有哪些
物業(yè)客服投訴處理規(guī)程主要包括以下幾個方面：
1. 投訴接收與記錄：設(shè)立專門的投訴渠道，如電話、郵箱、在線平臺等，確保業(yè)主能便捷地提出投訴，并及時記錄投訴內(nèi)容。
2. 初步評估：客服人員接到投訴后，需快速評估投訴的嚴重程度和緊急性，以便合理分配處理資源。
3. 調(diào)查核實：對投訴進行詳細調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，了解事件全貌，必要時與相關(guān)部門或人員溝通。
4. 解決方案制定：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定切實可行的解決方案，既要解決業(yè)主的問題，也要考慮公司的利益。
5. 溝通反饋：與投訴業(yè)主進行溝通，解釋問題原因，告知解決方案，并征得業(yè)主的同意。
6. 執(zhí)行與跟進：執(zhí)行解決方案，并持續(xù)跟進，確保問題得到徹底解決。
7. 記錄與分析：將處理過程和結(jié)果記錄下來，定期分析投訴數(shù)據(jù)，找出問題根源，改進服務(wù)。
8. 培訓(xùn)與預(yù)防：針對投訴反映出的問題，對員工進行培訓(xùn)，提升服務(wù)質(zhì)量，防止類似問題再次發(fā)生。
標準
物業(yè)客服投訴處理的標準應(yīng)遵循以下原則：
1. 時效性：從接到投訴到給出初步響應(yīng)的時間不超過24小時，最終解決問題的時間一般不超過一周。
2. 專業(yè)性：處理投訴的客服人員需具備專業(yè)知識，能準確理解問題并提供專業(yè)建議。
3. 公正性：對待每一位業(yè)主投訴均需公正公平，不偏袒，不歧視。
4. 透明度：處理過程和結(jié)果應(yīng)向業(yè)主公開，保證信息透明。
5. 效果性：解決方案不僅要解決眼前問題，還要防止問題反復(fù)出現(xiàn)。
6. 滿意度：業(yè)主對投訴處理的滿意度應(yīng)達到一定比例，如80%以上。
是什么意思
物業(yè)客服投訴處理規(guī)程的意義在于，通過一套標準化的流程，確保物業(yè)公司在面對業(yè)主投訴時能夠高效、專業(yè)、公正地解決問題，提高業(yè)主滿意度，維護公司形象。規(guī)程的實施意味著物業(yè)公司對服務(wù)質(zhì)量的重視，旨在通過不斷學(xué)習(xí)和改進，提升整體服務(wù)水平，營造和諧的社區(qū)環(huán)境。它也是對業(yè)主權(quán)益的保障，通過及時有效的投訴處理，增強業(yè)主對物業(yè)的信任和依賴。
物業(yè)客服投訴處理規(guī)程范文
物業(yè)客服手冊--投訴處理規(guī)程
目的
為加強與業(yè)戶的溝通,確保業(yè)戶投訴得到及時、有效的處理,提高業(yè)戶對管理處服務(wù)的滿意度。
適用范圍
適用于__服務(wù)過程中接收到的客戶所有投訴的處理。
定義
有效投訴:指業(yè)戶對管理處在管理服務(wù)、收費、經(jīng)費管理、維修養(yǎng)護等方面失職、違
紀、違法等行為的投訴。
協(xié)助處理投訴:指業(yè)戶對因發(fā)展商或外部環(huán)境/本管理處服務(wù)范圍以外公共配套設(shè)施等原
因而產(chǎn)生的影響小區(qū)業(yè)戶日常居住的不良因素,希望由管理處協(xié)助處理的投訴。
無效投訴:指有效投訴和協(xié)助處理投訴之外的其它投訴。
集體投訴事件:指同一物業(yè)范圍內(nèi)五戶或五戶以上的業(yè)戶針對同一事件同時提出的投訴。
職責(zé)
管理處主任負責(zé)組織處理本物業(yè)范圍內(nèi)業(yè)戶投訴。
客戶服務(wù)主管負責(zé)處理本物業(yè)范圍內(nèi)業(yè)戶投訴。
值班人員負責(zé)受理本物業(yè)范圍內(nèi)的客戶投訴,并協(xié)助業(yè)戶服務(wù)主管處理業(yè)戶投訴。
內(nèi)容
序號項目內(nèi)容
1業(yè)戶投訴渠道1)管理處發(fā)放的《業(yè)戶手冊》及小區(qū)明顯位置應(yīng)標識管理處的值班電話、公司的客戶投訴處理中心投訴熱線電話、公司傳真電話、公司客戶投訴專用電子信箱地址。
2)設(shè)立24小時的值班人員,不間斷地受理業(yè)戶投訴。
2業(yè)戶投訴的受理1)大堂助理及其他工作人員接到投訴后,對能夠當(dāng)場處理的投訴,應(yīng)當(dāng)即予以處理,并在1小時內(nèi)將投訴事件及處理結(jié)果報告前臺接待,由前臺接待將投訴記載在《值班記錄表》上。不能當(dāng)場處理的則通知前臺接待。
2)前臺接待接到業(yè)戶投訴或轉(zhuǎn)報的業(yè)戶投訴后,應(yīng)立即將投訴記錄在《值班記錄表》上,對能夠當(dāng)場處理的投訴,應(yīng)立即予以處理,并將處理結(jié)果記載在《值班記錄表》上,不能當(dāng)場處理的,則通知客戶服務(wù)主管處理。
3)客戶服務(wù)主管應(yīng)在接到投訴后,按照投訴內(nèi)容區(qū)分有效投訴、協(xié)助處理投訴或無效投訴。
3各類投訴的處理1)客戶服務(wù)主管對有效投訴,應(yīng)在2小時內(nèi)與業(yè)戶聯(lián)系,約定回復(fù)時間,并在約定時間內(nèi)予以及時處理。
2)客戶服務(wù)主管對協(xié)助處理投訴,應(yīng)及時將投訴內(nèi)容書面報告解決部門,并跟進解決部門的處理過程。
3)客戶服務(wù)主管對無效投訴應(yīng)向業(yè)戶予以合理、耐心的解釋。
4)對由于發(fā)展商原因而導(dǎo)致的投訴,由投訴處理人轉(zhuǎn)呈發(fā)展商處理,投訴處理人應(yīng)及時跟進投訴處理結(jié)果。
5)對由于外部環(huán)境、非管轄范圍內(nèi)公共配套設(shè)施等方面原因而導(dǎo)致的投訴,投訴處理人應(yīng)及時與有關(guān)部門協(xié)商解決。
6)投訴處理人應(yīng)及時跟蹤了解顧客對投訴處理的意見或建議,必要時采取相應(yīng)措施,直至顧客滿意。
7)投訴處理人完成對顧客有效投訴的調(diào)查和處理后,將處理結(jié)果填表寫在《值班記錄表》上,并將處理結(jié)果以口頭或書面形式答復(fù)顧客。
8)投訴處理人對本人無能力處理的顧客投訴,應(yīng)提交上級領(lǐng)導(dǎo)處理,必要時,提交主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理處理,處理結(jié)果由處理人填寫在《工作傳簽單》上,并將最終處理結(jié)果回復(fù)顧客。
4特別事件的處理1)前臺接待對集體投訴事件應(yīng)在立即報告管理處主任,管理處主任接到集體投訴事件報告后立即通報公司主管副總經(jīng)理和公司客戶投訴處理中心,并與相關(guān)業(yè)戶聯(lián)系,約定回復(fù)時間,直接組織人員及時進行處理,并填寫《特別事件報告》。
2)客戶服務(wù)主管無法解決的投訴,管理處主任應(yīng)組織相關(guān)人員協(xié)助處理。管理處無法處理的投訴,應(yīng)由管理處主任報公司客戶投訴處理中心要求協(xié)助處理。
3)前臺接待對公司客戶投訴處理中心轉(zhuǎn)交的投訴,應(yīng)在投訴處理完畢后12小時內(nèi)將投訴處理結(jié)果報公司客戶投訴處理中心。
5記錄前臺接待應(yīng)將所有業(yè)戶投訴的處理結(jié)果記錄在《值班記錄表》上。
6有效處理客戶投訴的回復(fù)1)對當(dāng)場處理的投訴,在投訴處理完畢后,由前臺接待負責(zé)在兩小時內(nèi)回復(fù)業(yè)戶,并將業(yè)戶對投訴處理結(jié)果的意見填寫在《值班記錄表》中。
2)客戶服務(wù)主管處理的有效投訴,即日內(nèi)回復(fù)業(yè)戶,特殊情況,無法在即日內(nèi)回復(fù)業(yè)戶的,應(yīng)與業(yè)戶約定回復(fù)時間,在約定時間內(nèi)回復(fù)業(yè)戶。
3)客戶服務(wù)主管處理的有效投訴,能夠通過上門拜訪方式回復(fù)業(yè)戶的,應(yīng)通過上門拜訪方式征求業(yè)戶對投訴處理的意見,并請業(yè)戶在《業(yè)戶訪問記錄》中簽署意見并簽名。不能通過上門拜訪方式回復(fù)業(yè)戶的,應(yīng)通過電話回復(fù)業(yè)戶,并將業(yè)戶對投訴處理結(jié)果的意見填寫在《值班記錄表》中。
7集體投訴的回復(fù)對集體投訴事件必須通過上門拜訪方式回復(fù)業(yè)戶,對業(yè)戶的書面投訴必須同時以書面方式和其他方式回復(fù)業(yè)戶。
8協(xié)助處理投訴協(xié)助處理投訴應(yīng)及時通報投訴的處理進程。
9無效投訴的回復(fù)無效投訴應(yīng)在兩個小時內(nèi),回復(fù)業(yè)戶。
10重新投訴業(yè)戶對投訴處理意見不滿的,按新的業(yè)戶投訴處理。
11客戶投訴的上報管理處主任根據(jù)管理處當(dāng)月業(yè)戶投訴情況,填寫當(dāng)月的《部門客戶投訴工作月報》,在下月5日前報公司業(yè)戶投訴處理中心。
12監(jiān)督1)管理處應(yīng)通過《部門客戶投訴工作月報》將管理處所有受理的業(yè)戶投訴報送公司客戶投訴處理中心。
2)管理處主任/客戶服務(wù)主管定期抽查管理處的《值班記錄表》,以及業(yè)戶訪問來確定業(yè)戶投訴的完整性。
3)管理處主任/客戶服務(wù)主管定期對已處理的投訴業(yè)戶進行訪問,檢查業(yè)戶對投訴處理結(jié)果的滿意率。
6.0質(zhì)量記錄
6.1《值班記錄表》
6.2《業(yè)戶訪問記錄》
6.3《特別事件報告》
6.4《部門客戶投訴工作月報》
