商品采購(gòu)合同管理規(guī)程

有哪些

商品采購(gòu)合同管理規(guī)程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，它涵蓋了合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行和終止等全過程。以下是該規(guī)程的主要組成部分：

1. 合同前期準(zhǔn)備：確定采購(gòu)需求，選擇供應(yīng)商，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，制定采購(gòu)策略。

2. 合同草案制定：依據(jù)公司政策和法律法規(guī)，編寫合同條款，包括價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、付款方式等。

3. 合同談判：與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)條款的討論，確保雙方權(quán)益平衡。

4. 合同審批：提交內(nèi)部審批流程，涉及法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門等，確保合規(guī)性。

5. 合同簽訂：正式簽署合同，確保所有條款清晰無(wú)誤，雙方理解一致。

6. 合同執(zhí)行監(jiān)控：跟蹤合同履行情況，處理違約問題，確保供應(yīng)商按照約定供貨。

7. 合同變更管理：如有需要，進(jìn)行合同修訂或補(bǔ)充協(xié)議，確保變更的合法性。

8. 合同終止與結(jié)算：合同期滿或提前解除，進(jìn)行結(jié)算，處理遺留問題。

模板

以下是一個(gè)簡(jiǎn)單的商品采購(gòu)合同管理模板：

1. 合同編號(hào)： 合同唯一識(shí)別碼

2. 供應(yīng)商信息： 供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式

3. 采購(gòu)方信息： 采購(gòu)方名稱、地址、聯(lián)系方式

4. 商品描述： 商品名稱、規(guī)格、數(shù)量

5. 價(jià)格與支付： 單價(jià)、總價(jià)、支付方式、支付時(shí)間

6. 交貨條款： 交貨地點(diǎn)、時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

7. 質(zhì)量保證： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、質(zhì)保期限

8. 違約責(zé)任： 違約定義、賠償條款

9. 合同變更與解除： 變更程序、解除條件

10. 爭(zhēng)議解決： 仲裁或訴訟方式、適用法律

標(biāo)準(zhǔn)

制定和執(zhí)行商品采購(gòu)合同管理規(guī)程的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合以下原則：

1. 合法性：遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保合同的合法性。

2. 公平性：保障雙方權(quán)益，防止一方過度優(yōu)勢(shì)。

3. 明確性：合同條款應(yīng)清晰、具體，避免模糊表述。

4. 完整性：涵蓋所有必要事項(xiàng)，防止遺漏關(guān)鍵條款。

5. 靈活性：適應(yīng)市場(chǎng)變化，允許合理變更。

6. 保密性：保護(hù)商業(yè)機(jī)密，設(shè)定保密條款。

7. 風(fēng)險(xiǎn)管理：預(yù)見可能風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

8. 效率：優(yōu)化流程，提高合同管理效率。

在實(shí)際操作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況和行業(yè)特點(diǎn)，不斷調(diào)整和完善合同管理規(guī)程，確保其有效性和實(shí)用性。定期培訓(xùn)員工，提升合同管理能力，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

商品采購(gòu)合同管理規(guī)程范文

一、商場(chǎng)采購(gòu)合同的內(nèi)容

商場(chǎng)采購(gòu)合同的條款構(gòu)成了采購(gòu)合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:

1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)寶統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。

2.商品的質(zhì)量和包裝

合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對(duì)于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。

3.商品的價(jià)格和結(jié)算方式

合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規(guī)定對(duì)副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

4.交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運(yùn)、自提)。

5.商品驗(yàn)收辦法

合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。

6.違約責(zé)任

簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:

(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;

(2)未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;

(3)逾期發(fā)送商品。購(gòu)買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等,應(yīng)付違約金或賠償金。

7.合同的變更和解除條件

在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。

除此之外,采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,更有效力。

二、采購(gòu)合同的簽訂

1.簽訂采購(gòu)合同的原則

(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn),能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng),享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。

(2)合同必須合法。也就是必須遵照國(guó)家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。

(3)必須堅(jiān)持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。

(4)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

(5)采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

2.簽訂采購(gòu)合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個(gè)步驟:

(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對(duì)方答復(fù)的期限等,以供對(duì)方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。

(2)接受提議。接受提議是指被對(duì)方接受,雙方對(duì)合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。

(3)填寫合同文本。

(4)履行簽約手續(xù)。

(5)報(bào)請(qǐng)簽約機(jī)關(guān)簽證,或報(bào)請(qǐng)公證機(jī)關(guān)公證。

有的經(jīng)濟(jì)合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對(duì)沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

三、商場(chǎng)采購(gòu)合同的管理

采購(gòu)合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作:

1.加強(qiáng)商場(chǎng)采購(gòu)合同簽訂的管理

加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同簽訂的管理,一是要對(duì)簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場(chǎng)需要的和貨源情況,掌握商場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)情況、庫(kù)存情況和合同對(duì)方單位的情況,依據(jù)本商場(chǎng)的購(gòu)銷任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù);二是對(duì)簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時(shí),要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。

2.建立合同管理機(jī)制和管理制度,以保證合同的履行

商場(chǎng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報(bào)檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時(shí),可以加強(qiáng)與合同對(duì)方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實(shí)現(xiàn)。

3.處理好合同糾紛

當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí),雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國(guó)家工商行政管理部門申請(qǐng)調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

4.信守合同

合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系本商場(chǎng)的聲譽(yù)和形象。