理措施

(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則

第五條 檔案管理考核辦法

(一) 為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

(四) 檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五) 考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六) 考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條 本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第16篇 公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度（一）

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條人事檔案管理員的職責

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

（五）、為領(lǐng)導和有關(guān)部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關(guān)事項。

第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；

（五）、員工參入黨、團材料；

（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務）及各種先進事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學歷和評定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導批準，并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

三、公司級領(lǐng)導、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

公司人事檔案管理制度（二）

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部