公司文書管理辦法8篇

第1篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)文書檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。

第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓文件資料。

第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。

第五條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

第二章 文件的收集

第六條 公司文件資料的收集范圍

凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡(jiǎn)稱職能部門)的文書材料

1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;

2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;

3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;

4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);

5、其它相關(guān)資料。

(二)公司文書材料

l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司

控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡(jiǎn)稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;

2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要,專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;

3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;

4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;

6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;

7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;

8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;

9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;

ll、各類投訴處理材料;

12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;

13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;

14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;

15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;

16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;

17、公司大事記、全宗介紹;

l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

20、公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

21、其它各類相關(guān)資料。

(三)非隸屬單位的文件資料

非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。

第三章 文件的整理與立卷

第七條 公司實(shí)行公司、部門分級(jí)立卷的制度,堅(jiān)持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。

第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí):綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級(jí):綜合管理部對(duì)公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。

第九條 歸檔文書的整理要求

(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。

(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。

(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。

批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。

第十條 立卷

(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。一個(gè)頁面一個(gè)頁號(hào),

頁號(hào)位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù),來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。

(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡(jiǎn)明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。

(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔

第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)

歸檔時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。

部門歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目

錄清點(diǎn)核對(duì)

第十二條 案卷排列編號(hào)

案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào),.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開始的號(hào)序。

第十三條 案卷目錄

(一)案卷目錄的編制方法

案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開始的完整系統(tǒng)。

(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

案卷目錄的形式均為書本式(簿冊(cè)式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。

案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:

l、封面和扉頁

主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

2、目次

即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無需設(shè)目次。

3、序言或說明

對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說明的文字。

4、案卷目錄表(見附件1)

即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。

5、備考表

附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。

第五章 檔案的保管

第十四條 檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。

第十五條 檔案庫(kù)房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。

第十六條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢

第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。

第六章 檔案的調(diào)閱與利用

第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動(dòng)了解各部門對(duì)檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。

第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過 5 個(gè)工作日,公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見《保密管理制度》。

第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。

第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)

第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。

第七章 檔案的鑒定

第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見,登記造冊(cè),經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見附件4)。

第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

第二十七條 任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。

第八章 附則

第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第2篇 某公司文書管理辦法

l公司文書管理辦法

第一章總則

第一條為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。

第二章文件流傳細(xì)則

第二條分類

_須登記的文書范圍:結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求

外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要)、電報(bào)、傳真等等

本部制發(fā)文件:本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件

第三條收文

1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條發(fā)文

1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。

2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。

第五條分文

1.外來文件由辦公室登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。

第六條會(huì)簽

1.需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上'收文處理單'。

2.各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。

3.文件收文后,再依'收文處理單'內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。

第三章重要文件的審核、執(zhí)行

第七條審核、批示

涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。

第八條執(zhí)行

經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。

第四章撰寫文書格式

第九條公司實(shí)行按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。

第十條對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。

第3篇 公司文書檔案管理辦法(6)

公司文書檔案管理辦法(六)

1 總則

為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

2 適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

3 術(shù)語和定義

文書檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

4 管理職責(zé)

4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

5 管理活動(dòng)、程序及要求

5.1.文書檔案收集

5.1.1文書檔案收集的范圍

5.1.1.1上級(jí)來文及資料。

5.1.1.2公司文件。

5.1.1.3公司歷史檔案。

5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

5.1.2文書檔案的收集

5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。

5.2.立卷與歸檔

5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.2需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫說明,編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。

5.3文書檔案的整理和保管

5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類,單獨(dú)保管。

5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類進(jìn)行立卷。

5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷,對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

5.5.文書檔案的利用和借閱

5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請(qǐng),經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。

第4篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法格式怎樣的

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。

是事件有源可查。

2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級(jí)機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。

3. 3 其他資料管理--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。

任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。

檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。

報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;

非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。

--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。

無定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關(guān)文件

5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄

6.1 《收文薄》

6.2 《發(fā)文簿》

6.3 《信函收存登記表》

6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄

7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:

第5篇 公司文書管理辦法(9)

公司文書管理辦法(九)

第一章 總則

第一條 為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。

第二章 文件流傳細(xì)則

第二條 分類

_須登記的文書范圍:結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求

外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要)、電報(bào)、傳真等等

本部制發(fā)文件:本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件

第三條 收文

1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。

2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條 發(fā)文

1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。

2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。

第五條 分文

1. 外來文件由辦公室登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

2. 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。

第六條 會(huì)簽

1. 需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上'收文處理單'。

2. 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。

3. 文件收文后,再依'收文處理單'內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。

第三章 重要文件的審核、執(zhí)行

第七條 審核、批示

涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。

第八條 執(zhí)行

經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。

第四章 撰寫文書格式

第九條 公司實(shí)行按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。

第十條 對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。

第6篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。

是事件有源可查。

2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級(jí)機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。

3. 3 其他資料管理--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。

任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。

檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。

報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;

非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。

--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。

無定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關(guān)文件

5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄

6.1 《收文薄》

6.2 《發(fā)文簿》

6.3 《信函收存登記表》

6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄

7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:

第7篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:

方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。

2.0 適用范圍

物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3.0 管理內(nèi)容

3.1 文件和資料的分類

--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

--文書檔案(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

3.2 文書檔案管理

--上級(jí)機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。

3.3 其他資料管理

--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。

--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。無定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0 各職能部門的資料管理

各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關(guān)文件

5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》

6.0相關(guān)記錄

6.1 《收文薄》

6.2 《發(fā)文簿》

6.3 《信函收存登記表》

6.4 《信函寄發(fā)登記表》

7.0 附錄

7.1 《電腦資料存貯說明》

編寫:zz審批:zz

第8篇 公司文書檔案管理辦法

公司文書檔案管理辦法

(六) 1 總則為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。2 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。3 術(shù)語和定義文書檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。4 管理職責(zé)

4.1 文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.2 .負(fù)責(zé)公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

4.3 負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。5 管理活動(dòng)、程序及要求

5.1 .文書檔案收集

5.1.1 文書檔案收集的范圍

5.1.1 .1上級(jí)來文及資料。

5.1.1 .2公司文件。

5.1.1 .3公司歷史檔案。

5.1.1 .4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

5.1.1 .5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

5.1.1 .6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

5.1.1 .7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

5.1.2 文書檔案的收集

5.1.2 .1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

5.1.2 .2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

5.1.2 .3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。

5.2 .立卷與歸檔

5.2.1 文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.2 需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫說明,編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。

5.3 文書檔案的整理和保管

5.3.1 文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類,單獨(dú)保管。

5.3.2 文書檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類進(jìn)行立卷。

5.3.3 文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

5.4 .文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

5.4.1 文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷,對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

5.4.2 文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

5.4.3 負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

5.5 .文書檔案的利用和借閱

5.5.1 文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請(qǐng),經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

5.5.2 復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

5.6 .文書檔案的鑒定和銷毀

5.6 .1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

5.6 .2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

5.6 .3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。