第1篇 財務(wù)檔案管理辦法
1、財務(wù)(包括內(nèi)部核算財務(wù))要根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求,對財務(wù)會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料,定期整理,裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時,必須由財務(wù)經(jīng)理核對、清點數(shù)量無誤并簽署存檔記錄表后,檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案柜必須雙鎖開關(guān),鑰匙由主管會計和財務(wù)經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱財務(wù)檔案,必須由主管會計、財務(wù)經(jīng)理共同開鎖,由主管會計妥善保管,嚴(yán)防失火、損壞、丟失。
2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會計檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案,要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀,須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會計與財務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”?！皶嫏n案銷毀清冊”要長期保存。
4、會計人員變動,須辦理會計檔案移交手續(xù)。并由財務(wù)經(jīng)理或主管會計監(jiān)交,填寫移交清冊,并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計須設(shè)置會計檔案管理記錄簿,檔案收發(fā)調(diào)閱等事項要及時登記,出納人員不能兼管會計檔案管理。
6、會計憑證是記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面憑證,是記帳的依據(jù)。會計帳簿是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍,是編制會計報表的依據(jù),取得或填制會計憑證,登記帳簿,是會計核算方法中不可缺少的兩項內(nèi)容。
7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證,相關(guān)會計人員對公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備:憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會計憑證要妥善保管,會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則,據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨填制,也可根據(jù)原始憑證匯總表填制,每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細(xì)帳、明細(xì)分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、有根據(jù),并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈,以便對帳簿記錄進(jìn)行分析查核。
11、各種帳簿的記錄必須月月核對,做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結(jié)帳前必須將本月內(nèi)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式,必須按上級主管部門的要求處理。
12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復(fù)印必須由財務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn),否則微機(jī)室不予受理。
第2篇 大學(xué)物業(yè)公司財務(wù)檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)財務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
第二條 財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門,財務(wù)檔案管理工作分為六大類,包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。
第二章 會計檔案管理
第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)資料,是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。具體包括:
1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。
2.會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表及附表、附注和文字說明,其它財務(wù)報告。
4.其它類:會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料。
第四條 每月形成的會計檔案,應(yīng)由專人按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊,檔案依據(jù)分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。
第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作,檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理,檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。
第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,不得在會計憑證上涂畫,不得拆封、抽換會計檔案。
第七條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊,及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條 會計檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。
第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的,可以報主管校長批準(zhǔn)。
第十一條 保管期滿的會計檔案,可以按照以下程序銷毀:
1.編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.公司總經(jīng)理、主管財務(wù)副總在會計檔案銷毀冊上簽署意見。
3.財務(wù)部負(fù)責(zé)銷毀會計檔案,主管財務(wù)副總與辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章 ,并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理。
第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷,保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條 計算機(jī)電子財務(wù)文檔,原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進(jìn)行保存,同時刻錄成移動硬盤進(jìn)行備份保管。
第十四條 公司分立或撤銷,會計檔案由分立后的一方或撤銷后的接收方統(tǒng)一保管。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出,移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條 公司合并,原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條 公司之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
第十七條 交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章 。
第三章 年度會計報告及審計資料管理
第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等,這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人保管。
第十九條 年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。
第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或?qū)W校等需要查閱或復(fù)制,需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn),資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等,并由接收人簽字或蓋章 。
第四章 資金類檔案管理
第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃,資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。
第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整,因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章 預(yù)算檔案管理
第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案,預(yù)算調(diào)整方案,預(yù)算執(zhí)行情況等,涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
第六章 日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理
第二十七條 日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務(wù)文件包括各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件,包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。
第二十八條 日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存,如內(nèi)部規(guī)章 制度,審計往來文件等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。
第二十九條 公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。
第七章 合同檔案管理
第三十條 依據(jù)公司合同管理規(guī)定建立合同臺賬,進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時處理。
第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),以復(fù)印件借出。
第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。
第八章 附則
第三十四條 本辦法由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第3篇 財務(wù)檔案管理規(guī)定辦法
財務(wù)檔案管理規(guī)定
第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范財務(wù)檔案的管理,確保各種財務(wù)檔案的完整、安全、最大限度發(fā)揮其價值,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,結(jié)合中心的實際情況,制定本制度。
第二條 財務(wù)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因此財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人管理檔案。財務(wù)檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、各類票據(jù)以及其他財務(wù)資料等。
第三條 財務(wù)檔案的歸檔范圍
會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。 會計帳簿:包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬、其他會計賬。
財務(wù)報告類:包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告,報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。
票據(jù)類:中央單位行政事業(yè)性收費統(tǒng)一收據(jù)、資金往來收據(jù)、國稅、地稅機(jī)打發(fā)票、經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)的自印票據(jù)、已作廢的各種票據(jù)、已使完的各種票據(jù)存根等。
其他類:包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、會計電子檔案、審計報告、內(nèi)部審計報告、會計核算工作中直接形成具有保存價值的會計核算資料。
第四條 財務(wù)檔案的整理
1.會計憑證:每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報后,由會計人員整理、裝訂,并入庫管理。根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計帳簿:各種會計帳簿在辦理完年終結(jié)賬后應(yīng)裝訂成冊,裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、賬簿冊數(shù)、賬簿頁數(shù)、單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人。裝訂后的會計帳簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、掉頁現(xiàn)象。賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。
3.會計報表:會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按年度裝訂成
冊,裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、財務(wù)負(fù)責(zé)人、制表人簽章等。年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
4.票據(jù)類及其他類,中心實行票據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則。
財務(wù)處對票據(jù)實行專人管理,負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購、發(fā)放、核銷、管理和監(jiān)督檢查。建立票據(jù)領(lǐng)用登記簿,對領(lǐng)購、發(fā)放、核銷進(jìn)行登記。財務(wù)處要定時檢查各種發(fā)票和收據(jù)的使用情況,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時糾正。財務(wù)處對已核銷的票據(jù)應(yīng)妥善保管。不得私自印刷和購買收款收據(jù)。對使用收據(jù)的部門,收取的現(xiàn)金應(yīng)隨時上交財務(wù)部門,不得私設(shè)“小金庫”,更不能挪用或以個人名義存入銀行。各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)使用管理辦法。
對于其他會計核算資料,應(yīng)該在年終結(jié)賬完畢之后,分門別類的裝訂入庫。 5.會計年度終了后,于下一會計年度開始后的兩個月內(nèi)會計人員應(yīng)把手中的會計檔案整理裝訂成冊,開列清冊,填寫交接清單,交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽字。
第五條 財務(wù)檔案的歸檔及保管
1.財務(wù)處應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理工作。財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。財務(wù)檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)檔案登記簿,在立卷歸檔時,做到分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一。并分門別類按各卷順序編號并登記管理。
2.會計電子檔案中,由計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿、報表,其保存期限與手工方式完全一致。儲存于此盤介質(zhì)上的會計材料在未打印成書面材料前要妥善保管。同時,會計部門應(yīng)明確復(fù)制備份數(shù)據(jù)的時間間隔,以及清除數(shù)據(jù)的時間間隔。兩者根據(jù)會計單位業(yè)務(wù)量大小和計算機(jī)儲存能力而定。會計數(shù)據(jù)的備份應(yīng)分別存于兩個以上不同的建筑物內(nèi)。
3.保存財務(wù)檔案資料應(yīng)做到防盜、防火、防潮、防蟲,磁性介質(zhì)還要防塵、防熱、防凍,要有相應(yīng)的安全措施。
4.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人編制檔案交接清冊,將全部案卷逐一點交,接管人逐一接收。
第六條 財務(wù)檔案的借閱
1.財務(wù)檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要時,中心內(nèi)部
人員需經(jīng)財務(wù)處處長及上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借出。外單位借閱財務(wù)檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)財務(wù)處處長或中心主管批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
2.借閱財務(wù)檔案人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記本。要將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚。
3.借閱財務(wù)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊、不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)印原件。
4.借出的財務(wù)檔案,財務(wù)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。
5.財務(wù)處需要查閱、查詢財務(wù)檔案的需經(jīng)處長批準(zhǔn),由檔案管理人員負(fù)責(zé)查詢。
第七條 財務(wù)檔案的銷毀
1.財務(wù)檔案保管期滿,需要銷毀時,由中心主管主任和財務(wù)處處長提出銷毀意見,經(jīng)中心主任辦公會集體討論決定會同財務(wù)部門共同鑒定。嚴(yán)格審查,編制財務(wù)檔案銷毀清冊。以書面形式報經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后銷毀,對其中未了的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,有財務(wù)處保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
2.中心按規(guī)定銷毀財務(wù)檔案時,應(yīng)由辦公室和財務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。 3.監(jiān)銷人員在銷毀財務(wù)檔案之前,應(yīng)當(dāng)按科技大銷毀清冊所咧項目逐一清查核對;銷毀后,要在“銷毀清冊”上蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面的形式報告中心領(lǐng)導(dǎo)。
4.財務(wù)檔案銷毀后,經(jīng)辦人員也要在“銷毀清冊”上蓋章,歸入檔案備查。
第4篇 財務(wù)檔案室管理規(guī)定辦法
財務(wù)檔案有很多重要資料,因此每個機(jī)構(gòu)對財務(wù)檔案室管理都非常嚴(yán)格!歡迎大家閱讀財務(wù)檔案室管理規(guī)定,了解相關(guān)信息!
最新會計檔案管理辦法【1】
第一條 為了加強(qiáng)會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。
第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條 各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。
個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。
如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。
財政部門銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十二條 采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案。
第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的;其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案;單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度【2】
第一章總則
為了加強(qiáng)會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>及財政部<會計檔案管理辦法>的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé),由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。
保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
財務(wù)檔案管理制度。
2、財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1、會計憑證。
包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。
年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿。
包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務(wù)報告。
財務(wù)檔案管理制度。
包括<會計制度>規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務(wù)情況說明書。
上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。
4、其它會計核算資料。
凡與會計核算緊密相關(guān)的,由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5、增zhí shuì專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。
各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。
不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1、當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1、財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需
需要復(fù)制會計檔案的,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第七章各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會計檔案的銷毀
1、會會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務(wù)部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。
對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第九章附則
本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
