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第1篇 電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法范文
為加強我縣電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全管理工作,確保網(wǎng)絡(luò)安全運行,結(jié)合我縣的實際情況特制定電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法。
1、 各單位網(wǎng)絡(luò)管理人員必須精心維護好單位的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,做到防塵、防熱、防潮、防水、防磁、防靜電等,以增加設(shè)備使用年限?？h政府辦將定期對各單位的網(wǎng)絡(luò)管理情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)不能達到以上要求的單位,將對其進行通報批評,對由于管理人員疏忽造成網(wǎng)絡(luò)安全事故的,將追究相關(guān)管理員及單位領(lǐng)導(dǎo)責任。
2、 各聯(lián)網(wǎng)單位不得隨意更改政務(wù)網(wǎng)絡(luò)接入設(shè)備配置,不得擅自切斷電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電源,不得擅自挪動相關(guān)設(shè)備和切斷、移動相關(guān)傳輸線路,不得擅自與其他網(wǎng)絡(luò)對接,不得隨意增加交換機、集線器以及接入信息點數(shù)量,如需進行以上變動,應(yīng)向縣政府辦信息科提出申請,經(jīng)批準后方可實施。
3、 各聯(lián)網(wǎng)單位要增強網(wǎng)絡(luò)安全意識,嚴禁登陸瀏覽黃色網(wǎng)站(網(wǎng)頁),禁止下載、使用存在安全隱患的軟件,不得打開來歷不明的電子郵件附件,不得隨意使用計算機文件共享功能,防止計算機受到病毒的侵入。
4、 工作時間禁止玩網(wǎng)游、下載電影及大型軟件,以保證本單位網(wǎng)絡(luò)速度?？h政府辦信息科將采取技術(shù)措施對互聯(lián)網(wǎng)出入口的數(shù)據(jù)進行監(jiān)控,對發(fā)現(xiàn)的問題將在全縣范圍內(nèi)進行通報,并按照相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
5、 政務(wù)網(wǎng)計算機使用單位和個人,都有保護政務(wù)網(wǎng)信息與網(wǎng)絡(luò)安全的責任和義務(wù),所有關(guān)于本單位網(wǎng)站、論壇、信息錄入等密碼要嚴格保密不得泄露,一旦泄露立即報政府辦信息科進行密碼修改。
6、 各接入單位應(yīng)當定期制作計算機信息系統(tǒng)備份,備份介質(zhì)實行異地存放。對可能遭受的侵害和破壞,應(yīng)當制定災(zāi)難防治預(yù)案。
7、 要配備計算機系統(tǒng)補丁升級和病毒防治工具,定期進行系統(tǒng)補丁升級和病毒檢查。使用新機、新盤及拷貝的軟件、數(shù)據(jù),上機前應(yīng)進行系統(tǒng)補丁升級和病毒檢查。
8、 辦工人員嚴禁下列操作行為:
(1)非法侵入他人計算機信息系統(tǒng)和聯(lián)網(wǎng)設(shè)備操作系統(tǒng);
(2)未經(jīng)授權(quán)對他人計算機信息系統(tǒng)的功能進行刪除、修改、增加和干擾,影響計算機信息系統(tǒng)正常運行;
(3)故意制作、傳播計算機病毒等破壞程序;
(4)將非業(yè)務(wù)用計算機或網(wǎng)絡(luò)擅自接入政務(wù)內(nèi)網(wǎng),將業(yè)務(wù)用計算機或網(wǎng)絡(luò)接入互聯(lián)網(wǎng)或其他非政府機關(guān)的網(wǎng)絡(luò);
(5)在政務(wù)網(wǎng)使用的計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在未采取安全隔離措施的情況下同時連接政務(wù)網(wǎng)和其它網(wǎng)絡(luò);
(6)將存有涉密信息的計算機擅自連接國際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡(luò);
(7)擅自在政務(wù)網(wǎng)上開設(shè)與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù);
(8)發(fā)布_、淫穢色情等有害信息;
(9)擅自對政務(wù)網(wǎng)計算機信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進行掃描;
(10)對信息安全事(案)件或重大安全隱患隱瞞不報;
(11)擅自修改計算機ip或mac地址。
9、在發(fā)生緊急事件時,為避免造成更大損失和影響,信息科有權(quán)或者要求有關(guān)部門采取以下措施:
(1)拆除可能影響安全或有安全隱患的設(shè)備或部件;
(2)隔離相關(guān)的終端、服務(wù)器或網(wǎng)絡(luò);
(3)關(guān)閉相關(guān)的終端、服務(wù)器或網(wǎng)絡(luò);
10、各節(jié)點單位要加強計算機病毒的防治工作,切實履行下列職責:
(1)建立本單位的計算機病毒防治管理制度;
(2)采取計算機病毒安全技術(shù)防治措施;
(3)對本單位節(jié)點微機使用人員進行計算機病毒防治教育和培訓(xùn);
(4)使用具有計算機信息與系統(tǒng)安全專用產(chǎn)品銷售許可證的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品,定期檢測,做好殺毒軟件的升級,清除計算機信息系統(tǒng)中的計算機病毒,并備有檢測清除記錄;
(5)禁止在政務(wù)網(wǎng)上使用來歷不明、可能引發(fā)病毒傳染的軟件;對于來歷不明的可能帶有計算機病毒的軟件應(yīng)使用正版殺毒軟件檢查、殺毒。
第2篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內(nèi)容:
1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導(dǎo)致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。
8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負責按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。
2、郵箱使用者應(yīng)保護好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。
第3篇 電子印章管理規(guī)定辦法
下面是小編整理的關(guān)于電子印章管理規(guī)定,歡迎閱讀。
電子印章管理規(guī)定【1】
第一條為確保我市公務(wù)員網(wǎng)上辦公及公文傳輸?shù)陌踩行?規(guī)范電子公章的使用管理,依照《中華人民共和國電子簽名法》及相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合我市實際,制定本辦法。
第二條本辦法適用于在市政府電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺上使用電子公章的電子政務(wù)活動。
第三條市政府辦公室電子政務(wù)科是全市電子政務(wù)活動中電子公章發(fā)放與管理的主管機構(gòu),負責全市政務(wù)網(wǎng)絡(luò)電子公章的規(guī)劃、規(guī)范、監(jiān)管;負責全市政務(wù)網(wǎng)絡(luò)電子公章的申請、審核、制作、簽發(fā)、更新和管理;負責綜合協(xié)調(diào)、檢查督辦電子公章相關(guān)的工作;負責提供與電子公章相關(guān)的服務(wù);負責承擔電子公章系統(tǒng)的運行和維護等工作。
第四條各地各部門的電子公章由市政府授權(quán)市政府辦公室電子政務(wù)科統(tǒng)一制作、頒發(fā),其他單位和個人不得擅自制作、復(fù)制。
第五條已具有規(guī)范實物公章的單位,憑介紹信到市政府電子政務(wù)科定制電子公章,領(lǐng)取電子公章加密卡、存儲介質(zhì),定制后銷毀紙質(zhì)印模。
第六條由于單位變更、撤銷等原因?qū)е聦嵨锕潞碗娮庸伦鲝U的,在向市政府交回實物公章的同時,一并向市政府辦公室電子政務(wù)科交回電子公章的加密卡、存儲介質(zhì)并刪除全部印章信息。
第七條由于操作失誤或其他原因?qū)е码娮庸聯(lián)p壞的,應(yīng)持本地本單位介紹信到市政府辦公室電子政務(wù)科重新辦理制發(fā)電子公章手續(xù)。
第八條各地各部門應(yīng)指定專人負責管理電子公章,并在專用計算機上使用。
第九條電子公章密碼要嚴格保密,并定期修改。
第十條電子公章與實物公章等同管理。
第十一條本辦法由市政府辦公室電子政務(wù)科負責解釋。
第十二條本辦法自發(fā)布之日起實施。
電子印章管理規(guī)定【2】
【江蘇省公安機關(guān)電子印章使用管理暫行辦法】
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范全省公安機關(guān)電子印章的使用和管理,保障電子印章安全、合法、有效使用,依據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》(中華人民共和國主席令第18號)和《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》(國發(fā)[1999]25號)等相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法下列用語的含義分別為:
電子印章是物理印章在電子世界的表現(xiàn)形式,分為電子公章和個人電子名章(包括個人電子簽名),其中法人的個人電子名章在本辦法內(nèi)視為電子公章。
電子簽章是以公安數(shù)字證書為載體,以數(shù)字簽名技術(shù)為核心,將數(shù)字簽名密鑰、印章或簽名圖片、簽章對象綁定在一起,為簽章對象提供完整性、真實性驗證的過程,是數(shù)字簽名可視化的表現(xiàn)形式之一。
電子簽章系統(tǒng)是提供電子印章的制作、簽章以及印章管理與審計等功能的信息系統(tǒng),一般由簽章服務(wù)系統(tǒng)和簽章客戶端軟件組成。
第三條 電子簽章同時符合下列條件的,視為可靠的電子簽章:
(一)遵循公安部“公安信息系統(tǒng)電子簽章技術(shù)規(guī)范”;
(二)基于公安數(shù)字證書認證服務(wù);
(三)采用pki技術(shù)(public key infrastructure 公開密鑰體系)。
第四條 在全省公安機關(guān)范圍內(nèi)可靠的電子簽章與蓋章、手寫簽名具有同等法律效力,具有唯一性、不可篡改性、不可否認性,不得因其采用電子化表現(xiàn)形式而否定其法律效力。
第五條 全省公安機關(guān)統(tǒng)一使用省廳建設(shè)的江蘇公安電子簽章系統(tǒng)。
電子簽章適用于全省公安機關(guān)的各類信息系統(tǒng),但國家法律法規(guī)規(guī)定不適用的情形除外。
第六條 電子印章遵循“按需發(fā)放,授權(quán)應(yīng)用”、“誰持有,誰使用,誰負責”的原則。
第二章 職責分工
第七條 電子印章實行分級分類管理、全警授權(quán)應(yīng)用模式。
各級公安機關(guān)應(yīng)當配備下列三類管理人員,并明確其承擔的職責:
(一)電子簽章系統(tǒng)管理員(以下簡稱“系統(tǒng)管理員”),由省、市公安機關(guān)信通部門人員擔任,負責本級系統(tǒng)管理維護工作,省級系統(tǒng)管理員負責為廳機關(guān)和各市系統(tǒng)管理員授權(quán),廳機關(guān)和各市系統(tǒng)管理員負責為本級制章管理員、公章管理員授權(quán);
(二)電子印章制作管理員(以下簡稱“制章管理員”),由省、市公安機關(guān)信通部門指定專人擔任,承擔本級電子印章制作、發(fā)放及相關(guān)應(yīng)用管理工作;
(三)電子公章管理員(以下簡稱“公章管理員”),由公章持有部門確定專人,承擔本部門電子公章使用授權(quán)管理工作。
第八條 省廳信通處負責全省電子簽章系統(tǒng)運行監(jiān)控,以及簽章服務(wù)器數(shù)據(jù)庫備份、恢復(fù)等運維保障工作。
第三章 制作、發(fā)放和注銷
第九條 電子公章制作范圍為全省公安機關(guān)有實體印章的部門,個人電子名章制作范圍為公安數(shù)字證書持有人。
第十條 電子公章的制作申請,由實體公章持有部門如實填寫《江蘇省公安機關(guān)電子公章制作申請表》,明確公章管理人,經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準并加蓋公章后,提交省、市公安機關(guān)信通部門。
個人電子名章由公安數(shù)字證書持有人如實填寫《江蘇省公安機關(guān)個人數(shù)字證書申請表》,經(jīng)所在單位領(lǐng)導(dǎo)審批并加蓋公章后,提交省、市公安機關(guān)信通部門。
省、市公安機關(guān)信通部門負責受理、審核電子印章的制作申請,并組織制作電子印章。
第十一條 電子公章由制章管理員同時使用公章制作授權(quán)證書、制章管理員個人數(shù)字證書,完成公章制作。
個人電子名章由制章管理員同時使用私章制作授權(quán)證書、制章管理員個人數(shù)字證書,完成私章制作。
第十二條 電子公章印模統(tǒng)一存放在江蘇公安電子簽章數(shù)據(jù)庫中,實行集中管理和認證。
個人電子名章存儲在本人的公安數(shù)字證書中。
第十三條 公安機關(guān)內(nèi)設(shè)部門因更名、合并、撤銷等情況停用原實體公章的,應(yīng)當及時函告信通部門,注銷本部門原電子公章,并根據(jù)需要重新申請制作電子公章。
第十四條 個人電子名章持有人離職,應(yīng)當將本人公安數(shù)字證書交還原證書發(fā)放部門予以注銷。
第四章 使用和審計
第十五條 電子公章管理權(quán)歸實物印章持有部門所有,個人電子名章使用權(quán)歸持有人專有。
第十六條 電子公章的使用,應(yīng)當經(jīng)公章持有部門主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由本部門公章管理員負責授權(quán),由被授權(quán)人持本人公安數(shù)字證書,在指定信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)調(diào)取使用。
個人電子名章,由持有人使用本人公安數(shù)字證書,在其業(yè)務(wù)授權(quán)范圍內(nèi)使用。
第十七條 電子簽章系統(tǒng)對電子印章的制作、變更、注銷以及電子簽章提供獨立審計功能,確保審計信息真實完整。
第十八條 電子簽章系統(tǒng)審計內(nèi)容主要包括審計元素和審計行為。
審計元素主要包括:文檔標識、蓋章人、數(shù)字證書序列號、印章名稱、簽章時間、簽章計算機ip等;審計行為主要包括:印章制作、加蓋、撤銷、鎖定、解鎖等。
第五章 管 理
第十九條 電子簽章系統(tǒng)中的公章和個人簽名圖片、數(shù)字簽名密鑰等基礎(chǔ)信息應(yīng)當永久保存;審計信息保存時間為十年。
第二十條 公安信通部門在電子印章制作入庫后,應(yīng)當督促本級制章員對制章過程中產(chǎn)生的所有電子文檔進行銷毀,并逐一檢查、確認銷毀情況。
第二十一條 公安信通部門對各部門提交的《江蘇省公安機關(guān)電子公章制作申請表》、《江蘇省公安機關(guān)個人數(shù)字證書申請表》,應(yīng)當按照秘密級文件妥善保管,并統(tǒng)一歸檔至公安檔案部門。
第二十二條 經(jīng)過電子簽章的電子文檔,其歸檔參照國家檔案管理局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令[2003]第6號)和國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行。
第六章 責 任
第二十三條 嚴禁系統(tǒng)管理員違規(guī)提供電子公章,由此產(chǎn)生的后果,由違規(guī)的系統(tǒng)管理員承擔責任。
第二十四條 嚴禁制章管理員私自留存、違規(guī)提供電子公章和他人電子簽名,或利用職務(wù)之便偽造、變造電子公章,由此產(chǎn)生的后果,由違規(guī)的制章管理員承擔責任。
第二十五條 嚴禁公章管理員違規(guī)授權(quán)使用電子公章,由此產(chǎn)生的后果,由違規(guī)的公章管理員承擔責任。
第二十六條 嚴禁公安數(shù)字證書持有者出借本人的個人電子名章,由此造成的后果,由違規(guī)人員承擔責任。
第二十七條 個人電子名章遇有下列情形之一的,持有者應(yīng)當立即報告本級公安信通部門采取補救措施:
(一)公安數(shù)字證書遺失或損壞的;
(二)公安數(shù)字證書存在被他人冒用、偽造等失密情況的;
(三)其他應(yīng)當報告的重大事項。
第二十八條 對違規(guī)留存、提供電子公章,或者偽造、變造、冒用、盜用電子印章的行為,應(yīng)當根據(jù)情節(jié)輕重追究當事人的紀律責任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任;給他人造成損失的,依法承擔民事責任。
第二十九條 電子印章使用管理中發(fā)生的違紀違規(guī)行為,由簽章行為人所在單位紀檢、監(jiān)察部門調(diào)查處理,信通部門提供技術(shù)支持。
第七章 附 則
第三十條 本辦法未盡事宜,按照國家有關(guān)標準和規(guī)定進行處理。
第三十一條 本辦法有關(guān)規(guī)定與今后新頒布的國家法律法規(guī)相抵觸的,適用國家法律法規(guī)的規(guī)定。
第三十二條 本辦法由省廳信通處負責解釋,自發(fā)布之日起施行。
第4篇 電子政務(wù)電子公文操作管理辦法
第一條為加強電子政務(wù)和電子公文管理,進一步規(guī)范電子政務(wù)和電子公文流程應(yīng)用,特制訂本辦法。
第二條電子政務(wù)用戶要嚴格遵守國家有關(guān)保密法律、法規(guī),凡涉密內(nèi)容嚴禁發(fā)布。
第三條機關(guān)各部門要將電子政務(wù)設(shè)為計算機網(wǎng)頁的首頁,并堅持每天上班后,以個人名義登錄電子政務(wù),以便隨時查看有關(guān)通知、公告。
第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務(wù)局發(fā)布的通知、公告,并將所接收到的內(nèi)容按正式文件運轉(zhuǎn)方式運轉(zhuǎn)。
第五條各部門要及時更新電子政務(wù)工作動態(tài)欄目。
第六條電子公文運轉(zhuǎn)要嚴格按照收、發(fā)文流程運轉(zhuǎn),各環(huán)節(jié)操作人員要對所經(jīng)手的公文進行嚴格把關(guān),避免發(fā)生紕漏。
第七條電子公文發(fā)文流程
1、上行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關(guān)→主管局領(lǐng)導(dǎo)審閱→局長簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送
2、下行文和平行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關(guān)→主管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送。
第八條電子公文中“部門負責人”指各部門正、副職,公文一般由分管此項工作的負責人審核;如果擬稿人是部門負責人,則提交給另外一名負責人審核;如果僅有一名部門負責人,且該負責人為擬稿人,則提交給本人,由其本人負責審核(這是公文流程中必須的一步)。
第九條擬稿人在送紙質(zhì)文檔交辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時,要同時提交電子公文,否則,辦公室、局領(lǐng)導(dǎo)不予受理。擬稿人有協(xié)助局領(lǐng)導(dǎo)完成電子公文處理的義務(wù)和職責。
第十條部門負責人、辦公室核稿人員和局領(lǐng)導(dǎo)在對電子公文審核后,需填寫意見并保存,否則,電子政務(wù)系統(tǒng)將不記錄審核過程。
第十一條關(guān)于公文附件
附件如果是擬稿人所寫,為便于修改,要將附件直接附于正文之后,不必用“增加附件”的方式,以避免修改時的繁瑣;如附件是上級或下級來文,可點擊“增加附件”添加。
如擬稿人將其所擬附件作為附件添加,各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員如需對附件進行修改,在修改前,要首先將該附件另存到指定位置,修改后將該附件作為附件添加,不可直接在附件上修改,因為電子政務(wù)系統(tǒng)無法保存所修改內(nèi)容。
不可將正文作為附件添加,也不可有附件而不予添加,否者,辦公室要將該文退回擬稿人。
第十二條關(guān)于公文會簽
文件如需多個領(lǐng)導(dǎo)會簽,已簽署意見的領(lǐng)導(dǎo),要點擊“轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”,向其他領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送,最后簽署意見的領(lǐng)導(dǎo)點擊“送秘書”,轉(zhuǎn)交給辦公室負責人。
第十三條如果發(fā)送錯誤,在收文者尚未打開該文件之前,可將該文件收回。
第十四條電子公文收文流程
長垣秘書登記→提交辦公室主任擬辦→長垣秘書→領(lǐng)導(dǎo)1→領(lǐng)導(dǎo)2→領(lǐng)導(dǎo)3(直至全部領(lǐng)導(dǎo)閱畢)→長垣秘書→發(fā)送至辦理部門→發(fā)送至長垣秘書→結(jié)束。
第十五條局領(lǐng)導(dǎo)閱畢收文后,要將公文發(fā)送至“長垣秘書”,而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。
第十六條各部門收文人員在收到文件后,要及時將文件存于本人計算機,為公文的下一步處理做準備,并將收到的文件通知本部門負責人批辦。然后將文件發(fā)送至“長垣秘書”,以便辦公室人員能夠及時將該文件發(fā)布到電子政務(wù)首頁。否則,文件將滯留本部門而無法得到發(fā)布。對不及時處理電子公文的各部門收文人員,將給予通報批評,并作為工作差錯列入本部門年終考核。
第十七條本辦法由辦公室負責解釋。
第5篇 電子白板使用管理辦法
為了確保學(xué)校的日常教育教學(xué)工作順利開展,充分利用學(xué)校的多媒體教學(xué)資源,使我校的電子白板設(shè)備的使用做到規(guī)范化,并使之能真正為日常的教育教學(xué)工作發(fā)揮作用。經(jīng)學(xué)校研究決定,制定我校電子白板設(shè)備安全使用及維護管理辦法。
一、電子白板管理,責任到人,分層落實。
1、使用室多媒體電子白板的教師,必須經(jīng)過技術(shù)操作培訓(xùn)合格后,方可使用電子白板設(shè)備。
2、電子白板設(shè)備實行專人負責,各班班主任是本班教室多媒體電教設(shè)備的第一責任人,班主任拿鑰匙,其他人不得私自配鑰匙。
3、班主任應(yīng)在每學(xué)期開學(xué)時進行設(shè)備總體的復(fù)檢,如有情況應(yīng)當及時向?qū)W校匯報。
4、任課教師人離教室鎖好白板,并同時填寫使用記錄。班主任負責及時檢查使用記錄的填寫。如下節(jié)課不使用,班主任要鎖好控制臺 (包括體育課、實驗課、計算機課等離開教室上課時)。
5、平時不使用時,班主任負責關(guān)閉電源,以防雷擊等安全隱患發(fā)生。
二、電子白板備系統(tǒng)維護,定期檢查,健全檔案。
1.班主任要隨時升級防病毒軟件,保證每周進行日常病毒檢測,裝入計算機系統(tǒng)的任何程序、數(shù)據(jù)要經(jīng)過病毒檢查,同時做好重要數(shù)據(jù)備份工作。
2.任課教師不得傳播、復(fù)制、編寫病毒程序、嚴禁利用電子白板教室網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、瀏覽、下載、傳送_、色情及暴力的信息。禁止安裝與工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,不得利用多媒體電子白板從事與教育教學(xué)無關(guān)的活動。
3.電子白板設(shè)備管理員要妥善保管硬件設(shè)備及其他相關(guān)設(shè)備的說明書、驅(qū)動程序、保修卡和重要隨機材料。
三、加強電子白板使用管理,科學(xué)使用、記錄及時。
1.上午、下午放學(xué)時班主任負責關(guān)閉電源,(投影儀關(guān)閉后,應(yīng)等到機身上指示燈不再閃爍后才能關(guān)閉總電源),并將投影機遙控器妥善保管。每節(jié)課后上課教師務(wù)必認真填寫使用記錄,并將黑板閉合。
2.使用的教師需提前五分鐘做好準備。禁止非正常關(guān)機。嚴禁擊打設(shè)備,不得頻繁開關(guān)設(shè)備;不得隨意拔插、拆卸各種電源線,禁止隨意插撥各種連接線;按綜合布線設(shè)計進行用電線路鋪設(shè),不得私拉亂接。因違規(guī)操作造成設(shè)備損壞,則由責任人予以賠償。
3.設(shè)備發(fā)生故障,應(yīng)立即停機,及時報告管理人員進行處理,并做好記錄,形成上報機制。非專業(yè)人員不得擅自拆開計算機調(diào)換設(shè)備配件,外請人員對電子白板設(shè)備進行維修時,要有網(wǎng)管員自始至終協(xié)同。
4.控制桌內(nèi)外要保持清潔,打掃時必須切斷電源,盡可能減少灰塵產(chǎn)生。設(shè)備不得受潮、進水;控制桌上不得堆放書籍,禁放含灰、含水物品,特別是化學(xué)物品;可定期用干毛巾清潔控制桌內(nèi)外的灰塵、用微濕的軟毛巾擦拭電子白板板面。
第6篇 某家校電子信箱管理辦法
家校電子信箱管理辦法
為了廣泛收集教職工及學(xué)生、家長對學(xué)校改革發(fā)展的建議和意見,保證民主監(jiān)督渠道的暢通,推進學(xué)校建設(shè)和管理。同時,便于加強學(xué)校黨總支部與師生、家長的聯(lián)系和溝通,發(fā)揚民主,廣開言路,依靠群眾的監(jiān)督維護黨的紀律,特設(shè)立家校電子信箱,并暫定本管理辦法。
一、來信須知
1.家校電子信箱地址為:z
2.全校師生、學(xué)生家長及關(guān)心支持學(xué)校改革發(fā)展與建設(shè)事業(yè)的社會各界人士均可通過本信箱向我校黨政領(lǐng)導(dǎo)反映情況、提出意見和建議。
3.來信反映的內(nèi)容宜是師生員工普遍關(guān)心和迫切需要解決的問題,以及有益于學(xué)校健康發(fā)展的合理化建議,不得捏造、歪曲事實,不得誣告、陷害他人,否則我校會追究法律責任。
4.寫信人應(yīng)署真實姓名并留下具體聯(lián)系方式,寫信人如是家長還需注明孩子所在的年級和班級,便于學(xué)校對所反映的問題進行核實與回復(fù)。凡未注明寫信人姓名及聯(lián)系方式或姓名不實、聯(lián)系方式無效的來信,只作為參考性的工作建議處理。
5.投訴、舉報性的來信,如有圖片、音頻、視頻等數(shù)據(jù)資料可通過郵件附件一并發(fā)送。
二、來信的處理流程與要求
1.紀檢信箱由校黨總支部紀檢委員負責管理。
2.校黨總支部紀檢委員應(yīng)及時收閱、整理來信,并視信件內(nèi)容呈報黨政領(lǐng)導(dǎo)閱處,根據(jù)黨政領(lǐng)導(dǎo)的批示,將需要解決的信息轉(zhuǎn)至相關(guān)分管校領(lǐng)導(dǎo)或處室處理,并做好來信的保密工作。
3.相關(guān)分管校領(lǐng)導(dǎo)或處室負責人應(yīng)在五個工作日內(nèi)將來信反映的情況開展調(diào)研,并將辦結(jié)情況以電子文檔的形式交校黨總支部紀檢委員。若五個工作日內(nèi)無法辦結(jié)的,要予以情況說明。
4.對來信中所反映的個別問題,由校黨總支部紀檢委員將經(jīng)辦人反饋的辦結(jié)情況直接回復(fù)寫信人;對來信中所反映的多數(shù)師生、家長關(guān)心或有必要向師生、家長宣傳的事宜,除直接答復(fù)寫信人之外,同時在校園網(wǎng)上公布。
5.校黨總支部紀檢委員對所有來信及處理結(jié)果要定期進行整理、歸檔,并向黨政領(lǐng)導(dǎo)進行匯報。
本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
z附中黨總支部、校長室
第7篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法
物業(yè)公司電子郵件管理辦法
(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內(nèi)容:
1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。
篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的 傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。
收件人應(yīng)及時答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。
由于閱讀郵件不及時而導(dǎo)致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。
8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負責按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。
2、郵箱使用者應(yīng)保護好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。
第8篇 電子公司限度樣品管理辦法
電子有限公司限度樣品管理辦法
1.目的:
1.1為使本公司限度樣品能有效管理及正常使用,特訂定本辦法。
2.范圍:
2.1凡制程上品質(zhì)查證所需之成品實物等均屬之。
3.權(quán)責:
3.1限度樣品管制程序一覽表:各單位主管。
3.2限度樣品之提供與管理:品管課、使用單位。
3.3限度樣品之確認:品管課、單位主管。
3.4限度樣品之保管:使用單位。
3.5限度樣品之定期檢驗:品管課。
3.5.1檢驗周期:一年一次。
3.6限度樣品之清潔:使用單位。
3.6.1清潔周期:半年一次。
4.定義:
4.1限度樣品:制程上因產(chǎn)品外觀品質(zhì),無法以書面訂定規(guī)格或容許與既定之標準有某些程度公差之樣品實物稱之為限度樣品。
5.作業(yè)內(nèi)容:
5.1限度樣品之簽認及制作:
5.1.1限度樣品的制作于新產(chǎn)品開發(fā)試作完畢移交現(xiàn)場量產(chǎn)前,由品管課提供樣品,與技術(shù)部門必要時會同客戶之品質(zhì)擔當人員,針對品質(zhì)上各項不明確點會同簽認。若因客戶要求,需在限度樣品制作、簽認完成前先行量產(chǎn),得經(jīng)客戶同意后,先行量產(chǎn)后再制作、簽認限度樣品。
5.1.2設(shè)計變更時,同5.1.1辦理。
5.1.3當客戶的品質(zhì)標準有異議,需重新簽認樣品時,同5.1.1辦理。
5.1.4所有樣品均需在標示卡上填妥品名、日期、材質(zhì)、模號、工別及限度類別。
5.1.5限度樣品為局部者可分割后集中于固定看板上并填寫「限度樣品標示卡」附于看板上。
5.2限度樣品之使用:
5.2.1對于制程上各工程之半成品、成品、原、物料在品質(zhì)檢驗上有爭議,而無法以既定的標準完成檢驗,得由品管課提出限度樣品,會同工程實施確認,以達到產(chǎn)能符合品質(zhì)要求。
5.2.2客戶對品質(zhì)有疑問時,同5.2.1辦理。
5.3限度樣品之管理:
5.3.1限度樣品簽認后,由各單位統(tǒng)籌管理,限度樣品之成品,須每六個月定期清潔一次。
5.3.2對于須鑒定產(chǎn)品色澤或材質(zhì)之限度樣品,應(yīng)妥善保存,避免損毀或褪色造成標準不同。
5.3.3各單位將承認后的限度樣本登錄于「限度樣品一覽表」。
5.3.4如需取用樣品,均需登記記錄于樣品借用單上,以便日后追蹤管理。
5.4限度樣品之保存:
5.4.1限度樣品之保存期限至產(chǎn)品結(jié)束日起,即可由各單位自行報廢。
5.4.2若于產(chǎn)品生產(chǎn)中有設(shè)計變更,須重新簽認限度樣品;舊有之限度樣品,若無特殊情況,則由各單位自行報廢之。
6.附件:
6.1限度樣品標示卡
6.2限度樣品一覽表
6.3樣品借用表
標識卡
品名:_____________________
材質(zhì):_____________________
模號:_____________________
工別:_____________________
日期:_____________________
__電子(__)有限公司
__路2號
tel:0__
核 準審 核制 訂
第9篇 a礦業(yè)電子考勤管理辦法
某礦業(yè)公司電子考勤管理辦法
第一章 總 則
第一條 為進一步規(guī)范礦業(yè)服務(wù)公司(以下簡稱“礦業(yè)公司”)考勤管理,強化勞動紀律,提高工作效率,使考勤工作更加科學(xué)公正、透明準確,現(xiàn)應(yīng)用考勤系統(tǒng),實施電子考勤,并制訂本管理辦法。
第二條 公司在有條件的區(qū)域?qū)嵭须娮涌记?未實行電子考勤的實行考勤簽到制度。電子考勤是支撐公司考勤管理的主渠道和最基本依據(jù),考勤記錄將作為員工薪酬計發(fā)、績效考核、三長人員清理以及與考勤有關(guān)事項的重要依據(jù)。
第三條 電子考勤使用考勤機作為考勤記錄載體,考勤機的使用執(zhí)行“誰使用、誰負責、誰管理、誰維護”的原則。
第四條 本辦法適用于礦業(yè)公司考勤系統(tǒng)覆蓋范圍內(nèi)所有員工。
第二章 管理與職責
第一條 人力資源部是電子考勤管理的業(yè)務(wù)主管部門。負責電子考勤管理辦法的制訂、修改;負責電子考勤系統(tǒng)日常管理、維護、考勤數(shù)據(jù)采集、審核、erp考勤數(shù)據(jù)錄入以及日常檢查、考核與應(yīng)用工作;負責制定考勤系統(tǒng)操作使用規(guī)范;負責定期公示電子考勤數(shù)據(jù)及異?？记诘怯浻涗?負責機關(guān)考勤系統(tǒng)管理與各部門考勤數(shù)據(jù)核實。
第二條 各單位是本單位電子考勤管理的主責機構(gòu)。負責本單位考勤系統(tǒng)日常管理工作,負責編制員工排班表,并根據(jù)電子考勤上報月度員工考勤表;負責電子考勤設(shè)備的日常維護保養(yǎng)工作,并指定考勤機管理員和考勤機現(xiàn)場管理人員,考勤機管理員負責對考勤系統(tǒng)進行維護管理,負責錄入員工排班表,負責根據(jù)電子考勤數(shù)據(jù),核對員工實際出勤情況?？记跈C現(xiàn)場管理人員負責監(jiān)督、指導(dǎo)員工在指定時間、指定考勤機記錄出勤,對考勤機的設(shè)備完好、安全運行及正常工作負責。
第三條 調(diào)度指揮中心負責礦業(yè)公司機關(guān)助理級及以上領(lǐng)導(dǎo)的考勤管理,根據(jù)調(diào)度會議簽到、日常值班簽到和電子考勤記錄,建立礦業(yè)公司機關(guān)助理級及以上人員月度考勤記錄。
第四條 各單位、各部門負責人對本單位、部門員工出勤的真實性負責。調(diào)度指揮中心負責人對礦業(yè)公司機關(guān)助理級及以上人員和調(diào)度值班人員出勤的真實性負責。
第三章 考勤系統(tǒng)使用管理
第一條 電子考勤是對職工上下班時間的記錄和證實,考勤系統(tǒng)終端考勤機必須本人親自進行人臉數(shù)據(jù)采集和電子考勤簽到。
第二條 電子考勤人臉數(shù)據(jù)采集由礦業(yè)公司人力資源部、所在單位勞資員,現(xiàn)場根據(jù)身份證核對員工身份,確認無誤后方可采集人臉數(shù)據(jù)。
第三條 礦業(yè)公司各級機關(guān)員工電子考勤簽到執(zhí)行以下規(guī)定:
(一) 工作時間:每周一至周五,每日上班時間,上午8:00-11:30,下午14:00-17:30。法定節(jié)假日、公休日工作時間,按有關(guān)放假通知或值班規(guī)定執(zhí)行。
(二) 機關(guān)員工上、下班均需在指定時間、指定考勤機進行簽到。
上班簽到時間:上午7:00-8:00,下午13:30-14:00。
下班簽到時間:上午11:30-12:00,下午17:30-18:30。
第四條 各生產(chǎn)、服務(wù)場所員工電子考勤簽到執(zhí)行以下規(guī)定:
(一) 工作時間:按照所在單位排班表和每日上、下班時間上班。
1. 正常班崗位:
上午8:00-11:30,下午14:00-17:30。
2. 三班倒崗位:
早班8:00-16:00,中班16:00-24:00,夜班00:00-8:00。
法定節(jié)假日、公休日工作時間按有關(guān)放假通知或排班表執(zhí)行。
(二) 簽到時間:考勤系統(tǒng)開放簽到時間段為班前、后1小時。
(三) 員工上、下班均需在指定時間段、指定考勤機進行簽到。由于工作原因無法按時簽到的,或確實屬于非本人原因造成的遲到、早退,須由本人以書面形式報本單位負責人核實簽字確認;其他情形無法按時簽到的,要按照請銷假審批權(quán)限、程序辦理審簽手續(xù)。
(四) 對工作時間無法執(zhí)行礦業(yè)公司統(tǒng)一規(guī)定排班時間的崗位,如餐飲服務(wù)崗位,由所在單位根據(jù)實際情況自行擬定電子考勤系統(tǒng)簽到時間,以書面形式向人力資源部申請調(diào)整簽到時間,經(jīng)礦業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議審定或公司報備后方可執(zhí)行。
第五條 由于工作原因(如調(diào)研、開會、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、外出辦事等)、請假(須履行請銷假審批手續(xù))、乘坐通勤車輛原因無法正常簽到,停電、考勤機故障或人臉無法識別等采取手工簽到的,均須記入《異常考勤簽到登記表》,否則視為未出勤。
第六條 各單位、各部門根據(jù)電子考勤記錄、請銷假審批表、異?？记诤灥降怯洷淼扔涗?按月統(tǒng)計本單位、本部門員工正常出勤、遲到、早退、曠工及休假情況,形成當月考勤表,經(jīng)單位或部門負責人簽字蓋章后報送人力資源部。
第四章 加班管理
第一條 礦業(yè)公司對各級、各類人員加班實行控制制度。
(一) 各級機關(guān)人員:原則上符合以下情況的,經(jīng)本單位、本部門負責人審批后可視為加班:
1. 上級公司或礦業(yè)公司安排的,需在正常休息時間和節(jié)假日內(nèi)工作不能間斷,須連續(xù)完成的。
2. 突發(fā)性、不屬于正常工作范圍內(nèi)的工作而必須利用休息日、法定節(jié)假日加班緊急完成的。
3. 必須利用休息日、法定節(jié)假日完成或在休息日、法定節(jié)假日參加公司統(tǒng)一安排的調(diào)研、檢查、會議的。
(二) 生產(chǎn)、服務(wù)場所員工:按照所在崗位工作班制需要,原則上按照排班表安排上崗工作。
(三) 除以上情形,單位不得隨意安排員工加班。各單位、各部門要根據(jù)實際工作需要,合理排班,安排員工出勤和組織員工輪休。確因工作需要無_休的,需提供相關(guān)證明資料作為加班依據(jù)。
第二條 礦業(yè)公司機關(guān)助理級及以上人員加班以調(diào)度值班簽到記錄為依據(jù);基層單位助理級及以上人員加班以電子考勤簽到記錄為依據(jù);助理級以下各級機關(guān)人員加班以電子考勤和加班申請手續(xù)為依據(jù);助理級以下各生產(chǎn)、服務(wù)場所人員加班以電子考勤和排班表為依據(jù)。
第三條 礦業(yè)公司機關(guān)員工加班填報《公司機關(guān)部門員工加班申請表》,由部門負責人審核,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,方可安排加班;基層單位員工加班填報《基層單位員工加班申請表》經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負責人審批后方可安排加班。原則上需在實際加班的前1工作日履行加班審批手續(xù),交本單位考勤管理員。遇緊急情況的,可先實施加班,并在加班后3個工作日內(nèi)補批《員工加班申請表》。未按上述規(guī)定履行加班審批手續(xù)的,均不視為加班。
第五章 檢查與考核
第一條 人力資源部每月10日前在網(wǎng)上公示礦業(yè)公司全體員工上月電子考勤記錄、異?？记诤灥降怯洷?、員工考勤表(遇法定節(jié)假日或公休日順延),接受員工監(jiān)督。員工如對考勤機記錄有疑義,或發(fā)現(xiàn)弄虛
作假、虛報考勤等情況,可向本單位負責人、勞資員或礦業(yè)公司人力資源部、紀檢部門反映情況。
第二條 人力資源部不定期抽查各單位考勤機管理、使用情況,針對員工反映問題進行核查,對存在問題提出整改措施,并視情形嚴重程度進行通報、處罰。
第三條 各單位要對本單位員工考勤機簽到情況進行管理與自查,發(fā)現(xiàn)問題要按規(guī)定進行處罰,并報人力資源部備案。
第四條 員工應(yīng)按時上下班,不得遲到、早退、曠工或出現(xiàn)其他違反勞動紀律行為。每遲到或早退1次,罰款50元,在次月工資中扣除,在1個考勤月內(nèi)累計遲到或早退3次以內(nèi)的,按績效考核管理辦法進行扣分;達到3次以上的,每遲到或早退3次,按曠工1日處理。全年月平均遲到、早退3次(含)以上,取消年度評先選優(yōu)、晉職、晉級資格,系機關(guān)工作人員的調(diào)離原工作崗位,分配基層單位從事操作崗位。曠工或出現(xiàn)其他違反勞動紀律行為,按有關(guān)規(guī)定進行處罰。
第五條 員工未按公司規(guī)定時間上下班考勤時段實施簽到,考勤忘簽到者,經(jīng)證實確系按時到崗,準時離崗的,每月給予1次免于處罰的機會,第2次起罰款50元/次,一個月內(nèi)忘記簽到每累計3次作曠工半天處理。
第六條 考勤機管理員要嚴格按照考勤系統(tǒng)操作使用規(guī)范操作考勤機和考勤系統(tǒng),其他人員不得接觸和操作;任何人不得故意損壞考勤設(shè)備,不得拔下、折斷考勤機電源和數(shù)據(jù)線,不得將水、油、灰塵、砂礫等雜物留在考勤機的采集窗口上。對故意損壞考勤機的行為,一經(jīng)查實,責任人除按考勤機采購價賠償外,另外處罰1000元;對故意拔下、折斷考勤機電源、數(shù)據(jù)線等故意中斷考勤系統(tǒng)工作狀態(tài)的行為,除賠償維修費外,礦業(yè)公司將視情節(jié)嚴重程度處以100-1000元/次罰款;對故意污損考勤機采集窗口的,一經(jīng)查實,對責任人處罰50元/次;對考勤系統(tǒng)操作人員因個人原因造成考勤數(shù)據(jù)錯誤、丟失、損毀的,對相關(guān)責任人視情節(jié)嚴重程度處以50-500元/次罰款。
第七條 對故意損壞電子考勤系統(tǒng),無法查實責任人的,由所在單位負責人、勞資員和考勤機管理員或其他責任人共同承擔考勤機維修費用,另外對考勤機管理員處罰100元/次/臺。
第六章 附 則
第一條 本辦法解釋權(quán)在礦業(yè)公司人力資源部。
第二條 本辦法自2022年4月1日起正式施行。
附件:1.考勤機管理員名單
2.異常考勤簽到登記表
3.公司機關(guān)部門員工加班申請表
第10篇 _電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,應(yīng)當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機構(gòu)或人員負責,保證管理工作的連續(xù)性。
1.2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時,必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。
2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標準壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6 用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時應(yīng)注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
2.2.9 由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應(yīng)注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計算機程序;d―數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2 歸檔時間邏輯歸檔應(yīng)實時進行,物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3 檢測在進行電子文件歸檔工作時,應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長期保存的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進行保管。
5.1 檢驗
5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的
處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗,合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達到100%。
5.1.2 檢驗項目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無病毒。
5.1.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續(xù)驗收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時應(yīng)注意遠離強磁場,并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時使用拷貝件。
5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實施。
5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
