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體系如何搭建
會計電算化的引入，旨在提升財務管理效率，確保數(shù)據(jù)準確無誤。搭建相應的制度體系，首要任務是確立電算化的基本原則，包括數(shù)據(jù)安全、合規(guī)操作和責任明確。步驟如下：
1. 設計系統(tǒng)架構：選擇適合公司規(guī)模及業(yè)務需求的會計軟件，確保其能全面覆蓋財務流程。
2. 制定操作規(guī)程：詳細規(guī)定每個功能模塊的使用方法，防止誤操作。
3. 建立權限管理：根據(jù)職務和職責分配系統(tǒng)訪問權限，保證信息的保密性和完整性。
4. 確立備份與恢復策略：定期備份數(shù)據(jù)，以防意外情況下的數(shù)據(jù)丟失。
體系框架
制度框架應涵蓋以下幾個關鍵部分：
1. 電算化政策：概述電算化的目標、原則和適用范圍。
2. 操作手冊：詳述系統(tǒng)的使用步驟和注意事項。
3. 內(nèi)部控制：設定審計機制，定期檢查系統(tǒng)的運行狀況和數(shù)據(jù)質(zhì)量。
4. 應急處理：制定數(shù)據(jù)故障和安全事件的應對措施。
重要性和意義
會計電算化制度的建立，不僅能提高工作效率，還能降低人為錯誤，增強財務透明度。它有助于：
1. 提升數(shù)據(jù)處理速度：自動化處理大量會計事務，減輕員工負擔。
2. 加強內(nèi)部控制：通過權限設置，防止不合規(guī)操作，保障財務安全。
3. 支持決策制定：實時、準確的數(shù)據(jù)為管理層提供有力支持。
制度格式
制度文件應清晰易懂，包括以下要素：
1. 標題明確：如“xx公司會計電算化管理制度”。
2. 引言部分：簡述制度背景和目的。
3. 主體部分：詳細列出各項規(guī)定，條理分明。
4. 附錄：可能包括操作流程圖、參考表格等輔助材料。
每個部分都應緊密結合實際操作，避免過于理論化。在執(zhí)行過程中，制度應適時更新，以適應技術發(fā)展和業(yè)務變化。務必確保所有相關人員充分理解并遵守這些制度，以實現(xiàn)會計電算化的最大效益。
公司會計電算化制度范文
第1篇 _地產(chǎn)公司會計電算化管理制度
地產(chǎn)公司會計電算化管理制度
為規(guī)范會計電算化的管理,使會計電算系統(tǒng)正常、安全地運行,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》 及有關規(guī)章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會計電算電腦的使用與維護
1. 會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。
3. 會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。
4. 嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。
6. 上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。
第二條 計算機會計核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據(jù)會計核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權限及口令;
4. 建立會計科目及編碼;
5. 建立報表格式及數(shù)據(jù)調(diào)用公式;
6. 輸入各科目初始數(shù)據(jù)。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據(jù)原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;
2. 審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經(jīng)審核之后,進行登帳處理并結帳;
四. 結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;
五. 明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條 會計電算檔案的管理
1. 會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;
2. 對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;
3. 對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數(shù)據(jù)變動前也必須備份數(shù)據(jù);備份數(shù)據(jù)軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;
4. 操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。
第2篇 建設股份公司會計電算化管理制度
某建設股份有限公司會計電算化管理制度
一、會計電算化崗位責任制
(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。
(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
1.電算主管:負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗,可由會計部經(jīng)理兼任。
2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。
4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);此崗要求具備計算機和會計知識,經(jīng)過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。
5.數(shù)據(jù)分析:負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經(jīng)理兼任。
二、會計電算化操作管理制度
1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件。
2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿。
3.操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
4.根據(jù)本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
三、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
2.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。
4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。
5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內(nèi)存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。
6.建立系統(tǒng)風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。
四、電算化會計檔案管理制度
1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。
2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。
3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。
4.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。
六、本規(guī)范自20__年1月1日起實施。
第3篇 食品公司會計電算化內(nèi)部管理制度
食品股份公司會計電算化內(nèi)部管理制度
第一章 總 則
一、會計電算化管理是會計電算化工作的重要內(nèi)容,為推動公司會計電算化工作的健康發(fā)展,保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規(guī)范化和加強財務管理水平,高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質(zhì)量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項要工作來抓。
三、逐步提高會計人員的電算化操作水平,使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護,并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化數(shù)據(jù)分析工作。
四、講求效益,處理好及時更新技術設備與勤儉節(jié)約的關系,既不盲目追求最新技術和先進設備,也不忽視技術的發(fā)展趨勢,造成設備過快陳舊過時。
五、統(tǒng)一應用財務管理軟件。為適應財務管理網(wǎng)絡化,提高企業(yè)管理水平的要,我公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3系統(tǒng)”作為財務管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準備工作,逐步建立以會計電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng),做到單位內(nèi)部信息資源共享,充分發(fā)揮會計電算化在經(jīng)營管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗收條件
一、 采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù),由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理,并打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。
二、公司獲得省財政廳授權成立會計電算化驗收小組,自行驗收公司所屬單位的會計電算化工作并報省財廳會計處批準。
三、替代手工記賬的單位,應具備以下條件;
1、 配備了“金蝶k3系統(tǒng)”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調(diào)設備;
2、 配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業(yè)人員必須具備會計電算化初級培訓資格,使用網(wǎng)絡財務軟件單位必須至少具備一名以上會計電算化中級維護員;
3、 執(zhí)行公司內(nèi)部管理制度;
4、“金蝶k3系統(tǒng)”(下稱k3系統(tǒng))與原總公司自行開發(fā)的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結果數(shù)據(jù)相一致;如果新舊軟件核算結果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗收小組提供書面報告;
5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊,作為會計檔案保存,并作為驗收的主要依據(jù)。
6、 記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證,以適應會計電算化工作的需要;
7、 提前一周填寫廣州市財政局會計處規(guī)定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。
第三章 會計電算化崗位責任制
一、 建立會計電算化崗位責任制,要明確每個工作崗位的職責范圍,切實做到“事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查”。
二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管:全面負責集團公司會計電算化工作,制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權限控制;
2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負責記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)的輸入工作,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求達到會計電算化初級知識培訓的水平;
3、 審核員:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;
4、 電算維護員:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯(lián)絡;對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯(lián)系;
5、 電算審查員:負責監(jiān)督計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊,此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任;
6、 數(shù)據(jù)分析員:負責對計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析,提供有關分析資料供領導決策參考。
7、 出納:只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。
8、 檔案管理員:負責財務軟件和會計資料檔案的管理。
三、各單位可根據(jù)實際情況,在不違反內(nèi)部牽制制度的前提下,交叉設置各崗位,但要保持相對穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設。
第四章 會計電算化操作管理制度
一、 明確規(guī)定上機操作人員對財務軟件的操作工作內(nèi)容和權限,對操作密碼要嚴格管理,杜絕未經(jīng)授權人員操作財務軟件;
二、操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出財務軟件;
三、凡需要修改財務軟件,必須書面提出修改理由、修改內(nèi)容,報公司財務管理部,由財務管理部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴禁擅自打開數(shù)據(jù)庫強行修改。
五、審核通過或已登帳的機內(nèi)憑證,系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計算機硬件管理制度
一、 計算機硬件及機房網(wǎng)絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理,公司電腦室設兼職計算機病毒監(jiān)察員對整個集團公司的計算機病毒進行監(jiān)測。
二、 計算機房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機房內(nèi)吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。
三、 電腦機房必須配備空調(diào)設備,保持適當?shù)臏囟?、濕度環(huán)境。
四、 上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常,如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告,經(jīng)過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發(fā)生嚴重故障時,不得隨意自行檢修,應及時報告電腦室,等候檢修。
五、 限定服務器操作權,不得隨意改變服務器的設置。
六、 遇到突發(fā)性停電時,應立即退出系統(tǒng)、關機、關電源;
七、 下班前,必須檢查機器設備是否已關好,關切斷所有電源。
第六章 軟件和數(shù)據(jù)管理制度
一、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時,電算維護員在確認有關數(shù)據(jù)已作備份后,可進行排除障礙的有關措施;如無法解決,可根據(jù)情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據(jù)審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經(jīng)審核員進行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤,月底結賬后
即應把當月會計數(shù)據(jù)備份入磁盤或光盤中儲存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結束后30天內(nèi)打印;第二次在年度結束后45天內(nèi)打印。根據(jù)實際情況,發(fā)生業(yè)務少的,可滿頁打印,但應保證每年至少打印一次。
七、會計報表的編制、打印輸出要根據(jù)財務制度的規(guī)定設置公式編制。各種報表需經(jīng)軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認后方為正式報表。報表必須通過設定取數(shù)公式編制,不得用非正常手段進行填制;報表的數(shù)據(jù)必須與結賬結果相符,表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關系必須正確無誤,取數(shù)公式一經(jīng)設定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。
八、輸出數(shù)據(jù)未經(jīng)本單位財務主管許可,嚴禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的修改;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財務部;
十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作,必須保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;由電算維護員辦理審批手續(xù),經(jīng)過電算主管和計算機中心有關負責人同意后,由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監(jiān)督,并要求軟件供應商協(xié)同操作;
十一、為防止外來病毒感染,在未進行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案,要每年進行檢查、復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失;
第七章 附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實行會計電算化的單位。由財務管理部負責解釋。
二、本制度在執(zhí)行時如與上級有關財務制度和會計電算化規(guī)定有出入,則以上級規(guī)定為準。
