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第1篇 檔案管理實施細則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實施細則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件:
1.司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
3.財務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項目批文、合同;
5.公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
6.工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價值的文件;
11.公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級檔案文件如下:
1.各部門報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報;
2.部門例會會議紀(jì)要;
3.各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
4.招投標(biāo)文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報表;
9.財務(wù)會計憑證、帳冊、月度、年度財務(wù)報表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負責(zé)主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負責(zé)人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責(zé)任人:各部門負責(zé)人與專(兼)職文書。
4.各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書,負責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時限
各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm×297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對于日常抄送副件進行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時,應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
3.每年須定期對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。
第五章檔案名稱、編號
第十五條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第十八條檔案編號原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號”。
2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”,文件歸檔時依序編號、登錄。
4.檔號的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號。如:行政類、營運類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運部月報,招商進度表,會議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號。即盒號、件號。
5.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序,以此來編列檔號。
6.檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。
7.檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號、文件題名、文號、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點等項目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制,以裝滿一盒為準(zhǔn)。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫,并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
1.長期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊;
3)組織規(guī)程及辦事細則;
4)董事會及股東會紀(jì)錄;
5)財務(wù)報表;
6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件;
7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設(shè)計圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
10)預(yù)算、決算書類;
11)會計憑證;
12)事業(yè)計劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無長期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件
第八章檔案密級
第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書含:公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2.“機密”文書含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應(yīng)有相關(guān)部門負責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第三十四條檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。
第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn),方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時,檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。
第四十條公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第2篇 職工安全培訓(xùn)檔案管理實施細則
為加強職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,制定本細則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標(biāo)準(zhǔn)
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績簽字表
2. 理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn),不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負責(zé),經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,并保持清潔、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。
第3篇 文書檔案管理細則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國人民建設(shè)銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細則內(nèi)容:
文書檔案管理細則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個人都不得據(jù)為己有,以維護建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設(shè)銀行應(yīng)實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負責(zé)對立卷工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負責(zé)文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。
3.行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進行排列:批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應(yīng)進行托裱,寬大的張頁應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長不宜短的原則進行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經(jīng)濟建設(shè)、歷史研究具有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進行審核把關(guān),對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點,選擇年度——組織機構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不能重復(fù)。
第二十條 各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機關(guān)各項工作服務(wù)。
第二十一條 各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負責(zé)解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
第4篇 工程監(jiān)理檔案管理實施細則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接，監(jiān)理項目部配備專職信息管理員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收；統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件，做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄，并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀(jì)要，由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責(zé)
1、負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，監(jiān)理項目部有權(quán)退回，相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1）對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報項目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
2）對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3）檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。
4）在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。
4、其它
（1）工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）的通知>;》規(guī)定執(zhí)行。
（2）檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
（3）工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；
（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；
（4）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素（不允許插值）；
（5）符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
第5篇 雅居樂物業(yè)檔案管理實施細則
雅居物業(yè)檔案管理實施細則
為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負責(zé)立卷、歸檔;
3、財務(wù)帳冊、財務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財務(wù)部負責(zé)歸檔;
4、各項目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術(shù)部負責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項目負責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號、主送、抄送、抄報、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項活動要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動的真實內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進行歸檔。
4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設(shè)、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內(nèi)對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內(nèi)對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進行。當(dāng)同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號,不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數(shù)的受控章,并將檔號、件數(shù)填寫清楚。
8、每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質(zhì)內(nèi)容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時間及要求
(一)歸檔時間
1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。
3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內(nèi)容、時間、地點、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補交。
2、檔案管理人員調(diào)離時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對檔案的安全、保密和完整負責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負責(zé)賠償損失外,應(yīng)報請領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認(rèn)真估計檔案的價值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時,應(yīng)將處理意見報分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應(yīng)立卷長期保存。
第6篇 z中學(xué)學(xué)校學(xué)生個人德育檔案管理細則
中學(xué)學(xué)校學(xué)生個人德育檔案管理細則
為了健全學(xué)校德育教育制度、規(guī)范班級管理、增強學(xué)生德育意識,把學(xué)生培養(yǎng)成為具有社會公德、良好文明衛(wèi)生習(xí)慣和遵紀(jì)守法的合格中學(xué)生,結(jié)合我校實際,特制定學(xué)生個人德育檔案管理細則。
德育檔案
學(xué)生每人每學(xué)期基礎(chǔ)分100分。政教處、班主任可根據(jù)學(xué)生違紀(jì)情況,按學(xué)?？鄯謽?biāo)準(zhǔn)給予扣分,每學(xué)期總評一次,班主任按所評結(jié)果來評定學(xué)生操行:(1)85分以上為“a”;(2)75―84分為“b”;(3)60―74分為“c”;(4)60分以下為“d”。
德育管理
操行評定為“d”的學(xué)生,本學(xué)期德育不合格,記入學(xué)籍檔案,并由校行政會討論對其行政處分。
在整個學(xué)習(xí)階段(初中、高中)累計兩次評定為“d”等的學(xué)生,德育操行不合格,不予畢業(yè),只發(fā)肄業(yè)證,并在升學(xué)評語或征兵入伍評語中如實反映。
開學(xué)未及時到校注冊者每遲到一天扣德育2分,超過15天者注銷其學(xué)籍。
凡受扣分的學(xué)生:
德育分扣滿5分,班級通報批評,交5元班費;
以后扣分每增加5分,學(xué)生交10元班費,班主任要及時向家長通報;
德育分累計扣滿15分者,屬于德育警報,由班主任上報政教處,給予學(xué)生個人德育警告處分,通告家長,并交50元保證金;
德育分累計扣滿25分者,屬于德育失誤,政教處給予德育記過處分,通告家長,并交保證金100元;
德育分累計扣滿41分者,屬于德育事故,由校行政會決定,給予學(xué)生個人留校察看處分,交保證金200元或開除。
班主任要保管的學(xué)生個人德育檔案,學(xué)期結(jié)束交回政教處存檔。
德育細則
上課遲到扣1分/次,曠課扣2分/節(jié);
無心向?qū)W,在課堂上(包括自習(xí)課)講話、下位,隨意進出教室、擾亂課堂秩序者,每件次扣1分,頂撞教師(工作人員)扣2―5分;
3、無故不交作業(yè)者扣0.5分,上課睡覺者扣0.5分;
4、考試作弊者,每場次扣2分,未按要求考試,或影響考場秩序者扣1―2分;
5、早操、課間操、眼保健操缺到者,每次扣1分,不做者扣0.5分;
6、無故不上體育課、自習(xí)課、班會課,按曠課處理,每人次扣2分,自習(xí)課離開教室者扣2分;
7、衣著不整(穿奇裝異服、拖鞋、背心等)、佩戴首飾,每次扣1分,男生留長發(fā)扣1分,染發(fā)、燙發(fā)者扣2分,并責(zé)令改正;
8、違反寢室管理制度,午休、晚休不守紀(jì)律者每人次扣1―3分,夜不歸宿者扣15分;
9、打牌每人次扣5分,賭博每人次扣15分;
10、未按要求整理寢室內(nèi)務(wù)者,每次扣1分,值日生未按要求打掃寢室、教室、包干區(qū),每人次扣2分;
11、不愛衛(wèi)生、亂丟雜物者每次扣2分;
12、違反食堂用膳紀(jì)律,故意插隊、帶飯、倒飯菜者每件次扣2分;
13、損害公物,故意涂污課桌椅、墻面等扣2分,并照價賠償,賤踏草坪、攀折樹木、破壞校園綠化者扣1分,故意涂改黑板報通知、公告或撕毀公告文件者扣2分;
14、未辦理請假手續(xù)私自離校者扣5分,爬圍墻者扣15分,請假條不規(guī)范者扣1分;
15、抽煙者每次扣5分,上課時間外出上網(wǎng)者扣15分;
16、侮辱、欺負同學(xué)者扣3分,打架、鬧事者扣15分,影響惡劣或造成嚴(yán)重后果者扣25分;
17、在校學(xué)生不準(zhǔn)談戀愛,違者視情節(jié)輕重給予扣德育分10分,或給予停課反省,退學(xué)處理;
四、說明:
1、凡違反《__中學(xué)關(guān)于處分違紀(jì)學(xué)生條例》者予以警告處分并扣個人德育分15分,記過以上處分扣德育分25―40分,有違法行為者,經(jīng)公安機關(guān)審查扣德育分40分;
2、學(xué)生有其他方面違紀(jì),而德育細則上未寫明的,由校行政會研究后再給予扣分;
3、科任老師可視學(xué)生違紀(jì)情節(jié),向班主任提出對違紀(jì)學(xué)生的扣分意見,由班主任按標(biāo)準(zhǔn)扣分;
4、保證金由班主任負責(zé)收繳管理;
5、班主任每周匯總一次學(xué)生德育扣分情況,政教處每月匯總審查學(xué)生德育檔案;
6、好人好事及表現(xiàn)良好的同學(xué),由班主任酌情加分。
__中學(xué)政教處
第7篇 萬科地產(chǎn)檔案資料管理細則
蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細則
1、客戶資料管理要求
1.1準(zhǔn)確:產(chǎn)權(quán)來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實際相符。
1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。
1.3及時:客戶資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況要經(jīng)常進行更新,隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。
2、存放與歸檔操作原則
2.1客戶在銷售現(xiàn)場簽訂樓宇認(rèn)購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。
2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補充協(xié)議、客戶身份證復(fù)印件和首期房款收據(jù)復(fù)印件,按照房屋棟號順序存放。
2.3客戶合同(房地產(chǎn)買賣合同及按揭合同)在當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。
3、文擋存放方式
為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。
4、檔案收存基本要素
一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲存檔案):
①認(rèn)購書或認(rèn)購登記表
②房屋買賣合同及補充協(xié)議
③銀行按揭合同
④合同外的補充協(xié)議
⑤特殊折扣審批表
⑥客戶身份證明文件(復(fù)印件)
⑦其他(更名、退換房資料)
5、檔案管理制度
5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業(yè)管理人員調(diào)檔查閱,必須由管理員統(tǒng)一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書。
5.2嚴(yán)格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準(zhǔn),不允許外借和公開。
5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內(nèi)。
5.4客戶文檔由營銷公司設(shè)兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責(zé)制。
第8篇 地產(chǎn)公司會計檔案管理細則辦法
會計檔案管理細則:
1、公司應(yīng)作為會計檔案保存的資料包括:各種會計憑證和賬簿、財務(wù)收支預(yù)算、各種會計報表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會計人員交接清單、會計檔案銷毀清單等。
2、每個會計年度結(jié)束,會計人員應(yīng)將上述會計資料進行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊、編制會計檔案保存清單,連同會計檔案一并歸檔,并由專人負責(zé)管理。
3、會計檔案一律不得外借,切實防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會計檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會計檔案時,必須持具有縣級以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會計檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會計檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會計檔案可以銷毀,但必須填制會計檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。
5、會計檔案保管期限附后。
第9篇 醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細則范例
醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細則
1、目的
為加強對儀器設(shè)備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設(shè)備的相關(guān)資料,制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫(yī)院對重點儀器設(shè)備資料的管理,包括設(shè)備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機資料及后續(xù)服務(wù)資料。
2.2本細則僅針對儀器設(shè)備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價值在1萬元以上的進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報告及批復(fù)文件,應(yīng)存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后應(yīng)由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗收,詳細填寫驗收報告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件、儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計工作。
4.2儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間順序排列,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面標(biāo)在右上角,背面標(biāo)在左上角,并完整填寫卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設(shè)備檔案應(yīng)一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復(fù)印件留在設(shè)備使用部門備用,一份復(fù)印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設(shè)備使用情況。
4.4儀器設(shè)備檔案應(yīng)放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀壞和散失。
4.5儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時,應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負責(zé)人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應(yīng)按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負責(zé)賠償。
第10篇 實物檔案管理細則范例
機關(guān)實物檔案管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了市直機關(guān)在公務(wù)活動中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價值實物的收集、整理、歸檔和實物檔案保管、利用和移交進館的原則和方法。
本規(guī)范適用于青島市市直機關(guān)、團體和其他社會組織,市政府直屬工作部門所屬的獨立承擔(dān)行政管理職能的機構(gòu)參照執(zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動時,形成、獲得或者收集的,對具有長遠保存利用價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍,實物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應(yīng)進館實物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存利用價值的憑證性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章、贈送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動中獲贈的紀(jì)念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價值的實物。
2.1.2 非進館實物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國內(nèi)交往中獲贈的紀(jì)念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價值的實物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實物檔案應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個人不得將實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
2.2.2 歸檔實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的,移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。
2.2.3 歸檔的實物檔案應(yīng)保持整潔、無破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門對應(yīng)歸檔的實物檔案進行檢查,確保實物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實物檔案時,應(yīng)辦理移交手續(xù),清點后交接雙方在移交清冊上簽字。
3 整理
3.1 分類
實物檔案原則上按實物形狀分類,實物形狀具體分為平面實物、立體實物等類別。
3.2 編號
3.2.1 實物檔案按實物形狀結(jié)合級別,依其時間先后順序排列。
3.2.2 實物檔案按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水號。
需進館與不需進館的實物檔案應(yīng)分別編號。
3.2.3 實物檔案應(yīng)以“件”為單位按一件一號原則進行編號,并在實物上粘貼歸檔章(見附圖1)。
平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方,立體實物將歸檔章粘貼在實物底部。
歸檔章項目包括全宗號、目錄號、案卷號。
3.2.3.1 全宗號:同級檔案館給立檔單位編制的代號。
3.2.3.2 目錄號:全宗內(nèi)所屬目錄的編號。
3.2.3.3 案卷號:按分類方案,每件實物檔案的流水編號。
3.2.4 歸檔章項目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,書寫材料應(yīng)符合檔案管理要求。
3.3 編目
實物檔案應(yīng)按分類編號要求,將目錄錄入計算機,編制實物檔案案卷目錄(見附圖2)。
實物檔案案卷目錄包括案卷號、受獎單位、題名、授獎單位、授獎年度、期限、類別、備注等項目。
3.3.1 案卷號:填寫實物的件號。
3.3.2 受獎單位:填寫立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫實物名稱。
3.3.4 授獎單位:填寫實物制作、頒發(fā)單位。
3.3.5 授獎年度:填寫實物制作、頒發(fā)年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫實物檔案的種類名稱,如:證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾、紀(jì)念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫需要說明的事項。
4 保管
4.1 實物檔案一般應(yīng)專柜保管,對貴重的實物檔案,要采取相應(yīng)措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
4.2 對實物檔案應(yīng)定期清點,做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問題及時查對清楚。
4.3 實物檔案應(yīng)保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實物檔案完好無損。
4.4 存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜,要投放防蟲劑;
4.5 實物檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。
4.6 獎狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
5.2 利用實物檔案原則上只能使用實物照片,如確需使用實物檔案原件,須寫明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。
5.3 歸還實物檔案時,檔案管理人員應(yīng)對歸還的實物檔案仔細檢查,核查無誤后方可簽字注銷。
如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)立即追究責(zé)任。
6 移交進館
6.1 移交進館時間
屬于進館范圍的實物檔案,應(yīng)隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進館要求
實物檔案移交進館時,一并移交下列材料。
6.2.1 機讀實物檔案案卷目錄。
6.2.2 計算機打印實物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進館說明。
第11篇 實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內(nèi)容
1.實驗室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實驗教學(xué)過程中的各種文件和資料:實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發(fā)情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等方面的項目數(shù)及其工作量。
4.實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機技術(shù)手冊;儀器設(shè)備的維護保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購報告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設(shè)備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關(guān)來往信函等。
(2)設(shè)備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書、技術(shù)總結(jié)報告、鑒定材料、設(shè)備使用說明書等。
8.實驗室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實驗室工作的各種統(tǒng)計報表。
10.上級主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與管理文件和本實驗室制定的規(guī)章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責(zé)實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應(yīng)長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動應(yīng)做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學(xué)校檔案館長期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實驗中心
第12篇 _地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒有簽字確認(rèn),視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認(rèn)。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責(zé)保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時之需。
3.文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責(zé)按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時,必須當(dāng)面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6.部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷毀清單》
附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第13篇 活動檔案管理細則模板
活動檔案管理細則一
第一條 為規(guī)范全市重大活動檔案管理工作,確保重大活動檔案的齊全、完整與安全,為全市經(jīng)濟、政治、文化、社會和生態(tài)文明建設(shè)提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規(guī),結(jié)合本市實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動檔案,是指全市重大活動過程中直接形成的對國家和社會具有利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 本辦法所稱重大活動,是指符合下列條件之一的活動:
(一)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動;
(二)省委、省人大、省政府、省政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)在本市的重要公務(wù)活動;
(三)著名外國友人、國內(nèi)知名人士(包括各民主黨派和無黨派民主人士、各領(lǐng)域杰出人士、宗教界知名人士等)、 華僑領(lǐng)袖、有名望的外籍華人、港澳臺同胞在本市的訪問、考察、參觀等活動;
(四)本市副市級以上領(lǐng)導(dǎo)的重要公務(wù)活動;
(五)本市重大經(jīng)濟、政治、社會、文化、體育、外事活動或者公益性活動;
(六)本市發(fā)生的重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)性衛(wèi)生和社會安全等事件的處置活動;
(七)本市具有重大影響或者較大規(guī)模的其它活動。
第四條 重大活動檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強督導(dǎo)、各負其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。
第五條 市、縣兩級黨委、政府應(yīng)當(dāng)加強對重大活動檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案行政管理部門納入重大活動領(lǐng)導(dǎo)小組,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,協(xié)調(diào)解決重大活動檔案管理工作中存在的重要問題,切實保障重大活動檔案工作所需經(jīng)費。
第六條 市檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃全市重大活動檔案管理工作,負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)市本級重大活動檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案的收集、整理、移交工作。
第七條 組織、承辦重大活動的單位(以下簡稱組織承辦單位)負責(zé)重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
組織承辦單位在制訂重大活動方案或計劃時,應(yīng)當(dāng)同時制訂重大活動檔案工作方案或計劃,明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和具體責(zé)任人員,制訂并落實相應(yīng)的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動及重大活動檔案工作方案或計劃及時報送同級檔案行政管理部門,確保重大活動檔案工作與重大活動同部署、同推進。
第八條 組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案工作職業(yè)素養(yǎng),認(rèn)真履行職責(zé),保守工作秘密。
第九條 重大活動文件材料歸檔范圍:
(一)關(guān)于重大活動的請示、報告、方案、計劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題字、題詞、簡報、總結(jié)、通知、信函、請柬、賀信、名冊、通訊錄、會議紀(jì)要、宣傳材料、紀(jì)念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)關(guān)于重大活動的照片、音頻、視頻、光盤、膠片等材料;
(三)新聞媒體關(guān)于重大活動的宣傳報道材料;
(四)關(guān)于重大活動的憑證性和標(biāo)志性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等;
(五)重大活動形成的其它具有保存價值的文件材料。
第十條 重大活動檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執(zhí)行國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22—2022)、《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t 11821-2002)等標(biāo)準(zhǔn)。
第十一條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)組織承辦單位為一個單位的,重大活動檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)組織承辦單位為兩個以上單位的,重大活動形成的全部檔案歸入牽頭負責(zé)單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動檔案,應(yīng)在活動結(jié)束之日起30個工作日內(nèi)向牽頭負責(zé)單位移交,本單位可保存重大活動檔案復(fù)制件或其他形式的副本;
(三)組織承辦單位為臨時機構(gòu)的,重大活動形成的全部檔案經(jīng)同級檔案行政管理部門驗收合格后,應(yīng)及時移交同級國家綜合檔案館;檔案移交進館前,臨時機構(gòu)檔案人員不得撤回原單位。
(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,應(yīng)責(zé)成有關(guān)新聞媒體在活動結(jié)束之日起30個工作日內(nèi)向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。
第十二條 組織承辦單位應(yīng)加強重大活動檔案數(shù)字化,提高重大活動檔案利用水平。
組織承辦單位向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案必須同步移交與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子檔案。
第十三條 其他組織、個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動檔案,是國家檔案的重要組成部分,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。
鼓勵其他組織、個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
第十四條 向國家綜合檔案館移交、捐贈重大活動檔案的單位和個人,可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)維護其合法權(quán)益。
第十五條 市、縣兩級國家綜合檔案館向利用者提供重大活動檔案時,應(yīng)當(dāng)逐步用各種形式的復(fù)制件代替檔案原件。
重大活動檔案的復(fù)制件由國家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。
第十六條 對重大活動檔案收集工作做出突出貢獻的單位和個人,由當(dāng)?shù)厝嗣裾o予表彰和獎勵。
第十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分:
(一)將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小重大活動檔案接收范圍的;
(四)明知所保存的重大活動檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(五)檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十八條 本辦法由葫蘆島市檔案局負責(zé)解釋并組織實施。
第十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
活動檔案管理細則二
第一條 為加強自治區(qū)重大活動檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等法律、法規(guī),結(jié)合自治區(qū)實際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的重大活動檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱重大活動檔案,是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 本辦法所稱重大活動,是指下列活動:
(一)在自治區(qū)內(nèi)召開的國家級重要會議;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在自治區(qū)內(nèi)的公務(wù)活動;
(三)外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外知名人士、友好團體在自治區(qū)的考察、訪問等重要外事活動;
(四)自治區(qū)各級黨委、人大、政府、政協(xié)召開的重要會議;
(五)上級黨委、人大、政府、政協(xié)主要負責(zé)人以及知名學(xué)者在本行政區(qū)域內(nèi)參加的重要會議、考察、調(diào)查研究和工作指導(dǎo)等活動;
(六)自治區(qū)各級黨委、人大、政府、政協(xié)主要負責(zé)人出國訪問、考察等外事公務(wù)活動;
(七)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的重大經(jīng)濟、社會、文化、體育、民族、宗教活動;
(八)本行政區(qū)域內(nèi)嚴(yán)重自然災(zāi)害和重大責(zé)任事故搶救處置活動;
(九)本行政區(qū)域內(nèi)其他具有重大影響的活動。
第五條 重大活動檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強督導(dǎo)、各負其責(zé)、集中管理、有效利用的原則。
第六條 旗縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)解決重大活動檔案管理工作中的重要問題,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,保障重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費。
第七條 旗縣級以上檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作。
第八條 重大活動的舉辦、承辦單位在制定重大活動實施計劃時,應(yīng)當(dāng)同時制定重大活動檔案管理工作方案,明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和人員,制定并落實相應(yīng)的檔案管理制度,保證重大活動檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。
第九條 重大活動的舉辦、承辦單位負責(zé)重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
第十條 重大活動的舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定編制重大活動文件材料的歸檔范圍和保管期限表。
重大活動文件材料的歸檔范圍包括:
(一)報告、方案、計劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、簡報、宣傳報道、總結(jié)、紀(jì)念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤、膠片等材料;
(三)具有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等;
(四)其他具有保存價值的材料。
重大活動檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 重大活動由指定的新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束之日起三十個工作日內(nèi)向重大活動的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。
第十二條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)重大活動由一個單位舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入本單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)重大活動由兩個以上單位聯(lián)合舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;參加單位應(yīng)當(dāng)及時收集、整理本單位在重大活動中形成的文件材料,并在活動結(jié)束之日起三十個工作日內(nèi)向牽頭單位移交重大活動檔案,將相應(yīng)的復(fù)制件或者其他形式的副本歸檔;
(三)重大活動設(shè)立臨時機構(gòu)的,臨時機構(gòu)負責(zé)收集、整理重大活動中形成的文件材料,并在重大活動結(jié)束之日起三個月內(nèi)或者臨時機構(gòu)撤銷時向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案。
第十三條 保管重大活動檔案的單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保檔案安全。
第十四條 其他組織和個人,應(yīng)當(dāng)妥善保管歸其所有的、對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動檔案,涉及國家秘密的應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定管理。
未經(jīng)旗縣級以上檔案行政管理部門批準(zhǔn),不得向國家綜合檔案館以外的任何單位或者個人出售、轉(zhuǎn)讓、贈送重大活動檔案,不得私自攜運出境。
上述其他組織和個人因保管條件等其他原因不利于重大活動檔案安全保管的,檔案行政管理部門可以依法采取代為保管、收購、征購等措施,確保檔案完整與安全。
第十五條 鼓勵其他組織和個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
捐贈、寄存者對所捐贈、寄存檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)。
國家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動檔案時,必須征得寄存者的同意。
第十六條 重大活動的舉辦、承辦單位及保存重大活動檔案的國家綜合檔案館,應(yīng)當(dāng)建立重大活動檔案專題目錄,運用現(xiàn)代化管理技術(shù),做好重大活動檔案的開發(fā)利用。
第十七條 在重大活動檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻的單位和個人,旗縣級以上人民政府或者有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予獎勵。
第十八條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令其限期改正;逾期未改正的,給予通報批評,并由有關(guān)機關(guān)對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分:
(一)重大活動舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo),并造成重大活動檔案資料損失的;
(二)重大活動期間未按照規(guī)定開展檔案收集、整理工作的;
(三)未按照規(guī)定移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;
(四)其他違反本辦法規(guī)定的行為。
第十九條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予通報批評,并由有關(guān)機關(guān)對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分,同時根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量,依法對個人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:
(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國家所有的重大活動檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的重大活動檔案的;
(三)非法買賣重大活動檔案的;
(四)攜運禁止出境的重大活動檔案及其復(fù)制件出境的;
(五)有其他違法行為的。
第二十條 本辦法自2022年1月1日起施行。
第14篇 工程公司光盤檔案管理細則
工程有限公司光盤檔案管理細則
一、光盤的整理:
1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負責(zé)。
2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號、文號、標(biāo)題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)
3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。
4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫,填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報表。
5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內(nèi)順序號往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。
6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件
二、光盤的管理和保護:
檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規(guī)則:
1、光盤說明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。
2、光盤檢測:錄制完后,應(yīng)進行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測,確認(rèn)無污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。
3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。
4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。
5、數(shù)據(jù)檢查:每年進行質(zhì)量檢查,及時修補、及時復(fù)制。
三、光盤檔案的密級劃分和權(quán)限管理:
光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。
辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級檔案確定。
第15篇 基建檔案管理細則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細則:
基建檔案管理細則【1】
為進一步加強基建檔案管理,促進基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實,根據(jù)國家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項目管理科負責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實到相關(guān)人員,同時要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負責(zé)人對本科室檔案資料的齊全、真實負有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項目為單位進行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項目的檔案資料工作要與項目進程同步。
項目建設(shè)過程中,現(xiàn)場代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。
在簽訂基建項目合同時應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項目檔案資料分四個節(jié)點進行收集整理:項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗收合格;工程審計結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應(yīng)做好清點、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時負責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項目做好內(nèi)部存檔工作。
項目管理科應(yīng)逐步推進信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫。
6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)?；üぷ鲗嶋H,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識,盡職盡責(zé),認(rèn)真做好工程檔案管理工作。
(二)認(rèn)真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負責(zé)后勤與國有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。
后勤與國有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國家有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識,認(rèn)識到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十條 認(rèn)真做好工程項目設(shè)計、設(shè)計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作由工程科負責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計委托及報建的工作人員在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十一條 認(rèn)真做好工程項目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項工程招投標(biāo)工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標(biāo)文件。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、落實。
第十二條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作工程科負責(zé)。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好檢查、落實。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當(dāng)及時了解各工程項目的進展情況,督促有關(guān)負責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時,按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時間,用完后及時歸還。
第十五條 工程項目的建設(shè)是一個長期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷,嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)過處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。
借出時間一般不超過3天,確需延長的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間最長不超過15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時催還;問題突出的,及時報告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
