有哪些
公司合同檔案管理制度
一、合同分類管理 1. 按照合同性質(zhì)，分為采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作合同等類別。
2. 按照合同金額，設(shè)置重大合同和普通合同兩類，重大合同需特別關(guān)注和跟蹤。
二、合同審批流程 1. 合同起草階段，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核合同條款。
2. 法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。
3. 財(cái)務(wù)部門審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保符合預(yù)算和財(cái)務(wù)政策。
4. 最終由總經(jīng)理或授權(quán)代表審批，簽署生效。
三、合同存檔 1. 所有合同原件由檔案管理部門統(tǒng)一保管，復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。
2. 數(shù)字化合同檔案，實(shí)現(xiàn)電子化管理，便于檢索和查閱。
四、合同變更與終止 1. 合同變更需經(jīng)過(guò)原審批流程，確保所有相關(guān)方知曉并同意變更內(nèi)容。
2. 合同提前終止或到期，需書面通知對(duì)方，并辦理相關(guān)手續(xù)。
五、合同履行監(jiān)控 1. 建立合同執(zhí)行情況定期報(bào)告制度，監(jiān)控合同履行進(jìn)度。
2. 對(duì)于重大合同，設(shè)立專門項(xiàng)目組跟進(jìn)，確保合同目標(biāo)達(dá)成。
六、保密與安全 1. 保護(hù)合同信息的機(jī)密性，限制無(wú)關(guān)人員接觸。
2. 定期備份合同檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
實(shí)施細(xì)則
1. 合同檔案編碼：采用年份 部門代碼 合同類型 序號(hào)的方式，確保唯一性。
2. 存檔期限：一般合同檔案保存至少五年，重大合同保存十年以上。
3. 檔案借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱，歸還時(shí)需檢查文件完整性。
4. 檔案銷毀：超過(guò)保存期限的合同，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)審批后按規(guī)定程序銷毀。
上墻內(nèi)容
1. "合同檔案，公司之魂，妥善保管，人人有責(zé)。"
2. "審批流程清晰，確保合同合法有效。"
3. "變更與終止，書面為證，保障權(quán)益。"
4. "保密工作，重如泰山，不得泄露。"
以上制度旨在規(guī)范公司合同管理工作，提高效率，防范風(fēng)險(xiǎn)，確保合同執(zhí)行的順利進(jìn)行。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益。
公司合同檔案管理制度范文
第1篇 工程分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任
建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任
一、遵守國(guó)家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。
二、建立健全建設(shè)工程合同臺(tái)帳,運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同動(dòng)態(tài)管理。分析匯總各時(shí)期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。
三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評(píng)審程序做好建設(shè)工程《合同評(píng)審記錄》及《合同會(huì)簽》,及時(shí)發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺(tái)帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。
四、建立分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同文本。
五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密。
六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
