第1篇 資料管理員崗位責任制
1、 負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本科的檔案資料。搞好質(zhì)量標準化工作，嚴格加強檔案資料及礦圖的管理工作。
2、 負責提供檔案資料，為生產(chǎn)建設(shè)、科研攻關(guān)等各項工作服務(wù)，提供礦井生產(chǎn)建設(shè)各個階段所需的一切資料，解決采掘工作中出現(xiàn)的有關(guān)問題。
3、 協(xié)助本科專業(yè)組做好文件資料檔案的形成積累和平時立卷、年終立卷、歸檔工作。
4、 嚴格執(zhí)行檔案管理和各項制度，以保證檔案資料完整無損。對于磨損、斷裂、字跡線條不清的檔案資料，要及時的補修和完善，確保資料的完整性。
5、 在編制案卷目錄的基礎(chǔ)上，編制必要的檢查、保管工具和資料。同時努力學習檔案管理的有關(guān)知識，不斷提高資料管理水平，增強業(yè)務(wù)能力。
6、 嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案室的防火防盜工作。
7、 完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
第2篇 星城項目物業(yè)檔案資料管理
新星城項目物業(yè)檔案資料管理
隨著物業(yè)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業(yè)管理的介入期開始,始終伴隨著物業(yè)管理的進程,從物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計、開發(fā)、監(jiān)理、建筑的結(jié)構(gòu)設(shè)施、設(shè)備及日常物業(yè)管理中的規(guī)章制度、記錄表格、業(yè)主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對檔案、信息資料采用計算機管理,達到'科學化、有序化、集中化'管理目標。
管理的內(nèi)容
1、資料的收集
資料的收集堅持'來源多、內(nèi)容廣'的原則。從物業(yè)管理的實際工作出發(fā),擴大信息資料的來源,從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。
2、檔案資料的分類
所收集的檔案資料,根據(jù)其來源、內(nèi)容、形式,進行集中整理和科學分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。
移交資料
項目資料名稱
新星城項目規(guī)劃資料
1、項目批準文件
2、用地批準文件
3、規(guī)劃證、建筑許可證、開工許可證
4、拆遷安置資料
5、房地產(chǎn)平面圖
工程技術(shù)資料
1、竣工圖、總平面圖,建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及 隱蔽工程的全套圖紙
2、地質(zhì)勘查報告、工程建設(shè)投標文件
3、工程合同及竣工報告
4、工程預決算
5、圖紙會審記錄
6、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
7、隱蔽工程驗收簽證
8、沉降觀察記錄
9、竣工驗收證明書
10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
12、水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
13、砂漿、混凝土試塊試壓報告
14、供水、供氣、空調(diào)的試壓報告
15、園林綠化圖紙和清樣
16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同,設(shè)備安裝調(diào)試記錄,使用注意事項、說明,質(zhì)保書和保修單
17、工程監(jiān)理報告
日常物業(yè)管理檔案、信息資料
項目資料名稱
物業(yè)資料物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料等
業(yè)主資料業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、物品出入登記等
裝修資料裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等
維修資料修繕計劃與方案、維修申報表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等
綠化養(yǎng)護資料綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護記錄、禮儀擺花協(xié)議等
清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等
消防管理資料消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運行記錄、火災隱患整改通知等
治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護衛(wèi)巡邏簽到表、安全隱患整改通知等
設(shè)備管理資料設(shè)備臺帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計劃與申請報告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等
社區(qū)文化活動資料活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結(jié)報告等
員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等
服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等
行政文件資料政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;公司有關(guān)文件、通知、函件;商茂世紀廣場物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報等文件;物業(yè)榮譽檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等
3、檔案資料管理的要點
(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過雙方負責人或其指定責任人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
(2)檔案資料實行專人專職管理。
(3)檔案資料實行嚴格的借閱登記制度,歸還入檔時,必須經(jīng)過審核檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽導致文件流失。
(4)檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責,對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效文件。
(5)檔案資料的管理必須做到'七防',即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。
4、檔案資料管理制度
(1)管理公司檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。
(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄,以便檔案員收集。
(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒有原始記錄,也可存復印件。
(4)檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。
(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理公司相關(guān)資料。
(6)已歸檔的資料,每月進行抽查,每季進行全面檢查,年度進行清理、檢查,對超期或已無保存價值的檔案,嚴格按銷毀規(guī)程進行。
(7)對外借閱
用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料,須向管理公司提出書面申請,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復印的,應交納一定的保證金。
(8)對內(nèi)借閱。
管理公司內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復印
5、檔案資料管理體系
6、檔案資料銷毀規(guī)程
(1)每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理,并提出超過期限或已無保存價值的檔案。
(2)根據(jù)各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過保
存期限或已無保存價值時,由檔案資料員填寫銷毀單并報經(jīng)理鑒定。
(3)經(jīng)理在接到銷毀單10個工作日內(nèi),結(jié)合實際情況,并經(jīng)管理公司辦公會議進行鑒定,確認無誤后,執(zhí)行銷毀。
第3篇 地產(chǎn)項目會員資料檔案管理范例
地產(chǎn)項目會員資料檔案范例
報名編號
尊敬的客戶:
您好!**項目歡迎您的加入!為了能夠給您提供更有針對性的服務(wù),請您如實填寫以下各項資料,并遵守和維護該內(nèi)容,我們將竭誠為您提供服務(wù)。
1、您來自的地方:
□圍場□豐寧□興隆□灤平□平泉□隆化□承德縣
□河北省外市□外省□其它
2、您的職業(yè)是:
□政府官員 □公務(wù)員 □私營企業(yè)主 □技術(shù)人員 □管理人員
□小商戶 □白領(lǐng) □其它
3、您關(guān)注的媒體:
□電視□報紙 □廣播 □雜志 □短信□其它
4、您的家庭年收入狀況:
□5-10萬元 □10-15萬元 □15-20萬元□20-25萬元□25-30萬元□30-35萬元□35萬元以上
5、您是第幾次置業(yè):
□一次 □二次 □兩次以上
6、您這次購房的目的是:
□自住□投資 □投資自住兩便 □其它
7、您的意向戶型:
□一房□兩房兩廳□三房兩廳□四房兩廳
8、您的意向面積(m2):
□80-90 □90-100□100-120 □120-140
□140-170
9、您能接受的單價(元/m2):
□3800-4100元□4100-4400元 □4400-4700元□4700元-5000元
10、您選擇的付款方式:
□一次性□貸款 □五成或五成以上貸款
11、您購房的理想總價(萬元):
□40以下 □40-50 □50-60□60-70 □70以上
12、您獲知興盛匯水灣項目最重要的途徑
□路過 □朋友介紹 □媒體廣告 □戶外廣告□短信
□報紙 □其它
13、以下購房因素您認為哪些比較重要(可多選)
□位置□交通□配套□戶型□朝向□價格□園林/景觀□建筑外觀□物管□開發(fā)商之信譽□升值潛力□工程質(zhì)量□智能化設(shè)施□其它
14、您的認籌戶型:
樓 號樓層戶型面 積備注
第 棟第 樓 房 廳
第4篇 建筑公司環(huán)境管理文件和資料控制程序
建筑集團公司環(huán)境管理程序文件
程序文件名稱:文件和資料控制程序
1.目的
對與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的文件和資料進行有效控制,使管理體系運行的所有場所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于集團公司與質(zhì)量環(huán)境有關(guān)的所有場所的文件資料的控制。
3.職責
3.1行政部負責編制并監(jiān)督實施本程序。
3.2各部門的職責詳見w*/ems/c*/a/07附表1-3。
4.控制程序
4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會簽、審批、編號、收發(fā)、復制、更改、銷毀等規(guī)定,具體在本程序的附表中說明。
4.1.1體系文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表1)
4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表2)
4.1.3工程技術(shù)文件資料的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表3)
4.1.4工程承包合同的控制,執(zhí)行集團公司的《合同評審控制程序》、《合同管理辦法》。
4.2文件的評審
各部門在管理體系運行中,發(fā)現(xiàn)需要對文件進行修訂時,要及時將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評審。
4.3更改形式及歸檔要求
4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數(shù)字在
30字以內(nèi),用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容,在更改處加蓋更改專用章,更改內(nèi)容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時,應注名原文件作廢。
4.3.2文件和資料的歸檔:執(zhí)行集團公司《檔案管理辦法》。
4.4文件和資料的編號規(guī)定
4.4.1集團公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號依據(jù)國家行政機關(guān)公文分類規(guī)定,每年從01開始順序編號。
4.4.2體系文件編號規(guī)定
4.4.2.1體系文件分類
a.質(zhì)量體系文件:指依據(jù)iso9002:1994版標準編制的文件,分《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》和《崗位責任制》三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。
b.環(huán)境管理體系文件:指依據(jù)iso14001:1996版標準編制的文件,分《環(huán)境管理手冊》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導書》三層。
4.4.2.2質(zhì)量體系文件編號
文件編碼規(guī)定:
a.公司代碼:建筑集團公司-*j;
b.文件類別:質(zhì)量保證手冊-qa;
程序文件、作業(yè)指導書-qp;
c.文件序號:用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。
4.4.2.3部門和分公司代碼
工程部-gc經(jīng)營部-jy企管部-qg行政部-*z財務(wù)科-cw
試驗室-sy開發(fā)辦-kf材料公司-cl集團一公司-y*
集團二公司-zr集團三公司-sj 集團四公司-sq
集團五公司-wy集團六公司-lc集團七公司-qh
集團八公司-bf集團九公司-jc 集團十公司-zi
集團十一公司-ws集團十二公司-ad直屬三公司-js
直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs
4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號
a.《環(huán)境管理手冊》:w*/emsc/a-2001
b.《環(huán)境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001
c.集團公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/zds/a/**-2001
d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/ yy /a/**-
e.《崗位責任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001
各代碼含義:
emsc:代表環(huán)境管理手冊
ems:代表環(huán)境管理體系
c*:代表環(huán)境管理程序文件
zds:代表環(huán)境管理作業(yè)指導書
**:代表文件序號,從01開始
yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定
2001:代表文件編制時間為2001年
a:代表a版
gwzr:代表崗位責任制度
5.相關(guān)文件
w*/emsc/a-2001《環(huán)境管理手冊》
w*/ems/c*/a/12-2001《記錄控制程序》
*j/qp/*z/01-2000《檔案管理辦法》
*j/qp/02-2000《合同評審控制程序》
*j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》
6.標準表格
ems/07-1《文件和資料控制清單》
ems/07-2《文件資料發(fā)文審批表》
ems/07-3《文件會簽表》
ems/07-4《文件資料收文登記表》
ems/07-5《文件修改記錄表》
ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》
ems/07-7《文件資料銷毀記錄》
ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》
第5篇 電氣施工管理資料
呷哺呷哺餐廳配電系統(tǒng)目錄
餐廳配電系統(tǒng)目錄
一、餐廳配電系統(tǒng)的一般要求
1. 配電系統(tǒng)應有很高的可靠性,滿足餐廳的營運要求
2. 配電系統(tǒng)應根據(jù)餐廳設(shè)備的實際狀況,做到經(jīng)濟合理
3. 配電系統(tǒng)應有效保障操作人員的人身安全
4. 配電系統(tǒng)應有效保障餐廳設(shè)備的安全.
5. 配電系統(tǒng)的電壓應滿足餐廳的使用要求
6. 配電系統(tǒng)的配置應基本統(tǒng)一,操作簡便,維護方便
7. 配電系統(tǒng)應留有一定余量,以滿足將來的發(fā)展需要
二、餐廳供電的方式:低壓供電
低壓供電:
這是餐廳使用的供電方式, 餐廳所在的物業(yè)大樓能夠提供餐廳所需的用電量, 由大樓配電間配出低壓電纜至餐廳的低壓配電柜.我們餐廳的低壓電源為三相五線制,三根為相線,一根為零線,另外一根為接地保護線,低壓電纜的線徑應根據(jù)餐廳的計算電流選擇,如果電纜線徑較大,為了減少施工難度,可以選用線徑較小的兩根電纜雙拼使用,但兩根電纜的型號、線徑和長度必須相同。
低壓供電又可以分為以下三類狀況:
(1).可以接受的兩種供電方式:
1).一路供電:
業(yè)主提供一路電纜就能滿足餐廳的用電需要,這是最理想的狀況。我們公司的投資最少,電氣系統(tǒng)最簡潔明了。
2).二路供電:
業(yè)主的單個開關(guān)容量不夠,只能提供兩路電纜才能滿足餐廳的用電需要,要求兩路開關(guān)必須由同一臺變壓器供電,這種情況下會增加我們配電柜的投資和配電間的面積,同時電氣廠商還需根據(jù)兩路開關(guān)的容量重新分配負載,對標準圖紙進行適當?shù)恼{(diào)整。
(2).一般情況下不接受的供電方式: 三路或三路以上供電
業(yè)主的開關(guān)容量都太小,必須提供3個或更多個開關(guān)才能滿足我們餐廳的用電需要,在此狀況下會使設(shè)計難度增加,同時增加配電柜的投資和增加配電間的面積,由于供電路數(shù)的增多,使故障率也相應增加,不利于我們餐廳的正常營業(yè)和日常管理。除非有特別重要的餐廳并經(jīng)過特批,一般不得采用這種供電方式。
解決方法:
在可能的情況下應要求業(yè)主對大樓的配電柜進行改造或調(diào)整,將提供給我們的開關(guān)盡量改為一路,如實在有困難,也可以是兩路。
(3). 任何情況下都不可以接受的供電方式:不同變壓器提供的兩路或多路電源
業(yè)主每個變壓器所帶的開關(guān)容量都不足以滿足我們餐廳的用電需要,業(yè)主將不同
變壓器所帶的開關(guān)提供給我們餐廳,在這種情況下會有安全隱患,所以不可以采
用。
解決方法:
在這種情況下應要求業(yè)主對大樓的配電柜進行改造或調(diào)整,將提供給我們的開關(guān)
改為由同一個變壓器供電,開關(guān)數(shù)量應滿足前面提到的對開關(guān)的數(shù)量要求.
三、餐廳供電的電壓要求
以下所指的額定電壓及電壓偏差范圍都是指在我們餐廳的末端用電設(shè)備處的電壓,如切肉機,空調(diào)等,而不是我們餐廳配電間的輸入電壓,考慮線路的壓降,輸入電壓應至少高于此值1%左右.
1. 額定電壓: 單相-220v 三相-380v
2. 電壓允許的的偏差范圍: +5%~-5%單相電壓范圍-209v~231v 三相電壓范圍-361v~399v
3. 額定電壓不正常的兩種情況:
(1).業(yè)主提供的電壓比較高,可能的情況下應要求業(yè)主適當降低輸出電壓,使電壓保持在一個正常的范圍.
(2).業(yè)主提供的電壓比較低,可能的情況下應要求業(yè)主適當調(diào)高輸出電壓,使電壓滿足餐廳的用電需要.
4. 額定電壓過低的主要原因:
(1).業(yè)主的配電間離開我們的餐廳較遠,在電流的輸送過程中產(chǎn)生過大的壓降.當
電流經(jīng)過導線傳送時,由于導線本身具有電阻,所以在這段導線上就會產(chǎn)生壓降.流過的電流越大,壓降越大.導線線徑越小,同樣長度的導線電阻就越大,產(chǎn)生的壓降也越大?？赡艿那闆r下應要求業(yè)主提高變壓器的輸出電壓,使電壓在經(jīng)過較長距離的輸送后仍維持在一個正常的范圍。同時可以考慮加大電纜的線徑,這樣可以減小導線電阻,降低壓降,使電壓保持在一個合理的范圍.但效果沒有增加輸出電壓明顯,同時由于線徑的增加,會增加較多的電纜投資。
(2).業(yè)主提供給我們的電壓在正常范圍內(nèi),但由我們的配電間送到用電設(shè)備時產(chǎn)生過大的壓降,主要是空調(diào)設(shè)備,如果空調(diào)室外機的安裝位置較遠,就有可能產(chǎn)生這種情況,一般可以用適當加大導線線徑的辦法加以解決.
5.電壓偏差對餐廳設(shè)備的影響:
(1). 對電動機或設(shè)備馬達的影響:當電壓過低時會降低電動機的扭矩,使電動機轉(zhuǎn)速下降,同時會使電動機的電流增加,引起溫度升高,絕緣老化加快,縮短電動機的使用壽命。當電壓過高時也會使電動機的電流增加,引起溫度升高,絕緣老化加快,縮短電動機的使用壽命。
(2). 對照明的影響:
當燈具的電壓過低時會使光源的發(fā)光強度減弱,照度下降,影響照明效果。當燈具的電壓過高時會使光源的壽命縮短。
(3). 對電加熱設(shè)備的影響:
當電加熱設(shè)備的電壓過低時會減少設(shè)備的輸出功率,影響產(chǎn)品的質(zhì)量。當電加熱設(shè)備的電壓過高時會增加設(shè)備的輸出功率,也會影響產(chǎn)品的質(zhì)量,同時由于電流增大,會影響設(shè)備的使用壽命。
第6篇 裝飾項目工程資料管理
裝飾項目工程資料管理
第一節(jié)、技術(shù)往來文件的管理
一般技術(shù)往來文件是指裝飾工程準備階段和工程實施工程中,建設(shè)單位(業(yè)主)、施工單位(承包商)、設(shè)計單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示、通知、報告、請示、申請、邀請等文件。
一般技術(shù)往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。
1.技術(shù)往來文件的管理
一般技術(shù)往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設(shè)立管理系統(tǒng)。
一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法
分類管理方法
業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件副本
裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本
設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄
監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等副本
分包商分類,按時間登記保存
供應商分類,按時間登記保存
其他包括專家顧問、外來檢查官員、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體的評論、觀感、報道及其他資料,按時間順序登記、排列
2.裝飾工程公司在實施過程中應提交的書面通知和文件
一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法
分類管理方法
業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件的副本
裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本
設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄
監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件、報告、請示、申請等的副本
分包商分類,按時間登記保存
供應商分類,按時間登記分類保存
職員關(guān)于職員任命及其他職員時間的函件,應分類保存,但應同時按時間、筆畫或漢語拼音編制人員一覽表
其他包括專家顧問、外來檢查官、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體等的評論、觀感、報導及其他資料,按時間順序登記、排列
第二節(jié)、工地會議
一.認真參加業(yè)主及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議主要內(nèi)容作好充分的準備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認真對待并作好會議記錄。
(1).經(jīng)常工地會議
1).經(jīng)常工地會議的目的
a.討論施工的問題;
b.就有關(guān)問題進行討論結(jié)果作出決定;
c.記錄有關(guān)事宜。
經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計劃與實行計劃情況偏差并著手糾正的良好機會,有助于避免誤會和分歧。
2).會議主要內(nèi)容
a.對上次會議記錄的確認;
b.工程進展情況;
c.對下一個報告期的進度預測;
d.施工單位投入的人力情況;
e.技術(shù)事宜;
f.財務(wù)事宜;
g.與其他施工單位、配套工程的協(xié)調(diào)問題;
h.材料質(zhì)量、供應及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;
i.對施工單位的通知和指令及對業(yè)主及監(jiān)理單的請示和要求;
j.索賠。
3).會議記錄
經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重性不僅在于指導和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù)。因此會議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有效。
會議記錄必須忠于事實及公平,應準確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。
會議記錄必須清楚列出:會議地點及時間、出席者姓名及他們所代表的單位、會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容、決議事項、行動由何人執(zhí)行等內(nèi)容。
經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負責記錄、整理,并在整理好的正式經(jīng)常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。
當經(jīng)常工地會議記錄需進行修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應在下次工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議的某個事項做進一步的解釋和說明時,應采取書面的形式通知對方。
二.在日常施工生產(chǎn)中,如落實工作安排,督促施工生產(chǎn),總結(jié)工作情況,幫助和教育后進,都需要通過會議的形式來解 決。主要會議形式有:
1.各工種和班組的班前會
這一種制度性會議,在上班前15~30min,由工長主持,項目經(jīng)理和施工負責人應有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會。一般要督促落實兩個問題:
第一.總結(jié)前一天的工作。包括完成工作量、進度效率、施工質(zhì)量、勞動安全、用料及文明施工;
第二.安排當天的工。將當天施工內(nèi)容、部位、數(shù)量、質(zhì)量、安全、文明施工、技術(shù)要點的重點、相關(guān)施工規(guī)范等注意事項落實到人。
2.月、旬、周生產(chǎn)狀況總結(jié)會
主要是總結(jié)一段時間內(nèi),全工地范圍在施工進度、安全、質(zhì)量、文明、效率、紀律等方面的情況,表揚先進,糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經(jīng)理主持。
3.一般質(zhì)量安全事故調(diào)查和分析會
4.優(yōu)劣時間現(xiàn)場會
裝飾工程施工工藝較為繁雜,當出現(xiàn)了先進施工工藝、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、合理化建議時,應及時組織有關(guān)施工班組學習和推廣。當發(fā)生典型的違章和冒險作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進行批評處理。
5.勞動競賽動員和評比會。
第三節(jié)、竣工資料
一.竣工資料的主要內(nèi)容內(nèi)容及要求
1.竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱、位置、 結(jié)構(gòu)、層次、面積和附有設(shè)備、裝置等。
2.圖紙會審記錄;
3.材料代用核定單;
4.施工組織方案及技術(shù)交底資料;
裝飾工程施工組織方案應內(nèi)容齊全,審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入交工驗收資料。
技術(shù)交底包括設(shè)計交底、施工組織設(shè)計交底、主要分項工程施工技術(shù)交底、合同要點交
底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認手續(xù)。
5.材料、購配件、成品出廠證明和檢驗報告。
裝飾材料、材料半成品、成品均有出廠質(zhì)量合格證明,標明出廠日期。
合格證和檢驗報告的抄件或復印件應注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復印件)單位印章。
石材、瓷磚除要有出廠合格證外,還應附有現(xiàn)場檢驗報告。防火材料要有國家標準的合格證書和消防部門的使用許可證。
防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠要有合格證或檢驗報告;焊接要有焊條合格證書;鋼材出廠要有合格證及試驗報告。
6.施工記錄
貼墻紙(布)要有基層含水率記錄;
工程質(zhì)量事故的發(fā)生和處理記錄。包括事故報告、處理方案和實施記錄。
7.裝飾施工試驗報告
貼瓷磚的沙漿若在現(xiàn)場自行配制,應經(jīng)過試貼確定配比。試驗報告注明組成的材料配比,并說明試驗結(jié)果,由業(yè)主簽字確認。
8.預檢記錄
包括現(xiàn)場基準點、樓層基準線、預留孔洞和預埋件位置的檢查記錄。
9.隱檢記錄
泛指輕質(zhì)隔斷墻、吊頂?shù)软椖康碾[檢記錄情況。
10.裝飾工程質(zhì)量檢驗評定資料
包括所有分項工程應有的質(zhì)量評定表及分布工程匯總評定表。
11.交竣工驗收書
裝飾工程施工單位(承包方)、建設(shè)單位(發(fā)包方)和設(shè)計單位(設(shè)計師)三方簽認的竣工驗收單,送質(zhì)量監(jiān)督部門進行核查,合格后簽發(fā)核定書。
12.設(shè)計變更、洽商記錄
設(shè)計變更、洽商記錄應有設(shè)計單位、施工單位和建設(shè)單位三方代表簽認,經(jīng)濟洽商可由裝飾施工單位和建設(shè)單位兩方代表簽認。
分包工程有關(guān)設(shè)計變更和洽商記錄應通過裝飾總承包單位辦理;
設(shè)計變更、洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全、完整。
13.竣工圖
凡原施工圖無變更的,可在新的原施工圖上加蓋'竣工圖'標志后作為竣工圖;
無大的變更可在原圖上改繪,有重大變更的應重新繪制竣工圖。
14.施工日記
15.其他(封面、總目錄)
二.竣工資料歸檔
凡是移交的工程檔案和技術(shù)資料,必須做到真實、完整、有代表性,能如實地反映工程和施工的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時,凡移交的檔案資料,必須按照技術(shù)管理權(quán)限,經(jīng)過技術(shù)負責人審查簽認;對曾存在的問題,評語要確切,經(jīng)過認真的復查,并作出處理結(jié)論。
第7篇 地測資料管理員與地測防治水崗位責任制
1、有下列行為之一的,給予地測資料管理員警告處分;造成嚴重后果的,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任;
一)違反勞動記錄,私自修改資料的;
二)對資料內(nèi)容出現(xiàn)錯誤而熟視無睹,不修改的;
三)不及時對資料存檔導致難以查閱,影響工作的。
四)拒不執(zhí)行煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)及其煤礦安全監(jiān)察人員的安全監(jiān)察指令的。
2、煤礦發(fā)生事故,有下列情形之一的,依法給予地質(zhì)資料管理員開除的紀律處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任:
一)不按照規(guī)定及時、如實提供資料的;
二)偽造、故意修改資料的;
三)阻礙、干涉煤礦事故調(diào)查工作,拒絕接受調(diào)查取證,提供有關(guān)情況和資料的。
3、對資料的丟失、未經(jīng)允許而外借和報送導致的后果負直接責任。
4、對回收廢、舊的資料未進行登記集中負直接責任。
第8篇 橋式門式起重機檔案資料及管理要求公路工程
一、出租單位、使用單位對于以下幾種類型的設(shè)備不得出租和使用。
（1）屬國家明令淘汰或者禁止使用的。
（2）超過安全技術(shù)標準或者制造廠家規(guī)定的使用年限的。
（3）經(jīng)檢驗達不到安全技術(shù)標準規(guī)定的。
（4）沒有完整安全技術(shù)檔案的。（包括:a特種設(shè)備的設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量證合格證明、安裝及維護保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗證明等相關(guān)技術(shù)資料和文件;b 特種設(shè)備定期檢驗和定期自行檢查記錄；c特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；d特種設(shè)備及其附屬儀器儀表的維護保養(yǎng)記錄；e特種設(shè)備的運行故障和事故記錄。）
（5）沒有齊全有效的安全保護裝置的。 出租單位應提供建筑起重機械特種設(shè)備制造許可證、產(chǎn)品合格證、備案證明和自檢合格證明，提交安裝使用說明書，并應當應在簽訂的建筑起重機械租賃合同中，明確租賃雙方的安全責任。
二、出租單位資料及管理要求。
（1）購銷合同、制造許可證、產(chǎn)品合格證、型式檢驗報告、質(zhì)量證明書、附屬設(shè)施（安全裝置、材料）合格證、安裝使用說明書、備案證明等原始資料。
（2）定期檢驗報告、定期自行檢查記錄、定期維護保養(yǎng)記錄、維修和技術(shù)改造記錄、 運行故障和生產(chǎn)安全事故舊錄、累計運轉(zhuǎn)記錄等運行資料。
（3）歷次安裝驗收資料。
三、安裝單位資料及管理要求。
（1）安裝單位資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、安裝人員資格證書（q1、q2）及名單、現(xiàn)場管理人員及安全管理人員任命書。
（2）安裝、拆卸合同。與使用單位簽訂。
（3）安全協(xié)議書。 與使用單位簽訂。
（4）安裝、拆卸工程專項施工方案。安裝單位按照安全技術(shù)標準及建筑起重機械性能要求，編制建筑起重機械安裝、拆卸工程專項施工方案，由安裝單位技術(shù)負責人簽字后，報上報總包單位、監(jiān)理單位審批。
（5）安全施工技術(shù)交底的有關(guān)資料。由安裝單位現(xiàn)場負責人組織實施，并進行簽字按手印確認。
（6）安裝、拆卸工程生產(chǎn)安全事故應急救援預案。由安裝單位編、審、批后，報總包單位、監(jiān)理單位審核。
（7）專項方案（安裝、拆除）實施前將安裝拆卸單位資質(zhì)、專項施工方案、安裝拆卸人員名單及資格、安裝拆卸時間、安裝拆卸生產(chǎn)事故應急救援預案、安全技術(shù)交底資料、安全管理協(xié)議、安裝拆卸合同等資料報總包單位、監(jiān)理單位審核合格后，告知屬地市場監(jiān)督管理局辦理安裝（維修）告知單后，組織進行安裝、拆卸工作。
（8）安裝前準備工作：
1、安裝施工技術(shù)交底。
2、檢查安裝場地及施工環(huán)境條件。
3、檢查安裝工具設(shè)備及安全防護用具。
（9）安裝單位自檢。安裝單位安裝完成后，應及時組織單位的技術(shù)人員、安全人員、安裝組長對橋式（門式）起重機械進行驗收。驗收內(nèi)容包括：橋式（門式）起重機安裝方案及交底、基礎(chǔ)資料、防雷接地檢測、金屬結(jié)構(gòu)、運轉(zhuǎn)結(jié)構(gòu)、安全裝置、電氣系統(tǒng)、繩輪鉤部件。自檢合格的，應當出具自檢合格證明（自檢報告）。
（10）委托第三方檢驗機構(gòu)進行檢驗。需要注意的是，檢測單位完成檢測后，出具的檢測報告是整機合格，其中可能會有一些項目不合格；設(shè)備供應方應對不合格項目進行整改，并出具整改報告。
（11）安裝單位對上述資料原件進行審核，審核通過后，留存加蓋單位公章后報使用單位。
四、使用單位資料及管理要求。
（1）使用單位將出租單位資料、安裝單位資料報分部，分部報總包單位、監(jiān)理單位審核。
（2）總包單位組織出租單位、安裝單位、使用單位、監(jiān)理單位對塔式起重機聯(lián)合驗收。
（3）驗收合格之日起30日內(nèi)，使用單位向?qū)俚厥袌霰O(jiān)督管理局辦理使用登記證、使用標志。登記標志置于或者附著于該設(shè)備的顯著位置。
（4）根據(jù)不同施工階段、周圍環(huán)境以及季節(jié)、氣候的變化，對建筑起重機械采取相應的安全防護措施。
（5）制定建筑起重機械生產(chǎn)安全事故應急救援預案。
（6）在建筑起重機械活動范圍內(nèi)設(shè)置明顯的安全警示標志，對集中作業(yè)區(qū)做好安全防護。
（7）設(shè)置相應的設(shè)備管理機構(gòu)或者配備專職的設(shè)備管理人員。
（8）指定專職設(shè)備管理人員、專職安全生產(chǎn)管理人員進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
（9）與有資質(zhì)單位簽訂維修保養(yǎng)合同，提供維修保養(yǎng)記錄。
（10）操作人員持證上崗。（操作證q3、q4）
（11）建筑起重機械出現(xiàn)故障或者發(fā)生異常情況的，立即停止使用，消除故障和事故隱患后，方可重新投入使用。
五、分部資料要求
（1）進場驗收記錄。
（2）上報安裝拆卸單位資質(zhì)、專項施工方案、安裝拆卸人員名單及資格、安裝拆卸時間、安裝拆卸生產(chǎn)事故應急救援預案、安全技術(shù)交底資料、安全管理協(xié)議、安裝拆卸合同等報總包單位、監(jiān)理單位審核。
（3）關(guān)鍵環(huán)節(jié)告知表。
（4）關(guān)鍵環(huán)節(jié)作業(yè)前檢查記錄。
（5）關(guān)鍵環(huán)節(jié)旁站記錄。
（6）安裝驗收記錄。（將出租單位資料、安裝拆卸單位資料、使用單位資料歸檔）
（7）組織出租單位、安裝單位、使用單位、監(jiān)理單位、總包單位進行驗收。
（8）建立特種作業(yè)人員臺賬及操作證。
（9）對特種作業(yè)操作人經(jīng)安全教育培訓合格及安全技術(shù)交底后方可上崗作業(yè)。
（10）特種設(shè)備安全生產(chǎn)事故應急救援預案。
（11）使用單位提供日常檢查維修保養(yǎng)記錄、定期檢查維修保養(yǎng)記錄等。
（12）與使用單位簽訂安全管理協(xié)議。
（13）定期對塔式起重機械進行安全檢查。
（14）建安特定期檢測資料。
六、橋式（門式）起重機使用要求。
（1）每臺起重機必須在明顯的地方掛上額定起重量的標牌。
（2）工作中，橋架上不許有人或用吊鉤運送人。
（3）起重機不允許超荷使用。
（4）起重機在沒有障礙物的線路上運行時，吊鉤或吊具以及吊物底面，必須離地面 2m 以上。越 過障礙物時，須超過障礙物 0.5m 高。
（5）吊運小于額定起重量 50%的物件，允許兩個機構(gòu)同時動作；吊大于額定起重量 50%的物件， 則只可以一個機構(gòu)動作。
（6）具有主、副鉤的橋式起重機，不要同時上升或下降主、副鉤（特殊例外）。
（7）不允許用碰限位開關(guān)作為停車的辦法。
（8）吊鉤處于下極限位置時，卷筒上必須保留有兩圈以上的安全繩圈。
（9）橋式起重機所有的電氣設(shè)備外殼均應接地。如小車軌道不是焊接在主梁上，應采取焊接地線 措施。接地線可用截面積大于 75mm2的鍍鋅扁鐵或 10mm2的裸銅線或大于 30mm2的鍍鋅圓鋼。司機室或 起重機體的接地位置應多于兩處。起重機上任何一點到電源中性點間的接地電阻，均應小于 4ω。
第9篇 繪圖資料管理員崗位責任制
一、在科長、工程師(技術(shù)員)的領(lǐng)導下,負責機電圖紙描繪工作圖紙和技術(shù)資料、儀器、儀表的整理保管工作。
二、負責對新到設(shè)備圖紙、說明書等資料的收集、歸檔工作(包括向廠家或出圖單位索取資料),并配合專業(yè)人員,對有關(guān)技術(shù)資料的描繪工作。
三、負責對保管的儀器、儀表、圖紙和技術(shù)資料目錄的編制工作,建立借用收發(fā)登記制度,發(fā)生丟失或損壞的必須追究責任,并及時報請領(lǐng)導追查處理。
四、嚴格遵守保密和借閱、借用制度,未經(jīng)領(lǐng)導批準,圖紙資料、儀器、儀表不得外借和供人抄錄。
五、繪圖工作必須保持正確及時,未經(jīng)審核批準不得曬制或支付施工。
六、協(xié)助有關(guān)業(yè)務(wù)人員搞好技術(shù)培訓工作。
第10篇 項目監(jiān)理部資料信息管理
項目監(jiān)理部資料及信息管理
施工監(jiān)理日記
1)每個監(jiān)理人員必須逐日如實填寫《施工監(jiān)理日記》,并在《施工監(jiān)理日記》上署名。
2)《施工監(jiān)理日記》由項目監(jiān)理工程師每天審看并簽字后存檔。
3)監(jiān)理日記填寫內(nèi)容分四類:
施工情況:當天施工內(nèi)容;工程會議、主要材料、機械、勞動力進出場情況等。
存在問題:工程質(zhì)量和進度等。
問題處理:對提出的問題處理情況和結(jié)果,簽發(fā)的證書和單據(jù),現(xiàn)場協(xié)調(diào)內(nèi)容。
其它:安全、文明、停工情況、合理化建議等。
監(jiān)理月報
監(jiān)理月報是監(jiān)理方向業(yè)主和施工承包方反映月報期間工程質(zhì)量、進度、投資實際進展情況和存在問題和監(jiān)理意見的正式監(jiān)理文件。一般于每月26日編制出上月的監(jiān)理月報。
第11篇 東南房地產(chǎn)項目銷售現(xiàn)場資料管理
東南國際項目銷售現(xiàn)場資料管理
1.公開宣傳資料:樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。每日檢查該類資料是否用到保留底限,應及時增加擺放資料。
2.銷售資料:《客戶來訪登記表》、《****樓盤認購協(xié)議書》、《價格表》、《廣告來電登記表》、《購須知房》、《銷控表》、《變更通知單》《客戶投訴表》《樓盤折扣申請單》等。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應詳細填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當日填寫《客戶登記總表》,由并輸入電腦。
物業(yè)認購協(xié)議書--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導客戶。
廣告來電登記表--登記來電量,用于檢測廣告發(fā)布效果,同時便于對媒體效果監(jiān)控。
購房須知--簽定認購書后附送。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單,財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),交款人聯(lián)交內(nèi)勤人員。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務(wù)自行保管,特殊情況由銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)負責管理。
--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單,銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)簽字后將財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),另一聯(lián)附在認購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--另行規(guī)定。
客戶投訴表----用于登記客戶投訴時間、投訴內(nèi)容等。
樓盤折扣申請單----用于客戶如需多套單位或要求更多折扣。
3.樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、認購書、變更表、客戶檔案:每日由內(nèi)勤人員審核并存檔。
(2)客戶基本情況表、客戶付款情況表:每日由內(nèi)勤人員及時登錄。
(3)合同登記情況表:由內(nèi)勤人員負責登記,客戶領(lǐng)取時在登記表上簽字。
(4)下月應收款清單及應簽合同、辦理按揭清單:由內(nèi)勤人員在月初與財務(wù)查核后制定,及時通知銷售員。
(5)客戶投訴表:由客戶自己填寫或銷售員指導客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并存檔,在《投訴匯總表》上登記。
(6)業(yè)主函:業(yè)主函由內(nèi)勤協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)銷售員簽到及接待順序表:由內(nèi)勤人員存檔。
4.其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預售證等相關(guān)五證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結(jié)等)、公司其他樓盤資料、周邊樓盤資料等。此類資料由內(nèi)勤人員分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過現(xiàn)場內(nèi)勤人員同意并登記,要如期歸還。
第12篇 廈門市物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)申報需提交資料
一、 向廈門市物業(yè)管理協(xié)會提出申請物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營資質(zhì)的報告;
二、 填報《廈門市物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)申報表》;
三、 附下列文件:
1、企業(yè)經(jīng)營負責人姓名及其學歷、職稱證書;
2、公司章程(加蓋公章);
3、工商營業(yè)執(zhí)照有效復印件;
4、驗資證明(注冊資金50萬元以上);
5、經(jīng)營辦公場所證明;
6、物業(yè)管理委托合同;
7、具有專業(yè)職稱管理人員的資格證書(含物業(yè)管理從業(yè)人員崗位證書)原件及復印件。
具體要求:
(1)企業(yè)負責人取得建設(shè)部物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)理崗位證書;
(2)企業(yè)專職專業(yè)管理人員全部取得從業(yè)人員崗位證書(最低不少于5人);
(3)企業(yè)要具有工程、經(jīng)濟等中級以上職稱的人員不少于5人;
(4)中級職稱人員必須要有原單位出具證明、身份證復印件,并要簽定勞動合同;
(5)企業(yè)經(jīng)理必須有大專學歷,二年以上物業(yè)管理經(jīng)驗;
(6)送驗時必須提供證書原件,并附復印件(加蓋公章)
申報材料要真實,企業(yè)從業(yè)人員、中級職稱人員必須是本公司的在編人員,
不得借用各種證書,一經(jīng)查明將不予辦理企業(yè)資質(zhì);
四、手續(xù)齊全后由物業(yè)管理協(xié)會派專家到現(xiàn)場勘察,符合條件的物業(yè)協(xié)會于15個工作日內(nèi)予以審批。
以上資料(a4紙張)一式三份送至廈門市物業(yè)管理協(xié)會
每月上旬一、三、五上為申報收件時間
聯(lián)系電話:0592-2235709
地 址:美湖路9號3樓
第13篇 高速公路工程資料編制管理要求
高速公路工程資料編制與管理要求
第一節(jié)資料的管理
當今世界信息、能源、材料已成為人類社會的三大資源,檔案信息資源是科學決策的基礎(chǔ)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,人們越來越認識到檔案信息在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的重要作用。對于公路工程建設(shè)項目來說,工程的規(guī)劃、實施及建成后運營等各項工作都離不開檔案信息。從決策過程看,無論是項目的提出、方案的論證和立項都必須充分收集各方面的資料,通過分析、推理找出事物運動的內(nèi)在規(guī)律,預見事物發(fā)展變化趨勢,確定目標。其次,在決策實施過程中,必然會遇到大量的不確定的隨機因素,這就需要通過信息反饋,及時對決策進行修正、控制和調(diào)整,從而使決策獲得最佳效果。決策執(zhí)行過程終結(jié)后,
還需要憑借各方面的信息驗證系統(tǒng)效益和總結(jié)經(jīng)驗教訓。由此可見,決策之前、決策過程中和決策之后都離不開信息。
公路工程建設(shè)期間形成的資料,反映的是項目建設(shè)的客觀狀況和規(guī)律的信息,它包括文字、圖表和音像等表達形式。由于公路工程項目建設(shè)時間長,參建單位多,涉及面廣,形成的資料繁雜,必須及時進行收集、整理歸檔,以便更好地為項目建設(shè)決策服務(wù),為項目建成后的運營服務(wù)。為完成這項任務(wù),公路工程建設(shè)單位(業(yè)主)、勘察設(shè)計單位、施工和監(jiān)理單位對項目建設(shè)期間形成資料的收集、整理歸檔工作,應納入工程建設(shè)管理之中,制訂編制與管理辦法,建立管理網(wǎng)絡(luò),并配備專職管理人員。使項目資料收集、整理與工程建設(shè)同步,做到'邊施工、邊整理',達到工程完成竣工資料編制完成的目的。
一、制訂辦法,規(guī)范資料的編制與管理
多數(shù)工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進度,這主要因為:一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時不重視資料的管理,往往在工程臨近結(jié)束時才開始整理;二是各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式,工程臨近結(jié)束時集中整理較為困難;三是工程實施過程中專業(yè)化施工隊伍調(diào)動頻繁,一旦缺少資料不易整理齊全;四是工程技術(shù)人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉,內(nèi)業(yè)資料整理過程中返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為了避免上述問題的產(chǎn)生,業(yè)主應在項目立項后就著手制訂資料的編制與管理辦法,辦法制訂的越詳細,操作性也就越強,才能達到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應對竣工資料的歸檔內(nèi)容、編制要求,資料收集整理的責任單位做出詳細的規(guī)定(見附表1-1《竣工資料編制內(nèi)容及分工一覽表》)。使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應做哪些工作,如何去做。
本書的目的就是想提供一套公路工程建設(shè)項目資料的編制與管理辦法,以達到竣工資料標準統(tǒng)一,完整、準確、系統(tǒng)的目的。
二、建立資料管理網(wǎng)絡(luò)
從項目立項開始,業(yè)主就應成立以項目法人代表為主的資料管理領(lǐng)導小組。隨著工程進展,將設(shè)計、施工和監(jiān)理單位本項目負責人也納入領(lǐng)導小組之內(nèi)。各單位并配備專職檔案管理人員,具體負責資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段,時間跨度大、形成的資料多,在施工隊、班組中也應設(shè)兼職資料管理員,使資料管理形成網(wǎng)絡(luò)。
在項目實施過程中,領(lǐng)導小組要履行事前指導、中間檢查、最后把關(guān)的職責。對一些好的做法和經(jīng)驗及時進行推廣、交流,互相取長補短,使建立起的管理網(wǎng)絡(luò)處于積極的工作狀態(tài),使工作水平不斷提高。
三、組織專題培訓,提高資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在項目實施過程中,雖然制訂了編制與管理辦法,但由于從事資料管理的人員業(yè)務(wù)水平不一,對管理辦法的規(guī)定、要求認識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作,對如何組卷、裝訂,總覺得'形象'不起來,無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進行培訓,結(jié)合實物對資料的編制內(nèi)容、要求進行講解,使管理人員明白如何做,為什么這樣做,只有資料管理人員業(yè)務(wù)水平提高了,才能更好地做好資料的編制與管理工作。
四、建立臨時檔案室
臨時檔案室技術(shù)管理應貫徹'以防為主,防治結(jié)合'的原則,切實做好溫濕度控制和調(diào)節(jié),防治有害生物,防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。建立健全管理制度,并設(shè)專人管理。
(一)溫濕度控制
為了最大限度地延長檔案資料的壽命,臨時庫房應選擇保溫防潮性能良好的永久性建筑,應對庫房的溫濕度進行控制,溫度控制在14-24℃范圍內(nèi);相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)。
(二)防火與防盜。庫房應配備檔案用消防器材,并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備,定期檢查電器線路。庫房內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐子,嚴禁存放易燃物品。庫房應安裝火警報警器和防盜裝置。
(三)防鼠、防蟲和防霉變。資料入庫前,要進行蟲霉檢查,不能將帶有蛀蟲、霉變的資料帶入庫中;定期投放滅鼠毒餌,捕殺庫內(nèi)老鼠。
(四)照明管理。庫房內(nèi)人工照明宜選用白熾燈作為光源,照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時,應對紫外線進行過濾。太陽光線不能直接照射檔案資料,有外窗時應設(shè)窗簾遮陽。
(五)檔案保管狀況檢查。對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,并采取措施予以處理。
第14篇 ohs管理體系文件資料控制程序
ohs管理體系文件和資料控制
組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保:
(1)它們能夠被恰當定位;
(2)對它們進行定期評審,必要時予以修訂并由授權(quán)人員確認其適宜性;
(3)職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位,都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本;
(4)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用;
(5) 法律、知識性文件和資料,予以適當標識并保存。
1.理解要點
對ohs管理體系文件的管理,如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等,是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場所,有專人保管,并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置,新的文件要及時到達使用者手中,文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求,為了實施對文件和資料的控制,除管理手冊和程序文件外,還應有適當?shù)闹С治募?。組織可結(jié)合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在iso9000系列中已有較嚴格的要求,可參照執(zhí)行。
另一方面,ohs管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制,而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng),在建立體系和運行體系中要注重實效。
2.審核要點
1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否對有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實施了控制(如:是否建立ohsms文件和資料管理程序、設(shè)計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。
2)是否能保證體系運行的各個重要崗位,都能及時得到相應文件的現(xiàn)行版本。
3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件,是否都進行了適當?shù)臉俗R和管理。
4)文件的收發(fā)、復制、歸檔是否都有編號,有責任人員簽字。
5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。
6)文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。
7)文件修訂時,是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。
第15篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書一
監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書(1)
監(jiān)理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平,是項目管理成功與否的關(guān)鍵之一,公司在總結(jié)1998年以來貫標管理積累的經(jīng)驗,于2001年頒布的《監(jiān)理信息管理作業(yè)指導書》,規(guī)范了監(jiān)理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作,首先必須根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容,建立以監(jiān)理項目部為處理核心的信息資料管理中心,協(xié)調(diào)項目業(yè)主、承建商,監(jiān)理三者之間信息流通,收集來自外部環(huán)境各類信息,全面、系統(tǒng)處理后,供參建各方處理造價、進度、質(zhì)量事務(wù)時使用,為整個項目建設(shè)服務(wù)。
信息資料管理的日常工作包括:負責規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng),收集信息、信息加工整理和儲存,信息資料檢索和傳遞,實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化,標準化,規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理,并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學研究院研制開發(fā)了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監(jiān)理》軟件系統(tǒng),能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。
1規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)
信息是不斷流動的,在建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務(wù)的信息產(chǎn)生,只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有效率的,也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息,因此必需規(guī)劃整個項目信息資料管理系統(tǒng),確定監(jiān)理信息分類編碼體系表(詳見附1),對業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部信息進行統(tǒng)一分類,明確各方在信息資料收集方面的職責,同時滿足各方在信息資料使用方面要求。
1.1信息收集
1.1.1收集項目決策文件及有關(guān)資料
項目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進度、投資控制基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù),是監(jiān)理和參建各方對工程實施控制的重要文件,其中包含了許多設(shè)計文件的重要依據(jù),指導著整個項目運作方向。
1.1.2設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集
工程設(shè)計文件不僅是施工的依據(jù),而且是監(jiān)理進行質(zhì)量、進度、投資控制的重要依據(jù),設(shè)計過程中所收集到一些基礎(chǔ)性資料對編制和審核施工組織設(shè)計、施工方案有很大幫助。在收集工程設(shè)計文件的同時,應收集:
初步設(shè)計資料。收集初步設(shè)計資料重點在:工程項目目的和任務(wù),工程的規(guī)模,總體規(guī)劃,主要建筑物位置,結(jié)構(gòu)形式和設(shè)計尺寸,各種建筑物材料用量,主要技術(shù)經(jīng)濟指標;
技術(shù)設(shè)計資料。技術(shù)設(shè)計是對初步設(shè)計更進一步深化,其中許多資料是對初步設(shè)計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料;
施工圖設(shè)計資料:施工圖作為設(shè)計單位最終輸出產(chǎn)品,直接指導項目施工。對施工圖及其有關(guān)文件收集和管理,是設(shè)計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括:施工總平面圖,建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖,各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細表等。在收集設(shè)計資料時要收集與設(shè)計圖紙和技術(shù)說明書同時輸出的概預算資料。
1.1.3設(shè)備及材料采購工作信息收集
對設(shè)備及材料采購工作應事先明確其種類、數(shù)量、技術(shù)性能以及驗收標準、交貨時間、地點和方式等;
對設(shè)備及材料供應商應事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽,對特種設(shè)備的供應和安裝單位還應收集和審查其設(shè)計資格證書或安裝資格證書;
對關(guān)鍵設(shè)備的生產(chǎn)加工還應掌握供應商的制造設(shè)備、檢測設(shè)備、試驗方法、標準和頻率等制造信息,對上崗操作人員應收集和審查其技能、培訓記錄和相關(guān)證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內(nèi)容;
對涉及到高精確度安裝的設(shè)備和材料,對零部件的定位質(zhì)量及其連接和裝配精度的設(shè)計要求、安裝要求、成品保護措施和專業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調(diào)工作。
1.1.4招投標文件及其有關(guān)資料收集
工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書,招投標過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約束力。其中大量有用信息,要在施工期間合同管理過程予以應用。所需收集的信息如下:
業(yè)主全部'要約'條件:業(yè)主所提供的材料供應、設(shè)備供應、水電供應、施工道路,臨時房屋、征地情況、通訊條件等等;
承包商全部'承諾'條件:承包商投入人力、機械方面情況,工期保證,質(zhì)量保證,投資保證,施工措施,安全保證等。
業(yè)主方施工過程信息資料收集
業(yè)主作為工程項目建設(shè)的組織者,在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應的條件,并要不時表達對工程各方面的意見和看法,下達某些指令;
業(yè)主負責部份材料的供應時,需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、提貨地點、提貨方式等信息;
業(yè)主在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法,同時也應及時提供甲方的上級單位對工程建設(shè)的各種意見和指令。
1.1.5承包商施工過程信息資料收集
承包商在施工中,現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容,承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后,匯集成豐富的信息資料;
承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位,包括上級部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理單位報送施工組織設(shè)計,報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)的意見等等。
1.1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集
工地日記,主要包括:現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表;現(xiàn)場每日的天氣記錄;監(jiān)理工作記要;其它有關(guān)情況與說明等。現(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為:當天的最高、最低氣溫;當天的降雨、降雪量;當天的風力及天氣狀況;因氣候原因當天損失的工作時間等;
周報,總監(jiān)理工程師應每周向工程項目業(yè)主負責人匯報一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件;
月報,總監(jiān)理工程師應每月向業(yè)主匯報下列情況:工程施工進度狀況(與合同規(guī)定的進度作比較);工程款支付情況;工程進度拖延的原因分析;工程質(zhì)量情況與工程進展中主要困難與問題;監(jiān)理工作總結(jié)等;
總監(jiān)理工程師對承包單位的指示,主要內(nèi)容為:正式函件;日常指示,如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示;在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等;
工程質(zhì)量記錄:主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄等。
1.1.7收集工地會議信息
工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法,會議中包含著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分,它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。
1.2信息資料的加工整理和儲存
監(jiān)理工程師在施工過程中,依據(jù)當時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面:
1.2.1依據(jù)進度控制信息,對施工進度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程
師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價,包括當月整個工程各方面實際量,實際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后,應分析其原因、存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。
1.2.2依據(jù)質(zhì)量控制信息,對工程質(zhì)量情況的意見和指示。監(jiān)理工程師應當系統(tǒng)地將當月施工中的各種質(zhì)量情況,包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理等情況,除在月報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質(zhì)量定期情況報告。
1.2.3依據(jù)造價控制信息,對工程結(jié)算情況的意見和指示。工程價款結(jié)算一般按月進行,要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上作一些短期預測,以便對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見。
1.2.4依據(jù)合同管理信息,對索賠的處理意見。在工程施工中,由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失,乙方提出索賠要求;或乙方由于違約使工程遭受損失,甲方提出索賠要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。
1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應用。對有價值的原始資料、資料及經(jīng)過加工整理的信息,要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種,紙、膠卷和軟盤。
1.2.6建立監(jiān)理工作臺帳,做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作
1.3信息資料的檢索和傳遞
無論是存入檔案庫還是存入計算機內(nèi)存的信息、資料,為了查找的方便,在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段,作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好,又查找方便。否則會使資料雜亂無章,無法利用。
第16篇 交通中心大廈物業(yè)資料檔案管理
交通指揮中心大廈物業(yè)資料檔案管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為交通指揮中心大廈及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理服務(wù)工作提供有效的質(zhì)量記錄。本公司自成立以來,一貫重視檔案資料的建立與管理工作。針對交通指揮中心的物業(yè)管理形式,我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的管理手段,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
一、需建立的檔安、資料分類檢索
需交通指揮中心提供的資料
1.產(chǎn)權(quán)資料
a.項目批準文件
b.用地批準文件
c.建筑執(zhí)照
d.拆遷安置資料
2.技術(shù)資料
a.規(guī)劃圖
b.竣工圖
◆總平面圖
◆單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
◆消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
c.地質(zhì)勘測報告
d.開、竣工報告
e.圖紙會審記錄
f.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
g.隱蔽工程驗收簽證
h.沉降觀察記錄
i.竣工驗收證明書
j.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
k.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
l.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
m.砂漿、混凝土試塊試壓報告
n.供水的試壓報告
o.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
p.其他技術(shù)資料
管理處需建立的資料
1.物業(yè)資料
a.大廈基本資料
b.大廈功能分區(qū)資料
c.大廈設(shè)備資料
2.業(yè)主資料
a.業(yè)主公約
b.內(nèi)部辦公人員名冊
c.內(nèi)部各科室設(shè)置及分布資料
3.日常管理資料
a.保潔管理記錄
◆日常巡查記錄
◆綠化消殺記錄
◆水箱清洗記錄
◆二次供水化驗單
b.保安管理記錄
◆日常巡查記錄
◆交接班記錄
◆值班記錄
◆物資搬運放行記錄
◆緊急事件處理記錄
◆車輛管理記錄
◆夜間查崗記錄
◆閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶
c.車輛管理檔案
◆車輛詳細資料
◆地下車庫使用公約
◆車輛出入及停放記錄
d.裝修管理檔案
◆裝修通知書(附圖紙)
◆裝修工程隊安全責任書
◆臨時施工人員登記表
◆施工單位營業(yè)執(zhí)照
e.維修服務(wù)檔案
◆維修服務(wù)登記表
◆內(nèi)部服務(wù)協(xié)議書
◆維修服務(wù)回訪記錄
f.收費管理檔案
◆月收費明細表及匯總表
◆每季度管理費收支公布單
◆委托銀行代收款協(xié)議書
◆管理處與外單位簽訂的各類合同
g.設(shè)備管理檔案
◆各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
◆各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修及運行記錄
◆設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
◆設(shè)備檢查記錄
h.社區(qū)文化檔案
◆各項活動計劃及實施記錄
◆圖片及錄像
◆新聞媒介報道剪集
◆業(yè)主反饋意見及各項建議
i.顧客意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
j.服務(wù)質(zhì)量回訪記錄
k.顧客投訴及處理記錄
l.員工管理檔案
◆員工個人詳細資料
◆員工業(yè)績考核記錄
◆員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄
m.培訓檔案
◆各項培訓計劃及實施記錄
◆培訓結(jié)果考核及跟查記錄
◆軍事訓練及消防演習記錄
n.行政文件
◆政府部門文件
◆物業(yè)公司及集團公司文件
◆管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
◆管理處獲得的榮譽
o.業(yè)主管理委員會文件
◆籌備期間文件:如通知、選票、選舉結(jié)果等
◆成立后運作文件:如會議通知、歷次會議紀要等
二、檔案、資料管理辦法
檔案、資料建立及管理運作流程示意圖
圖九檔案資料管理運作流程圖
檔案資料收、發(fā)管理程序
*管理處重要資料(如交通指揮中心提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
*管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。
檔案資料管理要求
*采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
*盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
*電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期效文件。
*原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
*檔案的鑒定必須由管理處經(jīng)理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
*檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。
*專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可惜出
。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。
*檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當?shù)母稍飫┯靡苑莱?檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
*針對交通指揮中心物業(yè)檔案資料特點,制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負責。
