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公司檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其主要作用在于規(guī)范各類文件資料的收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保信息資源的安全性和有效性。它有助于提升工作效率，防止信息丟失，支持決策制定，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，并為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持。
包括哪些方面
1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的檔案分類體系，對(duì)各類文件進(jìn)行系統(tǒng)編碼，便于查找和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定文件的收集范圍，明確整理標(biāo)準(zhǔn)，確保文件完整無(wú)缺。
3. 存儲(chǔ)與保管：設(shè)定安全的存儲(chǔ)環(huán)境，制定合理的保管期限，防止檔案損壞。
4. 利用與借閱：明確檔案的利用規(guī)則，設(shè)立借閱流程，保障信息安全。
5. 更新與銷毀：規(guī)定檔案更新的程序，對(duì)于過(guò)期或無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行安全銷毀。
6. 電子化管理：推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，利用信息技術(shù)提高管理效率。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，確保制度的執(zhí)行和遵守。
重要性
1. 保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)：檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，良好的管理制度能確保其價(jià)值不受損。
2. 法律依據(jù)：檔案記錄著企業(yè)的交易、合同等重要信息，是解決糾紛、遵守法規(guī)的證據(jù)。
3. 提升運(yùn)營(yíng)效率：有效管理檔案，能快速獲取所需信息，助力業(yè)務(wù)運(yùn)作。
4. 促進(jìn)知識(shí)傳承：檔案是企業(yè)知識(shí)的載體，良好的管理有利于知識(shí)的積累和傳承。
5. 提高決策質(zhì)量：通過(guò)對(duì)歷史檔案的分析，可以為戰(zhàn)略決策提供參考。
方案
1. 設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全公司的檔案管理工作，確保制度的執(zhí)行。
2. 定期對(duì)檔案進(jìn)行審查和清理，剔除無(wú)效信息，保持檔案庫(kù)的整潔和高效。
3. 引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、自動(dòng)化管理，減少人為錯(cuò)誤。
4. 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高全員檔案管理意識(shí)，確保每個(gè)人都能正確處理文件。
5. 建立嚴(yán)格的保密制度，對(duì)敏感檔案實(shí)行分級(jí)管理，防止信息泄露。
6. 定期審計(jì)檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，不斷提升管理質(zhì)量。
7. 根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度，使其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。
通過(guò)上述措施，我們期望構(gòu)建一個(gè)高效、安全、符合法規(guī)要求的檔案管理體系，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的信息支持。
某公司檔案管理制度范文
第1篇 某公司檔案管理制度格式怎樣的
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本。公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書(shū)。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門(mén)須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開(kāi)。
第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說(shuō)明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第2篇 某公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第3篇 某公司檔案管理制度怎么寫(xiě)
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本。公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書(shū)。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門(mén)須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開(kāi)。
第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說(shuō)明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
