第1篇 公司以實物抵業(yè)務(wù)款管理規(guī)定
__國際南方大區(qū)財務(wù)管理制度實施細則
--公司有關(guān)以實物抵業(yè)務(wù)款的管理規(guī)定
基于公司業(yè)務(wù)規(guī)模日益發(fā)展擴大的過程中,經(jīng)常出現(xiàn)需要以實物沖抵業(yè)務(wù)款項的情況。為了更好地規(guī)范以實物抵業(yè)務(wù)款項發(fā)生的行為與管理,特制訂以下規(guī)定。
一、適用原則:
允許以實物抵業(yè)務(wù)款項的情況有以下三種:一是因公司在經(jīng)營發(fā)展、業(yè)務(wù)運作過程中確有對相關(guān)產(chǎn)品的實際需求(如公司進行基建時需要空調(diào)等電器產(chǎn)品,或是因業(yè)務(wù)擴展需要購買計算機、傳真機等);二是在公司業(yè)務(wù)發(fā)生后出現(xiàn)了客戶無法以貨幣方式支付業(yè)務(wù)款項的情況;三是在新業(yè)務(wù)拓展初期或業(yè)務(wù)淡季臨時補版(補時)的情況。對于以上三種情況應(yīng)采用不同的審批流程。
1、所抵實物必須保證產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良,產(chǎn)品證明文件及相關(guān)手續(xù)齊全,且實物提供方必須對抵換的產(chǎn)品提供保修等售后服務(wù),并保證抵換的產(chǎn)品享有與其它相同的市場零售產(chǎn)品完全一致的其它各項服務(wù)。
2、在以實物抵業(yè)務(wù)款的過程中,負責確定實物參考價格的部門是公司的實物(資產(chǎn))管理部門。(如硬件技術(shù)部負責技術(shù)設(shè)備如計算機、復(fù)印機、傳真機等抵換品價格的確定;行政部負責基建類、耗材類產(chǎn)品如辦公桌椅、硒鼓、墨粉等抵換品價格的確定)
3、參考價格有兩組,一組為相同產(chǎn)品的市場最低零售價,一組為相同產(chǎn)品的市場批發(fā)價,原則上價格的確定以市場批發(fā)價為準,不得高于市場最低零售價。如果實物屬稀有物,即不易找到完全相同產(chǎn)品進行比較,則可根據(jù)同類型且功能最為相近的產(chǎn)品價格來確定抵換價格,但此時應(yīng)允分考慮到產(chǎn)品因售后服務(wù)等原因帶來的使用風險,適當根據(jù)實際價格給予下調(diào)。
4、根據(jù)各種情況最終確定的實物價值,即為沖抵業(yè)務(wù)款收入的金額,且等于實物入庫價格及出庫價格。
5、實物管理部門(硬件技術(shù)部或行政物業(yè)中心)應(yīng)有專人監(jiān)督所有以抵換方式進入公司的產(chǎn)品的使用情況,并在每月底進行統(tǒng)計匯總;如在使用中出現(xiàn)質(zhì)量等問題,應(yīng)及時與原負責抵換的業(yè)務(wù)人員聯(lián)系維修或調(diào)換,必要時需由其直接領(lǐng)導協(xié)助完成此項工作;對于在使用過程中發(fā)現(xiàn)確實存在質(zhì)量問題的實物,相關(guān)業(yè)務(wù)部門有責任協(xié)助實物管理或使用部門修繕或更換,否則公司將核扣相關(guān)業(yè)務(wù)部門的有關(guān)折抵收入。
二、實物抵業(yè)務(wù)款的申請、審批流程:
1、 第一種情況: 因公司實際需要進行的實物抵款業(yè)務(wù),審批流程如下:
1)相應(yīng)部門提出對某種產(chǎn)品需求的書面報告,按公司支出審批規(guī)定報批,由公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁終審。
2)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁如認為可以用公司的現(xiàn)有產(chǎn)品或服務(wù)(如廣告、軟件、常規(guī)研發(fā)報告等)形式進行交換的,可將意見轉(zhuǎn)至相關(guān)利潤中心總經(jīng)理,由能要求客戶提供可抵產(chǎn)品或服務(wù)的業(yè)務(wù)部門與有產(chǎn)品需求的部門進行溝通,并由部門經(jīng)理安排業(yè)務(wù)人員在要求的期限內(nèi)負責抵換事宜的聯(lián)系,提出抵換方案。
3)客戶方接受抵換產(chǎn)品或服務(wù)的方案,可提出相應(yīng)的供貨方案(方案中包括但不限于以下內(nèi)容:產(chǎn)品品牌、型號、數(shù)量、供貨價格、供貨時間、服務(wù)政策等)。
4)供貨方案經(jīng)產(chǎn)品需求部門或?qū)嵨锕芾聿块T負責人簽字確認后,業(yè)務(wù)部可與客戶簽訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)合同(互抵協(xié)議),并安排實物運送。
5)實物送至公司時,須由需求部門會同實物管理部門對產(chǎn)品質(zhì)量、包裝情況等各方面進行檢驗,如有必要可開箱驗貨。如符合要求,業(yè)務(wù)部可憑實物發(fā)票、產(chǎn)品說明書、保修證書等資料辦理入庫手續(xù)(如手續(xù)不全,實物管理部門可先將產(chǎn)品入庫并只打收條,待手續(xù)齊全后再開入庫單);如不符合要求,實物管理部門應(yīng)要求負責抵換的業(yè)務(wù)人員與供貨方協(xié)商進行調(diào)換,經(jīng)檢驗合格方可開入庫單。
6)辦理入庫之后,業(yè)務(wù)人員需認真填寫《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》,后附購貨發(fā)票、入庫單、業(yè)務(wù)合同(互抵協(xié)議),由利潤中心總經(jīng)理及實物管理部門負責人簽字后報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審定業(yè)務(wù)部門的營業(yè)收入金額。
7)業(yè)務(wù)人員將《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》及上述附件交至財務(wù)部,同時開具業(yè)務(wù)發(fā)票并填寫支票回收單(注明以實物形式回收業(yè)務(wù)款)。
2、第二種情況: 因無法回收廣告款進行的實物抵款業(yè)務(wù),審批流程如下:
1)業(yè)務(wù)發(fā)生后因客戶資金方面原因造成未回款達兩個月以上,客戶提出以實物沖抵業(yè)務(wù)款時,業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳實填寫《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》中的各項內(nèi)容,后附客戶的供貨方案(方案中包括但不限于以下內(nèi)容:產(chǎn)品品牌、型號、數(shù)量、供貨價格、供貨時間、服務(wù)政策等)。經(jīng)上級經(jīng)理核實確認后,交由相關(guān)實物管理部門指派專人與業(yè)務(wù)人員共同對客戶提供的實物進行檢驗。如不符合要求或不具可變現(xiàn)價值,需在客戶經(jīng)營(或客戶代理商經(jīng)營)的其它產(chǎn)品中進行選擇,并充分考慮實物使用后需要客戶提供的后續(xù)服務(wù),且取得全部產(chǎn)品資料。(為安全起見,應(yīng)盡可能選擇有較大經(jīng)營規(guī)模的品牌產(chǎn)品,防止客戶破產(chǎn)后無法延續(xù)售后服務(wù)。)
2)如實物確符合要求,可就實物價格及數(shù)量進行確定。原則上應(yīng)要求客戶以出廠價、成本價或市場最低零售價為準給予60%-70%的折扣,如實物的可變現(xiàn)價值較低,應(yīng)給予更低的折扣。
3)價格確定后,業(yè)務(wù)員與客戶簽訂抵換協(xié)議(備忘錄),并安排實物運送。
4)實物送至公司時,需由實物管理部門對產(chǎn)品質(zhì)量、包裝情況等各方面進行檢驗,如有必要可開箱驗貨。如符合要求,業(yè)務(wù)部可憑實物發(fā)票、產(chǎn)品說明書、保修證書等資料辦理入庫手續(xù)(如手續(xù)不全,實物管理部門可先將產(chǎn)品入庫并只打收條,待手續(xù)齊全后再開入庫單);如不符合要求,實物管理部門應(yīng)要求負責抵換的業(yè)務(wù)人員與供貨方協(xié)商進行調(diào)換,經(jīng)檢驗合格方可開入庫單。
5)入庫手續(xù)辦理完畢后,業(yè)務(wù)人員將價格詳細填寫至《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》中,后附入庫單、購物發(fā)票、互抵協(xié)議等,經(jīng)總經(jīng)理及實物管理部門負責人簽字確認后,報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審定沖抵金額。如用于沖抵的產(chǎn)品價格已有60%(含)以下的折扣,則可全額沖抵未回款;如產(chǎn)品價格高于60%折扣時,將根據(jù)具體情況對未回款金額進行一定比例折扣。
6)財務(wù)部按照公司總經(jīng)理批準的比例計部門回款額,如有差額則作為壞帳處理。
7)業(yè)務(wù)人員的提成應(yīng)按批準的回款額計算,提成比例應(yīng)至少減少至原標準的60%(或以相應(yīng)金額的實物發(fā)放);已扣業(yè)務(wù)員未回款金額應(yīng)全部返還本人。
3、在新業(yè)務(wù)拓展初期或業(yè)務(wù)淡季臨時補版時的第三種情況下,業(yè)務(wù)發(fā)生前客戶提出只能以實物沖抵業(yè)務(wù)款項時,業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先提交《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》,經(jīng)本部門直接主管經(jīng)理簽字,報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審批后?？砂吹诙N情況下的審批流程執(zhí)行。其營業(yè)收入的確定以及產(chǎn)品的入庫價格均按公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁批準的金額確定。
4、例外情況:如因業(yè)務(wù)人員自身工作失誤造成無法回款,經(jīng)業(yè)務(wù)人員與客戶協(xié)商可以實物沖抵業(yè)務(wù)款,部門可按第二種情況下
的審批流程執(zhí)行,但業(yè)務(wù)人員不得參加提成,部門可在對業(yè)務(wù)人員進行未回款考核時適當調(diào)整。同時可按公司批準的實物所抵未回款金額核減部門的未回款,但已核扣部門的未回款考核利潤不予返還。
三、附則:
1、如遇客戶無故拒付業(yè)務(wù)款或客戶瀕臨破產(chǎn)或更名、更換股東等因素帶來的無法回款等情況,業(yè)務(wù)部應(yīng)申請委托公司法律部通過法律程序予以解決。
2、一般情況下,除網(wǎng)刊廣告、網(wǎng)上廣告、包版(買斷)廣告、軟件、常規(guī)研究報告以外的業(yè)務(wù)不能以實物形式進行沖抵。
3、抵回實物的出庫程序同實物(資產(chǎn))管理的相關(guān)規(guī)定,設(shè)備的折舊根據(jù)出庫價格按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
__公司有關(guān)消費類實物抵業(yè)務(wù)款的補充規(guī)定
隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的逐步擴大,出現(xiàn)了以消費類產(chǎn)品(包括各種消費券、代金券,以下統(tǒng)稱消費類實物)沖抵業(yè)務(wù)款項的情況。由于消費類實物具有特殊性質(zhì),使之無法用一般的資產(chǎn)增減或收入增減進行?量,因此為了規(guī)范這一特殊情況,特制訂如下規(guī)定:
一、基本原則:
1、一般說來,只有在客戶因自身資金方面原因?qū)е聵I(yè)務(wù)款項無法回收、且該客戶確系只能提供消費類實物用以抵換相應(yīng)業(yè)務(wù)款時,方可同意客戶用消費類實物進行抵換。
2、公司要求所有以業(yè)務(wù)抵換的消費類實物明細報告必須如實上報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁、財務(wù)經(jīng)理。
3、消費類實物的使用必須經(jīng)過嚴格的審批,任何人不得未經(jīng)審批自行使用。
4、集團監(jiān)查審計中心將不定期對用于沖抵業(yè)務(wù)款的消費類實物的價格、數(shù)量、使用情況等進行審查,如發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象將對相關(guān)責任人進行嚴肅處理,直至開除。
二、審批流程:
1、相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前以書面報告方式詳細說明業(yè)務(wù)經(jīng)過,經(jīng)直接主管經(jīng)理同意后與客戶就消費類實物的種類、價格(市場價格或面值、最低價或折扣價等)、數(shù)量等進行洽談,消費券的實際抵換價格應(yīng)低于券面價格的50%,實物價格應(yīng)低于市場批發(fā)價80%。
2、業(yè)務(wù)人員與行政部專人共同對用于沖抵業(yè)務(wù)款的實物進行查驗。查驗時應(yīng)認真核對實物價值、實物完好程度、使用有效期限等,查驗完畢后由業(yè)務(wù)人員及職能部門人員簽字后辦理入庫。
3、業(yè)務(wù)部門填寫《實物抵業(yè)務(wù)款申請表》,詳細填寫表中各項內(nèi)容(如產(chǎn)品種類較多可附產(chǎn)品明細),后附購買發(fā)票、入庫單及其它使用說明文件,由總經(jīng)理簽字,上報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審批后,報財務(wù)備案并確定收入計算方式。
4、行政部負責對所有庫存消費類實物的數(shù)量、出庫價、有效期限等定期統(tǒng)計匯總并在每月底進行公告;同時行政物業(yè)中心有責任在有效期限內(nèi)對消費類實物進行變現(xiàn)處理或根據(jù)有效期限申報上級領(lǐng)導安排使用,以減少損失。
5、任何部門需要使用抵回的消費類實物時,如屬送客戶使用,應(yīng)由業(yè)務(wù)人員提出書面申請,經(jīng)直接主管經(jīng)理簽字同意,總經(jīng)理審批即可至行政部辦理出庫手續(xù),出庫價格與入庫價格一致,計入領(lǐng)取部門當月成本;如屬部門內(nèi)部員工自行使用,除按上述手續(xù)辦理外,必須上報公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁總裁批準同意后方可領(lǐng)用,出庫價格與入庫價格一致,計入領(lǐng)取部門當月成本或部門費用。
第2篇 實物貴金屬管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為加強青島農(nóng)商銀行(以下簡稱“本行”)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)管理,規(guī)范業(yè)務(wù)運作,防范和控制風險,根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本行實際,制定本辦法。
第二條本辦法所稱代理實物貴金屬業(yè)務(wù),是指本行與合作單位進行業(yè)務(wù)合作,由本行營業(yè)網(wǎng)點柜臺代理銷售合作單位研發(fā)設(shè)計銷售的貴金屬產(chǎn)品。實物貴金屬產(chǎn)品包括各類貴金屬紀念章(幣)、金銀投資型產(chǎn)品和工藝金銀產(chǎn)品等。
第三條本行與合作單位進行代理實物貴金屬業(yè)務(wù)遵循優(yōu)勢互補、合作共贏、依法合規(guī)和防范風險的原則。
第四條本辦法適用于本行開辦代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的各管轄行、營業(yè)網(wǎng)點及管理部門。
第二章組織職責
第五條代理實物貴金屬業(yè)務(wù)由總行市場發(fā)展部牽頭組織,風險管理部、科技部、法律合規(guī)部、會計結(jié)算部、計劃財務(wù)部、安全保衛(wèi)部、中心金庫等分工協(xié)作。各部門職責如下:
市場發(fā)展部是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的管理部門和風險管控部門。具體職責如下:
(一)負責對合作單位進行審慎盡職調(diào)查,進行業(yè)務(wù)洽談、簽訂合作協(xié)議及業(yè)務(wù)準入;(二)負責對準入產(chǎn)品質(zhì)量進行跟蹤評價,對存在違規(guī)行為和重大風險的合作單位進行及時退出;(三)牽頭制訂業(yè)務(wù)管理辦法、操作規(guī)程,確定工作任務(wù)目標并進行考核;(四)負責日常業(yè)務(wù)的管理及業(yè)務(wù)宣傳推廣;組織各管轄行代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的培訓工作;(五)負責組織業(yè)務(wù)風險管理及防控。
風險管理部負責代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的風險評估與評價。
科技部是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的技術(shù)支持部門,負責根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的需求設(shè)計業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)并進行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的日常維護及升級等工作。
法律合規(guī)部是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的合規(guī)性管理部門,負責相關(guān)協(xié)議、制度辦法流程等的審核確認。
會計結(jié)算部是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的核算管理部門,負責確定會計核算科目,制定業(yè)務(wù)核算辦法。
計劃財務(wù)部負責指導轄內(nèi)各營業(yè)網(wǎng)點賬務(wù)核算及代理手續(xù)費發(fā)票的開具等工作。
安全保衛(wèi)部負責協(xié)調(diào)、監(jiān)督押運公司全面落實好實物貴金屬業(yè)務(wù)的交接、配送過程中的安全保衛(wèi)工作。
中心金庫是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的保管及調(diào)撥部門,負責按照申請辦理收貨和保管;負責核對有關(guān)收貨信息,做好出入庫交接,嚴防信息泄密;負責定期對實物貴金屬開箱(柜)檢查,確保賬實相符。
第六條各管轄行、總行營業(yè)部職責
各管轄行、總行營業(yè)部負責代理貴金屬業(yè)務(wù)的具體實施,是本轄區(qū)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的組織者和管理者,具體職責如下:
(一)負責組織開展轄內(nèi)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)管理、風險管理、市場拓展、客戶開發(fā)等。
(二)負責組織實施相關(guān)業(yè)務(wù)制度,確保各項辦法、規(guī)定和流程落到實處。
(三)負責組織轄內(nèi)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)培訓、指導工作,負責匯總、核對、上報本管轄行的銷售情況,同時對數(shù)據(jù)的真實性、準確性和有效性負責。
(四)負責監(jiān)督和管理轄內(nèi)營業(yè)網(wǎng)點的代理實物貴金屬業(yè)務(wù)行為,如發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)行為有權(quán)責令其暫停開辦代理業(yè)務(wù),并及時上報總行。
(五)負責受理轄內(nèi)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)投訴和緊急事件的處理。
(六)上級機構(gòu)交辦的其他事宜。
管轄行具體部門職能參照總行相應(yīng)部室職能。
第七條管轄行營業(yè)部職責
(一)各管轄行營業(yè)部是轄內(nèi)代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的經(jīng)辦機構(gòu)和銷售部門,同時負責本管轄行各營業(yè)網(wǎng)點銷售貴金屬產(chǎn)品的領(lǐng)取、保管、分發(fā)。(二)負責本營業(yè)部的業(yè)務(wù)宣傳、咨詢和銷售,為客戶提供貴金屬產(chǎn)品購買服務(wù),進行市場拓展和客戶開發(fā),落實各項操作規(guī)程和管理規(guī)定。
第八條各營業(yè)網(wǎng)點職責
(一)本行各營業(yè)網(wǎng)點是代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦機構(gòu),主要負責業(yè)務(wù)的宣傳、咨詢和銷售,為客戶提供貴金屬產(chǎn)品購買服務(wù);
(二)進行市場拓展和客戶開發(fā),落實各項操作規(guī)程和管理規(guī)定;
(三)負責匯總、核對、上報本營業(yè)網(wǎng)點的銷售情況。
第九條本行代理實物貴金屬業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的基本要求:
(一)對代理實物貴金屬業(yè)務(wù)有關(guān)的法律法規(guī)、管理制度、政策措施等有充分的了解和認識;
(二)遵守銀行業(yè)的職業(yè)道德標準及守則;
(三)參加代理實物貴金屬業(yè)務(wù)培訓,熟悉業(yè)務(wù)流程;
(四)三年內(nèi)未受到紀律處分或因犯罪受過行政處罰。
第三章交易管理
第十條業(yè)務(wù)開辦前,由本行市場發(fā)展部與合作單位簽訂協(xié)議,明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。
第十一條代理實物貴金屬業(yè)務(wù)的交易管理主要包括個人與企業(yè)客戶到營業(yè)網(wǎng)點開戶、轉(zhuǎn)賬購買等。
第十二條查詢查復(fù)、差錯處理
發(fā)生業(yè)務(wù)差錯時,本行各管轄行及營業(yè)網(wǎng)點要及時向業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方發(fā)送業(yè)務(wù)查詢書。嚴格按照“有疑速查、有查速復(fù)、復(fù)必詳盡、切實處理”的原則辦理查詢查復(fù)業(yè)務(wù),并根據(jù)實際情況,進行相關(guān)賬務(wù)調(diào)整。
第十三條代理銷售實物貴金屬的營業(yè)網(wǎng)點要嚴格執(zhí)行國家反洗錢有關(guān)法律法規(guī)和制度規(guī)定,核查購金客戶和代理人身份的真實性及資金來源的合法性,對大額和可疑交易履行報告職責,做好反洗錢工作。
第十四條本行應(yīng)加強對客戶資料的保密工作,不得利用復(fù)印、電腦存儲設(shè)備、錄像、錄音等方式私自保留客戶的任何資料,除法律法規(guī)另有規(guī)定或經(jīng)客戶書面同意外,不得向第三方提供客戶的相關(guān)資料和服務(wù)記錄。
第十五條本行各級管理部門和營業(yè)網(wǎng)點進行業(yè)務(wù)操作與管理時須嚴格遵照與合作單位約定的具體業(yè)務(wù)操作流程進行。
第四章風險管理
第十六條總行市場發(fā)展部負責對合作單位進行審慎盡職調(diào)查,并統(tǒng)一審批,以文件的方式將準入合作公司和產(chǎn)品告知轄內(nèi)營業(yè)網(wǎng)點,不允許代銷未經(jīng)總行準入的貴金屬公司任何產(chǎn)品。
第十七條本行以簽訂合作協(xié)議的方式對代銷的貴金屬產(chǎn)品和機構(gòu)建立持續(xù)性跟蹤評價機制,定期評估代銷產(chǎn)品的業(yè)績表現(xiàn),對存在違規(guī)行為和重大風險的合作單位進行及時退出,停止合作,并對可能給本行帶來的聲譽損失等風險追究合作單位相關(guān)法律責任。
第十八條本行與合作單位簽訂的所有合作協(xié)議均需經(jīng)過法律合規(guī)部門審核后方可簽訂,有效防范法律風險。
第十九條代理實物貴金屬業(yè)務(wù)實行層層負責制,各相關(guān)管理部門和營業(yè)網(wǎng)點各司其職,共同構(gòu)成本業(yè)務(wù)的風險防范體系。
第二十條青島農(nóng)商銀行市場發(fā)展部將根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況,每半年對銷售網(wǎng)點進行業(yè)務(wù)檢查,各管轄行業(yè)務(wù)主管部門每季度對轄內(nèi)銷售網(wǎng)點進行檢查。業(yè)務(wù)檢查應(yīng)重點關(guān)注柜員操作是否合規(guī)、賬務(wù)處理是否正確、實物保管與交接是否符合要求等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題的,應(yīng)及時下達整改通知書,對存在的問題予以糾正。
第五章附則
第二十一條本辦法未盡事宜,執(zhí)行本行其他相關(guān)管理制度。
第二十二條本辦法由本行制定,修改、解釋亦同。
第二十三條本辦法自發(fā)布之日起正式實施。
第3篇 物業(yè)公司實物資產(chǎn)管理規(guī)定-13
物業(yè)公司實物資產(chǎn)管理規(guī)定(十三)
1、目的
為了加強公司實物資產(chǎn)管理,降低企業(yè)成本開支,進一步做到實物資產(chǎn)采購有計劃、調(diào)撥有手、處理有章法、報廢有核批、遺失毀損有處罰?，F(xiàn)結(jié)合公司實際,制定本規(guī)定。
2、適用范圍
本規(guī)定適用于公司各職能部門及所屬各管理處。
3、實物資產(chǎn)類別及定義
3.1類別
本實物資產(chǎn)的范圍僅指固定資產(chǎn)及低值易耗品。
3.2定義
3.2.1固定資產(chǎn)
固定資產(chǎn)是指使用期限超過1年的房屋、建筑物、機器、運輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。不屬于生產(chǎn)、經(jīng)營主要設(shè)備的物品,價在2000元以上,并且使用年限超過2年的,也應(yīng)作為固定資產(chǎn)。
3.2.2低值易耗品
低值易耗品是指使用年限不滿一年或雖滿一年但位價值在200元(含200元)以上、2000元(含2000元)以下的勞動資料、勞動工具、勞動保護用品、辦公用品和管理用具等物品。
4、實物資產(chǎn)管理
4.1部門職責
4.1.1行政人事部
1)專職管理公司的實物資產(chǎn);
2)積極引進競爭機制,對統(tǒng)一采購的物品要貨比三家,力求降低采購成本。
3)負責做好公司固定資產(chǎn)的動態(tài)管理,定期與公司計劃財務(wù)部進行核對,做到賬、卡、物三相符。
4)根據(jù)公司固定資產(chǎn)現(xiàn)狀,制訂固定資產(chǎn)檢修、保養(yǎng)制度并實施。提高設(shè)備利用率和完好率。
5)根據(jù)資產(chǎn)使用部門提出的增減、調(diào)配、報廢、出租等報告,提出相應(yīng)的處理意見,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審定;
6)負責固定資產(chǎn)采購、驗收、交付、盤點、拆除、清理等工作,并對固定資產(chǎn)的盈虧和毀損進行調(diào)查,提出書面處理意見。
7)根據(jù)各職能部門及管理處上報的物資采購計劃,匯總編制固定資產(chǎn)的新增、更新計劃。
4.1.2計劃財務(wù)部
1)專職管理公司實物資產(chǎn)的價值量;
2)合理確定公司固定資產(chǎn)折舊年限和凈殘值,按固定資產(chǎn)類別、使用部門對每項固定資產(chǎn)進行明細核算,正確計提固定資產(chǎn)折舊。
3)對增加、減少的固定資產(chǎn),及時作好固定資產(chǎn)增減變動的賬務(wù)處理。
4)填制固定資產(chǎn)卡片,即,固定資產(chǎn)卡片一式二聯(lián),第一聯(lián)存財務(wù)部門、第二聯(lián)存行政人事部門。凡遇固定資產(chǎn)調(diào)撥、損壞、遺失、報廢等情況,應(yīng)及時在固定資產(chǎn)卡片上進行記載。
5)定期與行政人事部進行核對,做到賬、卡、物三相符;協(xié)助行政人事部定期做好固定資產(chǎn)的盤點清查工作。
4.2固定資產(chǎn)管理。
4.2.1固定資產(chǎn)采購
1)各職能部門及管理處,每月依據(jù)公司的《物資采購流程》將需購置的固定資產(chǎn)填入《物資采購計劃表》上報,經(jīng)批準后由行政人事部匯總填制《固定資產(chǎn)請購》(購買電腦按“__集辦字(2004)第7號辦理),按集團規(guī)定的報批程序報分管副總裁簽字后方可購置。
2)行政人事部做為公司實物資產(chǎn)的專職管理部門,應(yīng)對各職能部門、管理處固定資產(chǎn)的購置計劃進行初審,提出是否購置的意見。
2)公司固定資產(chǎn)實行集中采購的辦法。凡購置固定資產(chǎn),均由行政人事部統(tǒng)一辦理。
附:固定資產(chǎn)采購流程:
固定資產(chǎn)
申購部門
行政人事部
計劃財務(wù)部
地產(chǎn)常務(wù)
物業(yè)經(jīng)理分管副總裁
副總經(jīng)理
1、固定資產(chǎn)申購部門填寫《物資需用(采購)計劃》。
2、行政人事部按照物資采購流程將《物資需用(采購)計劃》流轉(zhuǎn),經(jīng)審批同意后匯總填寫《固定資產(chǎn)請購》并報集團審批。
3、獲準后,行政人事部按照物資采購相關(guān)要求如期安排采購,及時辦理內(nèi)部調(diào)撥使用手,公司所有外購固定資產(chǎn)如有保修卡或說明書,由行政人事部專人負責按對應(yīng)編號存檔。并為直接使用人辦理交付使用卡,責任到人。
4.2.2固定資產(chǎn)增減、調(diào)撥
1)新的固定資產(chǎn)在交付使用時應(yīng)填制《固定資產(chǎn)交付使用通知》,通知使用部門辦理固定資產(chǎn)交付手。
2)各職能部門及管理處對多余(或不需用)的固定資產(chǎn)需進行調(diào)撥時,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室批準后,由行政人事部辦理調(diào)撥手,并填制《固定資產(chǎn)調(diào)撥通知》,并通知財務(wù)部門辦理相關(guān)手。
4.2.3固定資產(chǎn)報廢
固定資產(chǎn)需報廢時,由使用部門或使用人提出書面申請,報行政人事部。由行政人事部會同使用部門或使用人確認簽字后,填寫《固定資產(chǎn)報廢報告》,并簽署意見報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理、分管副總裁批準后,送計劃財務(wù)部作賬務(wù)處理。
4.2.4固定資產(chǎn)清查
公司成立清查小組,對公司范圍內(nèi)全部固定資產(chǎn)全面盤點清查,一般情況下每年進行一次。由行政人事部牽頭,計劃財務(wù)部配合。根據(jù)“見物就點”的原則,編制實物資產(chǎn)清冊,做到賬、卡、物三相符。對確已損壞或遺失的固定資產(chǎn)需寫出書面報告,并填制《固定資產(chǎn)損壞(遺失)處理》,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理、分管總裁批準后作相應(yīng)處理。
4.3低值易耗品管理
4.3.1低值易耗品采購、驗收低值易耗品的采購及驗收按照公司《物資采購流程》進行。
4.3.2低值易耗品的入庫、保管和領(lǐng)用:
1、倉庫管理員對進倉庫的物資必須嚴格驗查物資的規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量。發(fā)現(xiàn)與發(fā)票數(shù)量不符,以及規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量不符合使用部門要求的,應(yīng)拒絕進倉,并立即向主管報告進行處理(計劃外的、突發(fā)性、急用物資除外)。
2、經(jīng)辦理驗收手進倉的物資,必須馬上填寫《入庫》,倉庫據(jù)以記賬,并送采購員兩份(一份用以辦理付款憑證,一份用以貨物采購的憑證)。
3、物資經(jīng)驗收合格,辦理進倉手續(xù)后,所發(fā)生的一切物資短缺、變質(zhì)、變型、霉爛等問題,均由倉管員負責處理,造成物資損失的,要承擔經(jīng)濟責任。
4、各部門計劃內(nèi)物資領(lǐng)用,必須填寫《領(lǐng)料》,經(jīng)使用部門負責人簽名,由倉管員負責在工具卡上作相應(yīng)登記,領(lǐng)用人簽收后,倉管員方能發(fā)貨。計劃外物資采購進庫后,倉庫應(yīng)及時通知請購部門。
5、倉管員對任何部門原則上應(yīng)先辦入庫手續(xù)后發(fā)貨的程序發(fā)貨。
6、遇有特殊情況(如搶修等),可由使用人員先填領(lǐng)用(注明特殊情況內(nèi)容),再由分管負責人辦理補簽手。
7、凡屬勞保用品、工具類的領(lǐng)用,除了按第五條第4點辦理領(lǐng)用手外,還必須在勞保用品卡上作相應(yīng)登記,再由公司行政
主管復(fù)核簽名后,倉管員方能發(fā)貨。
8、倉管員應(yīng)對各項物資設(shè)立“物資收、發(fā)、存貨卡”,凡購入、領(lǐng)用物資,應(yīng)立即作相應(yīng)的記載和登入,以及時反映物資的增減變化情況,做到賬、卡、物三者一致。
9、為及時反映庫存物資數(shù)額,倉管員應(yīng)每月編制《庫存物資余額表》,于當月二十八日報送行政人事部、公司計劃財務(wù)部、管理處及相關(guān)部門各一份。
10、各項物資均應(yīng)制訂最高儲備量和最低儲備量的定額。
11、因倉管員未能平衡好物資而造成供應(yīng)短缺,責任由倉管員負責;采購員不能及時采購、按時到貨,責任由采購員負責。
5其他事項
5.1行政企業(yè)部應(yīng)指定專人為公司實物管理員,做好動態(tài)管理、參與驗收、盤點、清查、報廢等工作,并辦理相應(yīng)手續(xù);
5.2當實物資產(chǎn)使用人工作發(fā)生調(diào)動時,對原由其使用保管的資產(chǎn),必須辦理移交手,待手辦理完畢后,才能辦理調(diào)動調(diào)離手。
5.3非正常毀損
1)、公司行政人事部是公司的實物管理部門,聯(lián)合計劃財務(wù)部會同使用部門負責報廢鑒定工作,按照“誰使用,誰保管”的原則,實行口分部門分級管理,責任到人;部門公用品,由部門負責人負責,可指派本部門專人保管;個人使用的,使用人負責。
