公司檔案管理制度15篇

公司檔案管理制度是企業(yè)運營的基礎，其核心作用在于規(guī)范和管理企業(yè)的各類信息資料，確保信息的安全、完整、有效利用。它能夠幫助公司追溯歷史決策，提供法律依據(jù)，支持業(yè)務決策，預防風險，提高工作效率，并促進知識的傳承與創(chuàng)新。

包括哪些方面

公司檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：制定統(tǒng)一的檔案分類標準和編碼規(guī)則，以便于檢索和管理。

2. 收集與整理：規(guī)定文件從產生到歸檔的流程，包括文件的收集、審查、整理和歸檔。

3. 保管與保護：設定檔案的保管期限，制定保護措施，防止檔案損壞或丟失。

4. 利用與借閱：明確檔案的使用權限，規(guī)范借閱流程，確保信息的安全。

5. 電子化管理：推動檔案的數(shù)字化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率。

6. 定期審計：定期檢查檔案管理的合規(guī)性，確保制度的有效執(zhí)行。

重要性

公司檔案管理制度的重要性不可忽視，它：

1. 提供決策依據(jù)：檔案記錄了公司的歷史決策和業(yè)務活動，為管理層提供參考，支持戰(zhàn)略決策。

2. 保障合法權益：檔案是法律糾紛中的重要證據(jù)，有助于維護公司的合法權益。

3. 防范風險：通過規(guī)范的檔案管理，可以預防信息泄露，降低法律和商業(yè)風險。

4. 促進知識傳承：檔案中的信息是企業(yè)知識的重要載體，有助于新員工的學習和業(yè)務連續(xù)性。

5. 提升效率：有效的檔案管理能減少尋找信息的時間，提高員工的工作效率。

方案

1. 建立健全檔案管理組織：設立專門的檔案管理部門，明確職責，配備專業(yè)人員。

2. 制定詳細的操作規(guī)程：針對各業(yè)務部門，制定具體的檔案管理操作指南，確保全員理解和執(zhí)行。

3. 投入必要的資源：為檔案管理提供必要的硬件設施、軟件系統(tǒng)和培訓資源。

4. 強化監(jiān)督與考核：定期進行檔案管理審計，將檔案管理納入績效考核，激勵員工遵守制度。

5. 不斷優(yōu)化升級：隨著業(yè)務發(fā)展和技術進步，適時調整和完善檔案管理制度，保持其適應性和有效性。

公司檔案管理制度的建設并非一蹴而就，需要持續(xù)投入和改進，以實現(xiàn)企業(yè)信息資源的高效管理和利用。通過科學的檔案管理，企業(yè)可以更好地把握現(xiàn)在，預見未來，從而在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

公司檔案管理制度范文

第1篇 公司檔案管理制度-范本

【公司檔案管理制度范本2022】

一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、 檔案的借閱

1. 總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過 4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第2篇 公司檔案管理制度范文怎么寫

對于公司的員工檔案,文書檔案等如何管理,對于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2. 各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3. 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

4. 下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。

5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6. 重要文件如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。

7. 機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2. 負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。

3. 負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

4. 負責檔案庫房各項制度的落實。

5. 積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結經驗,為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供

三、 兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的任務。

3. 兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平。

四、 部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。

五、 檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關規(guī)定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、 與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。

六、 檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責任。

七、 檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內按時歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。

4. 借閱人員未經領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料,經認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的責任。

八、 其他解釋權歸公司行政人事部。

第3篇 _房地產公司檔案管理制度

房地產公司檔案管理制度

1.目的:為加強檔案的管理工作,維護檔案的完整與安全,便于公司各部門人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料,包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。

3.職責

檔案工作,設立資產檔案管理員,隸屬行政辦公室,對公司內的檔案資料實行統(tǒng)一管理,各部門設立二級檔案員,由行政辦公室檔案員組織協(xié)調,監(jiān)督和指導。

行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作,檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用,并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。

各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。

人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。

各部門應明確規(guī)定檔案責任人(檔案員)。檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

歸檔

各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù),重要資料應隨時移交,集中管理,任何單位及個人不得據(jù)為己有。

歸檔范圍及管理:

各類資質文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。

各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔,并按規(guī)定及時向檔案室移交。

各工程項目設計方案、施工圖,設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料,會議記錄等資料由技術發(fā)展部負責整理及歸檔。

工程進度計劃,施工總包、分包、監(jiān)理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄,工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。

各類合同協(xié)議(承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等)的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。

各類證件(營業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國稅、地稅稅務登記證副本;開戶許可證等)及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。

公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。

凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。

歸檔資料必須符合下列要求:

文件材料齊全完整,真實有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。

根據(jù)檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷;

根據(jù)檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值,進行分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。

借閱

檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。

本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案,查借秘密檔案,需經所在單位主管副總簽字,方可借閱。

機密檔案只限與工作有關的人員借閱,由所在單位主管副總簽署意見,經企管辦主任批準后方可借閱。

本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借,必須經公司總經理(或常務副總)批準,外借的檔案一般在一周內歸還,所借檔案達到規(guī)定借閱期限,如需繼續(xù)使用,若無他人預約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權根據(jù)工作需要隨時催還,借閱人不得拒還。

外單位人員借閱非機要檔案,必須持單位介紹信,經公司總經理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內查閱,不準外借,檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。

借閱檔案要注意愛護和保管,不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案,要注意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當事人責任。

查閱一般檔案材料,經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。

借出或歸還檔案時,檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況,如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴肅查處。

借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責任。

職工臨時離開公司(出國、借調、外出學習等)、調動工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門要及時通知檔案部門,經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后,方能辦理相關手續(xù)。

本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱,不對外交流,外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。

財務檔案原則上不許外借,需要查閱者必須經主管財務副總同意后,由財務部指定專人陪同查閱,財務賬目不予復制,財務憑證如確實需要復制,必須在財務人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復制。

檔案保存期限及銷毀

工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。

行政檔案視可利用價值定期銷毀。

檔案每三年鑒定一次,對超過保存期限的進行下架、分類。

由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。

銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行,同時由主管領導指派監(jiān)銷人,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案,不得當廢紙出售或作其他用。

檔案統(tǒng)計及管理要求

為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù),要認真做好檔案統(tǒng)計工作,建立健全各種統(tǒng)計臺帳。

年終進行當年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計當年檔案借閱人次,分析利用率,總結檔案利用與效果。

保密資料要全部入庫,存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。

公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定,若有泄密應追究責任,有嚴重泄密或竊密行為者,視其情節(jié)進行處理,并追究其刑事責任。

加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

附件13.檔案借閱申請單

附件14.檔案借

閱登記表

附件15.存檔登記表

第4篇 物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司檔案管理制度

一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。

二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。

b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

五、歸檔資料必須準確做好文件索引。

建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。

六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

用鋼筆書寫,字跡端正。

七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。

十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經公司總經理審批,財務資料同時須經財務經理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經理批準方能借閱;

b級檔案由副總經理批準借閱。

十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。

十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。

做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。

否則,將追究當事人責任;

如確需復印、摘抄等須經總經理批準后方可。

十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。

十四、對摘抄卷內檔案,應經總經理同意。

對摘抄的材料應進行審查、簽章。

第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度范本格式怎樣的

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

2. 有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及 設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

3. 物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4. 物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

6. 物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7. 因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

8. 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

2. 業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。

3. 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。

實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

6. 發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

7. 員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

8. 員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

三物業(yè)管理公司檔案資料:

1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養(yǎng)合約;

4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);

5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:

1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:

1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:

1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

5)應有定期沉降檢測報告;

6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

7)其它設施設備檢測記錄資料;

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:

1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況 3.)物業(yè)管理公司管理費財務報告

4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄保安值班記錄設備值班與巡檢記錄管理工作計劃與報告工程設備管理計劃與報告物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

第6篇 房地產公司檔案管理制度怎么寫

一、基本要求

1、 檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。

2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。

3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全

二、 歸檔時間和份數(shù)對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、 查(借)閱

1、 公司部門經理以上員工(含部門經理)查閱非密級檔案,副總經理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、 公司部門經理以下員工查閱密級檔案,需經辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);

3、 查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經辦公室主任批準。

第7篇 公司檔案管理制度范例

公司檔案管理制度范例檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內外行文等。第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內容及關聯(lián)部門可分為六大類:

1、 行政類

2、 財務類

3、 人事類

4、 業(yè)務類

5、 工程類

6、 拓展類

二、 機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)

第二條 。

三、 檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

四、 歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1) 。第三節(jié) 機要檔案

一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中:

二、 劃分標準:絕密檔案包括:公司經營發(fā)展中的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括:

1、 財務資料;

2、 公司重要會議紀要;

3、 公司經營情況;

4、 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

5、 技術資料;

6、 金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括:

1、 重要項目資料;

2、 項目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

二、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:

1、 公司章程;

2、 股東名簿;

3、 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;

4、 公司證照;

5、 各級批文;

6、 印鑒;

7、 公司年度經營計劃;

8、 公司年度經營總結;

9、 年度財務報表;

10、 技術資料;

11、 不動產所有權狀及其他債權憑證;

12、 人事資料;

13、 大型活動圖片、音像資料;

14、 其他核定須永久保存的文書。

二、 十五年保存:

1、 會計憑證;

2、 其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)

三、 五年保存:

1、 期滿或解除的合同協(xié)議;

2、 完結后的項目方案;

3、 其他經核定須保存五年的文書。

四、 一年保存:

1、 部門工作計劃及工作總結;

2、 完結后的部門請求報告;

3、 完結后無長期保存必要文書。

五、 公司規(guī)章制度由總經理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

二、 人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、 股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、 其他檔案均由總經辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經辦。

二、 公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內移交總經辦。

三、 合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經辦。

四、 財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、 其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

六、 檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2) 。

七、 《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經辦留存一份。第八節(jié) 檔案調閱

一、因工作需要需調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》(附表3) ,并經相應核準人核準后方可調閱。

二、 行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準,跨部門檔案調閱須總經辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

三、 檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。

四、 調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

五、 《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、 檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、 如調檔內容更改、調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

二、 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4) ,經相應核準人核準后方可銷毀。

三、 部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

四、 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5) 。

五、 檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

六、 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、 所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

三、 所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

四、 本制度 包括:《機要檔案管理制度》。

五、 以上表格均由總經辦統(tǒng)一編號。

六、 各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。

第8篇 投資公司檔案管理制度怎么寫

投資管理公司檔案管理制度

第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強公司檔案工作,更好地為公司提高經濟效益服務,特制定本規(guī)定。

第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門,負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復印件。

第三條 文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交常務副總經理審閱后歸檔。

第四條 一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

第五條 在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財會檔案、(d)生產經營管理、(e)技術質量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實物檔案、(j)其他檔案。

第六條 歸檔范圍:

(一) 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

(二) 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

(三) 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

(四) 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

(五) 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第七條 歸檔要求:

(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說明。

(三) 檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

(五) 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與 、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

(七) 檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

(八) 案卷封面,應逐項按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。

第八條 檔案管理人員職責

(一) 按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

(三) 工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

第九條 檔案的查閱和借閱

(一) 公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理或常務副總簽字批準。

(二) 檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報常務副總經理處理。

(三) 必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

(四) 不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

(五) 必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

(六) 不準轉借,必須專人專用。

(七) 用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 檔案的保管

(一) 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告,并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。

(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類組卷,并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

第十一條 檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經理批準后予以銷毀。

第十二條 獎懲

(一) 公司檔案管理部門及專職負責人須嚴格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負責人點名批評,并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

(二) 經批準借出的檔案資料,無正當理由在借閱限期內不歸還的,給予責任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

(三) 故意毀損檔案資料的,應當視損毀資料的價值給予相應的處罰;情節(jié)嚴重的,予以辭退處理。

第十三條 本制度解釋權、修改權歸公司,自公布之日起生效。

第9篇 某某城建投資公司檔案管理制度

某城建投資公司檔案管理制度

為進一步明確工作規(guī)范,強化內部管理,落實崗位責任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴格按照制度要求,強化優(yōu)質高效、嚴謹規(guī)范的意識,認真履職、團結協(xié)作,共同做好文件及檔案有關工作。

一、檔案管理規(guī)范

(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。

(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。

(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領導講話、照片、記錄、會議紀要等由相關人員負責收集齊全(文件一式二份),在會議結束后立卷存檔。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復,須放在批復年立卷,沒有批復的放在請示年立卷,跨年度計劃放在計劃的第一年立卷,跨年度總結放在總結最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。

(五)卷內文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點進行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復在前、請示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷內文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。

(七)卷內文件要逐件填寫卷內目錄。

(八)案卷封皮的標題要力求簡明扼要,準確概括地反映卷內文件材料的內容。

(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。

二、財務固定資產檔案管理規(guī)范

(一)財務部門應設專人負責固定資產管理,建立健全固定資產三賬一卡。定期對固定資產進行清點、核實,做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產折舊工作,固定資產檔案管理人員變動時,應辦理移交手續(xù)。

(二)固定資產的購置嚴格執(zhí)行逐級審批制度,大型設備應根據(jù)機構的規(guī)模、任務、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經費情況添置和更新。

(三)固定資產的報廢、轉讓、變價處理嚴格執(zhí)行有關報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關主管部門。

(四)加強國有資產管理,嚴防國有資產流失。

三、工程項目檔案管理規(guī)范

(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關的文件資料,都應交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權限送交領導審批。

(三)項目部任何部門、任何人向公司項目部以外單位發(fā)出與項目有關的文件資料,都應根據(jù)審批權限進行審批,在發(fā)出前應存檔進行備案,并對反饋信息及時歸檔。

(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經公司主要領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。

(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度;凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍;凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項目部負責列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

第10篇 公司檔案管理制度怎么寫

第一章管理部門

第一條 管理部門。

(1) 文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經辦部門視實際需要留存復印件。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復印件歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印件。

(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經理室或事業(yè)部經理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經理室。第二章整理與分類

第二條 文件點收。文件結案移送歸檔時,依如下原則點收。

(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應即追查、歸入。

(2) 文件應有管理部門主管的簽認。

⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回,由經辦部門補辦。

(4) 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

(5) 有價證券或其他貴重物品,應退回經辦部門,經辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條 文件整理。點收文件后,應依下列方式整理。

(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2) 右方裝訂文件及其 均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條 檔案分類。

(1) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2) 檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。

⑶ 同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設卷次編號,以便查考。

(4) 每一檔夾封面內頁應設目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。

(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號。

(1) 檔案各級分類應命名,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容、性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數(shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

⑶ 檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

(4) 檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務增加時,隨時增補。

(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第六條 檔號編列。

(1) 案件如系新案,應就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(2) 案件如可歸屬前案,應查明前案的檔號,予以同號編列。

⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。

(4) 檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理

第七條 保存期限。

(1) 歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。

(2) 檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細則。④董事會及股東會紀錄。⑤財務報表。⑥政府機關核準文件。⑦不動產所有權狀及其他債權憑證。⑧工程設計圖。⑨其他經核定須永久保存的文書。

(2) 10年保存。①預算、決算書類。②會計憑證。③事業(yè)計劃資料。④其他經核定須保存10年的文書。

⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經核定保存5年的文書。

(4) 1年保存:結案后無長期保存必要者。

(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第九條 檔卷清理。

(1) 管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應造冊報總經理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內注明銷毀日期。

(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調卷

第十條 檔案借閱程序。

(1) 各部門經辦人員因業(yè)務調閱檔案時,應填寫“調卷單”,經其部門主管核準后,向管檔人員調閱。

(2) 管檔人員接到“調卷單”經核查后,取出該項檔案,并于“調卷單”上填注借出日期,將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

⑶ 在檔案室當場借閱者,可免填“調卷單”。

(4) 檔案歸還時,經管檔人員核查無誤并在“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾?！罢{卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調卷管理。

(1) “調卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調閱期限時,應按調閱程序重新辦理。

(2) 調卷人員對于所調檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負責處理。

⑶ 調卷人員調閱檔案,應在規(guī)定期限內歸還,如有其他人員調閱同一檔案時,應變更調卷登記,不得私自借出。

(4) 調閱案件限與經辦業(yè)務有關者,如調閱與經辦業(yè)務無關的案件,應經文書管理部門主管同意。

第11篇 財富公司檔案管理制度

財富管理公司檔案管理制度

1.在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財會檔案、(d)生產經營管理、(e)技術質量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實物檔案、(j)其他檔案。

歸檔范圍:

1.重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2.本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3.本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6.本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

歸檔要求:

1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說明。

3.檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

4.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

5.在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

7.檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

8.案卷封面,應逐項按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。

檔案管理人員職責

1.按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2.按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3.工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

檔案的查閱和借閱

1.公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2.檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報常務副總經理處理。

3.必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

4.不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5.必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6.不準轉借,必須專人專用。

7.用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案的保管:

1.要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告,并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。

2.為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類組卷,并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

3.檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

4.公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經理批準后予以銷毀。

5.公司檔案管理部門及專職負責人須嚴格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負責人點名批評,并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

6.經批準借出的檔案資料,無正當理由在借閱限期內不歸還的,給予責任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

7.故意毀損檔案資料的,應當視損毀資料的價值給予相應的處罰;情節(jié)嚴重的,予以辭退處理。

第12篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

第13篇 集團公司檔案管理制度怎么寫

集團公司

(三) 第一章總則

第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則

第三條 檔案人員崗位職責

(一) 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二) 負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條 流程圖

(一) 接收流程:材料齊全缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1) 應歸檔文件齊全完整;

(2) 應歸檔文件為原件;

⑶ 及時登記;

2. 處理措施

(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二) 借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1) 借閱登記;

(2) 保持文檔完整;

⑶ 遵守。

2. 處理措施

(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則

第五條 檔案管理考核辦法

(一) 為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

(四) 檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五) 考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六) 考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條 本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經辦。

第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第14篇 礦山工程公司檔案管理制度

礦山工程有限公司檔案管理制度

一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。

二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求:

①文件材料齊全完整;

②根據(jù)檔案內容合并整理、立卷;

③根據(jù)檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。

十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。

十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

第15篇 g公司檔案管理制度范例

一、總則

1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。