園區(qū)業(yè)戶報修處理規(guī)程制度

有哪些

1. 報修接收與記錄

2. 故障評估與派遣

3. 維修處理與跟進

4. 服務反饋與評價

5. 維修記錄管理

標準

1. 報修接收與記錄

- 園區(qū)業(yè)戶應通過指定的報修渠道（如電話、線上平臺）提交維修申請，需詳細描述故障情況及地點。

- 接收到報修信息后，工作人員應在2小時內(nèi)進行登記，確保信息完整無誤，包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、故障類型、具體位置等。

2. 故障評估與派遣

- 工程部門需在24小時內(nèi)對報修問題進行初步評估，確定故障性質(zhì)和修復難度。

- 根據(jù)評估結果，合理調(diào)度維修人員，優(yōu)先處理影響公共安全和生活便利的緊急故障。

3. 維修處理與跟進

- 維修人員接到任務后，應在約定時間內(nèi)到達現(xiàn)場，進行故障診斷并實施維修。

- 在維修過程中，保持與業(yè)主的溝通，告知預計完成時間及可能的變動，確保業(yè)主知情。

4. 服務反饋與評價

- 維修完成后，業(yè)主應被邀請對服務進行滿意度評價，提供改進意見。

- 對于不滿意的服務，需及時調(diào)查原因，采取補救措施，并向業(yè)主反饋處理結果。

5. 維修記錄管理

- 所有報修、維修過程和反饋都應詳細記錄，形成維修檔案，便于追溯和分析。

- 定期分析維修數(shù)據(jù)，識別常見問題，優(yōu)化預防性維護策略，減少故障發(fā)生。

是什么意思

本規(guī)程旨在規(guī)范園區(qū)內(nèi)業(yè)戶報修流程，提升維修服務質(zhì)量和效率。從接收到報修到完成維修并獲取反饋，每個環(huán)節(jié)都有明確的標準和時間要求，以確保業(yè)主的生活質(zhì)量不受影響。通過對維修記錄的管理，持續(xù)改進服務，預防潛在問題，為園區(qū)的長期穩(wěn)定運行提供有力保障。通過這套規(guī)程，我們致力于打造一個高效、透明且業(yè)主滿意的維修服務體系。

園區(qū)業(yè)戶報修處理規(guī)程制度范文

園區(qū)業(yè)戶報修處理規(guī)程

1目的

盡快處理業(yè)主(用戶)的報修,規(guī)范維修服務工作,確保為用戶提供滿意的服務,評價維修服務質(zhì)量,提高維修服務水平。

2適用范圍

適用于園區(qū)業(yè)主(用戶)提出維修服務要求的處理。

3職責

3.1園區(qū)保潔員負責樓層公共場所的報修工作,公司各部門發(fā)現(xiàn)問題應及時向客服前臺報修。

3.2安管人員、工程人員巡樓時檢查樓層公用設施的完好情況,對故障部位進行補報。

3.3客服部負責接收業(yè)主(用戶)、保潔員和公司其他部門人員的報修事項;負責報修內(nèi)容的分遞傳達工作;負責信息的反饋和維修過程中相關事宜的協(xié)調(diào)工作。

3.4工程部(水、電)負責報修內(nèi)容的現(xiàn)場確認和維修工作。

3.5工程部經(jīng)理負責對維修工作的監(jiān)督及對《客戶服務通知單》以外的報修內(nèi)容的評審工作。

3.6客服部負責對報修處理工作的監(jiān)督檢查工作。

3.7管理者代表負責對報修處理工作的監(jiān)督和最后確認、評價工作。

4工作程序

報修處理階段劃分

報修業(yè)務分遞 維修準備 維修信息反饋

錄入微機接收回執(zhí)禮貌入內(nèi)返單

分發(fā)傳遞打印工程單 檢查維修匯總單據(jù)

收集信息準備材料 簽單確認信息反饋

協(xié)調(diào)事宜到達維修點 協(xié)商尾留整理統(tǒng)計

時間:5分 10分 5分

4.1微機設置(報修處理系統(tǒng))

4.2業(yè)務分遞

4.2.1報修人以電話或口頭方式進行報修,報修員將業(yè)主名稱、業(yè)主代號(樓層房間號)、維修項目、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、故障現(xiàn)象輸入“報修工作管理系統(tǒng)”。

4.2.2報修員電話通知工程部。

4.2.3報修員在打印機上打印《客戶服務通知單》一式四聯(lián)。

4.2.4當可以分派人員前往維修,受領單位派維修工人到報修處取單,進入維修部位進行作業(yè)。

4.2.5維修工作按照先業(yè)主后內(nèi)部,先高層、后低層的原則分派任務。例如同時報修三處,只能派出1人維修時,如果三個工程作業(yè)單全部為業(yè)主報修,則按照先高后低的原則執(zhí)行,如果其中一個是業(yè)主報修,則按照先業(yè)主后內(nèi)部的原則執(zhí)行。

4.2.6報修接待員得知維修人員已經(jīng)全部派出時,應與相關值班員確認可派出人員時間,并立即與報修聯(lián)系人電話聯(lián)系,“××小姐(先生),真抱歉,工程維修人員正在××層進行××項維修,需稍候,回來后我立即通知前往您處,

可以嗎謝謝!”如果業(yè)主的維修項目很急,則與相關班組聯(lián)系,改變維修次序派人前往進行維修。

4.3維修準備

4.3.1維修人員接到維修任務后,根據(jù)《客戶服務通知單》標明的故障現(xiàn)象準備材料,班組儲存材料包括,燈管、節(jié)能燈、鎮(zhèn)流器、跳泡、電話線、水龍頭、密封墊等常用材料。

4.3.2準備常用工具和墊布、抹布等。

4.3.3自接收回執(zhí)發(fā)出10分鐘內(nèi)到達維修地點。

4.4維修

4.4.1敲門(輕輕敲三下),得到允許,進入業(yè)主房間:“您好!對不起,打攪您了,我是____客戶服務中心派來的維修工人,現(xiàn)在可以維修檢查嗎”得到允許后,輕步進入維修地點,放好墊布,進行檢查。將檢查結果向業(yè)主(用戶)匯報:

a)“對不起,您的設備故障是××,是由于××原因造成的,需要更換××,價格××元,您看可以嗎”。得到允許后立即維修。

b)當需要到倉庫領取材料時,向業(yè)主說明:“對不起,我現(xiàn)在到倉庫領材料,馬上回來,請您稍候!”

c)當倉庫無此材料時,應仔細檢查是否還缺其他材料(避免一次檢查不到位),向業(yè)主說明原因,約定維修時間(注意:約定的時間要輸入微機,以便系統(tǒng)掌握情況及時提示,否則系統(tǒng)將按未執(zhí)行任務項處理)。

d)當故障點一時難以確認時,應向業(yè)主道歉,說明未查出原因,約定時間再次檢查,返回后立即向主管領導匯報,在約定的時間內(nèi)進行重新檢查。

4.4.2維修結束,維修人員清理現(xiàn)場,收拾工具物料,擦凈作業(yè)面,請聯(lián)系人驗收:“××小姐(先生),您交待的工作我已經(jīng)完成,請您試驗一下,是否可以”。

4.4.3待業(yè)主確認后,將作業(yè)內(nèi)容、消耗材料、作業(yè)時間填寫好,“××小姐(先生),請您在作業(yè)單上簽署意見,好嗎”“請您在這簽署”。

4.4.4收好簽字作業(yè)單,“麻煩您了,非常感謝,您有什么要求,請給報修處打電話。”

4.5 信息反饋

4.5.1維修人員返回后,將工程維修單交給報修處,由報修員負責將到達時間和維修結束時間及業(yè)主滿意程度錄入微機(報修時間、通知時間由系統(tǒng)自行填寫)。

4.5.2《客戶服務通知單》由報修員匯總,每月20日前交給工程部經(jīng)理審核,每月20日將審核后的《客戶服務通知單》,第三聯(lián)交回客服部核銷。如有費用發(fā)生,應將第二聯(lián)交與財務,第四聯(lián)本部門留存

4.5.3每月20日,報修員打印一份當月《工程維修匯總表》作為部門考核依據(jù)并存檔備查。

4.6最后確認

4.6.1客服部、工程部、財務部、辦公室隨時在微機上調(diào)閱報修進展情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。

4.6.1.1客服部重點檢查報修處分遞和協(xié)調(diào)情況,必要時客服部經(jīng)理親自對業(yè)主進行協(xié)調(diào)。

4.6.1.2工程部重點檢查維修效率和業(yè)主滿意程度,以及遺留問題的處理。

4.6.1.3財務部重點檢查材料供應保障情況,統(tǒng)計因材料供應問題停止維修的比例。

4.6.1.4辦公室重點檢查報修分遞完好率、維修按時完成率、業(yè)主滿意率等情況,研究改進措施,制訂不合格項糾正、預防措施。

4.6.2管理者代表負責最后確認工作。

根據(jù)月《工程維修匯總表》對報修工作進行綜合評價,確定不合格項,組織辦公室制定糾正/預防措施,并組織相關部門實施。

4.6.3報修工作的獎懲,按照公司獎懲有關規(guī)定執(zhí)行。

4.6.3.1評分標準

--優(yōu)秀:98-100分;

-良好:94-97.9分;

--合格:90-93.9分。

4.6.3.2作業(yè)單不合格品扣分標準

--材料驗證不合格,按照《材料采購、稽核管理規(guī)程》二級驗證扣分標準執(zhí)行。

--按規(guī)定時間到達維修地點,每遲到1分鐘扣0.1分。

--業(yè)主評價非常滿意+1分,一般-1分,不滿意-5分,業(yè)主投訴-10分。

--維修質(zhì)量,同一處工程,一天內(nèi)返修-5分,二天返修-3分,三天返修-2分,四至十天返修-1分。

--作業(yè)單填寫整齊,內(nèi)容詳細,單面清潔,字跡工整各占1分,未達到標準視情況扣分。

--工程維修完畢15分鐘內(nèi)返單到報修處,每延時5分鐘扣0.1分。

4.6.3.3班組成績評定辦法

--班組成績評定分日評和月評兩種,主要內(nèi)容包括報修起數(shù)、完成起數(shù)、按時到達、業(yè)主滿意、遺留工程、返修數(shù)量等,以上內(nèi)容均區(qū)分業(yè)主和內(nèi)部兩種情況統(tǒng)計。

--工程作業(yè)單分遞5分鐘后,班組無法派員維修,不論其原因如何,每延時10分鐘扣0.1分。

--成績評定辦法:①除業(yè)主滿意、返修數(shù)量扣分外,按照扣分總數(shù)÷完成起數(shù)計扣分數(shù);②(業(yè)主滿意扣分+返修數(shù)量扣分)÷(完成起數(shù))×2.5;③100-上述兩項扣分和為單位日、月實得分數(shù)。

4.6.3.4個人成績評定辦法

個人成績評定按照班組4.6.3.3項成績評定辦法執(zhí)行。

4.6.3.4個人工作效率評定辦法

--為了統(tǒng)計個人工作效率,每月打印個人維修工程一覽表,其中包括成績評定和工程完成時限。

--對個人維修工程進行橫向比較,確定效率最差者,按照公司相應規(guī)定進行處罰。

4.6.3.5扣分均由報修管理系統(tǒng)控制,月底進行統(tǒng)計,除對個人實行扣分制度外,對部門工作亦做出綜合評價。

5記錄

《客戶服務通知單》 hd__-gc-002-a-01