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文書工作管理制度是對(duì)企業(yè)內(nèi)部文件、報(bào)告、通知等書面材料的管理規(guī)則，旨在確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)和高效，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理和合規(guī)性的關(guān)鍵組成部分。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文書的分類標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)務(wù)文件、行政文件、財(cái)務(wù)文件等，并設(shè)定相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，便于檢索和歸檔。
2. 制度編寫與審批：規(guī)定文書的編寫格式、內(nèi)容要求，以及審批流程，確保文書質(zhì)量與合規(guī)性。
3. 文書流轉(zhuǎn)與分發(fā)：規(guī)定文書的內(nèi)部傳遞方式，如電子郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等，同時(shí)明確接收人和時(shí)限。
4. 存儲(chǔ)與保管：設(shè)定文檔的存儲(chǔ)期限，制定安全保管措施，防止信息泄露或丟失。
5. 文書銷毀：規(guī)定過期或不再需要的文書的銷毀程序，確保信息安全。
6. 文書利用與檢索：提供有效的檢索機(jī)制，方便員工查找和使用所需信息。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文書管理工作培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的文書處理能力，并進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估。
重要性
文書工作管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化的文書流程可以減少溝通成本，提高工作效率。
2. 保障信息準(zhǔn)確性：嚴(yán)格的審批流程能確保信息的準(zhǔn)確無誤，避免因誤解導(dǎo)致的工作失誤。
3. 法規(guī)遵從：符合法規(guī)要求，避免因文書管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 知識(shí)傳承：有序的文檔存儲(chǔ)和利用有助于企業(yè)知識(shí)的積累和傳承。
5. 決策支持：及時(shí)有效的信息傳遞，為管理層決策提供有力支持。
方案
1. 制定詳細(xì)的文書管理制度：由行政部門主導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定詳盡的文書管理制度，包括上述各方面的具體操作規(guī)定。
2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立安全、便捷的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書的在線編寫、審批、存儲(chǔ)和檢索。
3. 定期培訓(xùn)與考核：對(duì)全體員工進(jìn)行文書管理的培訓(xùn)，考核員工的執(zhí)行情況，確保制度落地。
4. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期檢查文書工作的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
5. 不斷優(yōu)化改進(jìn)：根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，定期評(píng)估制度的效果，適時(shí)調(diào)整和完善。
通過以上方案的實(shí)施，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)高效、規(guī)范的文書工作管理體系，為企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
文書工作管理制度范文
第1篇 j機(jī)關(guān)文書工作管理制度
為充分發(fā)揮機(jī)關(guān)公文的效用,提高機(jī)關(guān)公文制發(fā)的質(zhì)量,特制定本制度。
1、收發(fā)規(guī)范:收文發(fā)文按規(guī)定進(jìn)行登記。對(duì)來函、來電、信息、簡(jiǎn)報(bào)、出席會(huì)議帶回的文件以及本局的請(qǐng)示、匯報(bào)、通知等公文,均由辦公室專人負(fù)責(zé)登記。做到收文登記齊全及時(shí);發(fā)放登記及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、保證無積壓、無遺漏、無差錯(cuò)、無遺失。
2、閱辦高效:文件登記后,要及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)批辦,做到急文急辦、特文特辦、密級(jí)文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。
3、歸檔科學(xué):公文閱辦完畢后,應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)退還文書保管歸檔,不得擅自存放,工作上需要的可保留復(fù)印件以備查。辦公室收集整理后,對(duì)需要立卷的公文按規(guī)定時(shí)間和要求立卷歸檔。對(duì)需要銷毀的文件,由辦公室登記造冊(cè)、到指定造紙廠監(jiān)銷。
4、公文擬稿:公文內(nèi)容按政策規(guī)定,嚴(yán)謹(jǐn)明確,措施、辦法切合實(shí)際,文字表達(dá)準(zhǔn)確精練、文件格式規(guī)范。公文擬稿必須使用專用稿紙,用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫,字跡力求清晰。
5、公文審核、簽發(fā):凡以本局名義制發(fā)的公文(包括總結(jié)、信息、新聞報(bào)道、專題報(bào)告等),必須由職能科、所、中心負(fù)責(zé)人核稿,由分管局長(zhǎng)審稿,主管局長(zhǎng)簽發(fā)。
6、公文打印、校對(duì):打印的文件應(yīng)符合公文的格式和用紙要求,各科、所、中心擬稿的文件,清樣稿由各科、所、中心負(fù)責(zé)校對(duì),正確無誤后印刷。文件版面要求整潔清晰,印刷份數(shù)按發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍確定,所發(fā)文件辦公室存檔二份,各科、所、中心各一份,正副局長(zhǎng)室各一份。
第2篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請(qǐng)示:向上級(jí)部門請(qǐng)求、請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
(2)報(bào)告:向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(3)決定:對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。
(4)決議:經(jīng)過會(huì)議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
(5)批復(fù):上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級(jí)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。
(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。
(10)會(huì)議紀(jì)要:記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說明書、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。
第四章文書制作要領(lǐng)
第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號(hào):由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告,一般只寫一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的,用“抄報(bào)”;對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。
②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。
③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級(jí)行文。
②多級(jí)同時(shí)行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2)對(duì)外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書制作注意事項(xiàng)。
(1)文書必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4)對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級(jí)行文。
第五章文書制作流程
第十五條對(duì)外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。
②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5)繕印、校對(duì)。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。
⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。
②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1)對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2)特殊情況下,各級(jí)部門、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對(duì)內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請(qǐng)求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第3篇 文書檔案管理工作制度
1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄，對(duì)各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對(duì)密級(jí)文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。
4、加強(qiáng)密級(jí)文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級(jí)文件、資料。
5、對(duì)本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。
6、年終對(duì)所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對(duì)破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對(duì)檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，任何個(gè)人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。
第4篇 公司文書管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條 用紙格式。
(1) 國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級(jí)行文。②多級(jí)同時(shí)行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條 文書的署名。
(1) 公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2) 對(duì)外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條 文書的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條 文書制作注意事項(xiàng)。
(1) 文書必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4) 對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8) 不輕易越級(jí)行文。第五章文書制作流程
第十五條 對(duì)外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4) 編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5) 繕印、校對(duì)。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條 對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1) 對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級(jí)部門、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
⑶ 對(duì)內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條 公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。第七章文書的處理
第二十條 普通文書的處理原則。
(1) 部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條 機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;
第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條 催辦。分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書的整理與保存
第二十九條 全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條 保存10年文書包括請(qǐng)求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條 保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條 重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
