檔案管理規(guī)定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)辦法怎么寫
檔案管理是企事業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，它涉及到信息的安全、有效利用和長(zhǎng)期保存。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)辦法對(duì)于檔案管理的規(guī)定旨在確保檔案工作的規(guī)范化和專業(yè)化。以下是對(duì)檔案管理規(guī)定的理解和探討。
一、檔案的分類與編碼
1. 檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、內(nèi)容和形成部門進(jìn)行科學(xué)分類，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等。
2. 分類后的檔案需設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。編碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗余和混淆。
二、檔案的收集與整理
1. 所有重要業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件應(yīng)及時(shí)收集，確保完整無(wú)遺漏。
2. 檔案整理需遵循時(shí)間順序，同時(shí)考慮文件的重要性和緊迫性。
三、檔案的保管與保護(hù)
1. 檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，定期檢查存儲(chǔ)條件。
2. 對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案的利用與借閱
1. 建立健全檔案借閱制度，明確借閱權(quán)限，確保檔案信息安全。
2. 提供便捷的檢索系統(tǒng)，方便員工查詢和利用檔案。
五、檔案的鑒定與銷毀
1. 定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分其保存價(jià)值，對(duì)無(wú)保留價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。
2. 銷毀檔案前需嚴(yán)格審批，確保符合法律法規(guī)要求。
六、檔案的數(shù)字化與電子化
1. 鼓勵(lì)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，提高檔案管理效率。
2. 保證電子檔案的質(zhì)量和安全性，防止數(shù)據(jù)篡改。
七、檔案的法規(guī)遵守
1. 檔案管理工作應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，尊重隱私權(quán)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
2. 對(duì)涉密檔案，要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
在制定檔案管理規(guī)定時(shí)，需要充分考慮實(shí)際操作的可行性，兼顧規(guī)范性和靈活性，確保規(guī)定的落地執(zhí)行。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
上述內(nèi)容涵蓋了檔案的分類編碼、收集整理、保管保護(hù)、利用借閱、鑒定銷毀、數(shù)字化電子化以及法規(guī)遵守等多個(gè)方面。
注意事項(xiàng)
在實(shí)施過(guò)程中，注意保持檔案管理的動(dòng)態(tài)適應(yīng)性，及時(shí)更新管理規(guī)定以應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)和技能。
書寫格式
書寫檔案管理規(guī)定時(shí)，應(yīng)采用清晰的條列式結(jié)構(gòu)，每個(gè)條款下詳細(xì)闡述具體操作步驟和要求。語(yǔ)言表述要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免使用模糊不清或冗長(zhǎng)的句子。在條款間適當(dāng)使用過(guò)渡性詞語(yǔ)，確保內(nèi)容的連貫性。注意保持內(nèi)容的原創(chuàng)性，避免重復(fù)和抄襲。
檔案管理規(guī)定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)辦法范文
檔案管理規(guī)定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求,結(jié)合********公司實(shí)際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.********公司各級(jí)檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會(huì)計(jì)檔案類j基本建設(shè)類*聲像檔案類w實(shí)物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準(zhǔn)確判定文件的保管期限,適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等,一冊(cè)(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來(lái)文與復(fù)文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來(lái)文件上會(huì)生銹的金屬物,用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時(shí)正本在前,定稿在后;復(fù)文在前,來(lái)文在后。
在每頁(yè)的右下角(背頁(yè)的左下角)編頁(yè)碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱,對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。
4.3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前,不宜用乳膠或縫紉機(jī)來(lái)裝訂(因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時(shí)間先后排列,并且盡可能將關(guān)系密切(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號(hào)6.1在每件檔案首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章(格式見(jiàn)附圖1),并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。
6.2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容:類別號(hào):文書檔案的類別號(hào)為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長(zhǎng)久”或“短期”。
年度:該份檔案實(shí)際形成的年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。
機(jī)構(gòu):不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。
件號(hào):以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào);同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào),件號(hào)不得重復(fù)。
6.3在每年歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號(hào)后,要按照編號(hào)順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號(hào)”。
(樣式見(jiàn)附圖3)。
每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內(nèi)文件備考表。
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說(shuō)明的情況,如無(wú)上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見(jiàn)附圖4)內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目;“目錄盒脊背”(格式見(jiàn)附圖2)項(xiàng)目由單位代碼、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見(jiàn)附圖5)內(nèi)容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說(shuō)明”的內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見(jiàn)附圖6)應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù),需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目,如“文件格式”。
件號(hào):參見(jiàn)6.2。
責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。
文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。
題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。
原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題,外加“[]”號(hào);原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的,應(yīng)重?cái)M標(biāo)題,重?cái)M標(biāo)題外加“[]”號(hào),附于原標(biāo)題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號(hào)或“-”號(hào),以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。
頁(yè)數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。
文件格式:指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí),要收集對(duì)應(yīng)的電子文件,對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管,并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度,以確保電子文件的真實(shí)。
9.2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施,確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全,要及時(shí)用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡(jiǎn)稱中心)設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)的保密性。
另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。
9.4處理電子文件,應(yīng)使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文查閱,要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時(shí)在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時(shí)會(huì)自動(dòng)將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)會(huì)在本機(jī)的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號(hào)相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫(kù)副本供查閱,另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。
