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第1篇 某物管公司財務報銷管理辦法
物管公司財務報銷管理辦法
一.管理原則
按照省局對公司年度財務核算要求,保障公司管理和運行服務工作正常開展,公司的費用開支由總經理負責審批。
二.報銷程序
1.各部門零星開支,憑發(fā)票填寫'費用報銷單',經部門分管副總簽字后,由公司總經理審批同意,交財務報銷。
2.員工的工資、獎金、福利支出等,由行政部編制發(fā)放明細單或填制付款憑證,經分管副總審核簽字,由總經理審批同意交財務報銷。
3.設備設施添置費報銷時,應附'質量合格證'、'檢測報告''物品入庫單'等相關資料,經使用部門分管副總(總經理助理)審核簽字,由總經理審批同意交財務報銷。
4.維保費用報銷時,須附管理部門確認的'質量驗收報告'等相關資料,經部門分管副總(總經理助理)審核簽字,由總經理審批同意交財務報銷。
5.外墻清洗費用報銷時,須附管理部門確認的'質檢報告'等相關資料,經部門分管副總(總經理助理)審核簽字,由總經理審批同意交財務報銷。
6.業(yè)務宣傳費須事前提出申請,報總經理審批同意后,憑發(fā)票報銷。
7.外購物品原則上應使用支票轉帳支付,報銷憑據應是國家規(guī)定的正式發(fā)票。
三.借款審批程序
借款人應填寫借款單,經分管副總簽字,由總經理批準,借款應在當月內按報銷程序及時到財務報銷。
四.銀行支票的借用
1.領用轉帳支票應到財務領取《借款單》,填寫姓名、部門、事由、申領金額,分管副總簽字報總經理審核同意后到財務辦理領用支票手續(xù)。
2.領用支票后應及時辦理核銷手續(xù),經辦人必須在當月內到財務報銷。
五.報銷時間規(guī)定
每月的10日、25日為統(tǒng)一的財務報銷時間,(特殊情況例外),遇節(jié)假日順延。
第2篇 財務報銷管理辦法范例
對于單位的財務報銷制度,公司與學校,事業(yè)單位與國企等都有不同的規(guī)定,以下的財務報銷管理辦法資料,僅供閱覽:
一、現金的使用范圍
根據國家和學院計財處有關規(guī)定及后勤基建處的實際情況,現金的使用范圍為職工工資、津貼、個人勞務報酬,日常500元以下的零星支出。
二、支票的使用范圍
除以上可使用現金的支出外,其他結算款項原則上應使用轉帳支票支付。支出范圍在200元以上500元以下的款項,可以使用轉帳支票支付。支出在500元以上的款項,必須使用轉帳支票支付。
三、領用轉賬支票的程序及使用要求
1、領用人須填寫(借款單),經所在中心一支筆簽字同意后方可到財務領用轉帳支票。
2、轉帳支票有效期為10天,支票領用后,必須在付款期限內付款。轉帳支票付款并取得真實、合法的原始原始憑證后,應及時到財務辦理報帳手續(xù)。
3、如將轉帳支票丟失,必須立即通知財務采取補救措施,如票款因支票丟失已從我財務帳戶轉出,一經核實轉出金額將從領票人的工資中分期扣回。
4、轉帳支票簽發(fā)后,領用人應妥善保管,不得折疊、磨損。
四、日常支出的報銷
1、經辦人必須取得真實合法、內容完整的原始發(fā)票。發(fā)票必須是國家稅務局監(jiān)制印有“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”,必須蓋有開票單位的財務專用章或發(fā)票專用章。
2、發(fā)票內容必須齊全,包括:付款單位名稱(即“北京印刷學院”字樣,必須由收款單位填寫)、所購商品的名稱、規(guī)格、數量、單價、金額(含大、小寫金額)、填制日期、填制人姓名等等。上述內容不全、涂改、挖補及發(fā)票的大、小寫金額不相符等,會計人員有權予以退回,要求按照國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定,由收款單位進行更正、補充或重新開列。
3、購置辦公用品、勞保用品及日常支出(修車配件、維修購配件、材料)等物資,應附收款單位開列的詳細明細清單(清單所蓋印章必須與開據發(fā)票一致),作為原始發(fā)票的必需附件,否則不予報銷。
4、使用轉帳支票付款,應在所取得發(fā)票的右上角填寫支票號碼后四位,以便報帳核對。
5、經辦人在原始發(fā)票背面簽名并注明所購物資用品使用方向,經單位財務“一支筆”審批簽字后方可報銷。
6、當月發(fā)生的日常支出,材料款、修理費、燃料費、市內交通費、辦公費、通訊費、招待費、餐費、勞務用品、禮品、差旅費等原則上應于當月報銷。當月因各種原因不能報銷的,上述費用的報銷時間最多延長到下月25日,否則不予報銷。
五、招待費
1、業(yè)務招待費的報銷,實行一事一結制度。
2、業(yè)務招待費標準一般為每人每餐15-40元,特殊情況經主管后勤院
長批準。
3、報銷業(yè)務招待費時應完整填寫《業(yè)務招待費審批表》。
4、各中心安排的院內會議,報銷有關費用時應填寫《會議費報銷單》
經辦人簽字,本單位“一支筆”審批后,由本單位預算經費支出。
5、禮品費報銷必須有明細或清單,由經辦人注明禮品用處,除單位“一支筆”簽字及主管財務處長簽字外,還必須有主管后勤院長簽字后方可報銷,列支本單位預算支出。
第3篇 財務報銷管理規(guī)定辦法
費用報銷管理規(guī)定【1】
一、費用報銷程序
正常報銷程序包括“5環(huán)節(jié)”:經辦人員粘貼票據、填制報銷單→ 本部門負責人及相關職能部門負責人核實費用支出的真實性、合理性,簽字確認 → 財會部會計稽核:報銷單填制的規(guī)范性、票據的合法性和有效性,簽字確認 → 總經理或授權審批人審批費用是否予以報銷,簽字確認→財會部出納核對報銷金額后報銷。
如果后四環(huán)節(jié)審核有疑義,則票據退回經辦人,經辦人做修改后重新開始審批程序。
“5環(huán)節(jié)”流程圖如下:
1.經辦人粘貼票據、填寫費用報銷單
2.相關部門負責人核實費用真實性、合理性
3.財務稽核規(guī)范性、合法性、有效性
5.出納核對金額準確性,予以報銷
4.總經理或運營負責人審批是否報銷
二、費用報銷要求
1、費用發(fā)生真實性:指費用支出真實、必須,報銷票據的金額和實際支出金額一致。
2、費用票據合法性:指取得的費用票據是由稅務機關監(jiān)制的發(fā)票或由稅務機關監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(票面上套印稅務機關的紅色監(jiān)制章)。
3、費用票據有效性:基本要素包括,票據上要求加蓋開票單位的發(fā)票專用章或者財務專用章;手寫發(fā)票沒有涂改,大小寫金額一致;發(fā)票各項內容填寫完整,準確;公司名稱要填全稱。
三、費用報銷單要求
1、統(tǒng)一格式:費用報銷單、審批單、備案表使用公司統(tǒng)一格式。
費用報銷單主要涉及三種:通用費用報銷單、差旅費報銷單和住宿費計算表,各審批單和備案表參見附件。
2、原則上一事一報、一人一報:不同性質的費用分開填報,不同時段的費用分開填報,差旅費用按個人分開填報。
“通用費用報銷單”中“費用項目”一欄按報銷內容區(qū)分填寫,具體分業(yè)務費、城市交通費、小汽車費、辦公費、房租費、水電費、郵電費、業(yè)務推廣費、其他費用等。
3、及時填報:原則上費用一月一報,經辦人收到票據后90天內不填報且無合理理由的視為自愿放棄,財會部有權不再受理報銷。
4、費用相關信息要素完整:包括“6要素”(who、what、when、where、why、how many即相關人員、何種費用、發(fā)生時間、發(fā)生地點、支出原因、票據數量)應在費用報銷單填制中予以明確。
5、費用報銷時相關資料齊全:費用審批單、備案表、費用明細單、出差計劃書、情況說明書等資料要作為報銷票據附件同時上報。
6、費用報銷單填寫規(guī)范:用黑色碳素筆填寫,禁用鉛筆、藍色圓珠筆;金額計算準確,大小寫相符,字跡清晰工整,報銷單不得隨意涂改。
7、報銷票據粘貼要求:
(1)票據粘貼在報銷底單左上角;
(2)長方形票據統(tǒng)一橫向粘貼;
(3)票據分類別、按時間順序粘貼;
(4)用膠水或固體膠固定,禁用釘書針;
(5)報銷單上沿和左沿保持整齊,票據不外露在報銷單外,大張票據要折疊,一張一疊;
(6)一份報銷單對應票據過多時,先區(qū)分類別、攤薄粘貼在多張單子上,再將單子疊粘一起;
(7)票據金額、票據說明保留在粘貼區(qū)域之外。
五、各項費用報銷的具體要求及審批權限
(一)業(yè)務費:報銷單據使用“ 費用報銷單”通用格式,業(yè)務事由填寫詳實,包含客戶單位、客戶人數、主客姓名和職務、接待事由、接待時間、我方陪同人員人數等,特殊事由不便在報銷單上列明的,要求單獨附上書面說明作為財務報銷備案。
同一事由的業(yè)務費用應匯總審批,尤其是接待同批客人,應事先明確主要接待人員,事后匯總統(tǒng)一報銷(及備案)。
單筆超過2000元(含)的業(yè)務費,經辦人需事先向公司總經理、董事長申請并填寫備案表,審批結束,備案表由財會部主辦會計負責保管。
審批權限:單筆金額在1000元(含)以內的由授權審批人審批,單筆金額在1000元―2000元(含)以內及部門總監(jiān)業(yè)務費由總經理審批,單筆金額在2000元―100000元(含)以內的以及總經理經辦的業(yè)務費用由董事長審批,單筆金額在100000元―150000元(含)以內的經愛普公司審批程序后上報集團公司總經理審批,單筆金額在150000元以上的經上述審批程序后上報集團公司董事長審批。
愛普公司下屬各子公司業(yè)務費審批權限均按上述執(zhí)行,單筆超過2000元(含)的業(yè)務費,經辦人需事先向愛普公司總經理、董事長申請并填寫備案表,審批結束,備案表由子公司財會主管負責保管。
由財會部編制業(yè)務費開支明細月報,交公司總經理、董事長存查。
(表格見附件)。
(二)差旅費
1、報銷單據使用“差旅費報銷單”格式。
差旅費票據分類別,按時間順序粘貼。
報銷單上必須詳細注明每天的行程,地名具體到縣一級。
長時間連續(xù)出差,票據量大的,要求每兩三天的票據就整理成一份報銷單,票據數控制在25份以內,便于各環(huán)節(jié)審核和粘貼。
2、員工出差實行“出差前報出差計劃,出差后交出差報告”的管理辦法,差旅費按人考核,各人分開填報。
出差人員在出差前向運營中心上報出差計劃,書面形式或電子形式皆可,運營中心審核確認并在公司內網公布。
《出差計劃書》(見附件)中要明確出差目的、出差時間、出差地區(qū)、交通工具、預計費用等內容,報銷時粘貼在報銷單后。
3、差旅費報銷內容包括車船票、飛機票、自備車過路過橋費、住宿費、出差期間市內交通費、購票代理費、私車公用產生的費用。
(1)車船票(飛機票)報銷:
乘坐交通工具基本規(guī)定:
火車(一般)
火車(動車或高鐵)
飛 機
中層以上人員
按實報銷
二等座
經濟倉
其他人員
硬席
二等座
經濟倉
其他人員出差乘坐飛機,須事先征得部門負責人同意,由部門負責人在出差計劃書或者差旅費報銷單上簽字確認;
駐外人員(除滿洲里辦事處)往來駐地、公司本部,原則上不得乘坐飛機;
特殊情況上報總經理或授權審批人同意后另行處理;
出差期間市內交通費填寫參照“城市交通費”要求執(zhí)行。
(2)住宿費報銷:
出差住宿標準由辦公室另行規(guī)定。
原則上參照住宿標準計算填報《住宿費計算表》,超支和節(jié)省部分分別實行30%的個人承擔和獎勵。
隨同領導一起出差住宿,可參照隨同領導的住宿標準,但不再計算個人獎勵。
因特殊情況(如會議方安排好住宿)導致住宿費超標,個人承擔確有難處的,經辦人作書面情況說明、提出減免申請,經授權審批人簽字同意后,可按實全額報銷。
出差住宿同一房間,要求發(fā)票按人數分攤開具,各人房費分開填報,住宿費標準按單個房間除以人數均攤。
愛普公司員工到公司設有辦事處、子公司等分支機構出差,如當地有集體宿舍,并有能力安排住宿,應首先考慮在公司提供的集體宿舍住宿。
特別是出差時間較長的情況,原則上在出差前與分支機構駐地人員提前溝通,做好住宿安排,盡量節(jié)省住宿費用開支。
同樣情況也適用公司外地員工回杭出差、參加會議的情況,盡量安排在公司集體宿舍住宿,如集體宿舍無法安排,則由公司辦公室根據情況統(tǒng)一安排賓館住宿。
(3)私車公用:
原則上盡量避免,若確因工作需要,產生費用按差旅費填報審批后予以報銷。
報銷人負責填寫《私車公用備案表》(見附件),作為報銷附件粘貼在費用報銷單后。
(4)出差補貼:
出差補貼與個人考勤掛鉤,由辦公室審核確認,單獨發(fā)放。
連續(xù)乘車超時補貼:連續(xù)乘車每超過12小時給予一定補貼,由辦公室審核確認,隨差旅費同時報銷。
審批權限:一般人員差旅費由授權審批人審批,部門總監(jiān)(副總監(jiān))差旅費由總經理審批,總經理差旅費由董事長審批,董事長差旅費應上報集團公司總經理審批。
(三)城市交通費:報銷單據使用“_____費用報銷單”通用格式。
包括日常市內出租車費、市內地鐵公交費、公交月票等。
每張出租車票詳細注明起訖地點、時間、經辦事由,按時間順序粘貼。
特殊情況,如出租車包車、連號的票據、在工作時間之外的出租車票據等,經辦人必須給予書面情況說明;單張出租車票金額在25元以上的,要寫明詳細理由;一般情況下往返機場允許乘坐出租車的時間為早上7點以前、晚上9點以后,其他時間盡量乘坐機場大巴及機場地鐵專線。
出差及日常市內辦公,應盡量結合公交、地鐵出行,降低出租車費。
審批權限:一般人員城市交通費由授權審批人審批,部門總監(jiān)(副總監(jiān))城市交通費由總經理審批,總經理及董事長城市交通費由總經理和董事長互相審批。
(四)小汽車費:報銷單據使用“_____費用報銷單”通用格式,費用項目中注明車牌號。
報銷范圍為因公務活動而發(fā)生的車輛費用,包括修理費、汽油費、停車費、清洗美容費、保險費、養(yǎng)路費、年審費等項目。
使用公車時發(fā)生的各種違章罰款不予報銷。
私車公用產生費用的報銷參照差旅費中相關要求執(zhí)行。
小汽車日常使用須登記《隨車日志》,實際使用者將用車信息及時填入日志,財務和辦公室對其不定期進行抽查。
小汽車費按車輛歸集,每車分開填報;費用票據分項目內容粘貼,報銷單上注明每一項目的合計金額。
駐外機構小汽車費原則上一月一報,由車輛使用人員制作《小汽車費用清單》(見附件),計算行使里程、每月平均油耗。
該清單做為報銷附件,粘貼在費用報銷單后。
小汽車費用由辦公室專人審核登記,《小汽車費用清單》由專人負責保管。
集團公司每年對公司的小汽車費用進行一次匯總分析、檢查。
審批權限:小汽車修理費單次超過2000元的應采取事先預算審批,預算費用在2000元-1萬元(含)的由公司總經理審批;預算費用在1萬元以上的由公司董事長審批。
不超過2000元、實際費用金額未超過預算的小汽車修理費用以及其他小汽車費用由授權審批人審批。
(五)辦公費用:報銷單據使用“______費用報銷單”通用格式。
包括購買金額較小的辦公用品、辦公耗材、復印費等。
辦公用品的管理實行“統(tǒng)一購置、領用登記”的辦法,原則上本部統(tǒng)一由辦公室進行購置,各駐外機構由當地內勤人員統(tǒng)一購置,日常購進和領用在臺帳上簽字登記。
駐外機構辦公費用臺帳,每半年一次郵寄公司辦公室和財務部審核。
日常辦公費報銷,要求提供購置商品清單,如收據和小票。
如果開票方要收回商品清單的,經辦人提供復印件。
審批權限:辦公費由授權審批人審批。
(六)房租費:報銷單據使用“ ______費用報銷單”通用格式。
房租費包括辦公房房租和員工宿舍房租,兩者分開填報,在報銷單據中注明類別和費用所屬時期。
網點租房需事先與辦公室、總經理室匯報并取得同意。
租房(包括續(xù)租)必須與對方簽訂合同,辦公室對房租合同審核把關。
租房合同原件做為費用報銷附件,粘貼在報銷單后,網點留合同復印件備查。
審批權限:已簽訂租房合同房租費報銷由辦公室主任審批。
(七)水電費:報銷單據使用“ _____費用報銷單”通用格式。
包括辦公場所及員工宿舍自來水費、電費。
區(qū)分辦公室和員工宿舍,兩者分開填報,報銷單據中注明類別和費用所屬時間。
審批權限:水電費由由辦公室主任審批。
(八)郵電費用:報銷單據使用“______費用報銷單”通用格式。
包括各類信件郵寄費、商品以外的鐵路托運費、固定電話費、寬帶上網費、移動通訊費等。
信件郵寄費要求提供郵寄清單,注明時間、郵寄對象和郵寄內容。
固定電話費報銷單據中注明費用所屬時期;如果費用是預繳性質,統(tǒng)一按實際發(fā)票金額報銷,差額由個人負責處理。
移動通訊費按照《浙農愛普公司移動通訊費用管理試行辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行,集團公司每年對移動話費進行一次匯總、分析、檢查。
審批權限:郵電費中除移動通訊費外的費用由授權審批人審批;班子成員移動通訊費超過定額報銷的由集團總經理審批,其余人員移動通訊費超過定額報銷的由總經理審批。
(九)辦公設備:報銷單據使用“_____費用報銷單”通用格式,費用報銷時辦公室專門人員參與審核。
包括價值較高的機電設備、電腦、數碼裝備、辦公家具等。
辦公設備的購置實行 “先申請后購置”的管理辦法。
經辦人填寫《設備購置審批表》(見附件),經主管領導確認后,報辦公室、總經理及董事長審批。
駐外機構傳真本部審批。
簽字同意的申請表作為報銷附件,粘貼在報銷單據后。
審批權限:高價值辦公設備未超申請額度的由授權審批人審批,超過申請額度的由總經理審批。
(十)業(yè)務推廣會相關費用:報銷單據使用“ _____費用報銷單”通用格式。
業(yè)務推廣會涉及費用包括餐飲、住宿、會議、宣傳資料、城市交通、禮品、廣告費等,要求報銷單按不同費用項目分開粘貼,并填制一份《業(yè)務推廣費費用清單》(見附件)作為報銷附件。
業(yè)務推廣會 實行“先申請后執(zhí)行,結束后評估總結”的管理辦法。
會議前由經辦人填寫《愛普公司推廣宣傳申請單》(見附件),推廣費用預算上報運營部、總經理室進行審批。
會議結束后,經辦人填寫《愛普公司推廣宣傳總結單》(見附件),總結單作為附件,粘貼在費用報銷單后上報審批。
審批權限:業(yè)務推廣會費用報銷時區(qū)分預算內和預算外進行報批,未超申請額度的由授權審批人審批,超過申請額度的由總經理、董事長審批。
(十一)會議費:報銷單據使用“ _____費用報銷單”通用格式。
專項會議要事先報預算進行審批。
審批權限:預算費用在1萬元(含)以內的由授權審批人審批,預算費用在1萬元-5萬元(含)的由公司總經理審批;預算費用在5萬元―15萬元(含)的由公司董事長審批,預算費用在15萬元―20萬元(含)的按愛普公司審批程序后上報集團公司總經理審批,預算費用在20萬元以上的按上述審批程序后上報集團公司董事長審批。
(十二)廣告費:報銷單據使用“ _____費用報銷單”通用格式。
審批權限:屬于代理廣告性質的,即廣告費是由生產廠家提供的,則廣告費支出時由經辦部門經授權審批人、財會部審核后,費用金額10萬元(含)以下由公司總經理審批;費用金額超過10萬元的由公司董事長審批。
對需公司自行列支的廣告宣傳費,費用金額5萬元(含)以下由公司總經理審批;費用金額在5-10萬元(含)的由公司董事長審批。
費用金額在10-20萬元(含)的,需報集團公司總經理審批,20萬元以上的按上述審批程序后上報集團公司董事長審批。
(十三)保險費:
1、 固定資產、商品等財產保險、理賠,原則上由集團公司一個頭對保險公司商談,公司承擔相應的保險費用。
如公司有特別優(yōu)惠的政策并能長期享有,需要自行商談的,需報經集團公司財會部同意后執(zhí)行。
2、 其他種類保險費用,由經辦部門上報公司總經理審批,單筆金額超過10萬元的應上報公司董事長審批。
(十四)工資薪酬及福利費:原則上一年一定,由辦公室提出意見,報集團人力資源部前置審核。
月度發(fā)放時由財會部審核后報公司總經理、董事長審批。
(十五)技術研發(fā)費:要事先報預算進行審批。
預算金額在30萬以內的由總經理、董事長審批,預算金額在30萬以上的報集團公司審批。
(十六)壞賬損失核銷:公司應收賬款(含賒賬款)、預付賬款等往來款項損失核銷總額50萬以內或單筆損失10萬以內的由公司總經理、董事長審批,核銷總額50萬-200萬元或單筆損失10-50萬的上報集團公司總經理審批,核銷總額超過200萬元或單筆損失超過50萬以上的上報集團公司董事長審批。
(十七)商品損耗、銷售商品商務處理、進出口商品累計傭金、商品跌價損失:使用專門審批單據。
審批權限:金額在1萬元(含)以下的由經辦業(yè)務人員提出,經業(yè)務主管經理審批,上報運營部、財會部專人稽核,運營部負責人審批;金額在1萬元以上5萬元(含)以下的由運營部負責人審核提出處理意見后報總經理審批;5萬元以上需報董事長審批。
(十八)其他費用:報銷單據使用“ ______費用報銷單”通用格式。
其他費用如無特殊情況,按正常程序予以報銷,一般為分部門領導審核,部門總監(jiān)審核,財務審核,總經理或授權人審批,必要時辦公室參與審核。
審批權限:金額10萬元以下的由公司總經理審批,超過10萬元的由公司董事長審批。
六、 其他費用項目
1、駐外機構的費用,原則上一月一報,當月費用在下個月初寄回公司。
各經辦人在月底前將填制完成的費用單交內勤人員,內勤人員負責整理和填制《備用金報銷匯總單》,每月3號前將費用報銷單和匯總單郵寄財務部。
《備用金報銷匯總單》中辦公費、房租費、水電費、郵電費四項費用每月在匯總單上按部門統(tǒng)計;差旅費、城市交通費、業(yè)務費按人員匯總,其他費用按項目匯總。
財務出納核對打款后將《備用金報銷匯總單》傳真回各機構,反饋報銷信息并負責保管該匯總單。
2、費用報銷打備用金卡,卡號保持相對固定,如有特殊情況需要改打其他卡號,由報銷人向財務部出納做書面說明。
3、特殊情況不能取得發(fā)票,經辦人要取得相關收據或付款證明,再依據金額大小,由經辦人到地稅局辦理代開具發(fā)票,或者用其他發(fā)票代替報銷。
用其他發(fā)票代替報銷的,需事前與財務部審核人員溝通,填寫發(fā)票備案表,并經部門負責人簽字審批。
4、為保證財務月底、月初工作有充足時間,原則上,每月月初四天和月末四天不安排費用審核、現金報銷。
5、愛普公司下屬各子公司工作人員,屬于愛普公司派駐人員與愛普公司簽訂勞動合同的,其發(fā)生的相關費用由愛普公司入帳核算,但由子公司自行承擔。
費用報銷單每月定期郵寄回愛普公司財務,各費用的填制要求參照本文規(guī)定。
費用報銷單經財會部審核、授權審批人或總經理審批同意后確認報銷。
以上人員費用計入各自部門,由子公司財務和本部財務每月進行核對,通過本部對子公司開票加價的形式轉為子公司承擔。
子公司簽訂勞動合同的人員,經公司研究同意人員相關費用由愛普公司承擔的,由辦公室于每年年初確定后將經過公司總經理、董事長審批的書面通知遞交財會部備案。
此類費用報銷程序為:費用報銷單郵寄前先由辦事處負責人審核簽字,再經杭州本部財務審核、授權審批人或總經理審批同意后確認報銷。
經審批的費用報銷單由所屬子公司財務入帳核算,由子公司財務和本部財務每月進行核對,通過本部對子公司開票減價的形式轉為愛普公司承擔。
6、河南惠多利農資有限公司、山東惠多利農資有限公司、山東愛欣肥業(yè)科技有限公司、浙江愛普科技農業(yè)發(fā)展有限公司的費用報銷由其財務主管參照本辦法制定相應管理辦法。
本辦法自文件印發(fā)日起執(zhí)行,公司以前制度與本辦法規(guī)定不一致的,按本辦法規(guī)定執(zhí)行。
費 用 報 銷 管 理 制 度【2】
一、總則
1. 為保證公司財務支出、報銷工作的規(guī)范化、合法化和高效率,根據公司業(yè)務開展的實際情況,特制定本規(guī)定。
2. 審批是對請示發(fā)表終極意見的行為。
審批簽字是通過簽字的方式同意執(zhí)行。
審批人有批準和拒絕的權利,同時承擔相應的責任。
費用審批簽字是對各種費用的合理性進行逐級審核確認,以明確責任。
3.費用簽字審批權限的總體原則是:公司發(fā)生的所有費用由部門主管、財務主管、總經理審批后方可報銷。
嚴禁下屬代辦,本人審批現象。
(如各級簽批人因公出差不方便簽批,可指定代簽人在其出差期間執(zhí)行相關權限)
二、借款和報銷實施管理細則
(一)借款管理制度
1、借款的程序
借款人填寫借款單 部門主管簽字 財務主管審核 總經理審批 出納結算
(注:一般情況下,個人借款不得超過本人月工資額,個人原因借款另行規(guī)定)
2、借款的要求
1) 借款人必須用簽字筆認真填寫“借款單”諸項內容,借款用途清楚明了,購買物品借款注明單價、數量、金額,差旅費注明前往地區(qū)、期限,并須提前兩個工作日交至財務部以準備資金,如有附件必須連同借款單粘貼在一起交給財務部。
2) 除周轉金外,各項借款應在7天之內報銷清賬(差旅費以返回日期計算),前賬不清,后賬不借;如1個月內尚未清賬,則會在受款人當月工資中將借支款直接予以扣除。
(二)費用報銷流程及管理制度
1、費用報銷審批流程及相關時間規(guī)定
1)公司非固定費用需事先申請,具體流程如下:
申請人填寫請購單 → 部門主管審批→ 總經理審批.
2)請款流程(公司固定支出、個人費用報銷直接請款)
請款人填寫報銷請款表 → 部門主管審批 → 財務部主管審批 → 總經理審批
_ 固定支出主要包括:1)日常公用事業(yè)費;2)公司的維修費用;3)已與公司簽訂了合同的供應商/客戶的固定費用。
3)報銷單據選擇說明:以公司銀行基本戶支付費用的,填寫“付款申請單”,其他方式支付費用的,填寫“費用報銷單”或者“付款申請單”。
4)時間規(guī)定:(適用于個人費用報銷,公司費用單據可隨時遞交。
4-1)收報銷單時間:個人費用報銷單不定期收單;
4-2)支付時間:財務審核、總經理批準后,出納根據實際情況支付。
2、費用報銷相關要求
1)公司不設專職貼票和填制報銷單人員,由各部門員自行負責貼票、申報。
2)報銷時盡量使用稅務局統(tǒng)一印制的正式發(fā)票(有稅務局監(jiān)制章),發(fā)票類別正確。
確實無法取得相關業(yè)務發(fā)票的,應首先向財務部說明情況,再以其他收款收據替代。
3)發(fā)票或收款收據內容填寫齊全。
內容包括:單位名稱、日期、項目內容、大寫金額、小寫金額、開票人、財務專用章(或發(fā)票專用章)等。
尤其收取定額發(fā)票時,一定要有開票日期。
4)發(fā)票不能提供明確內容的需提供明細清單,如辦公用品、低值易耗品等。
5)發(fā)票不缺不破,沒有涂改痕跡,財務部拒收假的發(fā)票。
6)各人報銷各自費用,不得代申請以免重復報銷。
7)發(fā)票及報銷單據都不允許涂改,特別是金額。
8)當月費用應盡量在當月報銷,公司另有規(guī)定的除外。
3、費用報銷細則及管理制度
1)市內交通費(業(yè)務員出差報銷另行規(guī)定)
1-1)因公乘坐地鐵、公交,實報實銷;
1-2)員工報銷車費列明外出公干時間、地點、交通工具及費用;特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經理申請。
2)差旅費
2-1) 審批原則:
2-1-1)公司員工出差實行部門主管審批制度,銷售部出差由總經理審批,不經批準不得自行出差。
2-2) 報銷規(guī)定:
2-2-1)差旅費是指員工出差發(fā)生的費用,包括交通工具、出差補貼、賓館住宿費等。
2-2-2) 公司員工出差一律乘坐火車或大巴,飛機票、高鐵票原則上不予報銷或按相同規(guī)定同程火車票金額報銷,400公里或者3小時車程內的火車執(zhí)行硬座標準,超出400公里或者3小時車程的執(zhí)行硬臥標準,有動車到達的可選擇動車二等座標準。
2-2-3) 對于出差期間的市內交通費、餐費及住宿費,公司實行出差補貼費用包干制度,交通補貼30元/天;餐費補助30元/天。
住宿補貼最高100元/晚。
特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經理申請。
2-2-4)此補助從到達目的地的當天起算,在火車途中非當日到達的按30元/日的就餐補助;同理,出差補助從返程當日起截止,返程當日時間在上午12點之前的無補貼,12點之后(按車票時間為準)返程且當日到達目的地補貼30元,12點之后(按車票時間為準)返程且非當日到達目的地補貼30元,火車途中按30元/天補助。
2-2-5)員工出差期間發(fā)生招待費、禮品費等,須另行向總經理申請執(zhí)行,不得隨差旅費報銷。
2-2-6)出差持出差當地區(qū)的車票、住宿費等報銷。
2-2-7)其他辦事人員外出辦事餐費標準:25元/餐。
3)電話費
3-1)銷售部業(yè)務人員可申請每月電話費津貼,須經總經辦簽批。
3-2)若因工作調整,批準報銷話費的員工不再需要經常因公聯(lián)絡,則停止享受話費津貼。
4)運輸費
4-1)對于日常零散送貨運費,由經手人填寫《運輸費用明細表》列明表內相關內容。
經部門主管批簽后填寫《費用報銷單》交財務部報銷。
對于月結方式運費,由經手人復核確認,經部門主管批簽后填寫《付款申請單》交財務部報銷。
4-2)簽訂的運輸協(xié)議要報備財務部批核并要求運輸單位(或個人)提供結算帳號(或個人儲蓄帳號),財務部將運費直接匯至該單位或個人。
5)快遞費
我司與快遞公司實行月結制,員工須經部門指定人員批核后方可將快遞件交銷售部。
銷售部每月把快遞單與寄件登記表核對無誤后申請費用。
我司收到的到付郵件由收件人填寫《費用報銷單》申請付款,填明付款理由。
6)交際應酬費
原則上除了得到總經理同意,否則一律不能報銷該費用。
事前應先向部門主管或總經理申請批準。
總經理批準報銷該費用時,須填寫《費用報銷單》列明時間、地點、人物、事由等內容,否則不予報銷。
9)廣告費
有關部門事前做好書面計劃,交予財務部審核,報總經理審批。
10)五金/文具/電腦耗材等物料申請報銷流程
具體包括:五金維修配件/文具/辦公用品等耗材費(預算范圍
