行政采購管理制度

行政采購管理制度是企業(yè)運營的重要組成部分，旨在規(guī)范采購流程，確保資源的有效利用，防止浪費，降低風險，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。制度涵蓋從需求識別、供應(yīng)商選擇、合同簽訂到貨物驗收、付款等一系列環(huán)節(jié)。

包括哪些方面

1. 需求管理：明確采購需求的產(chǎn)生、審批流程，確保需求的合理性和合規(guī)性。

2. 供應(yīng)商管理：設(shè)定供應(yīng)商的資質(zhì)標準，建立評價體系，定期評估供應(yīng)商的性能和服務(wù)。

3. 采購流程：詳細規(guī)定詢價、比價、談判、下單、驗收等步驟，保證采購過程的透明度。

4. 合同管理：規(guī)范合同的起草、審批、執(zhí)行和變更，強調(diào)合同的法律效力。

5. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量檢驗標準，確保采購物品或服務(wù)符合企業(yè)要求。

6. 財務(wù)控制：明確付款條件和程序，防止資金濫用，確保采購資金的安全。

7. 風險管理：識別和應(yīng)對采購過程中可能出現(xiàn)的風險，如供應(yīng)中斷、價格波動等。

重要性

行政采購管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能有效防止因決策不透明、流程混亂導致的資源浪費；另一方面，通過嚴格的供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，可以保障企業(yè)運營的穩(wěn)定性和產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)形象。此外，良好的采購管理還有助于維護企業(yè)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，降低供應(yīng)鏈風險，提高整體運營效率。

方案

1. 制定詳細流程：根據(jù)企業(yè)實際情況，制定詳細的采購操作流程，并定期更新，以適應(yīng)市場變化。

2. 強化培訓：對采購部門進行制度培訓，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

3. 建立信息系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實現(xiàn)采購流程的自動化，提高效率，減少人為錯誤。

4. 定期審計：定期進行內(nèi)部審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。

5. 激勵機制：設(shè)置合理的績效考核標準，激勵采購人員遵守制度，提高工作效果。

6. 反饋與改進：鼓勵員工提供反饋，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善制度，確保其持續(xù)適應(yīng)企業(yè)需求。

行政采購管理制度是企業(yè)精細化管理的重要工具，其構(gòu)建和執(zhí)行需要全員參與，共同確保制度的有效性和執(zhí)行力。通過不斷優(yōu)化和完善，我們可以構(gòu)建一個高效、透明、風險可控的采購環(huán)境，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

行政采購管理制度范文

第1篇 物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應(yīng)商管理及倉庫管理等。

9.3職責

9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.3公司資源部負責收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負責落實供應(yīng)商的評審管理工作。

9.3.4財務(wù)部負責資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.6倉管員負責物品的驗收、領(lǐng)用,庫存物品的管理。

9.4采購制度要點

9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。

9.4.2采購行為分類

9.4.2.1固定資產(chǎn)類

指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費用類

指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

9.4.3采購方式

9.4.3.1長期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。

9.4.3.3一般供應(yīng)商

經(jīng)市場調(diào)查,固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價格高時,臨時尋找的供應(yīng)商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進行比較、核價。

9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他采購要求:

9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應(yīng)安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應(yīng)商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。

9.6.1請購

9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權(quán)限逐級報批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準。

9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。

9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書面的報價資料,內(nèi)容須詳細、真實,除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等),還須顯示供應(yīng)商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上,依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.3采購材料較專業(yè)復雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報批。

9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應(yīng)密切跟進交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準備工作。

9.6.4驗收

9.6.4.1驗收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。

9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門,并作出跟進。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務(wù)部報銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購項目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息

。

9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉庫管理

9.7.1.物品出倉

9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點表》上。

9.7.2物品盤點

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。由財務(wù)部復核。

9.7.2.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物品盤點表》。

9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉庫管理

9.7.3.1倉庫物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應(yīng)分名別類,在物品前掛上物品標簽卡;

9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準入內(nèi);

9.7.3.4倉庫應(yīng)通風良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;

9.7.3.5倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理,不準在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);

9.7.3.8倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供應(yīng)商評審管理

9.8.1評審范圍

9.8.1.1長期供貨合作的供應(yīng)商/委托方;

9.8.1.2成交標的大額的供應(yīng)商/委托方

9.9行政助理應(yīng)當對合格供應(yīng)商及時建檔,包括以下內(nèi)容:

9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊地址

9.9.2營業(yè)執(zhí)照復印件

9.9.3資質(zhì)等級證書

9.9.4評審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求:

9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價格的變化

9.10.3社會信譽的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)當跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應(yīng)當依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購流程

采購流程

預(yù)算內(nèi)預(yù)算外