有哪些
商品采購合同管理規(guī)程是企業(yè)日常運(yùn)營中的重要環(huán)節(jié)，它涵蓋了合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行和終止等全過程。以下是該規(guī)程的主要組成部分：
1. 合同前期準(zhǔn)備：確定采購需求，選擇供應(yīng)商，進(jìn)行市場調(diào)研，制定采購策略。
2. 合同草案制定：依據(jù)公司政策和法律法規(guī)，編寫合同條款，包括價格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、付款方式等。
3. 合同談判：與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)條款的討論，確保雙方權(quán)益平衡。
4. 合同審批：提交內(nèi)部審批流程，涉及法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門等，確保合規(guī)性。
5. 合同簽訂：正式簽署合同，確保所有條款清晰無誤，雙方理解一致。
6. 合同執(zhí)行監(jiān)控：跟蹤合同履行情況，處理違約問題，確保供應(yīng)商按照約定供貨。
7. 合同變更管理：如有需要，進(jìn)行合同修訂或補(bǔ)充協(xié)議，確保變更的合法性。
8. 合同終止與結(jié)算：合同期滿或提前解除，進(jìn)行結(jié)算，處理遺留問題。
模板
以下是一個簡單的商品采購合同管理模板：
1. 合同編號： 合同唯一識別碼
2. 供應(yīng)商信息： 供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式
3. 采購方信息： 采購方名稱、地址、聯(lián)系方式
4. 商品描述： 商品名稱、規(guī)格、數(shù)量
5. 價格與支付： 單價、總價、支付方式、支付時間
6. 交貨條款： 交貨地點、時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)
7. 質(zhì)量保證： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、質(zhì)保期限
8. 違約責(zé)任： 違約定義、賠償條款
9. 合同變更與解除： 變更程序、解除條件
10. 爭議解決： 仲裁或訴訟方式、適用法律
標(biāo)準(zhǔn)
制定和執(zhí)行商品采購合同管理規(guī)程的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合以下原則：
1. 合法性：遵守國家法律法規(guī)，確保合同的合法性。
2. 公平性：保障雙方權(quán)益，防止一方過度優(yōu)勢。
3. 明確性：合同條款應(yīng)清晰、具體，避免模糊表述。
4. 完整性：涵蓋所有必要事項，防止遺漏關(guān)鍵條款。
5. 靈活性：適應(yīng)市場變化，允許合理變更。
6. 保密性：保護(hù)商業(yè)機(jī)密，設(shè)定保密條款。
7. 風(fēng)險管理：預(yù)見可能風(fēng)險，設(shè)定風(fēng)險應(yīng)對措施。
8. 效率：優(yōu)化流程，提高合同管理效率。
在實際操作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況和行業(yè)特點，不斷調(diào)整和完善合同管理規(guī)程，確保其有效性和實用性。定期培訓(xùn)員工，提升合同管理能力，以實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。
商品采購合同管理規(guī)程范文
一、商場采購合同的內(nèi)容
商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。
2.商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。
3.商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品和價格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
4.交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運(yùn)輸條件等確定。同時,應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運(yùn)、自提)。
5.商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6.違約責(zé)任
簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金:
(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
(2)未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應(yīng)付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。
除此之外,采購合同應(yīng)視實際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。
二、采購合同的簽訂
1.簽訂采購合同的原則
(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨立支配財產(chǎn),能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟(jì)活動,享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細(xì)則的規(guī)定。
(3)必須堅持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。
(4)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(5)采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
2.簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
(3)填寫合同文本。
(4)履行簽約手續(xù)。
(5)報請簽約機(jī)關(guān)簽證,或報請公證機(jī)關(guān)公證。
有的經(jīng)濟(jì)合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
三、商場采購合同的管理
采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作:
1.加強(qiáng)商場采購合同簽訂的管理
加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)本商場的購銷任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù);二是對簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時,要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機(jī)制和管理制度,以保證合同的履行
商場應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實現(xiàn)。
3.處理好合同糾紛
當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時,雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到商場經(jīng)營活動的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系本商場的聲譽(yù)和形象。
