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有哪些
工程部檔案管理制度主要涵蓋以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：確保所有工程文檔按照項目、階段、類型進行清晰分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定在項目進程中定期收集相關文件，及時歸檔，確保文件的完整性。
3. 檔案存儲與保管：明確檔案的物理存儲位置和電子存儲方式，設定安全保管措施，防止遺失或損壞。
4. 檔案借閱與使用：制定借閱流程，控制檔案的使用權限，確保信息安全。
5. 檔案更新與維護：規(guī)定對過時或錯誤信息的更新程序，保持檔案的時效性。
6. 檔案銷毀與保留：設定檔案的保存期限，到期后執(zhí)行合理的銷毀程序，同時明確需要永久保存的重要檔案。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：每個項目設立獨立的檔案夾，內部按照設計、施工、驗收等階段劃分，文件名包含日期、負責人等關鍵信息。編碼系統(tǒng)應易于理解和操作，如“pj-001-d-20210501”，代表項目編號為001的設計文件，創(chuàng)建于2021年5月1日。
2. 檔案收集與整理：項目經理負責監(jiān)督各階段文件的提交，每周進行一次歸檔檢查，確保無遺漏。電子文件需同步備份至公司云存儲系統(tǒng)。
3. 檔案存儲與保管：紙質檔案存放在防火、防潮的專用檔案柜內，電子檔案加密存儲，定期進行數據遷移。設置訪問權限，非授權人員不得接觸。
4. 檔案借閱與使用：員工需填寫借閱申請表，經部門主管批準后方可借閱。借閱期限不超過一周，逾期未還者將受處罰。
5. 檔案更新與維護：文件修訂時，需注明修訂日期和原因，舊版本應及時替換。對于錯誤信息，發(fā)現即更正并通知相關人員。
6. 檔案銷毀與保留：每年進行一次檔案清理，過期文件由檔案管理員提出銷毀建議，經管理層審批后執(zhí)行。重要檔案如合同、驗收報告等，永久保存。
上墻內容
1. 工程部檔案管理制度概覽圖：清晰展示檔案管理的主要流程和責任分工。
2. 檔案分類示例：列舉常見文件類型和對應的分類編碼。
3. 借閱流程圖：以圖表形式呈現借閱步驟和所需時間。
4. 安全保管提示：強調檔案安全的重要性，列出保管注意事項。
5. 更新與銷毀規(guī)定：簡述檔案更新和銷毀的程序，提醒員工遵守。
6. 應急處理流程：說明在檔案丟失或損壞情況下的應急處理步驟。
以上內容旨在規(guī)范工程部檔案管理工作，提高效率，保障信息安全。各部門應嚴格執(zhí)行，確保檔案管理制度的有效實施。
工程部檔案管理制度范文
第1篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第2篇 物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定(二)
1.工程部應由專人負責,從工程設計招標開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。
2.未經部門經理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。
3.本部門人員借閱應注意愛護使用,并不得向外單位人員借閱。
4.凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5.有關工程文件不經允許不得復印。
6.檔案管理人員根據文件保存期限,經部門經理認可可定期銷毀。
第3篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設備運行狀態(tài)的最基本工作,是提供分析研究設備在使用期的改進,探索管理和檢修規(guī)律,增加對設備的認識和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設備、關鍵性設備、技術性較復雜的設備均應建立設備登記卡,記錄設備的名稱、作用、安裝地點、廠家、型號、名牌數據、設備附件、估計使用年限、易損件名稱規(guī)格及維修要求,以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內容,使之成為酒店的重要財富。檔案管理作業(yè)程序如下10個步驟:①點數 ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護 ⑨應用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執(zhí)行日期
第4篇 _大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據,加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一.工程檔案目錄管理
1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2.工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。
3.工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二.工程檔案管理程序
1.工程檔案管理責任
(1)工程部經理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2.工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經工程部經理批準可查閱,不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術和經濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。
第5篇 某百貨公司工程部檔案管理制度
百貨公司工程部檔案管理制度
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統(tǒng):土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管,按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄,內容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據,應妥善保存,用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過期需銷毀的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準,確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。
