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文書管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范各類文書的生成、審批、歸檔和使用流程，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和效率。該制度涵蓋以下幾個(gè)主要方面：
1. 文書分類與定義：明確各類文書的類型，如報(bào)告、通知、合同、會議紀(jì)要等，以及它們的適用范圍和格式要求。
2. 制作與審批流程：規(guī)定文書的起草、審核、批準(zhǔn)和簽發(fā)環(huán)節(jié)，確保文書內(nèi)容的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲與檢索機(jī)制：建立文書的存儲系統(tǒng)，包括電子文檔和紙質(zhì)文件的管理，以及方便快捷的檢索方法。
4. 保密與安全措施：針對敏感信息，制定相應(yīng)的保密規(guī)定，防止信息泄露。
5. 更新與廢止規(guī)則：設(shè)定文書更新的頻率和條件，以及不再適用文書的處理方式。
包括哪些方面
1. 文書格式標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定字體、字號、版面布局等，以保持企業(yè)形象的統(tǒng)一。
2. 責(zé)任分配：明確各部門在文書管理中的職責(zé)，如起草人、審核人、批準(zhǔn)人的角色和權(quán)限。
3. 時(shí)間管理：設(shè)定文書制作、審批和發(fā)布的時(shí)間限制，提高工作效率。
4. 訓(xùn)練與指導(dǎo)：為員工提供必要的文書寫作和管理培訓(xùn)，確保他們理解并遵守制度。
5. 監(jiān)督與評估：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期評估文書管理制度的執(zhí)行情況，以便及時(shí)調(diào)整和完善。
重要性
文書管理制度對于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要，它能夠：
1. 維護(hù)信息的一致性：確保所有對外發(fā)布的文書都符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，減少誤解和沖突。
2. 提高溝通效率：清晰的流程使得信息傳遞快速準(zhǔn)確，減少延誤和錯(cuò)誤。
3. 保障信息安全：防止機(jī)密信息外泄，保護(hù)企業(yè)利益。
4. 規(guī)范行為：通過制度約束，提高員工的工作紀(jì)律性和責(zé)任感。
5. 法律合規(guī)：確保文書內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
方案
1. 制定詳細(xì)的文書管理手冊，作為員工參考的工具書。
2. 實(shí)施在線文檔管理系統(tǒng)，便于文檔的創(chuàng)建、審批和共享。
3. 定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查文書管理制度的執(zhí)行情況。
4. 對違反制度的行為采取糾正措施，如警告、培訓(xùn)等，嚴(yán)重者可進(jìn)行紀(jì)律處分。
5. 鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化文書管理制度，使其更適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。
通過上述方案，我們可以構(gòu)建一個(gè)高效、安全、合規(guī)的文書管理體系，為企業(yè)的日常運(yùn)營和長期發(fā)展提供有力支持。
文書管理制度范文
第1篇 臨床護(hù)理文書管理制度辦法
(1)臨床護(hù)理文書管理的基本原則
1) 護(hù)理部根據(jù)廣東省《臨床護(hù)理文書規(guī)范》中的臨床護(hù)理文書質(zhì)量評價(jià)內(nèi)容修改和完善本
醫(yī)院的護(hù)理文書質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),危重患者護(hù)理記錄隨時(shí)檢查,保證記錄的真實(shí)性。
2)護(hù)理文書質(zhì)量管理實(shí)施分級管理制度。要重視護(hù)士的書寫和表達(dá)能力的培養(yǎng)。重視護(hù)理文書書寫過程質(zhì)量控制。護(hù)理文書的質(zhì)量控制權(quán)限下放到組長。高級責(zé)任護(hù)士
第2篇 文書管理制度
文書管理制度
第一章 總則
第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。
第二條 所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報(bào)告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等一切的公文和用書。
第三條 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長辦公室負(fù)責(zé)。其他部門的文書管理，也應(yīng)參照本制度。
第二章 文件的收發(fā)和催辦
第四條 對文件、信凼的處理，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級機(jī)關(guān)、兄弟單位發(fā)來的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機(jī)要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。
第五條 文件登記后，機(jī)要秘書應(yīng)即編號登記并在文件首頁加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報(bào)積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。
第六條 學(xué)院外出開會人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機(jī)要秘書登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個(gè)人保存。
第七條 為加速文件流傳，提高工作效率，機(jī)要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報(bào)后應(yīng)立即指定專人辦理。如關(guān)系到二個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門經(jīng)辦人員要征得院長辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
第八條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)收交、保管文件并負(fù)有催辦、督促、保密、檢查的責(zé)任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負(fù)責(zé)并備查考。
第九條 機(jī)要員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門對學(xué)院統(tǒng)一編號的文件要及時(shí)處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。
第三章 文件的借閱和清退
第十條 各部門有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級的文件，需經(jīng)院長辦公室處長同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時(shí)間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。
第十二條 嚴(yán)格文件清退制度。機(jī)要員除對承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時(shí)催交上報(bào)，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫出書面報(bào)告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。
第四章 文件的保管和歸檔
第十三條 凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：
（1）上級機(jī)關(guān)來文，上級對學(xué)院報(bào)告、申請的批復(fù)；
（2）學(xué)院發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、組織、各類年報(bào)等；
（3）學(xué)院黨代會、團(tuán)代會、學(xué)代會、學(xué)院黨政辦公會、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會、學(xué)院行政辦公例會、學(xué)院中層干部擴(kuò)大會及各種專業(yè)會議記錄；
（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會上匯報(bào)發(fā)言材料等；
（5）反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；
（6）反映學(xué)院有關(guān)獎(jiǎng)懲的材料；
（7）學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡報(bào)；
（8）向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料等；
（9）上級部門直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長辦公室由機(jī)要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。
第五章 文件立卷與銷毀
第十四條 立卷要求
（1）文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔；
（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無誤后方可歸檔；
（3）立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；
（4）要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；
（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。
第十五條 文件的銷毀
（1） 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，院長辦公室機(jī)要員應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)；
（2） 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由機(jī)要員和院辦主任在場負(fù)責(zé)銷毀。
第六章 文件傳閱
第十六條 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。
第十七條 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不影響他人傳閱，當(dāng)天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。
第十八條 閱文時(shí)不得抄錄全文，以防泄密。
第十九條 不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續(xù)。
第二十條 文件閱完后，應(yīng)送交機(jī)要員，避免橫傳，以便保管。
第二十一條 對于緊急文件要速閱速辦。
第3篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第4篇 公司文書管理制度
公司文書管理制度范本
(九) 總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第期。
(十) 文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一) 要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(。
(四) 文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時(shí)間。
第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第5篇 p糧食局文書檔案管理制度
糧食局文書檔案管理制度
一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
二、凡屬本局在公務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在第二年上半年內(nèi)完成。
三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準(zhǔn);外單位須憑單位介紹信,經(jīng)主管局長批準(zhǔn)后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時(shí),須經(jīng)中心主任批準(zhǔn),并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),按期歸還。
四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴(yán)格遵守保密、保管紀(jì)律,嚴(yán)防失、泄密事故發(fā)生。要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、涂改、拆卷和轉(zhuǎn)借,嚴(yán)格維護(hù)檔案資料的完整和安全。
五、文檔管理人員要定期進(jìn)行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。
六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關(guān)規(guī)定和程序組織實(shí)施。
七、文檔管理人員調(diào)動時(shí),要做好檔案的交接工作。
第6篇 j機(jī)關(guān)文書工作管理制度
為充分發(fā)揮機(jī)關(guān)公文的效用,提高機(jī)關(guān)公文制發(fā)的質(zhì)量,特制定本制度。
1、收發(fā)規(guī)范:收文發(fā)文按規(guī)定進(jìn)行登記。對來函、來電、信息、簡報(bào)、出席會議帶回的文件以及本局的請示、匯報(bào)、通知等公文,均由辦公室專人負(fù)責(zé)登記。做到收文登記齊全及時(shí);發(fā)放登記及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、保證無積壓、無遺漏、無差錯(cuò)、無遺失。
2、閱辦高效:文件登記后,要及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)批辦,做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。
3、歸檔科學(xué):公文閱辦完畢后,應(yīng)主動、及時(shí)退還文書保管歸檔,不得擅自存放,工作上需要的可保留復(fù)印件以備查。辦公室收集整理后,對需要立卷的公文按規(guī)定時(shí)間和要求立卷歸檔。對需要銷毀的文件,由辦公室登記造冊、到指定造紙廠監(jiān)銷。
4、公文擬稿:公文內(nèi)容按政策規(guī)定,嚴(yán)謹(jǐn)明確,措施、辦法切合實(shí)際,文字表達(dá)準(zhǔn)確精練、文件格式規(guī)范。公文擬稿必須使用專用稿紙,用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫,字跡力求清晰。
5、公文審核、簽發(fā):凡以本局名義制發(fā)的公文(包括總結(jié)、信息、新聞報(bào)道、專題報(bào)告等),必須由職能科、所、中心負(fù)責(zé)人核稿,由分管局長審稿,主管局長簽發(fā)。
6、公文打印、校對:打印的文件應(yīng)符合公文的格式和用紙要求,各科、所、中心擬稿的文件,清樣稿由各科、所、中心負(fù)責(zé)校對,正確無誤后印刷。文件版面要求整潔清晰,印刷份數(shù)按發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍確定,所發(fā)文件辦公室存檔二份,各科、所、中心各一份,正副局長室各一份。
第7篇 文書檔案管理工作制度
1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。
4、加強(qiáng)密級文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。
5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。
6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強(qiáng)對檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，任何個(gè)人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。
第8篇 房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準(zhǔn)確、符合規(guī)范要求;文字要準(zhǔn)確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級由相應(yīng)權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
3、外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
第9篇 公司文書管理制度（9）
公司文書管理制度范本(九)
總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條 公司文書是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,
各級部門必須認(rèn)真做好文書管理工作。
第三條 文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡便,文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。
文書主要種類
第五條 公司文書種類主要有:
(一)決定、決議:對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排,用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。
(二)通告:公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項(xiàng),用“通告”。
(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級,同級和不相隸屬部門的文書,批轉(zhuǎn)下級部門的公文,要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng),用“通知”。
(四)通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況,用“通報(bào)”。
(五)報(bào)告、請示:向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,用“報(bào)告”;向上級請求指示,批準(zhǔn),用“請示”。
(六)批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng)或?qū)ο录壊际鸸ぷ?用“批復(fù)”。
(七)會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會議紀(jì)要”。
(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進(jìn)度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等)者,用“工作志”。
(九)工作計(jì)劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。
文書格式
第六條 文書一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間,抄送機(jī)關(guān),附注等部分組成。
(一)文書標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文書的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,
一般不加書名號。
(二)發(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號,如幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號。
(三)文書一律加蓋印章,上報(bào)的文書,應(yīng)注明簽發(fā)人。
(四)秘密文書應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
(五)緊急文書分別標(biāo)明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個(gè)主送部門,如需同時(shí)送其他部門,應(yīng)用抄報(bào)形式。
(七)文書如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡稱,幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。
(九)會議通過的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會議各名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(二)情況要具體,觀點(diǎn)要明確,內(nèi)容要全面,表達(dá)要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書寫要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。
(四)文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,
一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直
接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時(shí)間。
第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書內(nèi)
容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。
文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第10篇 文書庫管理制度范文
文書庫管理制度
一、中文書庫管理制度
1.中文書庫實(shí)行閉架借閱。
2.本館不辦理集體借書。
3.書庫鑰匙由專人管理。
4.工作人員下班時(shí),要關(guān)好門窗及電燈。
5.書庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
6.書庫內(nèi)配備的滅火器材不準(zhǔn)隨便搬動。
7.非書庫工作人員,未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁入內(nèi)。
二、外文書庫管理制度
1.外文書庫實(shí)行開架借閱。
2.讀者不準(zhǔn)帶書包入庫。
3.書庫鑰匙由專人管理。
4. 工作人員下班時(shí),要關(guān)好門窗及電燈。
5.書庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
6.書庫內(nèi)配備的滅火器材不準(zhǔn)隨便搬動。
第11篇 附五醫(yī)院護(hù)理文書管理制度
第五醫(yī)院護(hù)理文書管理制度
護(hù)理文書描述了病員住院的全過程,是正確分析診斷,治療和護(hù)理的第一首重要依據(jù),它直接地反映了治療及護(hù)理質(zhì)量。每位護(hù)理人員應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致地觀察和了解病情,運(yùn)用醫(yī)學(xué)理論知識進(jìn)行綜合分析,及時(shí)準(zhǔn)確地為醫(yī)療、護(hù)理提供依據(jù)。為了提高我院護(hù)理文書質(zhì)量,做如下規(guī)定:
一、要求
1、護(hù)理病歷書寫嚴(yán)格按照江西省《病歷書寫基本規(guī)范(試行)》實(shí)施細(xì)則的基本要求進(jìn)行書寫。
2、進(jìn)一步提高全體護(hù)理人員對護(hù)理文書重要意義的認(rèn)識,要求護(hù)士長組織學(xué)習(xí),全面落實(shí)。
3、各種記錄規(guī)格項(xiàng)目符合護(hù)理文書書寫檢查內(nèi)容及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
4、記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、客觀,項(xiàng)目齊全,字跡工整,清晰,無錯(cuò)別字,格式正確,無漏記,統(tǒng)一用藍(lán)黑墨水書寫。
5、書寫要實(shí)事求是,對患者負(fù)責(zé),能提供必要的法律依據(jù)。
6、對于護(hù)理觀察病情描述時(shí),應(yīng)突出重點(diǎn),簡明扼要,使用醫(yī)學(xué)術(shù)語,各項(xiàng)記錄內(nèi)容與記錄時(shí)間相互對應(yīng),能客觀地反映病情變化,護(hù)理措施,執(zhí)行醫(yī)囑情況,治療和護(hù)理效果等。
7、因搶救急?；颊?未能及時(shí)書寫病歷時(shí),護(hù)理人員應(yīng)在搶救結(jié)束后6小時(shí)內(nèi)據(jù)實(shí)補(bǔ)記,并加以說明。
8、每份病歷要求90分以上,全院護(hù)理文書書寫合格率≥95%。
二、檢查方法
1、要求各科護(hù)士長或質(zhì)控小組成員,對本科室護(hù)理病歷進(jìn)行質(zhì)控檢查,每周一次,有記錄。
2、護(hù)理部組織每季度抽查歸檔病歷(每個(gè)科室10份)進(jìn)行集中檢查,檢查中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋病區(qū)護(hù)士長,并做好記錄,提出改進(jìn)措施。
3、每月院護(hù)理文書質(zhì)控小組到病區(qū)檢查運(yùn)行病歷抽查的結(jié)果,有記錄,評價(jià)及反饋措施。
第12篇 _畜牧水產(chǎn)局文書檔案管理制度
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。
二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負(fù)責(zé)人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或股站室閱辦.上級機(jī)關(guān)來文,要及時(shí)報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)閱示,并送有關(guān)股站室閱辦和歸檔。
三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經(jīng)股站室負(fù)責(zé)人核稿后,交辦公室負(fù)責(zé)人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.
四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機(jī)關(guān)組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領(lǐng)導(dǎo)和人事股人員才能查閱干部人事檔案。
五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時(shí)做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。
第13篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請示:向上級部門請求、請示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
(2)報(bào)告:向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。
(3)決定:對公司重要事項(xiàng)或重大活動作出安排。
(4)決議:經(jīng)過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
(5)批復(fù):上級答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。
(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請有關(guān)部門批準(zhǔn)。
(10)會議紀(jì)要:記載和表達(dá)會議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。
第四章文書制作要領(lǐng)
第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級的請示、報(bào)告,一般只寫一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級部門的,用“抄報(bào)”;對同級或下級則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級:保密文件注明密級。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級行文,即下一級行文給直接上級。
②多級同時(shí)行文,即下級向上級和更高上級同時(shí)行文。
③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級行文。
②多級同時(shí)行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2)對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書制作注意事項(xiàng)。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4)對請示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級行文。
第五章文書制作流程
第十五條對外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。
②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5)繕印、校對。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。
⑤打印、校對責(zé)任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。
②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。
第十六條對內(nèi)行文處理程序。
(1)對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第14篇 質(zhì)監(jiān)局執(zhí)法文書管理制度
制度是個(gè)社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
為加強(qiáng)執(zhí)法文書的管理,促進(jìn)該項(xiàng)工作的制度化、規(guī)范化、維護(hù)執(zhí)法文書使用的科學(xué)性和嚴(yán)肅性,特制定本制度:
一、執(zhí)法文書由局辦公室統(tǒng)一管理,辦公室確定專人負(fù)責(zé)執(zhí)法文書的購買、登記、保管、編號、發(fā)放、回收。
二、各執(zhí)法單位必須確定專人負(fù)責(zé)文書的領(lǐng)取、保管、領(lǐng)取文書時(shí)應(yīng)認(rèn)真填寫文書清單,并簽名或押印。文書的收回按編號登記,并填寫文書回收清單,經(jīng)辦公室認(rèn)真核對無誤,雙方應(yīng)簽名或押印。
三、作廢的文書,承辦單位應(yīng)說明理由,經(jīng)分管局長審核后,交辦公室收回,并蓋作廢章。
四、凡編號文書,丟失或人為的浪費(fèi),少一張罰款100元,并視其情節(jié)追究單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
五、執(zhí)法文書為行政執(zhí)法使用,任何單位和個(gè)人不得轉(zhuǎn)借或他用,誰出問題誰承擔(dān)責(zé)任。
六、凡局押印的執(zhí)法文書,必須經(jīng)局長或分管局長批準(zhǔn)后,方可領(lǐng)取。
第15篇 醫(yī)院臨床護(hù)理文書管理制度
醫(yī)院臨床護(hù)理文書管理制度
(1)臨床護(hù)理文書管理的基本原則
1) 護(hù)理部根據(jù)廣東省《臨床護(hù)理文書規(guī)范》中的臨床護(hù)理文書質(zhì)量評價(jià)內(nèi)容修改和完善本醫(yī)院的護(hù)理文書質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),危重患者護(hù)理記錄隨時(shí)檢查,保證記錄的真實(shí)性。
2)護(hù)理文書質(zhì)量管理實(shí)施分級管理制度。要重視護(hù)士的書寫和表達(dá)能力的培養(yǎng)。重視護(hù)理文書書寫過程質(zhì)量控制。護(hù)理文書的質(zhì)量控制權(quán)限下放到組長。高級責(zé)任護(hù)士
