崗位職責(zé)是什么
物業(yè)秘書是物業(yè)公司的核心行政支持人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)日常運營，確保物業(yè)管理的高效運作。
崗位職責(zé)要求
1. 具備優(yōu)秀的組織和溝通能力，能有效地處理多任務(wù)。
2. 熟悉物業(yè)管理法規(guī)和流程，具備一定的法律知識。
3. 精通辦公軟件，如word、excel和powerpoint，用于報告和記錄管理。
4. 能夠保持專業(yè)、友好的態(tài)度，處理業(yè)主和租戶的需求和問題。
5. 具備良好的時間管理和優(yōu)先級設(shè)定技巧，以應(yīng)對緊急情況。
6. 對財務(wù)基礎(chǔ)有了解，能夠協(xié)助處理賬單和支付事宜。
崗位職責(zé)描述
物業(yè)秘書的角色是橋梁，連接著公司內(nèi)部管理和外部客戶。他們需要處理日常行政事務(wù)，如文件管理、會議安排、通訊協(xié)調(diào)，同時還要處理與業(yè)主、租戶的互動，解答疑問，解決投訴。此外，他們還需要協(xié)助進(jìn)行物業(yè)維護(hù)計劃的執(zhí)行，參與預(yù)算編制，確保物業(yè)設(shè)施的正常運行。
有哪些內(nèi)容
1. 文件與記錄管理：維護(hù)和更新物業(yè)相關(guān)的合同、協(xié)議、業(yè)主檔案等重要文檔。
2. 行政支持：安排和協(xié)調(diào)公司內(nèi)部會議，準(zhǔn)備會議資料，管理辦公用品和設(shè)備。
3. 客戶服務(wù)：作為業(yè)主和租戶的主要聯(lián)系人，處理咨詢、投訴，以及協(xié)調(diào)維修和服務(wù)請求。
4. 財務(wù)協(xié)助：協(xié)助處理租金和雜費的收取，制作和審核財務(wù)報表。
5. 協(xié)調(diào)溝通：與各部門、供應(yīng)商及外部機(jī)構(gòu)保持良好溝通，確保信息流通順暢。
6. 項目管理：參與物業(yè)改善項目，如裝修、綠化等，確保項目按時按質(zhì)完成。
7. 法規(guī)遵守：確保物業(yè)管理活動符合相關(guān)法律法規(guī)，避免違規(guī)風(fēng)險。
8. 應(yīng)急處理：在突發(fā)事件中，協(xié)助制定并執(zhí)行應(yīng)急響應(yīng)計劃。
物業(yè)秘書的工作既包括日常的行政事務(wù)，也涉及客戶服務(wù)和項目協(xié)調(diào)，要求其具備全面的專業(yè)技能和靈活應(yīng)變的能力，以保證物業(yè)公司的運營效率和客戶滿意度。他們的工作成效直接影響到物業(yè)管理的整體質(zhì)量和品牌形象。
物業(yè)秘書崗位職責(zé)范文
第1篇 物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)
物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書的崗位職責(zé)
【管理層級關(guān)系】
直接上級:總經(jīng)辦主任
【技能要求】
基本素質(zhì):具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神,工作認(rèn)真、細(xì)致、周密,有一定的組織能力、協(xié)調(diào)能力和較強(qiáng)的保密意識,團(tuán)結(jié)同志,工作中能建立良好的人際關(guān)系。
自然條件:25歲以上,身體健康,精力旺盛,氣質(zhì)良好。
文化程度:大學(xué)本科以上學(xué)歷,具有較強(qiáng)的中文寫作能力。
工作經(jīng)驗:2 年以上秘書工作經(jīng)驗。
特殊要求:熟練使用電腦及現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
【崗位職責(zé)】
1. 參加總經(jīng)辦例會,協(xié)助總經(jīng)辦主任起草綜合性業(yè)務(wù)、行政工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)文稿;
2. 組織安排公司行政會議和總經(jīng)理辦公會,做好會議記錄,編寫會議紀(jì)要和決議,并檢查各部門貫徹執(zhí)行情況,及時了解和反饋信息;
3. 負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用;
4. 負(fù)責(zé)審核對外發(fā)文,做到文字通順,符合公文格式要求;
5. 注意開展調(diào)查研究,做好企業(yè)信息管理方面的有關(guān)工作;
6. 協(xié)助總經(jīng)辦主任做好日常接待來信來訪等有關(guān)事宜,督促貫徹總經(jīng)理的決定;
7. 負(fù)責(zé)匯總總經(jīng)辦年度、月度工作計劃、總結(jié)及月報并起草總經(jīng)辦年度、月度工作計劃、總結(jié)及月報;
8. 組織安排總經(jīng)辦行政例會,并做好記錄,編寫紀(jì)要,督導(dǎo)檢查各專業(yè)工作落實情況,及時了解和反饋信息;
9. 負(fù)責(zé)保管、使用公司印章、介紹信;
10.負(fù)責(zé)公司的文書、檔案管理工作;
11.負(fù)責(zé)外來文件的拆封、編號和登記及送交總經(jīng)辦主任擬辦,根據(jù)擬辦要求及時進(jìn)行轉(zhuǎn)遞和處理;
12.負(fù)責(zé)以公司名義上報下發(fā)文件的編號、登記和分發(fā)工作;
13.負(fù)責(zé)接收、整理和保管各部門送來的文書材料;
14.負(fù)責(zé)對公文的執(zhí)行情況催辦;
15.負(fù)責(zé)文件的立卷、保管、借閱和銷毀;
16.做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計工作;熟悉所保管的檔案情況,搞好檔案的利用工作;
17.負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的安全,做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;
18.嚴(yán)格遵守保密制度,不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機(jī)密,不得擅自銷毀檔案材料;
19.負(fù)責(zé)來訪的接待工作,發(fā)送傳真件及接聽電話并做留言記錄;
20.負(fù)責(zé)公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制;
第2篇 a物業(yè)管理公司辦公室秘書崗位職責(zé)
物業(yè)管理公司辦公室秘書崗位職責(zé)
1、根據(jù)主任的要求,協(xié)助起草管理處綜合性的業(yè)務(wù)報告、計劃、總結(jié)、決議及本部門公文函件。
2、匯總各類報表,做好管理處大事記和外事活動日志。
3、協(xié)助主任做好日常接待、來信來訪等工作。
4、負(fù)責(zé)物管處印章的保管,嚴(yán)格按規(guī)定使用印章。
5、做好保密工作,所保管的各種文件、資料,不得遺失,不得外漏,定期清理各種文件、資料。
6、在日常工作中注意收集和積累各種資料,指導(dǎo)各部門秘書(內(nèi)勤)按歸檔范圍和目錄整理該歸檔的材料,在次年初將物管處檔案材料整理立卷歸檔。
7、嚴(yán)格借檔手續(xù),做好檔案、文件、資料的借閱,并做好登記工作。
8、做好檔案的安全反腐防霉工作。
9、負(fù)責(zé)各種公文的打印、復(fù)印,接聽電話、收發(fā)傳真、接待來訪人員。
10、負(fù)責(zé)物管處報刊、信函的收發(fā)傳遞。
11、接待來訪客人,根據(jù)具體情況安排客人的食、住、玩。
12、公司網(wǎng)站上內(nèi)容的監(jiān)督與管理,發(fā)現(xiàn)網(wǎng)站上對公司有不良影響的批評都要及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)并落實解決方案。
13、公司人員招聘的跟進(jìn)以及面試安排。
14、辦公設(shè)備的使用和基本維護(hù)。
15、辦公用品的采購、庫存、領(lǐng)用管理。
16、辦理公司員工的入職、離職、升職、調(diào)職等行政手續(xù)。管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理。
17、負(fù)責(zé)物管處內(nèi)各類文函的呈報及批復(fù)后的傳送。
18、負(fù)責(zé)總經(jīng)理外出前的準(zhǔn)備工作(如開具介紹信準(zhǔn)備禮品、借款、落實車船機(jī)票、電話聯(lián)系及接送安排等)。
19、更換飲水,送水電話。
20、做好上級公司、機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)黨務(wù)、紀(jì)檢、組織、宣傳行政管理等方面文件的收入發(fā)工作做好登記,呈送總經(jīng)理及有關(guān)人員傳閱。
21、完成主任交辦的其它工作。
第3篇 別墅物業(yè)行政人事部行政秘書崗位職責(zé)
別墅物業(yè)行政人事部行政秘書崗位職責(zé)
職位:行政秘書
報告:總物業(yè)經(jīng)理
工作概要:協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理文書及檔案工作。
主要職責(zé):
1.落實安排行政會議或總物業(yè)經(jīng)理要求召開并參加的會議,做好記錄。
2.接聽電話,做好記錄并上傳下達(dá)。
3.負(fù)責(zé)處理總經(jīng)理來往的文函、電傳、傳真、電報,并及時上傳下達(dá)。
4.負(fù)責(zé)總經(jīng)理各類文件的打印、收發(fā)、歸檔工作。
5.做好訪客的預(yù)約、安排、熱情接待訪客。
6.根據(jù)需要,領(lǐng)取總經(jīng)理的各類辦公用品和用具。
7.完成經(jīng)理交辦的其他工作。
第4篇 物業(yè)公司總經(jīng)辦總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)
物業(yè)公司總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)(總經(jīng)辦)
1、及時辦理各項文件整理、收集、匯簽,做好各項會議記錄;總經(jīng)理辦公室內(nèi)務(wù)整理;高效率、高質(zhì)量的出色完成各項工作任務(wù)。
2、負(fù)責(zé)物業(yè)公司及所屬綜合部來訪客人的接待。
3、負(fù)責(zé)物業(yè)公司辦公用品的申報、采購、發(fā)放、結(jié)算及庫存存盤點工作。
4、督辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事項。
5、負(fù)責(zé)對公司所管轄各項目部秘書的報文程序及相關(guān)規(guī)定的核查。
6、負(fù)責(zé)對物業(yè)公司總經(jīng)理室物品的管理。
7、負(fù)責(zé)對物業(yè)公司各種呈批、文件、合同、書籍等檔案管理。
8、負(fù)責(zé)對物業(yè)公司會議室、總值班室的使用管理。
9、協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)組織召開并列席相關(guān)會議,做好會議記錄,及時出臺《會議紀(jì)要》。
10、負(fù)責(zé)為物業(yè)公司總經(jīng)理記錄安排的會議、接見、外出等工作日程計劃,并適時提醒。
11、做好物業(yè)公司文件的收、發(fā)工作,并做好記錄、存檔工作。
12、協(xié)助總經(jīng)理起草各類辦公文件。
13、協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)編擬相關(guān)工作報告,主要有:物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)《工作日志》《主管領(lǐng)導(dǎo)周工作匯報》、《總結(jié)表》、物業(yè)公司總各部門《周報》、《防止問題再發(fā)生》、《總裁辦督辦表》等。
14、負(fù)責(zé)接、轉(zhuǎn)物業(yè)公司總經(jīng)理及所屬綜合部的電話,注意使用規(guī)范、禮貌用語,做好電話記錄,并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報電話內(nèi)容。
15、協(xié)助物業(yè)公司總經(jīng)理了解各部門情況,收集、積累信息資料,為主管領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。
16、每月20日統(tǒng)計次月的辦公用品采購計劃。
17、承辦物業(yè)公司總經(jīng)理及所屬綜合部經(jīng)理交辦的臨時性工作。
第5篇 機(jī)關(guān)大廈物業(yè)保安部秘書崗位職責(zé)
機(jī)關(guān)大廈物業(yè)保安部秘書崗位職責(zé)
直接上級:保安部經(jīng)理
直接下級:
崗位職責(zé):
a.負(fù)責(zé)保安部的內(nèi)勤工作;
b.收發(fā)公文、函件、編輯文字材料、制作表格及文字打印工作。
c.參加保安部各種會議并擔(dān)任記錄。
d.負(fù)責(zé)統(tǒng)計各專業(yè)員工的考勤、各種統(tǒng)計報表、發(fā)放物品等工作。
e.負(fù)責(zé)管理各類文件:報告、資料、合同等工作,并進(jìn)行歸檔整理。
f.組織工程部行政會議,協(xié)調(diào)各專業(yè)的工作,催辦、督查經(jīng)理交辦的任務(wù)。
g.轉(zhuǎn)呈各專業(yè)上報經(jīng)理的請示、報告、工作計劃,下傳經(jīng)理的指示和工作指令。
第6篇 物業(yè)經(jīng)理秘書崗位職責(zé)（5）
物業(yè)經(jīng)理秘書崗位職責(zé)(五)
a、職務(wù)說明
崗位名稱:秘書
直接上司:物業(yè)經(jīng)理
直接下屬:無
支持督導(dǎo):各管理處經(jīng)理,保安部主任、工程部主任、管理服務(wù)部主任
(1)協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查公司各部門的日常管理工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處置或報告經(jīng)理處理。
(2)做好人事招聘、培訓(xùn)、考勤、考績、獎懲等各項人事勞資協(xié)調(diào)及管理工作。
(3)制定各項管理制度,并認(rèn)真組織實施。
(4)做好車輛管理、調(diào)配;管理好辦公設(shè)備及員工生活設(shè)施。
(5)管理好后勤工作,最大限度地用有限的財力保障員工生活。
(6)做好物業(yè)轄區(qū)(大樓、廠房)文化宣傳工作,營造小區(qū)文化氛圍;關(guān)心員工文化娛樂生活,組織有益身心健康的康體娛樂活動。
(7)監(jiān)督檢查員工風(fēng)紀(jì),制定和實施公司風(fēng)紀(jì)條例,以保證良好的公司形象。
(8)建立健全檔案管理制度,做好文件檔案管理工作。
b、任職條件:
(1)大專以上學(xué)歷,20-30歲;
(2)從事文秘工作3年以上,持相關(guān)上崗證;
(3)能熟練操作電腦及使用相關(guān)辦公軟件,中英文輸入速度在60字/分鐘;
(4)具良好的協(xié)調(diào)溝通能力;
(5)具較強(qiáng)的語言文字組織表達(dá)能力,國粵語流利,懂英語;
(6)熟悉文件、檔案資料的分類、歸檔,整理工作;
(7)熟悉行政業(yè)務(wù)。
c、考核要點:
(1)對辦公區(qū)的整潔檢查;
(2)對員工的儀容儀表、行為舉止檢查;
(3)對會議紀(jì)律予以檢查;
(4)對辦公紀(jì)律予以檢查;
(5)對員工宿舍內(nèi)務(wù)情況予以檢查;
(6)對各部門的物品、鑰匙清點、登記;
(7)對文件資料進(jìn)行分類、立檔;物業(yè)檔案的管理;
(8)對工作日記的收集、分發(fā),督促各種工作任務(wù)的落實情況;提醒各部門在公司要求期限交辦的各項事務(wù);
第7篇 物業(yè)小區(qū)管理處主任秘書崗位職責(zé)-4
物業(yè)小區(qū)管理處主任秘書崗位職責(zé)4
職位/崗位:管理處主任秘書
部門:總辦
匯報:管理處主任
工作概要:負(fù)責(zé)管理處主任日常工作的安排,協(xié)助管理處主任督促檢查各部門各項工作的落實,及
時反饋各方面的信息等
主要職責(zé):
1.根據(jù)管理處主任的要求,協(xié)助起草管理有關(guān)報告、總結(jié)、計劃、通知、命令等公文函件,并打印、發(fā)送、歸檔等工作
2.組織安排行政例會,做好記錄,并檢查各項決議,決定的貫徹執(zhí)行情況
3.負(fù)責(zé)審核對外發(fā)送文件,做到文字通順,符合公文規(guī)格
4.負(fù)責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)資料的收集,積累、分析、研究、掌握物業(yè)管理市場動態(tài),為管理睡主任作決策提供參考資料
5.負(fù)責(zé)處理往來信件、傳真并及時上傳下達(dá)。接聽電話并做留言記錄
6.負(fù)責(zé)內(nèi)部各類文件的簽收、呈送、分類,做好記錄,確保無遺漏
7.負(fù)責(zé)做好主任室的有關(guān)行政接待事務(wù)
8.管理處的主要文件檔案的保管和借閱
9.完成管理處主任交辦的其它工作
第8篇 zz大廈物業(yè)工程部秘書崗位職責(zé)
法院大廈物業(yè)工程部秘書崗位職責(zé)
直接上級:工程部經(jīng)理、主任工程師
崗位職責(zé):日常調(diào)度、溝通協(xié)調(diào)、管理參謀、文秘資料
a.負(fù)責(zé)收發(fā)公文、函件、編輯文字材料、制作表格及文字打印工作。
b.參加工程部各種會議并擔(dān)任記錄。
c.負(fù)責(zé)統(tǒng)計各專業(yè)員工的考勤,各種統(tǒng)計報表及發(fā)放物品等工作。
d.負(fù)責(zé)管理各類文件、報告、資料、合同等工作,并進(jìn)行歸檔整理。
e.組織工程部行政會議,協(xié)調(diào)各專業(yè)的工作,催辦、督查經(jīng)理交辦的任務(wù)。
f.轉(zhuǎn)呈各專業(yè)上報工程部經(jīng)理的請示、報告、工作計劃,下傳經(jīng)理的指示和工作指令。
g.認(rèn)真、及時、準(zhǔn)確地按圖紙、資料的類別及內(nèi)容,做好登記立卷工作。
h.對各專業(yè)設(shè)備的維修檢修記錄,以及大中修記錄進(jìn)行的歸檔整理。
i.負(fù)責(zé)工單的分配、整理工作。
j.與法院的聯(lián)系溝通。
第9篇 物業(yè)本項目客戶部秘書崗位職責(zé)
物業(yè)項目客戶部秘書崗位職責(zé)
1.0崗位職責(zé)
1.1做好文書工作,做好每周召開之會議記錄,做好與其他部門工作之聯(lián)系與溝通。
1.2負(fù)責(zé)各類文件處理工作及收發(fā)存檔工作。
1.3熟悉并了解本部門各級人員之工作崗位。
1.4處理客戶部的一切行政事務(wù)。
1.5負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放及管理。
1.6負(fù)責(zé)本部門三級培訓(xùn)體系的組織落實工作。
2.0職位描述
2.1負(fù)責(zé)部門文件檔案的存檔及管理。
2.2負(fù)責(zé)部門公文的撰寫與上報。
2.3負(fù)責(zé)辦公用品的管理與申報。
3.0權(quán)限范圍
3.1職責(zé)內(nèi)工作處置權(quán)。
3.2對提高工作質(zhì)量效率的建議權(quán)。
4.0工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)
4.1正常班:8:30-17:30。
4.2提前十分鐘上崗,做好準(zhǔn)備工作。
4.3跟進(jìn)未完成工作。
4.4協(xié)助主任做好部門培訓(xùn)工作。
4.5各文件撰寫及上報工作,及時跟蹤工作進(jìn)程。
第10篇 機(jī)關(guān)物業(yè)公司辦公室秘書崗位職責(zé)
機(jī)關(guān)大廈物業(yè)公司辦公室秘書崗位職責(zé)
直接上級:辦公室主任
崗位職責(zé):
a.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室日常文字工作;
b.負(fù)責(zé)起草公司工作計劃、總結(jié)、決議、會議文件、工作報告、會議紀(jì)要、函電等文稿,傳遞需批示的文件;
c.為總經(jīng)理準(zhǔn)備好當(dāng)日所需閱讀的文件資料,并準(zhǔn)備好辦公用品;
d.做好信息資料的收集、整理、保管工作,為大廈領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見;做好會議通知、會議記錄、撰寫會議紀(jì)要等會務(wù)工作;
e.按規(guī)定保管和使用公司及辦公室的公章;
f.負(fù)責(zé)辦公室工作人員的考勤工作;
g.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第11篇 大廈物業(yè)服務(wù)部秘書崗位職責(zé)內(nèi)容
大廈物業(yè)服務(wù)部秘書崗位職責(zé)
直接上級:服務(wù)部經(jīng)理
直接下級:
崗位職責(zé):
a、負(fù)責(zé)本部門的內(nèi)勤工作;
b、收發(fā)公文、函件、編輯文字材料、制作表格及文字打印工作。
c.參加服務(wù)部各種會議并擔(dān)任記錄。
d.負(fù)責(zé)統(tǒng)計各專業(yè)員工的考勤,各種統(tǒng)計報表及發(fā)放物品等工作。
e.負(fù)責(zé)管理各類文件、報告、資料、合同等工作,并進(jìn)行歸檔整理。
f.組織服務(wù)部行政會議,協(xié)調(diào)各專業(yè)的工作,催辦、督查經(jīng)理交辦的任務(wù)。
g.轉(zhuǎn)呈各專業(yè)上報經(jīng)理的請示、報告、工作計劃,下傳經(jīng)理的指示和工作指令。
h、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第12篇 物業(yè)公司經(jīng)理秘書崗位職責(zé)（2）
物業(yè)公司經(jīng)理秘書崗位職責(zé)(二)
崗位名稱:秘書
直接上司:物業(yè)公司經(jīng)理
監(jiān)督協(xié)助:物業(yè)公司行政人事主任、財務(wù)部主管、保安部主任、工程部主任、管理部主任、會所主任、清潔部主管、租賃部主任
1.0行政文秘
1.1負(fù)責(zé)公司政令頒布、各類文件報告、通知等的起草、送批(核)及打印;
1.2分發(fā)、送達(dá)、檢查各部門和全公司人員對公司規(guī)章制度的執(zhí)行情況。各項來文來函簽收及送閱;
1.3各類資料、文件、制度的收集、整理、歸檔、整理目錄和管理。
1.4協(xié)調(diào)各部門主管/當(dāng)值與上級通力合作;
1.5根據(jù)上級指示和公司運作情況,隨時修改或完善各項規(guī)章制度及通知、組織召開各類型會議。
2.0人事勞資
2.1給物業(yè)公司人事勞資和職工福利管理
2.2在上級指導(dǎo),公司安排下,進(jìn)行協(xié)助人員招聘、調(diào)配、試用、轉(zhuǎn)正、晉升或辭退的全過程立檔管理,負(fù)責(zé)工資、勞保、福利、工會活動等的實施與檢查。
3.0 后勤供應(yīng)管理
3.1后勤文具、物料、交通工具、辦公機(jī)械使用,管理辦公用品、職工住宿等一切物品用具的統(tǒng)計請購、發(fā)放、登記立檔管理。
4.0上級交辦的其它任務(wù)。
第13篇 物業(yè)公司項目經(jīng)理秘書崗位職責(zé)（2）
物業(yè)公司項目經(jīng)理秘書崗位職責(zé)(二)
主要負(fù)責(zé)辦理各項文件整理、收集、匯簽,做好各項會議記錄;項目經(jīng)理辦公室內(nèi)務(wù)整理;高效率、高質(zhì)量的出色完成各項工作任務(wù),隸屬于項目經(jīng)理和項目助理管理。其主要職責(zé)如下:
1、督辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事項。
2、負(fù)責(zé)對公司所管轄各項目部秘書的報文程序及相關(guān)規(guī)定的核查。
3、負(fù)責(zé)對項目經(jīng)理辦公室物品的管理。
4、負(fù)責(zé)對項目部各種呈批、文件、合同等檔案管理。
5、協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)組織召開并列席相關(guān)會議,做好會議記錄,及時整理《會議紀(jì)要》并進(jìn)行歸檔。
6、負(fù)責(zé)為項目經(jīng)理記錄安排的會議、接見、外出等工作日程計劃,并適時提醒。
7、做好項目部文件的收、發(fā)工作,并做好記錄、存檔工作。
8、協(xié)助項目經(jīng)理起草各類辦公文件。
9、協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)編擬相關(guān)工作報告,主要有:物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)《工作日志》、《主管領(lǐng)導(dǎo)周工作匯報》、《總結(jié)表》、物業(yè)公司匯總各部門《周報》、《防止問題再發(fā)生》、《總裁辦督辦表》等。
10、負(fù)責(zé)接、轉(zhuǎn)項目經(jīng)理及所屬辦公區(qū)域的電話,注意使用規(guī)范、禮貌用語,做好電話記錄,并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報電話內(nèi)容。
11、協(xié)助項目經(jīng)理了解各部門情況,收集、積累信息資料,為主管領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。
12、承辦項目經(jīng)理交辦的臨時性工作。
13、負(fù)責(zé)項目部來訪客人的接待。
第14篇 _物業(yè)工程部秘書崗位職責(zé)
物業(yè)工程部秘書崗位職責(zé)
【管理層級關(guān)系】
直接上級:工程部經(jīng)理
【技能要求】
1.基本素質(zhì):辦事嚴(yán)謹(jǐn)、講究效率。
2.自然條件:身體健康、五官端正。
3.文化程度:大?；蛲葘W(xué)歷。
4.工作經(jīng)驗:三年以上工作經(jīng)驗。
5.崗位要求:具備文檔、合同管理能力。
【崗位職責(zé)】
1.收發(fā)公文、函件、接聽電話。
2.制做公文,謄寫文件、材料、表格。
3.安排接待來訪。
4.擔(dān)任會議記錄。
5.負(fù)責(zé)統(tǒng)計本部門員工考勤。
6.協(xié)助經(jīng)理做好情況綜合和溝通工作。
7.管理各種文件、資料、樣本、圖紙
8.完成上級下達(dá)的各項指令。
【工作標(biāo)準(zhǔn)】
1.對本部門的業(yè)務(wù)情況基本了解。
2.能較圓滿完成部門經(jīng)理交辦的各項事宜,對公司的通知、文件能及時上傳下達(dá)。
3.對負(fù)責(zé)管理的有關(guān)文件、資料、檔案分類歸檔整齊清楚,文件收發(fā)記錄手續(xù)齊全。
4.能準(zhǔn)確無誤的填制各種報表。
5.準(zhǔn)確傳達(dá)經(jīng)理有關(guān)工作安排,并將落實情況及時匯報。
6.經(jīng)理不在時,能處理簡單事務(wù),繁雜事務(wù)做好記錄及時匯報。
7.了解本部門員工基本情況。
8.能準(zhǔn)確全面做好會議記錄,并做好整理工作。
第15篇 物業(yè)部經(jīng)理秘書崗位職責(zé)
物業(yè)部經(jīng)理秘書的崗位職責(zé)
【管理層級關(guān)系】
直接上級:物業(yè)部經(jīng)理
【技能要求】
1. 基本素質(zhì):熱愛本職工作,責(zé)任心強(qiáng),工作主動。能夠熟練使用辦公自動化設(shè)備。
2. 自然條件:年齡在22 歲以上,身體健康,氣質(zhì)高雅。女性為宜。
3. 文化程度:大專以上文化程度。
4. 外語水平:中等外語水平。
5. 工作經(jīng)驗:熟悉物業(yè)工作程序和標(biāo)準(zhǔn),有兩年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。
6. 特殊要求:語言表達(dá)能力強(qiáng),精力充沛,工作細(xì)心,有檔案管理能力。
1. 具備部門內(nèi)部、相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)能力。
2. 敬業(yè),有開創(chuàng)精神,吃苦耐勞,有責(zé)任心。
【崗位職責(zé)】
1. 遵守公司各項規(guī)章制度及要求;
2. 文件打印工作;
3. 續(xù)租工作、住戶資料、車輛資料、服務(wù)人員資料、內(nèi)部公文等重要檔案的整理、保存、統(tǒng)計;
4. 部門會議紀(jì)要的草擬及行政文件的草擬;
5. 與相關(guān)部門的文件傳遞及信息溝通工作;
6. 部門計劃、月報催交、打印、上報工作;
7. 業(yè)戶服務(wù)要求工作簡報制作;
8. 部門辦公設(shè)備管理維修及日常辦公用品的領(lǐng)用;
9. 部門考勤;
10.領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時性工作。
第16篇 物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書主管崗位職責(zé)
物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書主管崗位職責(zé)
【管理層級關(guān)系】
直接上級:總經(jīng)辦主任
直接下級:文書檔案員
【技能要求】
基本素質(zhì):具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神,工作認(rèn)真、細(xì)致、周密,有一定的組織能力、協(xié)調(diào)能力和較強(qiáng)的保密意識,團(tuán)結(jié)同志,工作中能建立良好的人際關(guān)系。
自然條件:25歲以上,身體健康,精力旺盛,氣質(zhì)良好。
文化程度:大學(xué)本科以上學(xué)歷,具有較強(qiáng)的中文寫作能力。
工作經(jīng)驗:3年以上管理工作經(jīng)驗。
外語水平:較熟練地閱讀英文信函并譯成中文,能接聽英語電話。
特殊要求:熟練使用電腦及現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
【崗位職責(zé)】
1.參加總經(jīng)辦例會,協(xié)助總經(jīng)辦主任起草綜合性業(yè)務(wù)、行政工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)文稿;
2.組織安排公司行政會議和總經(jīng)理辦公會,做好會議記錄,編寫會議紀(jì)要和決議,并檢查各部門貫徹執(zhí)行情況,及時了解和反饋信息;
3.負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用;
4.負(fù)責(zé)審核對外發(fā)文,做到文字通順,符合公文格式要求;
5.注意開展調(diào)查研究,做好企業(yè)信息管理方面的有關(guān)工作;
6.協(xié)助總經(jīng)辦主任做好日常接待來信來訪等有關(guān)事宜,督促貫徹總經(jīng)理的決定;
7.負(fù)責(zé)匯總總經(jīng)辦各辦公室年度、月度工作計劃、總結(jié)及月報并起草總經(jīng)辦年度、月度工作計劃、總結(jié)及月報;
8.協(xié)助總經(jīng)辦主任協(xié)調(diào)總經(jīng)辦內(nèi)部各辦公室之間工作關(guān)系,組織安排總經(jīng)辦行政例會,并做好記錄,編寫紀(jì)要,督導(dǎo)檢查各辦公室工作落實情況,及時了解和反饋信息;
9.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作。
