有哪些
投資公司檔案管理制度
1. 檔案分類與編碼 - 根據(jù)檔案性質(zhì)，分為財務(wù)檔案、項目檔案、合同檔案、人事檔案及綜合檔案五大類。 - 每一類檔案進(jìn)一步細(xì)分為子類，并進(jìn)行唯一編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理 - 確保所有業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件及時歸檔，包括電子文檔和紙質(zhì)文檔。 - 按照檔案編碼規(guī)則進(jìn)行整理，保持檔案完整性和準(zhǔn)確性。
3. 檔案存儲與保護(hù) - 存儲設(shè)施應(yīng)具備防火、防潮、防盜功能，確保檔案安全。 - 電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 檔案借閱與使用 - 建立借閱審批制度，明確借閱權(quán)限和流程。 - 借閱者需簽署借閱協(xié)議，確保檔案不被濫用或損壞。
5. 檔案銷毀與保密 - 對于過期或無保存價值的檔案，需經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。 - 嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉及敏感信息的檔案不得隨意泄露。
6. 檔案管理職責(zé) - 設(shè)立專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 - 公司各部門應(yīng)配合檔案管理員，確保檔案的完整性和時效性。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類：由檔案管理員主導(dǎo)，各部門協(xié)助完成，確保檔案分類清晰，便于查找。
2. 收集與整理：各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后一周內(nèi)提交相關(guān)檔案，檔案管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理編碼。
3. 存儲與保護(hù)：檔案室應(yīng)定期檢查，確保設(shè)施完好，電子檔案備份頻率為每季度一次。
4. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
5. 銷毀程序：每年進(jìn)行一次檔案清理，由檔案管理員提出銷毀清單，經(jīng)公司高層審批后執(zhí)行。
6. 職責(zé)分配：檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的全生命周期管理，各部門負(fù)責(zé)人確保本部門檔案及時歸檔。
上墻內(nèi)容
1. “檔案是公司的記憶，妥善保管，人人有責(zé)?！?
2. “未經(jīng)審批，不得擅自借閱或復(fù)制檔案?！?
3. “檔案安全，保密為先，嚴(yán)禁泄露。”
4. “檔案工作，細(xì)致入微，追求卓越。”
5. “定期清理，及時更新，確保檔案有效?！?
6. “尊重檔案，就是尊重公司的歷史和未來?！?/p>
以上制度旨在規(guī)范投資公司的檔案管理工作，提高效率，保障信息安全，望全體員工嚴(yán)格遵守。
投資公司檔案管理制度范文
第1篇 投資公司檔案管理員崗位職責(zé)
投資開發(fā)公司檔案管理員崗位職責(zé)
(1)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案工作政策、法規(guī),根據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃,制定檔案的工作計劃,進(jìn)行工作總結(jié)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
(2)負(fù)責(zé)公司各類檔案(包括文書檔案、工程檔案、各類證件、照片、實(shí)物等)的歸檔、立卷、存檔等工作。
(3)按照公司相關(guān)規(guī)定,做好檔案的借閱和利用,指導(dǎo)并督促公司各部門檔案資料的歸檔。
(4)積極開展檔案知識宣傳工作,增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理。
(5)根據(jù)公司檔案管理要求,辦理檔案的接收、移交手續(xù)。
(6)管理檔案庫房,保障檔案妥善存放,發(fā)現(xiàn)問題及時報告、解決。
(7)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第2篇 投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時移交辦公室歸檔;財務(wù)合同由計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設(shè)項目的檔案工作,應(yīng)做到與項目建設(shè)進(jìn)程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進(jìn)行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi),應(yīng)將項目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項目竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。
5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內(nèi),項目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。
6.會計檔案由計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負(fù)責(zé)原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財務(wù)檔案 財務(wù)合同 每季度末25日前 計劃財務(wù)部
所有會計檔案 每年三月 計劃財務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi) 項目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后15天內(nèi) 項目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴(yán)重者追究責(zé)任。
4.必須愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時間:
借閱檔案:□原件□復(fù)印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領(lǐng)導(dǎo)審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第3篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識,認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請示年立卷,跨年度計劃放在計劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴(yán)格執(zhí)行逐級審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、變價處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關(guān)主管部門。
(四)加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項目部任何部門、任何人向公司項目部以外單位發(fā)出與項目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對反饋信息及時歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度;凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第4篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強(qiáng)外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。
負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權(quán)對本級行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料;
3.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè)方面的文件材料;
10.科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;
11.教育培訓(xùn)方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13._黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務(wù)工作。
第十條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價值和國家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠(yuǎn)查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內(nèi)有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),直接對檔案進(jìn)行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經(jīng)董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國國會計法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應(yīng)予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,按照有關(guān)機(jī)關(guān)的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟(jì)組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第5篇 投資公司檔案管理制度
投資管理公司檔案管理制度
第一條根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條公司行政部部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。
第三條文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。
第四條一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
第五條在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財會檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。
第六條歸檔范圍:
(一)重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
(二)本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
(三)本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
(四)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
(五)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
(六)本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第七條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
(二)歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。
(三)檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
(四)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(五)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
(七)檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
(八)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
第八條檔案管理人員職責(zé)
(一)按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
(二)按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
(三)工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
第九條檔案的查閱和借閱
(一)公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。
(二)檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報常務(wù)副總經(jīng)理處理。
(三)必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。
(四)不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
(五)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
(六)不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
(七)用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
第十條檔案的保管
(一)要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告,并采取補(bǔ)救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。
(二)為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
(三)檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
第十一條檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
第十二條獎懲
(一)公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評,并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
(二)經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
(三)故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。
第十三條本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。
