物業(yè)項目鑰匙管理操作規(guī)程

有哪些

物業(yè)項目鑰匙管理操作規(guī)程

1. 員工鑰匙配發(fā)：每位員工入職時，根據(jù)其崗位職責(zé)分配必要的鑰匙。

2. 鑰匙登記：所有鑰匙需在物業(yè)服務(wù)中心進行詳細登記，包括鑰匙編號、對應(yīng)門牌號、領(lǐng)取人信息等。

3. 鑰匙借用：業(yè)主或外部人員需借用鑰匙時，需填寫申請表，經(jīng)物業(yè)負責(zé)人審批后方可借用。

4. 鑰匙保管：設(shè)立專門的鑰匙保管箱，由專人負責(zé)管理。

5. 鑰匙更換：如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失或損壞，應(yīng)立即報告并更換新鎖，同時更新鑰匙登記信息。

6. 鑰匙回收：員工離職或鑰匙更換后，必須回收原有鑰匙并銷毀。

7. 定期盤點：定期進行鑰匙盤存，確保鑰匙數(shù)量與登記信息一致。

目的和意義

物業(yè)項目鑰匙管理旨在保障小區(qū)的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的人員隨意進入，保護業(yè)主的財產(chǎn)安全。通過嚴格的鑰匙管理制度，可以有效控制出入權(quán)限，減少潛在的安全風(fēng)險，同時也能提高物業(yè)管理效率，確保服務(wù)質(zhì)量和業(yè)主滿意度。

注意事項

1. 鑰匙分配應(yīng)根據(jù)崗位需求，避免過度授權(quán)，防止鑰匙濫用。

2. 所有鑰匙借用、歸還都需留下記錄，以備查證。

3. 保管箱應(yīng)設(shè)在安全位置，鑰匙管理人員需保密，不得將密碼告知他人。

4. 發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，通知業(yè)主，并在小區(qū)內(nèi)公示，以防萬一。

5. 對于長期未歸還的鑰匙，需及時跟進催收，必要時采取法律手段。

6. 鑰匙更換過程中，應(yīng)確保新鎖的安全性能，避免因質(zhì)量問題增加安全隱患。

7. 鑰匙盤存時，務(wù)必仔細核對，如有不符，應(yīng)立即查明原因，防止鑰匙失控。

在實際操作中，每個環(huán)節(jié)都需謹慎對待，以確保物業(yè)項目的鑰匙管理規(guī)范化、專業(yè)化，從而為業(yè)主營造安全、舒適的居住環(huán)境。務(wù)必牢記，鑰匙管理不僅是技術(shù)問題，更是責(zé)任和信任的體現(xiàn)。

物業(yè)項目鑰匙管理操作規(guī)程范文

1.0目的

加強鑰匙管理,消除安全隱患。

2.0適用范圍

適用于公司及各管理處。

3.0職責(zé)

3.1各鑰匙管理部門負責(zé)人應(yīng)指定專人負責(zé)鑰匙的接收、標(biāo)識、保管、領(lǐng)用和配制。

3.2綜合管理部負責(zé)公司各類辦公區(qū)域鑰匙和辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙的管理(副總和財務(wù)部辦公室除外)。

3.3管理處客服中心負責(zé)空置房、空關(guān)房、客戶臨時委托保管鑰匙的管理;管理處內(nèi)勤

負責(zé)除業(yè)主鑰匙(空置房、空關(guān)房客戶臨時委托保管)之外的所有管理處備用鑰匙的管理。

鑰匙使用人負責(zé)領(lǐng)用鑰匙的管理。

4.0程序

4.1定義:

4.1.1公司鑰匙:辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙、辦公區(qū)域的各類房間鑰匙。

4.1.2管理處的鑰匙主要包括四個層面:

4.1.2.1屬于業(yè)主的鑰匙:家政等服務(wù)需要客戶臨時委托代保管的鑰匙、空置房鑰匙。

4.1.2.2共用部位鑰匙:消防通道、單元門禁卡、電梯機坑、管道井、設(shè)備箱柜等鑰匙。

4.1.2.3物業(yè)管理用房鑰匙:管理用房(辦公室、庫房、休息室、工作間等)、設(shè)備房等。

4.1.2.4屬于可能開啟的個人持有辦公室活動柜與員工更衣柜的鑰匙。

4.2鑰匙的接管:

4.2.1公司和管理處內(nèi)勤、客戶服務(wù)人員(專人,客用鑰匙)為鑰匙的專職管理員,負責(zé)鑰匙的接管、分配、借用、發(fā)放、配置等管理工作。

4.2.2在房屋移交驗收時,管理處主任安排鑰匙管理員接受所有的鑰匙,并分類在《鑰匙清單》上登記。

4.2.3 鑰匙管理員負責(zé)將所有鑰匙分類加以標(biāo)識,并確保標(biāo)識的清晰及持久性。

4.2.4除保證工作順利進行分配到各鑰匙持有人外,其余鑰匙全部作為備用鑰匙進入鑰匙管理員的專庫進行管理。

4.3鑰匙的分配:

4.3.1鑰匙接管后,按4.3.3的標(biāo)準進行鑰匙分配。

4.3.2鑰匙管理人應(yīng)在《__鑰匙清單》上登記。

4.3.3鑰匙分配標(biāo)準:

4.3.3.1由客服前臺持有一套,每日移交。文件柜鑰匙由內(nèi)勤持有一套。

4.3.3.2設(shè)備房鑰匙由設(shè)備管理人持有一把,隨班次交接進行移交。

4.3.3.3庫房鑰匙由內(nèi)勤持有一把,隨工作調(diào)動進行移交。

4.3.3.4維修、保潔、綠化的休息室、工具間、工作間鑰匙由當(dāng)值員工或當(dāng)日值班人持有一套,隨班次交接進行移交。

4.3.3.5設(shè)備箱柜、管道井等鑰匙由維修人員持有一套,隨班次交接進行移交。

4.3.3.6消防通道等鑰匙由監(jiān)控室人員持有一套,封閉入庫,隨班次交接進行移交。

4.3.3.7單元門禁管理卡由該區(qū)域巡邏人員持有一張,隨班次交接進行移交。

4.3.3.8空置房和空關(guān)房鑰匙、客戶臨時委托代保管的鑰匙由客服中心在鑰匙庫中進行保管,隨班次交接進行移交。

4.3.3.9員工辦公室活動柜和更衣柜鑰匙由本人持有一把,隨調(diào)動或離職移交。

4.4鑰匙的保管:

4.4.1其他人員因工作需要而借用鑰匙,須由部門主管授權(quán)在鑰匙持有人或備用鑰匙管理員處嚴格履行領(lǐng)用手續(xù)并填寫《鑰匙使用登記表》,不論當(dāng)日工作是否完畢,所有鑰匙應(yīng)于工作完成時或當(dāng)日下班時歸還鑰匙,于第二日重新借用,當(dāng)日鑰匙使用人發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還,應(yīng)進行追索;監(jiān)控中心保管的鑰匙歸還時應(yīng)在班長監(jiān)督下,由監(jiān)控室人員進行封存保管。

4.4.2鑰匙領(lǐng)用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或轉(zhuǎn)借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,嚴禁將鑰匙帶離小區(qū),嚴禁未經(jīng)部門負責(zé)人許可私配鑰匙。

4.4.3內(nèi)勤請假外出時需把庫房和文件柜鑰匙交給部門負責(zé)人指定的人員,并在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。

4.4.4空置房和空關(guān)房鑰匙在整改過程中,不能直接交給承建單位,應(yīng)由客服中心在確認整改事實并辦理手續(xù)(押證)后,指定管理處人員為承建單位開啟房門,并確認戶內(nèi)的設(shè)施設(shè)備狀況;整改完畢,承建單位關(guān)閉房門前,通知客服中心安排專人查驗整改和設(shè)施設(shè)備狀況后,辦理退證手續(xù)。整改過程中發(fā)生的設(shè)施設(shè)備損壞應(yīng)由承建單位賠償。

4.4.5交接班時,應(yīng)在交接班記錄上對鑰匙數(shù)量、借出人予以交接,有不明去向的鑰匙,接班人應(yīng)不予接班并立即報告部門主管,同時在《鑰匙使用登記表》上進行登記。對外借的鑰匙接班人員要在當(dāng)日追索回庫。

4.4.6返回的鑰匙如果發(fā)現(xiàn)異常,應(yīng)立即核實鑰匙的真?zhèn)?、變形等情況,不能使用或不慎遺失,必須即刻報告部門負責(zé)人或鑰匙管理員,由部門負責(zé)人做出處理意見,鑰匙管理員《鑰匙清單》上予以登記備案。

4.4.7因工作需要必須開啟或公司清查屬于個人管理的文件柜和更衣柜時,應(yīng)由所屬部門主管在《鑰匙使用登記表》上登記后,由鑰匙管理人陪同共同開啟、關(guān)閉、封存。

4.4.8如果員工調(diào)動、離職,鑰匙管理員負責(zé)收回其持有或借用鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上予以記錄。屬共同持有的,應(yīng)由部門主管清理鑰匙是否齊全并簽署意見。

4.4.9鑰匙管理人應(yīng)每月25--30日,對備用鑰匙庫中的鑰匙進行清理、盤點,并報告部門負責(zé)人,獲準同意后,對鑰匙予以更換、配置、報廢。

4.5鑰匙的更換、配制、報廢:

4.5.1鑰匙使用人或借用人,因工作需要或遺失需配制時,須由鑰匙管理員填寫《鑰匙管理表》,報部門負責(zé)人同意后方可配制。

4.5.2門鎖的鑰匙損壞或全部丟失需更換鎖芯時,應(yīng)填寫《鑰匙管理表》報部門負責(zé)人審批后予以更換,重點部位門鎖應(yīng)在24小時之內(nèi)更換完成(節(jié)假日時可口頭報部門負責(zé)人同意),所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。

4.5.3因鎖芯更換等原因?qū)е略€匙已無使用和保留價值,鑰匙管理員應(yīng)填寫《鑰匙管理表》報部門負責(zé)人審批后予以報廢處理。

4.5.4因鑰匙使用人和管理人造成的重要鑰匙遺失,如:空置房和空關(guān)房、通小區(qū)和客戶的消防通道鑰匙。應(yīng)在遺失后4小時內(nèi)更換完成,更換鎖芯的費用由遺失人支付。

4.6客戶臨時委托鑰匙的管理

4.6.1如有客戶因返修、維修、家政、房屋出租等原因要求臨時委托代保管鑰匙,鑰

匙管理員應(yīng)委婉提醒其風(fēng)險發(fā)生的可能,如客戶仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,須經(jīng)部門負責(zé)人或其授權(quán)人同意后方可接收。

4.6.2鑰匙管理員受理客戶臨時委托鑰匙時,應(yīng)要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上進行簽字登記。

4.6.3鑰匙管理員負責(zé)將客戶委托鑰匙加以標(biāo)識,并確保標(biāo)識的清晰及持久性。

4.6.4相關(guān)工作人員領(lǐng)、借用客戶臨時委托鑰匙時,須經(jīng)部門主管同意,并嚴格填寫《鑰匙使用登記表》。如需過夜借用客戶的鑰匙,必須經(jīng)過部門負責(zé)人同意后方可借用,并由鑰匙管理員負責(zé)追回,否則將追究鑰匙管理員責(zé)任;

4.6.5任何人不得復(fù)制客戶委托管理的鑰匙。

4.6.6客戶領(lǐng)回委托管理的鑰匙時,鑰匙管理員應(yīng)要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上簽字確認,及時銷帳。

4.6.7如客戶委托管理的鑰匙發(fā)生丟失或損壞,鑰匙管理員應(yīng)即時報告部門負責(zé)人,并向客戶及時通報相關(guān)情況,妥善地對客戶進行安撫、溝通解釋,積極協(xié)商解決辦法。

5.0相關(guān)記錄

《鑰匙借用登記表》