有哪些
檔案管理管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它旨在確保檔案的安全、完整、有效利用，以及符合法規(guī)要求。主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的分類體系，為每份檔案分配唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、方式及時間，確保檔案的及時歸檔。
3. 存儲與保護(hù)：設(shè)定適宜的存儲環(huán)境，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞。
4. 利用與借閱：制定借閱流程，明確權(quán)限，保障檔案合理利用。
5. 安全管理：建立防火、防盜、防泄密等安全制度，確保檔案安全。
6. 信息化管理：推進(jìn)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)電子化存儲和檢索。
7. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新規(guī)則，對過期或無價值的檔案進(jìn)行有序銷毀。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財務(wù)、人事、項目等類別，每類再細(xì)分具體子類。編碼應(yīng)包含類別、年份、流水號等信息，如“f2021-001”代表2021年的財務(wù)檔案第一號。
2. 收集與整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，每月定期提交。新產(chǎn)生的檔案需在一周內(nèi)整理歸檔，確保時效性。
3. 存儲與保護(hù)：檔案庫房應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和消毒。重要檔案應(yīng)備份并異地存放。檔案裝具應(yīng)選用防火、防潮材料。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，逾期未還須辦理續(xù)借手續(xù)。
5. 安全管理：設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施，確保其正常運行。
6. 信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化，方便在線查詢和下載。所有電子檔案應(yīng)加密存儲，保證信息安全。
7. 更新與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案清理，對不再需要的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。
上墻內(nèi)容
1. “檔案是企業(yè)的寶貴財富，保護(hù)檔案就是保護(hù)我們的歷史和未來?！?
2. “遵守檔案管理制度，確保檔案安全、完整?！?
3. “檔案借閱流程圖”，清晰展示從申請到歸還的步驟。
4. “檔案分類示例”，列舉各類別檔案的示例，方便識別和歸檔。
5. “檔案安全警示”，提醒員工注意防火、防盜、防泄密。
6. “檔案銷毀流程”，明確銷毀檔案的審批和操作流程。
以上各項制度和細(xì)則旨在促進(jìn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化，提高效率，同時也提醒每一位員工，檔案管理不僅是職責(zé)，也是對企業(yè)發(fā)展的重要貢獻(xiàn)。
檔案管理管理制度范文
第1篇 z校務(wù)公開檔案管理制度
根據(jù)有關(guān)檔案管理的規(guī)定,特擬定以下校務(wù)公開檔案管理制度:
一、立卷歸檔制度
1、按學(xué)院校務(wù)公開細(xì)則公示的,有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料,都屬于立卷歸檔范圍。
2、歸檔要求,凡已公開的記載材料,部門移交時須進(jìn)行整理、分類、立目、裝訂后移交。
3、歸檔時間,通過公示后的記載材料,各部門須在結(jié)束后十五天之內(nèi)整理后提交存檔。
二、檔案保管制度
1、校務(wù)公開檔案庫以部門為單元,分類保管。
2、加強(qiáng)檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。
3、不斷改善保管條件,提高保管水平。
三、檔案利用制度
1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內(nèi)容,為相關(guān)上級部門和學(xué)院部門的查詢提供服務(wù)。
2、查閱必須辦理登記手續(xù),未經(jīng)同意,不得翻拍攝影,不得復(fù)印。
3、借出必須辦理審批手續(xù),不得遺失。
4、校務(wù)公開范圍僅限于學(xué)校內(nèi)部,外部人員查閱借閱時,須遵循《國家安全法》及相關(guān)保密規(guī)定辦理。
四、檔案管理人員實行工作責(zé)任制
1、檔案管理人員要忠于職守,熟悉業(yè)務(wù)。
2、檔案管理人員要按相關(guān)制度提出管理措施,要對部門檔案立卷歸檔提供指導(dǎo)。
3、檔案管理人員在整理保護(hù)和提供利用方面作出成績的,校務(wù)公開領(lǐng)導(dǎo)小組予以獎勵。
第2篇 應(yīng)急救援資料檔案管理制度
礦山應(yīng)急救援必須建立完善的物資檔案,必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。
一、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:
1、安全生產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動情況記錄。
2、專職及兼職安全員名單。
3、特種作業(yè)人員資格證名單。
4、特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。
5、危險源管理清單。
6、監(jiān)測資料(地壓、邊坡、巖石移動、涌水量、粉塵濃度、風(fēng)速、風(fēng)量、噪聲及地表環(huán)境監(jiān)測)。
7、職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。
8、安全生產(chǎn)整改情況記錄。
9、安全例會及安全日、月活動記錄。
10、職工代表會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況。
11、傷亡登記表存檔情況。
12、崗位作業(yè)操作規(guī)程。
13、安全措施經(jīng)費及使用情況。
14、事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實施記錄。
二、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范。
三、按期上報給各有關(guān)部門,定期向職工公布檔案管理情。
四、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。
第3篇 j機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責(zé)
第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。
第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實沒有必要保存時,才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會計檔案管理辦法
第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條 會計檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四十四條 檔案室對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。
第四十六條 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條 在銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。
第4篇 a公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第5篇 某小學(xué)留守兒童檔案管理制度
小學(xué)留守兒童檔案管理制度
1.留守兒童之家檔案資料實行專人管理。
2.建立健全留守兒童工作紙質(zhì)檔案、圖片檔案、光碟音響及電子檔案。
3.每一項全校性的工作(活動)結(jié)束后要求檔案管理員及時收集原始資料整理歸檔,學(xué)期結(jié)束前及時集中各幫扶志愿者和各班級(班主任)的關(guān)愛留守兒童工作原始資料整理歸檔。離校前所有入檔資料按要求分類整理裝訂,完成建檔任務(wù),并及時上交學(xué)校負(fù)責(zé)人審核后由學(xué)校統(tǒng)一保管備查。
4.案卷要求整潔、清晰,不得丟失。
5.留守兒童之家志愿者要及時做好平時的幫扶關(guān)愛記錄和學(xué)期結(jié)束的“留守兒童成長評價記錄”,學(xué)期結(jié)束前及時將《幫扶留守兒童活動記錄表》、《“留守兒童”成長記錄表》等資料上交留守兒童之家檔案管理員歸檔。
6.班主任要定期和不定期檢查“學(xué)生結(jié)對幫扶活動”的開展記載情況,并進(jìn)行有效指導(dǎo);根據(jù)學(xué)校計劃組織開展專題關(guān)愛活動,學(xué)期結(jié)束前及時將有關(guān)記錄表、活動資料上交留守兒童之家檔案管理員歸檔。
第6篇 檔案管理制度范例
檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.0 檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、
照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.0 超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9.0 檔案的保管
第7篇 工藝、技術(shù)檔案管理制度
第一條 為了加強(qiáng)對公司檔案工作的管理，進(jìn)一步完善公司的規(guī)章制度，特制定本制度。
第二條 生產(chǎn)技術(shù)檔案工作人員全面負(fù)責(zé)公司工藝、技術(shù)檔案的管理工作，按照集中、統(tǒng)一的管理原則，對公司各車間、科室所形成的各類工藝、技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第三條 檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法及有關(guān)檔案工作的條例及法規(guī)》，認(rèn)真做好檔案的保密、保存工作，確保工藝、技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全。
第四條 對所收集的工藝、技術(shù)檔案要認(rèn)真核對，并認(rèn)真填寫詳細(xì)的收集登記表，認(rèn)真履行雙方經(jīng)辦人簽字手續(xù)。
第五條 檔案管理人員要嚴(yán)格把好案卷的質(zhì)量關(guān)，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，分類清楚、組卷合理、完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，標(biāo)題要簡明扼要，裝訂整潔美觀。
第六條 工藝、技術(shù)檔案的查閱和借閱：
1、查閱：
⑴公司內(nèi)部科室、車間與所查閱的工藝、技術(shù)檔案有直接關(guān)系的，可以經(jīng)安全生產(chǎn)部主任同意，并在《查閱登記表》上寫明所查閱的檔案文件名稱、查閱時間，最后簽字備案。
⑵非本公司人員查閱工藝、技術(shù)檔案，必須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)認(rèn)可，比較重要的工藝、技術(shù)檔案文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并在《查閱登記表》上寫明所查閱檔案的文件名稱、查閱時間，最后寫明查閱人的所在單位、姓名。
2、借閱：
公司所有工藝、技術(shù)檔案只準(zhǔn)在檔案室內(nèi)查閱，一律不準(zhǔn)借出。如有特殊情況，必須經(jīng)公司生產(chǎn)副總和公司總經(jīng)理簽字同意。
第七條 工藝、技術(shù)檔案管理人員每半年對所管轄的檔案文件進(jìn)行一次檢查和鑒定工作，對查出的破損檔案文件要及時修補(bǔ)或復(fù)印，確保檔案文件的完好率達(dá)100%。
第八條 嚴(yán)格按“五防”要求做好檔案文件的管理工作，“五防”即：防潮、防丟失、防泄密、防損壞、防蟲蝕。
第九條 檔案管理人員必須以高度負(fù)責(zé)的精神做好自己的工作，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到文明服務(wù)、嚴(yán)格管理，否則按公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。
第8篇 建筑公司檔案管理制度
建筑工程公司檔案管理制度
1.檔案管理目的
為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理制度,全面加強(qiáng)公司各部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理,促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更好的服務(wù),公司根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī),制定本公司的檔案管理制度。
2.檔案管理范圍
2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。
2.2本制度中所稱的公司檔案,是指公司在各項建筑施工;經(jīng)營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。
3.檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
3.1公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。
3.2綜合部對公司各部門上交的檔案進(jìn)行管理。
3.2.1 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律,法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。
3.2.2 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督,指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。
3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作,并建立獨立的檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。
3.3各部門應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門的檔案資料,并建立檔案目錄,以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。
3.3.1 堅持平時整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類存放,便于利用和歸檔。
3.3.2 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理,頁碼編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。
3.3.4 保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,保證文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃,按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。
3.4檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,對文件、材料等的安全性、保密性負(fù)責(zé),并且忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
3.5檔案管理人員變動時,綜合部部長要對檔案交接負(fù)有監(jiān)交責(zé)任,且應(yīng)該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。
3.6會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管,以方便財務(wù)核對和審批工作。
4.檔案管理原則
4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。
4.2歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
4.3借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4任何人不得拒絕歸檔,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4.5歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定,絕密類檔案應(yīng)單獨入柜保管,嚴(yán)防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點保管。
4.6借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報告,經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重程度做出相應(yīng)處理決定。
4.7借用存檔文件資料時,檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄,認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。
4.8公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
4.9企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定,對確無保存價值的檔案登記造冊,按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由銷毀檔案材料的所屬部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷。
5.檔案管理辦法
5.1檔案檔號的編制:
5.1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應(yīng)計算機(jī)管理。
5.1.2 檔號編制方法
■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類號、(一級分類、二級分類)年度號和案卷號組成。
5.2檔案保存期限:
5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。
5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營;水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長期保存;會計類檔案資料保存期應(yīng)按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.3檔案的歸檔
5.3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實際情況進(jìn)行歸檔,具體應(yīng)由公司各部門的負(fù)責(zé)人確定編制。
5.3.2 歸檔要求:
■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔,對于會議形成的聲像歸檔,會議結(jié)束后半個月歸檔。檔案交接時,雙方當(dāng)面點清,并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復(fù)印件。
5.4工程竣工檔案管理:
5.4.1 工程竣工驗收后十五日內(nèi),項目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報各相關(guān)主管部門審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。
5.4.2 項目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。
5.4.3 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。
5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報總經(jīng)理。
5.4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。
5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時間分區(qū),按工程分類,按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細(xì)表》,檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。
6.檔案分類管理說明
6.1文件檔案的管理:
6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
6.1.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
6.1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm_297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
6.2電子文檔的管理:
6.2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
■在無紙化計算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常
改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
■由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機(jī)系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
6.2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
6.2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
6.3聲像檔案的管理:
6.3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
6.3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
第9篇 汽修廠車輛維修檔案管理制度
汽車維修廠車輛維修檔案管理
1、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。
2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時修補(bǔ)。
3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時間等待征,對檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時備份。
4、各班組負(fù)責(zé)人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。
5、各班組每年對檔案進(jìn)行一次核對清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。
6、維修車輛實行一車一檔制,二級維護(hù)及以上作業(yè)的車輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗記錄、維修人員和質(zhì)量檢驗人員名單,竣工出廠合格證副頁、結(jié)算憑證。
7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。
第10篇 化工安全生產(chǎn)文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合 理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭,生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度,公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用:安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;其他部門的專業(yè)文件由主管部門負(fù)責(zé)發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理, 并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:安全生產(chǎn)會議記錄(含紀(jì)要)、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬(包括安裝、運行、維護(hù)等)、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴(kuò)建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔 案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。 3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,案時間永久、長期和短期等三 種進(jìn)行時間整理,分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔, 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化, 應(yīng)層次分明, 編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱, 必須借閱手續(xù), 借閱當(dāng)案要注意保護(hù), 不得丟失、 損壞、 涂改, 要如期歸還, 到期不能歸還者, 要說明情況, 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定 期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實施。
第11篇 鍋爐技術(shù)檔案管理制度
1、為及時掌握鍋爐運行工況及設(shè)備狀況,達(dá)到安全經(jīng)濟(jì)運行而建立的運行記錄保存時間至少一年以上。
2、以下鍋爐技術(shù)資料需長時間保存:
①、新鍋爐出廠時所附的技術(shù)資料。
a.鍋爐圖樣(總圖、安裝圖和主要受壓部件圖)。
b.受壓元件的強(qiáng)度計算書。
c.安全閥排放量的計算書。
d.鍋爐質(zhì)量證明書(包括出廠合格證、金屬材料證外焊接質(zhì)量證明和水壓試驗證明)。
e.鍋爐安裝說明書和使用說明書。
f.產(chǎn)品檢驗合格證書或進(jìn)口鍋爐安全性能檢驗合格證書。
②、鍋爐安裝質(zhì)量證明書或安裝檢驗報告。
③、鍋爐定期檢驗報告。
④、鍋爐事故資料。
⑤、鍋爐重大修理、改造資料。
⑥、《鍋爐登記表》、《鍋爐使用登記證》等。
3、鍋爐的所有技術(shù)管理和生產(chǎn)管理資料統(tǒng)一由公司檔案室分類保存。
第12篇 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理是指對衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管本底資料、監(jiān)督檢查情況、群眾投訴舉報記錄、工作記錄和相關(guān)文件等信息進(jìn)行收集、整理、保管。
一、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級文件、計劃總結(jié)、會議記錄、投訴舉報、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對人監(jiān)督檔案等項目進(jìn)行分類,并裝訂成冊。
二、檔案分類及內(nèi)容:
1、上級文件:上級衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件。
2、計劃總結(jié):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室年度工作計劃、總結(jié)、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結(jié)及圖片資料等。
3、會議記錄:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室召開或參加各類工作會議應(yīng)留有記錄。
4、投訴舉報:群眾投訴舉報的受理和查處結(jié)果記錄。
5、轉(zhuǎn)交案件:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員向縣衛(wèi)生監(jiān)督所轉(zhuǎn)交案件的交接文字性材料以及處理結(jié)果。
6、宣傳培訓(xùn):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動的計劃、總結(jié)、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管參加縣衛(wèi)生監(jiān)督所組織的培訓(xùn)活動課件、學(xué)習(xí)筆記;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管對衛(wèi)生監(jiān)督信息員開展培訓(xùn)活動的培訓(xùn)計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料。
7、年度報表:每年報送衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表的存檔。
8、被監(jiān)督單位本底資料:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊。
9、行政相對人監(jiān)督檔案:按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、餐飲單位、供水單位和醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行劃分,并做到一戶一檔。每戶行政相對人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含:被監(jiān)管單位的名稱、地址、負(fù)責(zé)人、衛(wèi)生知識培訓(xùn)、從業(yè)人員健康證持有情況和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管現(xiàn)場檢查記錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書及存在的主要問題等。
第13篇 工程安全技術(shù)檔案管理制度
第一條:為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為安全生產(chǎn)服務(wù),特制定本管理制度。
第二條:本制度所稱的檔案,是指過去的和現(xiàn)在的安全工程技術(shù)相關(guān)的對安全生產(chǎn)有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條:本企業(yè)的所有人員都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條:負(fù)責(zé)安全及工程技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)把檔案管理列入每年的工作計劃。
第五條:檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全。
第六條:工程科主管工程技術(shù)檔案工作,對分公司的檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)。
第七條:工程科檔案室及檔案保管人員,負(fù)責(zé)保管本公司的工程安全技術(shù)檔案。
第八條:檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。
第九條:對按規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的相關(guān)資料,必須按照規(guī)定定期向工程技術(shù)科或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有。
第十條:檔案室應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度,便于檔案的利用,配置必要的設(shè)施,確保檔案的安全,采用先進(jìn)管理技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十一條:保密檔案的管理和利用,密級的變更和解密,必須按照國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。
第十二條:堅定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法。
第14篇 家具居商場防火檔案管理制度
家居商場防火檔案管理制度
1.目的
通過對防火檔案進(jìn)行規(guī)定,確保商場的安全性。
2.適用范圍
適用于商場各類防火檔案的管理。
3.主要職責(zé)
嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行,確保商場的安全性。
4.內(nèi)容
商場物業(yè)需根據(jù)政府規(guī)定建立完善的防火檔案,并予以妥善保管。
4.1物業(yè)商場物業(yè)分管的檔案
4.1.1各級防火組織及其成員名單。
4.1.2各部門防火責(zé)任制。
4.1.3商場各項消防安全管理制度。
4.1.4公安消防部門的來文。
4.1.5消防安全檢查記錄。
4.1.6員工消防安全培訓(xùn)教材。
4.1.7消防演習(xí)計劃、記錄。
4.1.8火警、火災(zāi)事故的調(diào)查處理資料。
4.1.9消防工作年度總結(jié)報告。
4.2.0獎罰記錄。
4.2.1其他有關(guān)消防資料。
4.2工程部分管的檔案:
4.2.1各種消防設(shè)施器材的布局平面圖。
4.2.2各種消防設(shè)施器材的技術(shù)資料。
4.2.3自動報警系統(tǒng)的檢測資料。
4.2.4自動噴淋系統(tǒng)的檢測資料。
4.2.5防排煙設(shè)備、防火門、消火栓等到防火器材的檢測資料。
4.2.6供水系統(tǒng)的檢測資料。
4.2.7避雷裝置系統(tǒng)的檢測資料
4.2.8危險品使用、保管安全制度及資料。
4.2.9動用明火作業(yè)的申請及作業(yè)記錄資料。
4.2.10電氣設(shè)備的開關(guān)、線路及照明燈具的檢修資料。
4.2.11更改消防設(shè)施的報告、批文及作業(yè)記錄等資料。
4.2.12其他消防器材設(shè)施方面的資料。
第15篇 z學(xué)校教職工檔案管理制度
一、教職工人事調(diào)動工作要求:
1、本人向?qū)W校提出書面申請,學(xué)校同意后,報教育局人事股審批。
2、經(jīng)教育局人事股同意后,開出書面通知給原學(xué)校。
3、學(xué)校憑人事股通知開出行政介紹信和工資轉(zhuǎn)移單,再到人事股辦理調(diào)動手續(xù)。
4、本人憑人事股開具介紹信及原學(xué)校工資轉(zhuǎn)移單到新單位報到。
5、學(xué)校辦理社保及檔案轉(zhuǎn)移。
二、教職工人事檔案管理要求:
1、收集制度:嚴(yán)格按照_中央組織部“關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的通知”規(guī)定的范圍收集人事檔案材料,及時將全面反映干部“德、能、勤、績”的材料收集、歸檔,充實檔案內(nèi)容。
2、整理制度:認(rèn)真鑒別,分類管理,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。通過整理使每份檔案達(dá)到完整、真實、精練、實用。
3、核對制度:人事檔案管理人員半年或一年將庫房內(nèi)的人事檔案和檔案名冊核對一次,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;凡人員調(diào)動,職務(wù)變更應(yīng)及時登記;每年末,對庫房內(nèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)計,確保檔案的完整和有序。
4、轉(zhuǎn)遞制度:建立人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿,凡進(jìn)出檔案須嚴(yán)格手續(xù),逐一登記;轉(zhuǎn)出檔案必須完整、齊全,按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理并裝訂成卷,不得扣留部分材料或分批轉(zhuǎn)出凡整理中剔除的待銷毀的材料不得隨干部人事檔案同時轉(zhuǎn)遞;對轉(zhuǎn)入的檔案要認(rèn)真清點,經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名加蓋公章后及時退回寄出單位。
5、保密制度:嚴(yán)格遵守《中華人民共和國國檔案法》,《中華人民共和國國保守秘密法》和《干部檔案工作條列》的規(guī)定,不得在口頭上,通訊中泄露檔案內(nèi)容和其他有關(guān)機(jī)密事項;嚴(yán)禁個人私自保存任何人的檔案材料;非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房;檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移,分散、銷毀和丟失。
三、教職工業(yè)務(wù)文書檔案管理要求:
1、設(shè)立檔案室,對各門類檔案實行集中統(tǒng)一管理,做到每學(xué)年及時收集、歸類。
2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和管理,把檔案工作列入議事日程,對檔案工作要有計劃、有要求、有檢查、有總結(jié)。
3、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要按規(guī)定配備專、兼職檔案工作人員,選派政治思想好,事業(yè)性強(qiáng),并經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的同志擔(dān)任檔案工作,保持人員相對穩(wěn)定。
4、建立、健全檔案工作各項管理制度,確保及時歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、按規(guī)定鑒定、銷毀,按規(guī)定做好歸檔范圍和保管期限。
5、按不同門類編制檔號,排列上架,做到按規(guī)定接收、移交、鑒定、利用等登記工作,確保安全完好無損。
6、歸檔的文件要做到字跡清楚,書寫工整,禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙等不規(guī)范的書寫材料。
7、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)上級要求,積極更新檔案管理技術(shù)手段,使用計算機(jī)輔助管理系統(tǒng)開發(fā)檔案信息資源,為學(xué)校教學(xué)、科研檢查和其它各項工作提供服務(wù)。
