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房地產公司檔案管理制度是確保企業(yè)運營效率和合規(guī)性的關鍵工具。它旨在規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，以保護公司的知識資產，提高信息流轉效率，并保障業(yè)務活動的合法性和透明度。
包括哪些方面
1. 檔案分類與編碼：制定統(tǒng)一的檔案分類標準，為各類文件分配唯一的識別代碼，便于檢索和管理。
2. 收集與歸檔：明確文件的收集范圍，規(guī)定文件從產生到歸檔的時間線，確保文件的完整性。
3. 存儲與保管：規(guī)定檔案的物理存儲條件，如溫濕度控制、防火防盜措施，以及電子檔案的安全備份策略。
4. 利用與借閱：設定檔案的使用權限，規(guī)定借閱流程，防止信息泄露和不當使用。
5. 更新與維護：定期對檔案進行審查，更新過時信息，剔除無用文件。
6. 銷毀與保留：設定檔案的保存期限，對達到期限的檔案進行安全銷毀，同時明確需長期保留的重要文件。
重要性
房地產公司的檔案包含了項目的詳細資料、合同、財務記錄等關鍵信息，是企業(yè)決策、審計、糾紛處理的重要依據。有效的檔案管理能：
1. 提升效率：快速定位所需信息，減少查找時間，提高工作效率。
2. 保障合規(guī)：確保業(yè)務活動符合法律法規(guī)要求，避免因檔案管理不當引發(fā)的法律風險。
3. 保護知識產權：防止敏感信息泄露，保護公司的商業(yè)秘密和競爭優(yōu)勢。
4. 歷史追溯：保存歷史記錄，為企業(yè)決策提供參考，便于問題的追溯和解決。
方案
1. 建立檔案管理團隊：設立專職的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。
2. 實施電子化管理：利用檔案管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲和檢索，提高管理效率。
3. 培訓與指導：定期對員工進行檔案管理培訓，確保全員了解并遵守制度。
4. 定期審計：設置內部審計機制，定期檢查檔案管理的執(zhí)行情況，及時調整和完善制度。
5. 制定應急預案：針對火災、黑客攻擊等風險，制定應急響應計劃，保障檔案的安全。
6. 合作與交流：與同行業(yè)或專業(yè)機構交流，借鑒先進的檔案管理經驗和方法，不斷提升管理水平。
通過上述方案的實施，房地產公司檔案管理制度將得到完善，為企業(yè)的發(fā)展提供穩(wěn)固的信息基礎。
房地產公司檔案管理制度范文
第1篇 房地產公司檔案管理制度范本-2
房地產開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第2篇 房地產公司檔案管理目錄制度
房地產開發(fā)公司檔案管理目錄制度
一、公司檔案共分十一類,分別是:人力資源、政策法規(guī)、公司文件、文件(含設備、生產技術、倉儲、營銷、工程等)、工程、廣告、采購、培訓、信息、綜合等類。有特殊要求的所有文件資料歸為一類。不單獨區(qū)分公文與檔案的管理。
二、檔案管理執(zhí)行的依據是公司的《檔案管理制度》。
三、檔案編號:檔案二字拼音的第一個大寫字母 + 類別 + 序號 + 附件
類別直接以漢字表示。
序號即各類別中排序,以三位數表示,從001開始順序編號。
附件以數量表示,有幾份附件就用數字幾表示。
在此沒有將合同單獨分類,相關合同歸相關類別建檔。
沒有按檔案密級分類,確屬重要的、唯一的資料,將單獨保管。
四、查閱檔案時以檔案目錄與檔案編號對照一致即可。
五、綜合類如圖片、錄像(影)帶、磁盤、移動盤、光盤等以及無法歸入上述十一類的。
本制度由行政部制定,并監(jiān)督執(zhí)行。
檔案目錄 類
項目序號日期編號名稱份數備注
1
制表日期:
第3篇 房地產公司檔案管理制度范本
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、 各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、 各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、 各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、 各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、 各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、 各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、 歸檔資料必須符合下列要求:①文件材料齊全完整;②根據檔案內容合并整理、立卷;③根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、 由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第4篇 房地產公司檔案管理制度（12）
房地產公司檔案管理制度(十二)
第一節(jié)行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護工作由辦公室統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術檔案、財務檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應在立檔后,將總目錄及卷內目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應在三天之內回復,緊急文件應當天回復。
(二)上級對下級的指示類文件,應按指示精神在規(guī)定的期限內辦理,處理結果及時向有關領導匯報。
第二節(jié)工程技術檔案管理制度
一、工程技術檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。
二、管理機構及職能
(一)組織機構:
1、__房地產開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:
組長:總工程師
組員:開發(fā)部、經管部、工程部、材料設備部的經理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,并建立相應的檔案機構和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質量地管理好本項工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關部門向城建檔案館移交。
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖,匯總后經監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程部。
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。
三、管理內容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報:
第5篇 房地產公司檔案管理制度怎么寫
一、基本要求
1、 檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據為已有。
4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、 歸檔時間和份數對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數做好記錄。
三、 查(借)閱
1、 公司部門經理以上員工(含部門經理)查閱非密級檔案,副總經理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、 公司部門經理以下員工查閱密級檔案,需經辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、 查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經辦公室主任批準。
第6篇 正大房地產公司檔案管理制度
河口房地產公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條各部門兼職文書的職責:
(一)了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應該納入檔案管理的材料。
四、平時歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五
第7篇 領航房地產公司檔案管理制度
綠航房地產公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負責,各部門協助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮;
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門的各類專業(yè)檔案,部門應及時與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設計、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程技術部移交檔案;
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖,匯總后經監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程技術部;
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部,并負責審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責,檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度,即:資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經理應積極配合與支持;2、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執(zhí)行;
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領導批準后方可銷毀;
4、經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理指定專人監(jiān)督銷毀。
第8篇 房地產公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經理以上員工(含部門經理)查閱非密級檔案,副總經理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經理以下員工查閱密級檔案,需經辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經辦公室主任批準。
第9篇 正大房地產公司檔案管理制度格式怎樣的
河口房地產公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二) 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條 各部門兼職文書的職責:
(一) 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二) 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應該納入檔案管理的材料。
四、 平時歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條 本制度經總經理辦公會核準后實施,修改亦然。
第10篇 房地產公司檔案管理制度-6
房地產開發(fā)公司檔案管理制度6
1.0 主要內容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0 檔案的管理機構
2.1 文書結案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經辦部門或個人視實際需要,經有關領導批準后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責:
2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4 總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11 題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.0 檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.3.10 文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情
況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
8.0 超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0 檔案的保管
檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
第11篇 麗晟房地產公司檔案管理制度
麗灣地產公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理,實現檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務,根據檔案法和公司有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可,綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。
2、有關人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或專業(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內,把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料,但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預抵押章 )后,當日即移交另一份售樓合同,和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后,綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證,并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關的簽證單移交到財務部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同,原則上公司應保留兩份原件,財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務部保存原件,綜合部保存復印件(售樓合同除外)。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定,人員變動應及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯絡函、設計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協議書、合同書,各種技術資料,和各種設備檔案及說明書。
5、公司年初財務預算報告及年終財務報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記,和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第四章 檔案的歸檔與立卷
第八條 檔案在形成過程中,經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經辦部門資料員應在規(guī)定時間內將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經綜合部負責人同意后妥為保存,綜合部以復印件歸檔,經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況,設立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組
合在一起,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標題,把案卷內容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。
第五章 檔案的分類與編號
第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。
第十六條 檔案分類與編號規(guī)則,見附表。
第六章 檔案的保管工作
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件,門窗應結實牢固。各部門根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條 理,主次分明,存放科學。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容,發(fā)現問題應及時上報綜合部負責人,重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉借,或替當事人涂改內容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內容,要做到守口如瓶,嚴守職責,不得傳播或泄露內容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關責任人進行處罰。
第七章 檔案的保管期限與密級
第二十二條 根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章 特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存:結案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級,并據此界定檔案調閱權限。
1、絕密文書含:相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。
2、機密文書含:公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章 程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3、密文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4、普通文件含:部門工作聯系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第八章 檔案的借閱管理辦法
第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能調閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批
公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案須經本部門領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準后,方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務檔案須經分管領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準許可,方可借閱。
借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準,方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),檔案管理員依據《檔案調閱審批單》,為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復制,須經綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點,經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現遺失或損壞,應及時報告主管領導。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負責人批準后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限,應按調閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經總經理批準,方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密,絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經檔案室審查無誤簽字后,才能調離。
第九章 檔案的銷毀
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經綜合部負責人和檔案形成部門經理共同鑒定,報分管領導審核,總經理批準,并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。
第十章 罰則
第三十三條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔
案機密者。
第十一章 附則
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充,由公司總經理批準執(zhí)行。
第12篇 房地產公司檔案管理制度（4）
房地產公司檔案管理制度(四)
(一)主要內容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
(二)檔案的管理機構
1、文書結案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2、各經辦部門或個人視實際需要,經有關領導批準后可留存影本。
3、檔案室主要職責:
■制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
■對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
■做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
■做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
■提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。
4、檔案的種類
■法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
■企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
■計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
■總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
■批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
■憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
■證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
■匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
■聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
■技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
5、檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
6、檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
■立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。
■立卷歸檔的時間
■凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
■對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
7、立卷歸檔的要求
■各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
■移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
■歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
■立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
■填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
■立卷應以本部門形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
■立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。
■立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
■立卷歸檔后,發(fā)現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
■文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
■各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
■聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
8、檔案的借閱
■檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。
■各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。
■檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。
■對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
■必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
■檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
■借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
9、檔案保密要求
■檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
■檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
■有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領
導批準。
■有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
■對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
■外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
■檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
■企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
10、超期檔案的銷毀
■對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
■經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
■銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
11、檔案的保管
第13篇 房地產公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產開發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機構
2.1 文書結案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經辦部門或個人視實際需要,經有關領導批準后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責:
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4 總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.1 2 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
第14篇 _房地產公司檔案管理制度
房地產公司檔案管理制度
1.目的:為加強檔案的管理工作,維護檔案的完整與安全,便于公司各部門人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產、管理中的作用,根據《中華人民共和國國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》,特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料,包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。
3.職責
檔案工作,設立資產檔案管理員,隸屬行政辦公室,對公司內的檔案資料實行統(tǒng)一管理,各部門設立二級檔案員,由行政辦公室檔案員組織協調,監(jiān)督和指導。
行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作,檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用,并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。
各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。
人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。
各部門應明確規(guī)定檔案責任人(檔案員)。檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
歸檔
各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù),重要資料應隨時移交,集中管理,任何單位及個人不得據為己有。
歸檔范圍及管理:
各類資質文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔,并按規(guī)定及時向檔案室移交。
各工程項目設計方案、施工圖,設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料,會議記錄等資料由技術發(fā)展部負責整理及歸檔。
工程進度計劃,施工總包、分包、監(jiān)理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄,工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。
各類合同協議(承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等)的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。
各類證件(營業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國稅、地稅稅務登記證副本;開戶許可證等)及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。
公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求:
文件材料齊全完整,真實有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。
根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷;
根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值,進行分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案,查借秘密檔案,需經所在單位主管副總簽字,方可借閱。
機密檔案只限與工作有關的人員借閱,由所在單位主管副總簽署意見,經企管辦主任批準后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借,必須經公司總經理(或常務副總)批準,外借的檔案一般在一周內歸還,所借檔案達到規(guī)定借閱期限,如需繼續(xù)使用,若無他人預約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權根據工作需要隨時催還,借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案,必須持單位介紹信,經公司總經理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內查閱,不準外借,檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。
借閱檔案要注意愛護和保管,不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案,要注意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當事人責任。
查閱一般檔案材料,經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時,檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況,如發(fā)現檔案缺損的情況要嚴肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責任。
職工臨時離開公司(出國、借調、外出學習等)、調動工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門要及時通知檔案部門,經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后,方能辦理相關手續(xù)。
本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱,不對外交流,外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。
財務檔案原則上不許外借,需要查閱者必須經主管財務副總同意后,由財務部指定專人陪同查閱,財務賬目不予復制,財務憑證如確實需要復制,必須在財務人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復制。
檔案保存期限及銷毀
工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次,對超過保存期限的進行下架、分類。
由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行,同時由主管領導指派監(jiān)銷人,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案,不得當廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數據,要認真做好檔案統(tǒng)計工作,建立健全各種統(tǒng)計臺帳。
年終進行當年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計當年檔案借閱人次,分析利用率,總結檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫,存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。
公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定,若有泄密應追究責任,有嚴重泄密或竊密行為者,視其情節(jié)進行處理,并追究其刑事責任。
加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
附件13.檔案借閱申請單
附件14.檔案借
閱登記表
附件15.存檔登記表
