- 目錄
有哪些
學生會檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編號
2. 檔案收集與整理
3. 檔案保管與借閱
4. 檔案安全與保密
5. 檔案更新與銷毀
6. 檔案電子化管理
實施細則
1. 檔案分類與編號 - 學生會檔案分為活動記錄、財務報表、會議紀要、人事資料四類，每類設子目錄，如活動記錄下設策劃、執(zhí)行、總結等。 - 文件編號采用“類別-年份-序列號”格式，如“h-2022-001”代表2022年的活動記錄第一份文件。
2. 檔案收集與整理 - 活動結束后一周內，負責人需提交相關檔案至檔案管理部門。 - 檔案管理人員應及時整理，確保文件完整、清晰，無遺漏。
3. 檔案保管與借閱 - 檔案存放在專用檔案柜，定期檢查，保持環(huán)境干燥、整潔。 - 借閱需填寫申請表，經(jīng)主管同意后方可查閱，借閱期限不超過兩周。
4. 檔案安全與保密 - 重要檔案實行雙重密封，僅授權人員可接觸。 - 禁止非法復制、傳播檔案內容，違反者將受紀律處分。
5. 檔案更新與銷毀 - 每年進行一次檔案清理，過期、無保留價值的檔案按程序銷毀。 - 更新內容須及時歸檔，確保檔案時效性。
6. 檔案電子化管理 - 建立電子檔案庫，備份紙質檔案，便于檢索和遠程訪問。 - 電子檔案加密存儲，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
上墻內容
1. 學生會檔案管理制度概覽
2. 檔案分類與編號規(guī)則示例
3. 借閱流程圖
4. 檔案安全與保密規(guī)定
5. 電子檔案庫使用指南
請注意，以上制度旨在提高學生會檔案管理效率，保障信息的安全與完整。所有成員應熟悉并遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
學生會檔案管理制度范文
第1篇 大學學生會檔案管理制度
##大學學生會檔案管理制度
大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產(chǎn)。檔案內容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。
3,校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。
5.檔案形式要求:對于各部文檔案,應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質,向辦公室索取檔案帶,待總結完后一并上繳。
6.檔案上繳日期:在該項活動結束后一周內。
7.檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內容要求:
(一)人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案,由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院,作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定,由學校有關部門存入該學生檔案。
(二)工作檔案包括校學生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關檔案,由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記,按日期順序記錄,并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結等認真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見財務制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結,并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件,但不得將有關文件作非工作之用。
2)各部門借閱文件后,應保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應該及時歸還,若有遺失應做出書面檢討,主席團會做出相應的警告、批評。
3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。
4)認真填寫索檔單,并由部長以上簽名。
5)各部在指定時間辦理查檔手續(xù),并同時告知辦公室歸還日期。
6)檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。
2、借閱手續(xù):
(1) 借閱檔案必須有證明,由主席團授權后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記,登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。
(2)借閱檔案應辦理登記手續(xù)(包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人),做到責任落實到個人。
(3)借閱時間不得超過一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
(4)復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的,需向團委提出書面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,
秘書處的對外借檔案應做好外借登記(包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
第2篇 某學生會檔案管理制度
學生會檔案管理制度
學生會檔案是學生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料,它起著憑證、依據(jù)和史料的作用,并為團委指導幫助學生會開展工作提供豐富材料。
一.工作部門
1.學生會檔案管理工作由院學生會辦公室檔案組成員負責統(tǒng)一管理;
2.各部門應設管理本部門檔案的副部長,負責日常檔案的收集、整理以及保管工作;
3.各部門負責檔案的副部長應與辦公室加強聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗,以便于檔案管理制度的順利推行。
二.學生會檔案的分類及內容
1、學生會檔案分類為:各類文件類(上級文件、申報表、申請表)、會議記錄類、人事檔案類(包括各部門及其干部檔案類獎懲記錄類)、工作計劃類活動內容及工作總結類及其他共六類。
有關檔案都將據(jù)此分類:
(1)文件類:
文件(包括上級文件、申請表、申報表)一律按a4紙一份歸類存檔;
(2)會議記錄類:
各個部門根據(jù)各自部門會議情況包括會議時間、地點、會議內容、會議簽到情況于學期末把本學期部門會議;
(3)人事檔案類:
學生會人事檔案包括院學生會人事任免、調動、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;
(4)工作計劃類:
學生會各部門每學期工作開始(開學第一、二周)都應向學生會主席團呈交一份詳細的工作計劃,做出本部門在未來一學期內的各項工作設想。此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;
(5)活動內容類:
學生會各部門組織活動應當制定活動計劃書(策劃書),并于活動結束后及時做出活動總結,并把工作總結于活動結束后3天內交于辦公室,此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;凡學生會集體獲得的獎品、紀念品作為工作成績的體現(xiàn),必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。
(6)工作內容類:
各部門于學期末要上交一份各項工作的詳細記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細的職務報告,報告應介紹任職期間的工作內容及工作經(jīng)驗教訓,并存入檔案;
2、學生會成員檔案管理:
學生會辦公室檔案組成員把各屆學生會成員的檔案設宗,主要含以下材料:
(1)學生會干部個人檔案;
(2)學生會干部各學期的工作總結以及工作成績評定;
(3)與學生會干部本人有關的各類文字材料;
(4)各類材料均一式兩份。
三.檔案管理原則
1. 當有辦公室檔案管理員在場時,直接由管理員負責歸檔;
2. 管理員不在時,應及時通知管理員,由管理員整理歸檔;
3. 管理員歸檔時,應詳細填寫檔案管理紀錄;
4. 未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;
5. 調檔時,必須持有主席的簽字證明;
6. 調檔時,必須有檔案管理人員在場做詳細記錄,并填寫檔案借閱表;
7. 檔案一旦遺失,管理人員應立即上報有關部門并及時補檔;
8. 檔案管理員不得私自翻看檔案;
9. 未經(jīng)有關部門同意,任何人不得擅自改動檔案,否則一經(jīng)查實,報主席團嚴肅處理;
10. 檔案管理人員必須定期整理核查檔案。
四.檔案內容要求:
1. 活動策劃書、活動籌備情況、活動及進程結果、活動結束后整理得經(jīng)驗、教訓;
2. 活動新聞稿。(對于比賽類活動,必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方)
五.檔案查閱辦法:
為了加強檔案管理工作,辦公室應完整、科學地保管好學生會的檔案材料,以備查詢、參考、交流,特制訂本細則。
1. 查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱詳細資料;
2. 認真填寫檔案借閱登記表,并由審批人(部長)同意;
3. 各部門在指定時間辦理查檔手續(xù),并確認歸還日期;
4. 檔案查閱完畢后請及時歸還,過期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴肅處理;
5. 本細則適用于學生會在各項工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。
六.檔案的要求:
為加強學生會工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學性,使學生會工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學生會各類文件資料的管理,利于查詢借閱及其他相關工作的有效開展。
1. 學生會辦公室每年換任之前整理本學年檔案資料分類入庫,每屆學生會換屆之前應整理轉交本屆學生會檔案;
2. 學期初,由辦公室負責收集整理學生會各部門部員最新名單及聯(lián)系方式;學期末,干部評定等一切評定資料及其結果應及時上交辦公室并存檔;
3. 遇有學生會干部工作調動或辭職離任時,要及時報于辦公室備案;
4. 對符合規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有;
5. 院學生會的其它文件及文字資料是否列入院學生會檔案,由院學生會辦公室決定;
6. 屬于學生會所有的檔案,由委員會決定公布:未經(jīng)上述機構同意,任何組織和個人無權公布。辦公室有權查詢并作相應處理。
七.檔案資料范圍:
本制度所稱“檔案”包括以下內容:
1、各級文件;學生會成員名單及主要學生干部檔案;學生會各部門的工作計劃、總結活動照片,dv記錄等;學生會財務記錄、值班記錄和會議記錄;歷屆學生會的考核表;學生會的工作簡報及上報的其它資料;以及各系學生會、各班委通訊錄;以及委員認為要保存的其它資料;
2、檔案要做到格式規(guī)范、內容完備、條理清楚,手寫的應用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。
八、本制度要求全體學生會全體干部認真遵守執(zhí)行。
八、本制度由院學生會辦公室負責監(jiān)督執(zhí)
行。
九、本制度最終解釋權歸德化陶瓷職業(yè)技術學院學生委員會。
第3篇 ##大學學生會檔案管理制度
大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產(chǎn)。檔案內容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。
3， 校學生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內容要求：
（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料，由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
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nbsp； 3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。
（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
（三）財務檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4) 認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。
（2）借閱檔案應辦理登記手續(xù)（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
