工程資料管理制度培訓(xùn)(12篇)

工程資料管理制度是確保項目順利進行的關(guān)鍵組成部分，它涵蓋了從項目啟動到結(jié)束的整個過程中產(chǎn)生的所有文件、記錄和數(shù)據(jù)的管理。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

1. 資料分類與編碼：建立統(tǒng)一的資料分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼系統(tǒng)，便于資料的檢索和管理。

2. 資料收集與整理：規(guī)定資料的收集方法、時間點及整理要求，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。

3. 資料審核與審批：明確資料審核的流程和責(zé)任人，確保資料的質(zhì)量和合規(guī)性。

4. 資料存儲與保護：規(guī)定資料的存儲方式、期限和安全措施，防止資料丟失或損壞。

5. 資料利用與分享：設(shè)定資料的使用權(quán)限和共享規(guī)則，促進團隊間的協(xié)作和知識傳承。

6. 資料更新與廢棄：明確資料更新的周期和廢棄的標(biāo)準(zhǔn)，保持資料的時效性。

包括哪些方面

1. 工程設(shè)計資料：包括設(shè)計方案、圖紙、計算書等，反映工程的設(shè)計思路和技術(shù)參數(shù)。

2. 施工過程資料：涵蓋施工日志、檢驗報告、變更記錄等，記錄工程進度和質(zhì)量控制情況。

3. 竣工驗收資料：如驗收報告、測試結(jié)果、用戶手冊等，證明工程符合設(shè)計和規(guī)范要求。

4. 合同與財務(wù)資料：包括合同文本、支付憑證、結(jié)算報告等，反映項目的經(jīng)濟活動和法律責(zé)任。

5. 法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)文件：涉及工程相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策文件，指導(dǎo)工程合規(guī)運行。

重要性

工程資料管理制度的重要性不言而喻，它直接影響到工程項目的質(zhì)量和效率：

1. 確保合規(guī)：遵守相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，降低法律風(fēng)險，提高項目合法性。

2. 提升效率：規(guī)范資料管理流程，減少信息查找時間，提升工作效率。

3. 保障質(zhì)量：通過嚴(yán)格的資料審核，保證工程設(shè)計和施工的質(zhì)量。

4. 促進溝通：清晰的資料分享機制，促進團隊間的信息交流和協(xié)同工作。

5. 防范風(fēng)險：有效的資料保護措施，防止信息泄露，保障企業(yè)利益。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊：編寫全面的工程資料管理制度手冊，明確每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟。

2. 培訓(xùn)與考核：定期組織資料管理培訓(xùn)，確保團隊成員了解并掌握制度要求，并通過考核確保執(zhí)行效果。

3. 引入信息化工具：采用工程管理軟件，實現(xiàn)資料電子化管理，提高效率，減少人為錯誤。

4. 設(shè)立專職崗位：配置專門的資料管理人員，負(fù)責(zé)資料的收集、整理、審核和存檔工作。

5. 定期審查與優(yōu)化：根據(jù)項目實施情況，定期審查制度的有效性，及時調(diào)整和完善。

通過以上方案，我們旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范的工程資料管理制度，為項目的成功實施提供強有力的支持。

工程資料管理制度培訓(xùn)范文

第1篇 工程資料管理工作崗位職責(zé)

一、工程項目資料的管理職責(zé):

1、項目主管負(fù)責(zé)工程項目現(xiàn)場的資料管理。

2、現(xiàn)場工程項目人員應(yīng)及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全。

二、工程項目資料管理規(guī)定:

1、工程現(xiàn)場每周必須進行工程項目資料整理歸檔工作。

2、現(xiàn)場檔案資料管理員負(fù)責(zé)審查檔案資料,整理齊全后保存。

3、借閱工程資料必須履行手續(xù),不得遺失,更換。

4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。

三、工程項目文件資料的簽收傳遞規(guī)定:

1、設(shè)立文件簽收本,一切文件資料必須送達(dá)時要求簽收。

2、設(shè)立文件發(fā)文本,一切文件資料必須發(fā)送時要求接收人簽收。

3、公司內(nèi)部指令,通知、報告必須采取書面形式,均具實名。

4、對監(jiān)理工程師、承包商所有文件資料必須采取書面形式,均具實名。

5、所有對內(nèi)對外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。

6、工程項目竣工移交后,現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。

四、 工程項目管理規(guī)定表格:

管理通用表格附后,工程管理過程中必須采用相關(guān)表格。

第2篇 裝飾項目工程資料管理

裝飾項目工程資料管理

第一節(jié)、技術(shù)往來文件的管理

一般技術(shù)往來文件是指裝飾工程準(zhǔn)備階段和工程實施工程中,建設(shè)單位(業(yè)主)、施工單位(承包商)、設(shè)計單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示、通知、報告、請示、申請、邀請等文件。

一般技術(shù)往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。

1.技術(shù)往來文件的管理

一般技術(shù)往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設(shè)立管理系統(tǒng)。

一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件副本

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本

設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等副本

分包商分類,按時間登記保存

供應(yīng)商分類,按時間登記保存

其他包括專家顧問、外來檢查官員、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體的評論、觀感、報道及其他資料,按時間順序登記、排列

2.裝飾工程公司在實施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件

一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件的副本

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本

設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件、報告、請示、申請等的副本

分包商分類,按時間登記保存

供應(yīng)商分類,按時間登記分類保存

職員關(guān)于職員任命及其他職員時間的函件,應(yīng)分類保存,但應(yīng)同時按時間、筆畫或漢語拼音編制人員一覽表

其他包括專家顧問、外來檢查官、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體等的評論、觀感、報導(dǎo)及其他資料,按時間順序登記、排列

第二節(jié)、工地會議

一.認(rèn)真參加業(yè)主及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議主要內(nèi)容作好充分的準(zhǔn)備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認(rèn)真對待并作好會議記錄。

(1).經(jīng)常工地會議

1).經(jīng)常工地會議的目的

a.討論施工的問題;

b.就有關(guān)問題進行討論結(jié)果作出決定;

c.記錄有關(guān)事宜。

經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計劃與實行計劃情況偏差并著手糾正的良好機會,有助于避免誤會和分歧。

2).會議主要內(nèi)容

a.對上次會議記錄的確認(rèn);

b.工程進展情況;

c.對下一個報告期的進度預(yù)測;

d.施工單位投入的人力情況;

e.技術(shù)事宜;

f.財務(wù)事宜;

g.與其他施工單位、配套工程的協(xié)調(diào)問題;

h.材料質(zhì)量、供應(yīng)及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;

i.對施工單位的通知和指令及對業(yè)主及監(jiān)理單的請示和要求;

j.索賠。

3).會議記錄

經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重性不僅在于指導(dǎo)和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù)。因此會議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有效。

會議記錄必須忠于事實及公平,應(yīng)準(zhǔn)確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。

會議記錄必須清楚列出:會議地點及時間、出席者姓名及他們所代表的單位、會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容、決議事項、行動由何人執(zhí)行等內(nèi)容。

經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負(fù)責(zé)記錄、整理,并在整理好的正式經(jīng)常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認(rèn)可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。

當(dāng)經(jīng)常工地會議記錄需進行修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應(yīng)在下次工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議的某個事項做進一步的解釋和說明時,應(yīng)采取書面的形式通知對方。

二.在日常施工生產(chǎn)中,如落實工作安排,督促施工生產(chǎn),總結(jié)工作情況,幫助和教育后進,都需要通過會議的形式來解 決。主要會議形式有:

1.各工種和班組的班前會

這一種制度性會議,在上班前15~30min,由工長主持,項目經(jīng)理和施工負(fù)責(zé)人應(yīng)有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會。一般要督促落實兩個問題:

第一.總結(jié)前一天的工作。包括完成工作量、進度效率、施工質(zhì)量、勞動安全、用料及文明施工;

第二.安排當(dāng)天的工。將當(dāng)天施工內(nèi)容、部位、數(shù)量、質(zhì)量、安全、文明施工、技術(shù)要點的重點、相關(guān)施工規(guī)范等注意事項落實到人。

2.月、旬、周生產(chǎn)狀況總結(jié)會

主要是總結(jié)一段時間內(nèi),全工地范圍在施工進度、安全、質(zhì)量、文明、效率、紀(jì)律等方面的情況,表揚先進,糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經(jīng)理主持。

3.一般質(zhì)量安全事故調(diào)查和分析會

4.優(yōu)劣時間現(xiàn)場會

裝飾工程施工工藝較為繁雜,當(dāng)出現(xiàn)了先進施工工藝、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、合理化建議時,應(yīng)及時組織有關(guān)施工班組學(xué)習(xí)和推廣。當(dāng)發(fā)生典型的違章和冒險作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應(yīng)及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進行批評處理。

5.勞動競賽動員和評比會。

第三節(jié)、竣工資料

一.竣工資料的主要內(nèi)容內(nèi)容及要求

1.竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱、位置、 結(jié)構(gòu)、層次、面積和附有設(shè)備、裝置等。

2.圖紙會審記錄;

3.材料代用核定單;

4.施工組織方案及技術(shù)交底資料;

裝飾工程施工組織方案應(yīng)內(nèi)容齊全,審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入交工驗收資料。

技術(shù)交底包括設(shè)計交底、施工組織設(shè)計交底、主要分項工程施工技術(shù)交底、合同要點交

底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認(rèn)手續(xù)。

5.材料、購配件、成品出廠證明和檢驗報告。

裝飾材料、材料半成品、成品均有出廠質(zhì)量合格證明,標(biāo)明出廠日期。

合格證和檢驗報告的抄件或復(fù)印件應(yīng)注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復(fù)印件)單位印章。

石材、瓷磚除要有出廠合格證外,還應(yīng)附有現(xiàn)場檢驗報告。防火材料要有國家標(biāo)準(zhǔn)的合格證書和消防部門的使用許可證。

防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠要有合格證或檢驗報告;焊接要有焊條合格證書;鋼材出廠要有合格證及試驗報告。

6.施工記錄

貼墻紙(布)要有基層含水率記錄;

工程質(zhì)量事故的發(fā)生和處理記錄。包括事故報告、處理方案和實施記錄。

7.裝飾施工試驗報告

貼瓷磚的沙漿若在現(xiàn)場自行配制,應(yīng)經(jīng)過試貼確定配比。試驗報告注明組成的材料配比,并說明試驗結(jié)果,由業(yè)主簽字確認(rèn)。

8.預(yù)檢記錄

包括現(xiàn)場基準(zhǔn)點、樓層基準(zhǔn)線、預(yù)留孔洞和預(yù)埋件位置的檢查記錄。

9.隱檢記錄

泛指輕質(zhì)隔斷墻、吊頂?shù)软椖康碾[檢記錄情況。

10.裝飾工程質(zhì)量檢驗評定資料

包括所有分項工程應(yīng)有的質(zhì)量評定表及分布工程匯總評定表。

11.交竣工驗收書

裝飾工程施工單位(承包方)、建設(shè)單位(發(fā)包方)和設(shè)計單位(設(shè)計師)三方簽認(rèn)的竣工驗收單,送質(zhì)量監(jiān)督部門進行核查,合格后簽發(fā)核定書。

12.設(shè)計變更、洽商記錄

設(shè)計變更、洽商記錄應(yīng)有設(shè)計單位、施工單位和建設(shè)單位三方代表簽認(rèn),經(jīng)濟洽商可由裝飾施工單位和建設(shè)單位兩方代表簽認(rèn)。

分包工程有關(guān)設(shè)計變更和洽商記錄應(yīng)通過裝飾總承包單位辦理;

設(shè)計變更、洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全、完整。

13.竣工圖

凡原施工圖無變更的,可在新的原施工圖上加蓋竣工圖標(biāo)志后作為竣工圖;

無大的變更可在原圖上改繪,有重大變更的應(yīng)重新繪制竣工圖。

14.施工日記

15.其他(封面、總目錄)

二.竣工資料歸檔

凡是移交的工程檔案和技術(shù)資料,必須做到真實、完整、有代表性,能如實地反映工程和施工的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時,凡移交的檔案資料,必須按照技術(shù)管理權(quán)限,經(jīng)過技術(shù)負(fù)責(zé)人審查簽認(rèn);對曾存在的問題,評語要確切,經(jīng)過認(rèn)真的復(fù)查,并作出處理結(jié)論。

第3篇 建設(shè)單位工程資料管理規(guī)范

建設(shè)單位工程資料管理

一、工程項目資料分類:

1、文字資料:

(1)工程項目合同;

(2)監(jiān)理工程師大綱、規(guī)劃、條例,監(jiān)理月報,指令,通知,函件;

(3)總包單位報告、函件;

(4)建設(shè)單位指令、通知;

(5)設(shè)計圖紙和設(shè)計文件;

(6)會議紀(jì)要;

(7)工程質(zhì)量事故核查處理報告;

(8)施工組織設(shè)計;

(9)施工進度計劃;

(10)工程報表;

(11)經(jīng)濟簽證;

(12)現(xiàn)場技術(shù)核定單;

(13)現(xiàn)場材料價格回執(zhí)單;

(14)工程款支付申請單;

(15)工程竣工資料;

(16)工程檢查驗收資料;

(17)公司內(nèi)部文件資料;

2、圖片圖象資料:工程項目照片;

3、電腦部份:現(xiàn)場項目管理資料;

二、工程項目資料的管理職責(zé):

1、建設(shè)單位工程項目經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場的資料管理;

2、現(xiàn)場工程管理人員應(yīng)及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全;

三、工程項目資料管理規(guī)定:

1、工程現(xiàn)場每周必須進行工程項目資料整理歸檔工作;

2、現(xiàn)場檔案資料管理員負(fù)責(zé)審查檔案資料,整理齊全后保存;

3、借閱工程資料必須履行手續(xù),不得遺失,更換;

4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。

四、工程項目文件資料的簽收傳遞規(guī)定:

1、設(shè)立文件發(fā)文簽收登記本,一切文件資料發(fā)送、送達(dá)時必須要求簽收;

2、公司內(nèi)部指令,通知、報告必須采取書面形式,均具實名;

3、對監(jiān)理工程師、總包單位所有文件資料必須采取書面形式,均具實名;

4、所有對內(nèi)對外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。

5、工程項目竣工移交后,現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。

第4篇 恒大地產(chǎn)工程資料管理規(guī)定

恒大地產(chǎn)項目工程資料管理規(guī)定

一、施工單位必須在材料報驗時,一并提供材料的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及有效的檢驗報告;對于法規(guī)要求的見證取樣送檢或質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督送檢的材料,施工單位必須及時報告監(jiān)理或監(jiān)督員見證送檢,并在檢測結(jié)果出來后3天內(nèi)取得檢測報告;否則,每少一項或數(shù)量不符,扣罰施工單位$1000元;每延期一天,扣罰施工單位$500元。

二、施工單位必須按《廣東省建筑工程竣工驗收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》及施工技術(shù)資料規(guī)范的要求,填寫施工過程記錄、各檢驗批質(zhì)量驗收記錄及分項分部質(zhì)量驗收記錄,并做到內(nèi)容真實、齊全及規(guī)范。如監(jiān)理或甲方在檢查中發(fā)現(xiàn),未按上述要求填寫、整理資料的,每項扣罰施工單位100元,并在當(dāng)月的進度款中扣除。

三、對政府規(guī)定的須辦理中間驗收登記的分項分部工程,施工單位必須在完工后一個月內(nèi)提交完整的相關(guān)資料(含結(jié)算資料);主體工程竣工驗收后兩個月內(nèi)、專業(yè)分包工程竣工驗收一個月內(nèi),施工單位必須整理、提供完整的竣工驗收備案資料(含結(jié)算資料)。否則,每延期一天,扣罰施工單位$500元,此項扣罰將在施工單位的工程結(jié)算款中扣除。

第5篇 工程資料管理制度（7）

工程資料管理制度(七)

一、工程項目資料分類:

1、文字資料:

(1)工程項目合同;

(2)監(jiān)理工程師大綱、規(guī)劃、條例,監(jiān)理月報,指令,通知,函件;

(3)承包商報告、函件;

(4)業(yè)主指令、通知;

(5)設(shè)計圖紙和設(shè)計文件;

(6)會議紀(jì)要;

(7)工程質(zhì)量事故核查處理報告;

(8)施工組織設(shè)計;

(9)施工進度計劃;

(10)工程報表;

(11)經(jīng)濟簽證;

(12)現(xiàn)場技術(shù)核定單;

(13)認(rèn)質(zhì)單;

(14)認(rèn)價單;

(15)工程款支付申請單;

(16)工程竣工資料;

(17)工程檢查驗收資料;

(18)公司內(nèi)部文件資料;

(19)各種電子文檔

2、圖片圖象資料:工程項目照片、錄音帶、錄像帶;

3、電腦部份:現(xiàn)場項目管理資料;

二、工程項目資料的管理職責(zé):

1、項目主管負(fù)責(zé)工程項目現(xiàn)場的資料管理;

2、現(xiàn)場工程項目人員應(yīng)及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全;

三、工程項目資料管理規(guī)定:

1、工程現(xiàn)場每周必須進行工程項目資料整理歸檔工作;

2、現(xiàn)場檔案資料管理員負(fù)責(zé)審查檔案資料,整理齊全后保存;

3、借閱工程資料必須履行手續(xù),不得遺失,更換;

4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。

四、工程項目文件資料的簽收傳遞規(guī)定:

1、設(shè)立文件簽收本,一切文件資料必須送達(dá)時要求簽收;

2、設(shè)立文件發(fā)文本,一切文件資料必須發(fā)送時要求接收人簽收;

3、公司內(nèi)部指令,通知、報告必須采取書面形式,均具實名;

4、對監(jiān)理工程師、承包商所有文件資料必須采取書面形式,均具實名;

5、所有對內(nèi)對外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。

6、工程項目竣工移交后,現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。

五、工程項目管理規(guī)定表格:

管理通用表格附后,工程管理過程中必須采用相關(guān)表格。

第6篇 建筑工程資料歸檔管理細(xì)則

建筑工程資料歸檔和管理細(xì)則

1、加強日常各種工作的文字記錄和對文件資料的收集管理、保管工作,保證施工都有文字記錄和圖片資料,以便分析、發(fā)現(xiàn)問題、改進工作。

2、通過對工程的控制檢查,收集到大量統(tǒng)計數(shù)據(jù)和信息,然后進行專題分析研究,找出工程進度、質(zhì)量、材料消耗、機械使用和成本費用盈虧等方面問題,迅速地將信息反饋給現(xiàn)場施工指揮和調(diào)度部門,使有關(guān)工程方面的決策更為全面,對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理,實現(xiàn)對現(xiàn)場的全面管理。

3、除處理好大量的日常性的繁雜事物以外,每一個施工管理人員都必須十分注意以下幾方面問題:

3.1.經(jīng)常收集、完善影響施工的基礎(chǔ)資料。

3.2.在施工進度計劃的執(zhí)行管理中建立完整的記錄,記載施工日記。

第7篇 高速工程資料編制管理要求（二）

高速公路工程資料編制與管理要求2

第二節(jié)竣工檔案分類編號辦法

一、編號原則:

(一)分類號編制方法是以單項工程為單位,按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》中所確定的公路工程類目進行分類。

(二)檔號:由檔案分類號和案卷順序號組成。

(三)檔案分類號:公路工程竣工文件材料分為五級類目。第一至三級類目固定不變;四級類目為單項工程項目代號(項目代號可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,例:國道104,項目代號為:104。也可用建設(shè)項目起止點漢語拼音第一個字母和某段起止點的漢語拼音第一個字母組成,中間加符號,例:日東高速公路日竹段,則表示為:rdrz;五級類目按單項工程竣工文件材料形成的先后分為七大類段:項目立項文件、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件和科研資料,分別用1、2、3、4、5、6、7表示。

(四)檔號的形式

gl51×××-××

gl:一級類目(公路)

5:二級類目(公路工程)

:(類級符號)

1:三級類目(道路)

××:四級類目(單項工程項目代號)

×:五級類目(文件材料的七大類文件)

××:案卷順序號。案卷順序號不編虛位,從1開始編寫(即1不編為001)。

(五)類級符號置于分類代號的中間。

(六)舉例

日東高速公路日照至竹園段施工文件的檔號編寫為:gl51rdrz4-×××。

二、檔號章

(一)檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角,距上邊沿10mm,左邊沿20mm的位置。

(二)檔號章格式與尺寸如圖(1-2-1)。檔號章內(nèi)的檔號內(nèi)容可刻制至四級類目(刻制字體用4號仿宋體),五級類目和順序號可用鋼筆填寫。

例:

檔號件號頁數(shù)

4×15mm

第三節(jié)檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求

一、術(shù)語:

(一)案卷:由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位。

(二)卷內(nèi)目錄:案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。

(三)卷內(nèi)備考表:說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。

(四)檔號:由分類號和案卷號組成。

二、組卷及書寫要求:

(一)公路工程竣工文件材料歸檔前,均需按要求由文件材料形成單位分別進行整理組卷。組卷應(yīng)遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則,分類科學(xué),便于查找利用。

(二)案卷內(nèi)文件材料所反映的工程項目情況和有關(guān)管理活動內(nèi)容,必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

(三)案卷內(nèi)文件材料書寫要工整,字跡、線條要清楚。

(四)案卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料,必須利于長期保存。書寫材料必須用炭素墨水,禁止使用蘭墨水、圓珠筆和鉛筆。凡由易褪色書寫材料制成的文件(如復(fù)寫、傳真件)應(yīng)復(fù)印保存。

(五)資料文件用紙統(tǒng)一采用a4型紙(210×297mm),圖紙規(guī)格除外。

(六)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,件內(nèi)不應(yīng)有重頁文件,但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件,在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。

三、卷內(nèi)文件的排列:

(一)管理性文件按問題、重要程度排列。

(二)項目技術(shù)文件材料按本書有關(guān)章節(jié)的要求排列。

(三)設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收、隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和運行維修等材料排列。

(四)竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列。

(五)卷內(nèi)文件一般文字材料在前,圖樣在后。

四、案卷的編目

(一)案卷由案卷封面和卷脊、借卷守則、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。

(二)編寫案卷頁號

1.案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。

2.頁號的位置:單面書寫的文件材料,在右下角編寫頁號;雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。

3.卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。

4.案卷的頁號,要求以件為單位編寫小流水號。

5.頁號暫用鉛筆編寫。

(三)案卷封面的編寫

1.案卷封面采用案卷外封面形式,外封面印制在卷盒的

正表面。式樣見圖1-2-2。

2.案卷題名:

案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。每一案卷題名應(yīng)包括建設(shè)項目名稱,起訖里程、單位工程(含分部、分項)名稱及文件名稱。若屬橋梁、隧道等工程項目,還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。

(1)項目技術(shù)文件案卷題名的表示形式:

××高速公路××段××樁號××工程××結(jié)構(gòu)××文件名稱。

示例:

①日照至東明高速公路日竹段××樁號路基工程土石方填筑檢測表。

②日照至東明高速公路日竹段k130+845趙莊河大橋1號墩基礎(chǔ)及下部構(gòu)造施工檢驗表。

(2)管理性文件案卷題名的表示形式:

建設(shè)項目名稱+責(zé)任者+問題+文件名稱

例:日照至東明高速公路日竹段總監(jiān)代表處關(guān)于加強安全生產(chǎn)管理的通知、函。

3.編制單位:指案卷形成單位。

4.編制日期:指案卷形成日期。

5.保管期限參考本書附錄一《關(guān)于印發(fā)〈公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法〉的通知》(交辦發(fā)〔2001〕390號)的規(guī)定執(zhí)行。

6.密級:應(yīng)在文件發(fā)放前按交通主管部門有關(guān)保密規(guī)定劃定,若文件材料上有密級就填上,沒有就空著。

7.檔號:填寫檔案的分類號和案卷順序號。

8.檔案館號:暫不填寫。

9.案卷題名編寫內(nèi)容的前段工程項目名稱,可用大粗號宋體字統(tǒng)一印制在檔案盒中央部位。案卷題名的后段××樁號××工程××結(jié)構(gòu)××部位××文件名稱及編制單位、編制日期、保管期限、密級可用3號宋體字打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對應(yīng)位置。或打印在蠟紙上,印刷在相應(yīng)位置。

外封面檔號內(nèi)容填寫,用4號宋體字,一行打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對應(yīng)位置。例:gl51rdrz4-×××?！痢痢帘硎玖艨崭裎恢?待今后統(tǒng)一編寫流水號用。

五、案卷脊背的編制

案卷脊背的項目有檔號和案卷題名,格式如圖1-2-3。檔號內(nèi)容填寫用4號宋體字分兩行橫排打印。例:第一行填寫gl51rdrz,第二行填寫4-×××?！痢痢帘硎景妇眄樞蛱?用鉛筆填寫。

脊背案卷題名內(nèi)容填寫,用3號宋體字自右至左豎寫,首行空兩字。樁號打印,要求字頭向右,躺著打。案卷題名的前段工程項目名稱不能省略。

脊背內(nèi)容統(tǒng)一打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在脊背對應(yīng)位置?；虼蛴≡谙灱埳?印刷在相應(yīng)位置。貼紙要求比脊背寬度窄2mm,以防取放檔案時把紙邊拉卷。

六、卷內(nèi)目錄的編制(圖1-2-7)

(一)件號:用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注,不編虛位(即1不編為001)。

(二)文件編號:發(fā)文機關(guān)文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上,沒有就空著。

(三)責(zé)任者:填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者,可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱。

(四)文件材料題名

1.原文上有標(biāo)題的,可以照錄下來。

2.原文上的標(biāo)題太簡單或者沒有,應(yīng)重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容的標(biāo)題,外加[]號。

3.填寫文件材料的標(biāo)題時開頭空兩字,一橫格內(nèi)不能超過三行字。

(五)日期:填寫文件的形成時間,填寫時間時可省略年、月、日字樣,單月單日可用零補充。如2003年6月6日可填寫為。

(六)頁數(shù):應(yīng)填寫單件文件材料的頁數(shù)。

(七)備注:留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用(如果有與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案,要求在此標(biāo)注具體載體的檔號)。

(八)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。

七、卷內(nèi)備考表的編制

(一)卷內(nèi)備考表(圖1-2-5)要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件文件頁數(shù)相加之總和。

(二)立卷人:由責(zé)任立卷者簽名,即誰立卷誰簽名。

(三)審核人:由案卷質(zhì)量審查人簽名,即合同的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名。

(四)立卷時間:填寫完成立卷的日期。

(五)審核時間:填寫審核完成的日期。

(六)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。

八、案卷裝訂的要求:

(一)案卷采用不裝訂形式,文件材料以件為單位放在卷內(nèi)。案卷內(nèi)各部分內(nèi)容的排列順序為:卷內(nèi)目錄--文件材料--備考表。

(二)項目技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)組卷要求,以件為單位進行裝訂。并制定統(tǒng)一的件封皮(圖1-2-4)、件內(nèi)目錄(圖1-2-8)。

件內(nèi)目錄編制:1、文件材料題名擬寫應(yīng)詳細(xì)具體,便于檢索。例如:路基工程土石方填筑可按填筑層次擬寫目錄。2、頁次填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號,最終件注起止號。其他欄目編寫參照卷內(nèi)目錄編寫要求。

(三)管理性文件以每份文件作為一件,不加件封皮。文件閱辦單放在原文之后,與原文作為一件裝訂。

(四)文件在裝訂前取掉金屬物,采用三孔一線方法,用白色檔案專用線裝訂,孔距80mm,裝訂線距左紙邊10mm;薄件用縫紉機扎。

(五)裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊,表頭要求在上或在左,左側(cè)裝訂。

(六)原件有破碎或小頁紙的,要求粘貼在a4紙上。

(七)裝訂線壓住文件內(nèi)容的必須粘貼補寬。

(八)紙張規(guī)格大于a4型號的,要求按297×210mm折疊成手風(fēng)琴式。

九、卷盒、借卷守則的制作

(一)卷盒的外表尺寸305×220mm;厚度尺寸20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

(二)借卷守則要求印刷在卷盒封面的背面上(圖1-2-6)。

十、其它載體

(一)會計檔案經(jīng)審計部門驗收合格后,由建設(shè)單位財務(wù)部門移交到建設(shè)單位檔案科(室)保管。工程財務(wù)竣工決算,將隨工程檔案資料一并整理歸檔,并按要求移交到有關(guān)接收部門。

(二)照片檔案

1、照片檔案分為照片和底片。

2、照片和底片號:案卷內(nèi)照片和底片的順序號,照片與底片編號應(yīng)相同。以每張照片為單位,從1開始編寫,寫在正面右上角。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。

3、參見號:填寫與本張照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。

4、文字說明:文字說明的內(nèi)容要具備六要素;事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。要求文字簡潔,語言通順,一般不超過200字。

5、總說明:一組(若干張)聯(lián)系密切的照片的說明。

6、案卷題名;一個卷要擬寫一個案卷題名,寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。案卷題名一般應(yīng)包括責(zé)任者、問題、名稱三部分。責(zé)任者不便標(biāo)出時,也可不標(biāo)出。

7、照片檔案保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。

(三)音像檔案

1、音像檔案要收集齊全,做到文字材料與音像材料相符。

2、歸檔的音像檔案,要經(jīng)過系統(tǒng)整理,每盤音像要工整確切地標(biāo)明:責(zé)任者、錄制(攝制)時間、地點、內(nèi)容(題名)、順序號、保管期限、攝制人等項目。保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。

3、音像檔案,要按形成時間順序排列,分別編寫流水號。

(四)照片、音像檔案的歸檔范圍

1、國家領(lǐng)導(dǎo)及部領(lǐng)導(dǎo)人視察公路工程項目的錄音、錄像帶及照片。

2、省、市及行業(yè)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公路工程項目時的錄音、錄像帶及照片。

3、反映公路工程建設(shè)項目的重大活動,如招投標(biāo)儀式,開工典禮、通車典禮等形成的錄音、錄像帶及照片。

4、記錄公路工程建設(shè)項目重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。

5、工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時的照片。

十一、檔案資料的排序、移交

(一)工程檔案資料的排序。

1、施工階段形成的案卷,依路線前進方向,按照路基、路面、橋梁隧道、涵洞、交叉工程、沿線設(shè)施及監(jiān)理工作的順序分別進行排序。

2、建設(shè)單位(業(yè)主代表),負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的檔案資料按照立項、設(shè)計、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗收順序,對移交的全部案卷進行系統(tǒng)整理排序。

3、房建形成的案卷,依路線前進方向,以建筑主體進行排序。

4、

公路工程建設(shè)項目中,設(shè)備、科研形成的檔案資料,由形成單位整理歸檔。

(二)檔案資料的移交

1、移交時間:公路工程建設(shè)項目交工驗收后3個月內(nèi),各參建單位應(yīng)根據(jù)本辦法要求向業(yè)主(代表)移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部檔案資料。

2、業(yè)主(代表)應(yīng)根據(jù)本辦法要求,在公路工程建設(shè)項目竣工驗收后三個月內(nèi),向使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案材料移交手續(xù)。

第8篇 高速公路工程資料編制管理要求

高速公路工程資料編制與管理要求

第一節(jié)資料的管理

當(dāng)今世界信息、能源、材料已成為人類社會的三大資源,檔案信息資源是科學(xué)決策的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們越來越認(rèn)識到檔案信息在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的重要作用。對于公路工程建設(shè)項目來說,工程的規(guī)劃、實施及建成后運營等各項工作都離不開檔案信息。從決策過程看,無論是項目的提出、方案的論證和立項都必須充分收集各方面的資料,通過分析、推理找出事物運動的內(nèi)在規(guī)律,預(yù)見事物發(fā)展變化趨勢,確定目標(biāo)。其次,在決策實施過程中,必然會遇到大量的不確定的隨機因素,這就需要通過信息反饋,及時對決策進行修正、控制和調(diào)整,從而使決策獲得最佳效果。決策執(zhí)行過程終結(jié)后,

還需要憑借各方面的信息驗證系統(tǒng)效益和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。由此可見,決策之前、決策過程中和決策之后都離不開信息。

公路工程建設(shè)期間形成的資料,反映的是項目建設(shè)的客觀狀況和規(guī)律的信息,它包括文字、圖表和音像等表達(dá)形式。由于公路工程項目建設(shè)時間長,參建單位多,涉及面廣,形成的資料繁雜,必須及時進行收集、整理歸檔,以便更好地為項目建設(shè)決策服務(wù),為項目建成后的運營服務(wù)。為完成這項任務(wù),公路工程建設(shè)單位(業(yè)主)、勘察設(shè)計單位、施工和監(jiān)理單位對項目建設(shè)期間形成資料的收集、整理歸檔工作,應(yīng)納入工程建設(shè)管理之中,制訂編制與管理辦法,建立管理網(wǎng)絡(luò),并配備專職管理人員。使項目資料收集、整理與工程建設(shè)同步,做到邊施工、邊整理,達(dá)到工程完成竣工資料編制完成的目的。

一、制訂辦法,規(guī)范資料的編制與管理

多數(shù)工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進度,這主要因為:一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時不重視資料的管理,往往在工程臨近結(jié)束時才開始整理;二是各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式,工程臨近結(jié)束時集中整理較為困難;三是工程實施過程中專業(yè)化施工隊伍調(diào)動頻繁,一旦缺少資料不易整理齊全;四是工程技術(shù)人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉,內(nèi)業(yè)資料整理過程中返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為了避免上述問題的產(chǎn)生,業(yè)主應(yīng)在項目立項后就著手制訂資料的編制與管理辦法,辦法制訂的越詳細(xì),操作性也就越強,才能達(dá)到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應(yīng)對竣工資料的歸檔內(nèi)容、編制要求,資料收集整理的責(zé)任單位做出詳細(xì)的規(guī)定(見附表1-1《竣工資料編制內(nèi)容及分工一覽表》)。使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應(yīng)做哪些工作,如何去做。

本書的目的就是想提供一套公路工程建設(shè)項目資料的編制與管理辦法,以達(dá)到竣工資料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

二、建立資料管理網(wǎng)絡(luò)

從項目立項開始,業(yè)主就應(yīng)成立以項目法人代表為主的資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組。隨著工程進展,將設(shè)計、施工和監(jiān)理單位本項目負(fù)責(zé)人也納入領(lǐng)導(dǎo)小組之內(nèi)。各單位并配備專職檔案管理人員,具體負(fù)責(zé)資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段,時間跨度大、形成的資料多,在施工隊、班組中也應(yīng)設(shè)兼職資料管理員,使資料管理形成網(wǎng)絡(luò)。

在項目實施過程中,領(lǐng)導(dǎo)小組要履行事前指導(dǎo)、中間檢查、最后把關(guān)的職責(zé)。對一些好的做法和經(jīng)驗及時進行推廣、交流,互相取長補短,使建立起的管理網(wǎng)絡(luò)處于積極的工作狀態(tài),使工作水平不斷提高。

三、組織專題培訓(xùn),提高資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在項目實施過程中,雖然制訂了編制與管理辦法,但由于從事資料管理的人員業(yè)務(wù)水平不一,對管理辦法的規(guī)定、要求認(rèn)識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作,對如何組卷、裝訂,總覺得形象不起來,無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進行培訓(xùn),結(jié)合實物對資料的編制內(nèi)容、要求進行講解,使管理人員明白如何做,為什么這樣做,只有資料管理人員業(yè)務(wù)水平提高了,才能更好地做好資料的編制與管理工作。

四、建立臨時檔案室

臨時檔案室技術(shù)管理應(yīng)貫徹以防為主,防治結(jié)合的原則,切實做好溫濕度控制和調(diào)節(jié),防治有害生物,防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。建立健全管理制度,并設(shè)專人管理。

(一)溫濕度控制

為了最大限度地延長檔案資料的壽命,臨時庫房應(yīng)選擇保溫防潮性能良好的永久性建筑,應(yīng)對庫房的溫濕度進行控制,溫度控制在14-24℃范圍內(nèi);相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)。

(二)防火與防盜。庫房應(yīng)配備檔案用消防器材,并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備,定期檢查電器線路。庫房內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐子,嚴(yán)禁存放易燃物品。庫房應(yīng)安裝火警報警器和防盜裝置。

(三)防鼠、防蟲和防霉變。資料入庫前,要進行蟲霉檢查,不能將帶有蛀蟲、霉變的資料帶入庫中;定期投放滅鼠毒餌,捕殺庫內(nèi)老鼠。

(四)照明管理。庫房內(nèi)人工照明宜選用白熾燈作為光源,照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時,應(yīng)對紫外線進行過濾。太陽光線不能直接照射檔案資料,有外窗時應(yīng)設(shè)窗簾遮陽。

(五)檔案保管狀況檢查。對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,并采取措施予以處理。

第9篇 建筑工程資料管理規(guī)定（5）

建筑工程資料管理規(guī)定5

1、我單位將嚴(yán)格遵守合同專用條款,根據(jù)業(yè)主要求對圖紙執(zhí)行相應(yīng)保密措施,未經(jīng)業(yè)主許可不復(fù)印圖紙,也不向第三方擴散,禁止借給與本項目無關(guān)人員。待工程竣工后交回全部圖紙及相應(yīng)設(shè)計文件。

2、施工資料的管理由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人直接負(fù)責(zé),項目配備專職檔案管理員,負(fù)責(zé)施工資料的收集和整理工作。工程資料應(yīng)與施工進度保持同步,按專業(yè)歸類,認(rèn)真書寫,做到字跡清楚,項目齊全、準(zhǔn)確、真實,無未了事項。項目部對整個工程施工資料的真實性和完整性負(fù)責(zé),完工時由項目部向業(yè)主提交完整、準(zhǔn)確的工程資料。

3、工程資料的填寫必須符合《中華人民共和國國建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《建設(shè)工程勘察設(shè)計管理條例》及國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

4、本工程將作為我單位重點工程,工程資料采用計算機進行管理,向城建檔案館移交的工程檔案采用微縮品或光盤載體。工程資料用不易褪色的書寫材料書寫、繪制。

5、項目質(zhì)量檢查員嚴(yán)格執(zhí)行國家質(zhì)量驗評標(biāo)準(zhǔn)和施工規(guī)范,代表企業(yè)對工程質(zhì)量行使監(jiān)督檢查職能。負(fù)責(zé)檢查施工記錄和試驗結(jié)果的真實性。

6、材料工作人員必須認(rèn)真貫徹現(xiàn)行建筑工程法規(guī)、規(guī)程,應(yīng)在材料進場一周內(nèi)提供隨行質(zhì)量文件 (材質(zhì)證明、合格證、準(zhǔn)用證等),所有材質(zhì)證明文件均應(yīng)為原件,如是復(fù)印件的應(yīng)加蓋原件存放單位紅章,并在材質(zhì)上注明抄件人、日期、進場批量、原件存放處。

7、項目試驗人員必須嚴(yán)格按照材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)取樣的規(guī)定取樣送檢,對出具的試驗報告的計算,審核及結(jié)論的正確性負(fù)責(zé),一切原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)涂改,資料不準(zhǔn)抽撤,同時應(yīng)有試驗、計算、審核和負(fù)責(zé)人簽字。

8、各責(zé)任工長(含測量)對所負(fù)責(zé)分項分部工程形成的技術(shù)資料負(fù)責(zé),按照資料員的要求填寫資料,保證其內(nèi)容真實、完整。

9、音像資料的收集與管理工作:音像資料是工程資料中不可缺少的部分,它是從工程開工到工程交付使用的全過程中形成的,工程的音像資料也是優(yōu)質(zhì)工程的申報資料內(nèi)容的組成部分。項目經(jīng)理部設(shè)專人負(fù)責(zé)音像資料的收集整理工作,配備必要的設(shè)備保證音像資料的安全。并嚴(yán)格按照國家 《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t11821-89)進行管理。

10、竣工資料的管理:

嚴(yán)格執(zhí)行市有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)。

(1)、在施工階段加強施工資料的管理工作,實行總工負(fù)責(zé)制,建立施工資料管理崗位責(zé)任制,并配備專職城建檔案管理員,負(fù)責(zé)施工資料的管理工作,并設(shè)專人負(fù)責(zé)收集和整理。在工程竣工一個月內(nèi),向建設(shè)單位提供合格的竣工資料。

(2)、在竣工前將施工資料整理匯總完畢并移交建設(shè)單位進行工程竣工驗收。

第10篇 酒店裝飾工程資料管理辦法模版

酒店裝飾工程資料管理辦法

第一節(jié) 技術(shù)往來文件的管理

一般技術(shù)往來文件是指裝飾工程準(zhǔn)備階段和工程實施過程中,建設(shè)單位(甲方),施工單位(承包商),設(shè)計單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示,通知,報告,請示,申請,邀請等文件。

一般技術(shù)往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。

1.技術(shù)往來文件的管理

一般技術(shù)往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設(shè)立管理系統(tǒng)。

一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

甲方按日期保存來自甲方的函件,以及致甲方的函件的副本。

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。

監(jiān)理單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。

分包商分類,按時間登記保存。

供應(yīng)商分類,按時間登記保存。

包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務(wù)機構(gòu),新聞媒體的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列

2.裝飾工程公司在實施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件

一般技術(shù)往來文件的分類入管理方法

分類管理方法

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。

設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等的副本。

供應(yīng)商分類,按時間登記保存。

職員關(guān)于職員任命及其它職員事宜的函件,應(yīng)分類保存,但應(yīng)同時按時間,筆劃或漢語拼音編制人員一覽表。

其它包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務(wù)機構(gòu),新聞媒體等的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列。

3.施工單位在實施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件

通知內(nèi)容通知的時間限制

書面確認(rèn)甲方的口頭指示應(yīng)在前7天之內(nèi)以書面形式向甲方確認(rèn),而甲方在7天之內(nèi)未以書面形式加以否認(rèn),則此項指示可視為甲方的指示。

若對甲方的書面決定有疑問,可書面通知甲方予以證明或修正。無時間限制,如果工程師在該問題上維持原決定且雙方有爭論時,為了避免爭論,有時間限制。

應(yīng)書面提供進一步詳情確和格式符合要求的工程進度計劃圖表在甲方提出要求后的合理時間內(nèi)

擬定一份修訂的工程進度計劃,表明其對工程施工進度計劃所作的必要修改,以保證在竣工期內(nèi)或獲準(zhǔn)的延長竣工期內(nèi)完成本工程。當(dāng)工程的實際進度不符合已經(jīng)同意的工程進度計劃,當(dāng)甲方提出要求后,無論如何應(yīng)盡快修訂

合同文件出現(xiàn)矛盾或含糊不清時,應(yīng)書面通知甲方予以解釋和澄清無論何時出現(xiàn)此類問題,都可以并應(yīng)時發(fā)出通知

通知甲方提供兩套施工圖復(fù)制件(包括原因和時間)需要使用圖紙前三日內(nèi)發(fā)出

當(dāng)遇到不可預(yù)見的不利實物障礙或自然條件影響工期和費用時,書面通知甲方盡可能早地發(fā)出通知

甲方指令引起誤期或誤期的附加費用,發(fā)出書面通知給甲方

接到甲方書面指令之后,盡早發(fā)出通知

要求甲方書面出原始基準(zhǔn)點,基準(zhǔn)線和參考標(biāo)高,以及放線測量所需的附加數(shù)據(jù)放線之前

若甲方以書面形式提供的不正確數(shù)據(jù)導(dǎo)致工程任何部分的位置標(biāo)高,尺寸或基準(zhǔn)線出現(xiàn)任何差錯,裝飾工程公司應(yīng)書面通知甲方,并要求增加費用盡可能早地通知

向甲方提交一份按合同規(guī)定承包商將有機得到的,全部支付,詳細(xì)的,分季度現(xiàn)金流通量估算表按甲方要求,盡快修訂

向甲方提交承包商的全權(quán)代表資料,使其全權(quán)化表對本工程進行監(jiān)督管理,應(yīng)接受甲方的指示,需請甲方書面批準(zhǔn)進場前,盡早地提交承包商全權(quán)代表的名字及檔案資料

當(dāng)甲方發(fā)出指令要求進行合同之外的施工時,應(yīng)書面通知甲方給予延期或費用補嘗施工前

由于甲方的風(fēng)險所造成的損失或損壞,應(yīng)書面通知甲方在甲方的風(fēng)險造成危害后,盡可能早地通知

書面提交辦理本工程保險的保險公司和保險條款以征得甲方的同意在正式辦理工程保險之前

當(dāng)發(fā)生任何人身和財產(chǎn)損害的事件時,要書面通知甲方,并寫明詳細(xì)原因和經(jīng)過當(dāng)損害事件發(fā)生時,要盡快通知甲方

要書面提交辦理第三方保險的保險公司和保險單及保險費的支付票據(jù)正常情況下甲方要求檢查保險單和保險費支付票據(jù)

由于甲方,其代理人或其雇員的任何行為過失造成了工人的事故或傷害等,應(yīng)做出書面的詳細(xì)通知當(dāng)這類事件發(fā)生時,應(yīng)盡快通知甲方

向甲方書面提交合同規(guī)定的已辦保險并生效的保險單,及本期保險費的支付票據(jù)開工后的15天內(nèi)

書面通知甲方,由于法令和規(guī)章的原因而支付的合同之外費用的詳細(xì)單據(jù),應(yīng)包括在下期支付證書中當(dāng)這些合同之外費用由裝飾工種公司支出后,盡快發(fā)出通知

由于交通要道公眾的障礙或相鄰房產(chǎn)的人員阻撓使工程誤期及產(chǎn)生附加費用在限定時間之內(nèi),提請甲方發(fā)出變更令或給予延長工期及追加費用

書面通知甲方,已按要求為其它施工單位提供便利和服務(wù),以及由此導(dǎo)致的額外費用和工程誤期按甲方要求,或每月提交一次

當(dāng)合同之外的試驗與檢驗符合甲方的要求時應(yīng)書面通知甲方給予試驗或檢驗費用補償在試驗或檢驗之后提出

書面通知甲方對將要覆蓋的工種進行檢查在工程覆蓋前合適時間內(nèi)

書面通知甲方,要將不符合合同規(guī)定的材料或設(shè)備從現(xiàn)場運走,并附代替材料或設(shè)備的清單在將不合格的材料或設(shè)備從現(xiàn)場運走之前通知

因停工導(dǎo)致延期或附加費用,應(yīng)盡早發(fā)通知進行索賠,要甲方給予書面確認(rèn)在停工事件開始發(fā)生的2天內(nèi),書面通知甲方

如果工程或其任何部分的進展暫停了84天,非裝飾工程公司對此暫停負(fù)責(zé),否則裝飾工程公司可書面通知甲方,要求在28天對暫停工程繼續(xù)施工停工等84天起,盡早通知

對暫停工程要求復(fù)工工程未得準(zhǔn)許時,裝飾工程公司應(yīng)書面通知甲方,選擇將暫停的工作視為刪減,或者如果全部工作都被暫停,則將此合同視為無效合同要求復(fù)工未得到準(zhǔn)許第28天后,盡早通知

當(dāng)可能引起要求延期的事件發(fā)生和能被看清事前還是事后并可能查明之時,應(yīng)書面通知甲方,需要延期的,要求有具體詳細(xì)證據(jù)材盡早通知

如果遇到緊急情況或有必須連續(xù)的工程施工之需要,必須在夜間或公休日進行施工時,要書面向甲方提出通知,并經(jīng)許可確認(rèn)方能施工加班施工之間

或緊急情況處理之時發(fā)出通知

書面提出申請加快工程進度的詳細(xì)步驟和方法當(dāng)甲方通知工程進度太慢,為保證按合同竣工之需要而加快進度時,發(fā)出通知

整個工程已經(jīng)實質(zhì)上竣工,并合格地通過最后檢驗時,可書面通知甲方,要求簽發(fā)竣工交接證書,并附有在缺陷責(zé)任期內(nèi)盡可能完成任何未完工作的書面保證當(dāng)已經(jīng)達(dá)到實質(zhì)的要求,可向甲方提出,并在甲方檢驗滿意后,21天內(nèi)得到本工程竣工交接證書

書面通知甲方,工程變更后使得原單價或費率已不合理,應(yīng)予以調(diào)整變更工程執(zhí)行以前或執(zhí)行以后,盡早發(fā)出通知

書面提供給甲方工程計量的詳細(xì)資料,并協(xié)助其工作當(dāng)甲方提出要求時

當(dāng)簽發(fā)整個工程的竣工交接證書時,發(fā)現(xiàn)合同價格增加或減少總共超過有效合同價格的15%,則發(fā)出書面通知,要求對合同金額予以調(diào)整或補償一筆費用在竣工交接證書簽發(fā)前或簽發(fā)后,應(yīng)盡早發(fā)出通知給甲方

金額予以調(diào)整或補償一筆費用

書面通知甲方,提出需要使用計日工的原因,人員報表及計日工勞務(wù)費報價表供批準(zhǔn)在計日工使用前和每天計日工干完工作后

在每月結(jié)束時,應(yīng)書面向甲方遞交一份計日工所用勞務(wù),材料和施工單位提供施工機具的有標(biāo)價的結(jié)帳單 在計日工工作執(zhí)行后每月發(fā)出通知

書面通知甲方,表明進行索賠的意向在索賠事件發(fā)生后7天之內(nèi)

書面提供和保持與索賠事件有關(guān)的當(dāng)時記錄以全理地證實索賠的有效性當(dāng)甲方要進及時提供

如果索賠事件連續(xù)發(fā)生,應(yīng)不間斷的或在合理期限給甲方提供有關(guān)索賠的證據(jù)資料,數(shù)量計算的具體細(xì)節(jié)賬目,以及在索賠事件終止后的最后帳目索賠事件連續(xù)發(fā)生,以7天間隔報送索賠證據(jù)資料及帳目單,索賠事件終止后28天內(nèi)報送最后帳目

當(dāng)裝飾工程公司需將其施工機械,裝飾材料等運出工地時,應(yīng)書面取得甲方的同意在要運出現(xiàn)場之前通知

向甲方書面提交有關(guān)暫定金額支出的所有報價單,發(fā)票,憑證或收據(jù)當(dāng)甲方需要進,提交書面資料

書面提出對指定分包商的反對意見在提出指定后及下正式指令前,盡快向甲方提出

書面提供分包人已完成的工程或已提供的貨物,材料,設(shè)備或服務(wù)等費用清單當(dāng)甲方需要時

書面通知甲方,因指定分包商的錯誤,承包商有下當(dāng)?shù)目哿艋蚓芙^分包商的款項,并同時書面通知該指定分包商在考慮拒付指定分包商款額之前通知

在每月末,應(yīng)書面向甲方提交本月已完成工程量等的月結(jié)帳單六份,并出承包商或其代表簽字每月末都按時書面通知

書面向甲方提交一份竣工結(jié)帳單,并附有詳細(xì)資料說明的證實文件在甲方簽發(fā)了整個工程竣工交接證書后84天之內(nèi)書面通知

書面向甲方提交最后的結(jié)賬單,并附有詳細(xì)的證實文件在甲方簽發(fā)了缺陷責(zé)任終止證書后的56天之內(nèi)

承包商應(yīng)書面給甲方一份清單,確認(rèn)最后結(jié)帳單的總金額在向甲方提交最后結(jié)帳單的同時

當(dāng)施工單位嚴(yán)重違約并被提前終止合同時,若甲方有指令,裝飾施工單位應(yīng)將合同中已簽有的供貨及材料或服務(wù)的契約利益等轉(zhuǎn)讓給甲方在甲方進駐工程現(xiàn)場與終止合同的14天后

當(dāng)特殊風(fēng)險發(fā)生,應(yīng)書面通知甲方,并將費用開銷列明當(dāng)特殊風(fēng)險發(fā)生時和發(fā)生后都應(yīng)及時迅速發(fā)出通知

書面通知甲方,解決甲乙雙方之間的爭端沒有時間限制,只要發(fā)生爭端即可發(fā)出通知

如果承包商不滿意甲方解決爭端的決定,可以書面通知甲方,要求對爭端的問題進行仲裁在書面通知書甲方和工程師需進行仲裁的申請書

當(dāng)甲方違約時,裝飾工程公司應(yīng)及時書面通知甲方,且可在其后采取相應(yīng)措施一旦知道甲方違約,要盡快發(fā)出通知

當(dāng)勞務(wù)和材料或其他影響工程施工成本的價格漲落而引起款項增減時,應(yīng)書面通知甲方一旦發(fā)生,應(yīng)盡快通知

4.圖紙資料

(1)圖紙登記應(yīng)分清不同類別的圖紙

分別為已收到的圖紙,在工地繪制的圖紙和已發(fā)出的圖紙。

(2)登記時應(yīng)標(biāo)明的內(nèi)容

圖紙的連續(xù)號碼:名稱;大小,種類,比例尺;修改日期;分發(fā)清單。

要特別注意修改圖紙的登記和保存。

5.報表監(jiān)理記錄

表報監(jiān)理記錄是甲方,監(jiān)理單位和承包商之間的工作表格或報告的總稱,是裝飾工程施工管理的主要工具。

這部分資料應(yīng)嚴(yán)格按照時間順序保存,并同時編制分類一覽表。

第二節(jié) 工地會議

1、真參加甲方及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議主要內(nèi)容做好充分的準(zhǔn)備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認(rèn)真對待并做好記錄。

1.1經(jīng)常工地會議

1.1.1討論施工的問題

1.1.2就有關(guān)問題講座結(jié)果做出決定;

1.1.3記錄有關(guān)事宜。

經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計劃與實際執(zhí)行情況偏差并著手糾正的良好機會,有助于避免誤會和分歧。

2.會議主要內(nèi)容

2.1對上次會議記錄的確認(rèn);

2.2工程進展情況;

2.3對下一個報告期的進度預(yù)測;

2.4施工單位投入的人力情況;

2.5技術(shù)事宜;

2.6財務(wù)事宜;

2.7現(xiàn)工地其它施工單位,配套工程的協(xié)調(diào)問題;

2.8材料質(zhì)量,供應(yīng)及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;

2.9對施工單位的通知和指令及對甲方及監(jiān)理單位的請示要求;

2.10索賠。

3、會議記錄

3.1經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重要性不僅在于指導(dǎo)和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù),因此會議記錄必須由甲,乙雙方都表示同意才有效。

3.2會議記錄必須忠于事實及公平,應(yīng)準(zhǔn)確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。

3.3會議記錄必須清楚地列出:會議地點及時間,出席者姓名及他們所代表的單位,會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容,決議事項,行動由何人何時執(zhí)行等內(nèi)容。

3.4經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負(fù)責(zé)記錄,整理,并在整理打印好的正式經(jīng)常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認(rèn)可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。

3.5當(dāng)經(jīng)常工地會議會議記錄需進行個修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應(yīng)在下次

工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議中的某個事項作進一步的解釋說明時,應(yīng)采用書面的形式通知對方。

4常施工生產(chǎn)中,如落實工作安排,督促施工生產(chǎn),總結(jié)工作情況,幫助和教育后,都需要通過會議的形式來解決。主要會議形式有:

4.1各工種和班組的班前會

4.2 這一種制度性會議,在上班前開15~30分鐘,由工長主持,項目經(jīng)理和施工負(fù)責(zé)人應(yīng)有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會,一般要督促落實兩個問題;

4.2.1總結(jié)前一天的工作。包括完成工作量,進度效率,施工質(zhì)量,勞動安全,用料及文明施工;

4.2.2安排當(dāng)天的工作。將當(dāng)天施工內(nèi)容,部位,數(shù)量,質(zhì)量,安全,文明施工,技術(shù)要點的重點,相關(guān)施工規(guī)范等注意事項落實到人。

月,旬,周生產(chǎn)狀況總結(jié)會

4.2.3主要是總結(jié)一段時間內(nèi),全工地范圍在施工進度,安全質(zhì)量,文明,效率,紀(jì)律等方面的情況,表揚先進,糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經(jīng)理主持。

5、一般質(zhì)量安全事故調(diào)查分析會

5.1優(yōu)劣時間現(xiàn)場會

裝飾工程施工工藝較為繁雜,當(dāng)出現(xiàn)了先進施工工藝,優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品,合理化建議時,應(yīng)及時組織有關(guān)施工班組學(xué)習(xí)和推廣。當(dāng)發(fā)生了典型的違章和冒險工作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應(yīng)5。5.2及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進行批評和處理。

勞動競賽動員和評比會

第三節(jié) 竣工資料

1.竣工資料的主要內(nèi)容及要求

1.1竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱,位置,結(jié)構(gòu),層次,面積和附有設(shè)備,裝置等。

1.12圖紙會審記錄

1.13材料代用核定單

1.14施工組織方案和技術(shù)交底資料

裝飾工程施工組織方案應(yīng)內(nèi)容齊全,審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入交工驗收資料。

技術(shù)交底包括設(shè)計交底,施工組織設(shè)計交底,主要分項工程施工技術(shù)交底,合同要點交底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認(rèn)手續(xù)。

1.5材料,購配件,成品出廠證明和檢驗報告。

裝飾材料,材料半成品,成品均有出廠質(zhì)量合格證明,表明出廠日期。

合格證和檢驗報告的抄件或復(fù)印件應(yīng)注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復(fù)印件)單位印章。

門窗框,門(窗)扇,石材,瓷磚除要有出廠質(zhì)量合格證外,還應(yīng)附有現(xiàn)場檢驗報告。

防火材料要有國家標(biāo)準(zhǔn)的合格證書和消防部門的使用許可證。

防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠要有合格證或檢驗報告;焊接要有試驗報告和焊條合格證書;鋼材出廠要有合格證及試驗報告。

包括現(xiàn)場基準(zhǔn)點,樓層基準(zhǔn)線,預(yù)留孔洞和預(yù)埋件位置的檢查記錄。

1.7 隱檢記錄

泛指輕質(zhì)隔斷墻,吊頂,墻紙,地毯,防水等項目的隱檢記錄。

1.8裝飾工程質(zhì)量檢驗評定資料

包括所有分項工程應(yīng)有的質(zhì)量評定表及分布工程匯總評定表。

1.9 交竣工驗收書

裝飾工程施工單位(承包方),建設(shè)單位(發(fā)包方)和設(shè)計單位(設(shè)計師)三方簽認(rèn)的竣工驗收單,送質(zhì)量監(jiān)督部門進行核驗,合格后簽發(fā)的核定書。

1.10設(shè)計變更,洽商記錄

設(shè)計變更,洽商記錄應(yīng)有設(shè)計單位,施工單位和建設(shè)單位三方代表簽證,經(jīng)濟洽商可由裝飾工程施工單位和建設(shè)單位兩方代表簽證;

分包工程有關(guān)設(shè)計變更和洽商記錄應(yīng)通過裝飾總承包單位辦理;

設(shè)計變更,洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全,完整。

1.11竣工圖

凡原施工圖無變更的,可在新的原施工圖上加蓋竣工圖標(biāo)志后作為竣工圖;

無大變更的可在原圖上改繪,有重大變更的應(yīng)重新繪制竣工圖。

1.12施工日記

1.13其他(封面,總目錄)

2.竣工資料的歸檔

凡是移交的工程檔案和技術(shù)資料,必須做到真實,完整,有代表性,能如實地反映工程和施工中的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時,凡移交的檔案資料,必須按照技術(shù)管理權(quán)限,經(jīng)過技術(shù)負(fù)責(zé)人審查簽認(rèn),對曾存在的問題,評語要確切,經(jīng)過認(rèn)真的復(fù)查,并做出處理結(jié)論。

第11篇 地產(chǎn)公司工程資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程資料管理規(guī)定

為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下:

第一條 總則

為了加強我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理細(xì)則》(以下簡稱細(xì)則)。

第二條 工程技術(shù)檔案的范圍

工程技術(shù)檔案是指我公司在項目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。

第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人

1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開展并管理保存。

2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計部)要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù)檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實履行各自職責(zé),對工程技術(shù)檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此項工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。

第四條 歸檔范圍

1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。

3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等個相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會同竣工結(jié)算資料一同報公司存檔;第三類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。

第五條 歸檔方法和內(nèi)容

1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的檔案內(nèi)容包括三部分:

a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙,主要范圍詳附錄a。

b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。

c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。

2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條 歸檔要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅圖章。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符合。

3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。

5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人

審核人

技術(shù)負(fù)責(zé)人

編制日期

監(jiān)理單位

總監(jiān)

現(xiàn)場監(jiān)理

6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

第七條 單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項目部檔案管理員登記,由項目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù)應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條 立卷要求

1、組卷

(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如:設(shè)計部為s,工程部為g,以此類推。

(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式),可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。

(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統(tǒng)完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編制,并通知部門資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開始;

頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號。

(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。

序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。

文件題名:填寫文件主體全稱。

日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁數(shù):每份文件有幾頁(背面有文字的也算一頁)。

頁號:卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。

本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名,標(biāo)注時間。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。

另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷

號:以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項目、時間、序列號4個要素,如“g-翠竹園-2006 -1”。

案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分冊”。

責(zé)任人:提供檔案的部門資料員。

編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條 歸檔時間和手續(xù)

1、歸檔時間

(1)每一工程項目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè))后兩個月內(nèi)完成。

(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。

2、歸檔手續(xù)

各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。

附錄10-1: 工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間

附錄10-2: 工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間

附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料

第12篇 建設(shè)集團項目工程資料管理制度

建設(shè)集團公司項目工程資料管理制度

一、對文件的管理

1、收到建設(shè)局等政府有關(guān)部門發(fā)放的文件后,工程部資料員做好《文件收文登記表》,如須發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的,復(fù)印后及時發(fā)放并做好《文件發(fā)文記錄》。

2、對發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等,須保留一份在工程部,做好《文件發(fā)文登記》、《文件存檔記錄》。

3、對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報告等,做好《文件收文登記》,如要回復(fù)的,經(jīng)辦人應(yīng)及時呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理回復(fù)。

4、所有文件,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應(yīng)填寫《借閱登記》。

二、對施工圖紙、設(shè)計變更通知的管理

1、設(shè)計院發(fā)放到本公司工程部的施工圖紙、設(shè)計變更等要做好《圖紙(設(shè)計變更)收文登記表》。

2、在收到設(shè)計院發(fā)放的圖紙(設(shè)計變更)后,應(yīng)及時把圖紙(設(shè)計變更)及時放發(fā)到施工單位(或監(jiān)理單位),并做好《圖紙(設(shè)計變更)發(fā)文登記表》,但須保留一份在工程部存檔。

三、對合同等管理

1、對于施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等,原件留在公司存檔,工程部保存一份復(fù)印件并注明原件的去處。

2、如須借出施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等原件,須經(jīng)工程部經(jīng)理同意方可外借。

四、施工技術(shù)資料的管理

1、要求施工單位在每棟樓的基礎(chǔ)、主體、竣工驗收前把施工技術(shù)資料交工程部檢查驗收通過后方可提交縣監(jiān)督站申請驗收。

2、對于圖紙會審、開工令,基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告,質(zhì)量保修書等需要我公司簽字、蓋章的,在領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后保留一份在工程部并進行歸檔。

3、在竣工驗收后,督促施工單位提交兩套竣工資料,一套交當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門備案,一套留本公司工程部存檔。對于備案資料應(yīng)及時辦理,備案后把通過備案的《備案表》留一份工程部存檔。

4、工程部定期(每月一次)對工程資料管理進行檢查發(fā)現(xiàn)問題及時督促施工、監(jiān)理單位進行整改,確保工程資料完整。

五、對于施工過程中發(fā)生的工程質(zhì)量缺陷、問題、事故資料管理

在施工過程中,若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問題、事故,要求施工單位提交《質(zhì)量缺陷(問題、事故)處理方案》,處理方案經(jīng)工程部經(jīng)理同意后進行存檔。

六、監(jiān)理單位提交的工程技術(shù)資料按現(xiàn)行國家文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。

七、對于工程簽證資料的管理

簽證單主要按簽證規(guī)程操作,但要求做好《簽證單(簽證申請表) 收發(fā)登記表》 及《簽證單存檔記錄》。

八、對工程部工程日記的管理

工程部的每一位員工須把每天工地施工現(xiàn)場情況、遇到問題及解決方法記錄到工程日記上,每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經(jīng)理審查并做好存檔。

九、對書籍的管理

1、對本公司工程部所購買的書籍,資料員須編號并做好《書籍目錄》。

2、所有的書籍,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應(yīng)填寫《借閱登記》。借閱人須妥善保管所借書籍資料,如有遺失應(yīng)原價賠償。

十、根據(jù)實際情況,對上述工程技術(shù)資料由資料員統(tǒng)一進行計算機信息管理,以便查閱。