有哪些
物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為財務(wù)、合同、業(yè)主信息、設(shè)施設(shè)備、日常運營等類別，并制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確各類檔案的來源、收集方式和時間，確保檔案的完整性和時效性。規(guī)定檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，如文件排序、裝訂、歸檔等。
3. 檔案存儲與保護(hù)：確定檔案的存儲地點，采取必要的防潮、防火、防盜措施，確保檔案的安全。定期進(jìn)行檔案的維護(hù)和清理。
4. 檔案利用與借閱：建立檔案借閱制度，規(guī)定借閱流程、權(quán)限和期限，防止檔案的丟失和濫用。
5. 檔案電子化與備份：推動檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立電子檔案庫，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以應(yīng)對突發(fā)情況。
6. 檔案保密與銷毀：對于涉及敏感信息的檔案，實施嚴(yán)格的保密措施。設(shè)定檔案的保存期限，過期檔案需按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
實施細(xì)則
1. 檔案收集：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的檔案收集，每月末提交至檔案管理部門，確保檔案的及時歸檔。
2. 檔案整理：檔案管理人員應(yīng)按照編碼規(guī)則進(jìn)行整理，新進(jìn)檔案應(yīng)在一周內(nèi)完成錄入和歸檔。
3. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管簽字后，由檔案管理員審批并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需提前申請延期。
4. 電子化與備份：所有紙質(zhì)檔案應(yīng)在歸檔后三個月內(nèi)完成掃描存檔，電子檔案每周至少備份一次，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在安全的外部存儲設(shè)備中。
5. 保密管理：涉及業(yè)主隱私、公司財務(wù)等敏感信息的檔案，應(yīng)加密存儲，只有授權(quán)人員才能訪問。違反保密規(guī)定的，將依據(jù)公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。
6. 銷毀程序：過期檔案銷毀前，需由檔案管理部門列出清單，經(jīng)公司管理層審批后，由專人監(jiān)督銷毀。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡要說明檔案管理的重要性，列舉主要的管理原則和目標(biāo)。
2. 檔案分類圖示：用圖表形式展示各類檔案的分類及編碼規(guī)則，便于員工快速理解和應(yīng)用。
3. 借閱流程圖：繪制借閱流程圖，清晰展示從申請到歸還的步驟。
4. 保密規(guī)定警示：強調(diào)保密的重要性，列出違規(guī)處理措施，提醒員工注意。
5. 應(yīng)急處理流程：說明在檔案丟失、損壞等情況下的應(yīng)急處理步驟，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。
通過上述的物業(yè)檔案管理制度，我們旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整，為公司的日常運營提供有力支持。
物業(yè)檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準(zhǔn)確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進(jìn)行。及時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
第2篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認(rèn)真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格把關(guān),及時入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務(wù)部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管,不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號,并每年進(jìn)行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應(yīng)及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。
第十六條 嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
第十七條 檔案管理人員調(diào)動時,必須嚴(yán)格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條 檔案庫房是機要重地,無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀(jì)律處分。
第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認(rèn)真細(xì)致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。
第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動,檔案轉(zhuǎn)遞要做到檔隨人走,公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴(yán)禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條 對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第3篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理
一、管理規(guī)章制度
科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理目的,我公司已成功導(dǎo)入iso9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)模式。在接管物業(yè)以后,將嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn),實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓(xùn)考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業(yè)戶手冊》。
(2)《業(yè)主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護(hù)管理規(guī)定》。
(5)《二次裝修管理規(guī)定》。
(6)《二次裝修管理協(xié)議》。
(7)《裝修人員管理規(guī)定》。
(8)《出入物品管理規(guī)定》。
(9)《安全管理規(guī)定》。
(10)《消防管理規(guī)定》。
(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。
(12)《園林綠化管理規(guī)定》。
2.崗位職責(zé)
(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。
(2)經(jīng)理助理崗位職責(zé)。
(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。
(4)物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。
(5)物業(yè)管理員崗位職責(zé)。
(6)物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。
(7)物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。
(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。
(9)工程技術(shù)員崗位職責(zé)。
(10)強電技工崗位職責(zé)。
(11)弱電技工崗位職責(zé)。
(12)暖通工崗位職責(zé)。
(13)維修工崗位職責(zé)。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責(zé)。
(15)安全經(jīng)理崗位職責(zé)。
(16)安全管理員崗位職責(zé)。
(17)財務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。
(18)財務(wù)會計崗位職責(zé)。
(19)財務(wù)出納崗位職責(zé)。
(20)財務(wù)收費員崗位職責(zé)。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務(wù)準(zhǔn)則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結(jié)制度》。
(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓(xùn)制度》。
(7)《內(nèi)部財務(wù)管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領(lǐng)用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設(shè)備的編號方法》。
(15)《機電設(shè)備的統(tǒng)計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應(yīng)急滅火搶救方案》。
(19)《物業(yè)管理運作流程》。
(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。
(21)《業(yè)戶入住工作程序》。
(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。
(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。
(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。
(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。
(26)《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護(hù)工作程序》。
(27)《機電設(shè)備維修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防應(yīng)急處理工作程序》。
(30)《園林綠化管理工作程序》。
(31)《清潔管理工作程序》。
(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。
4.員工培訓(xùn)考核制度
(1)《新員工入職培訓(xùn)制度》。
(2)《在崗員工循環(huán)培訓(xùn)制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責(zé)任月考核成績匯總表》。
(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業(yè)戶意見月*統(tǒng)計表》。
(9)《員工違章違紀(jì)處理意見申報表》。
(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。
二、物業(yè)檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時修補。
(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的三防標(biāo)準(zhǔn)。
第4篇 某物業(yè)客服部客戶檔案管理制度
物業(yè)客服部客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)
本部門的主要任務(wù)就是服務(wù)。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時地為客戶服務(wù)。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進(jìn);
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業(yè)公司往來文件
3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
第5篇 物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務(wù)管理部負(fù)責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準(zhǔn)銷毀的會計檔案進(jìn)行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第6篇 物業(yè)財務(wù)財務(wù)檔案管理專項制度
物業(yè)財務(wù)管理專項制度之財務(wù)檔案管理
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
1.1會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
1.2會計帳簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
1.3財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、管理處每年形成的會計檔案,必須由財務(wù)部按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
3、財務(wù)出納人員不得兼管會計檔案。
4、各管理處的會計檔案不得借出。如有特殊需要,需經(jīng)公司總部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并必須辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、財務(wù)部必須建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各管理處的會計檔案按照《會計檔案保管期限表》的規(guī)定期限保管。
7、會計檔案的銷毀按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
8、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,必須單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,必須在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
9、采用電子計算機進(jìn)行會計核算的,必須保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
②對各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強檔案管理意識;
③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);
③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進(jìn)行分類、編號并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細(xì)則,報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規(guī)定
1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
相關(guān)部門辦理
證件、證書領(lǐng)取
及時存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
第8篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度9
物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明了解的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。
5.1.1.27+1培訓(xùn)檔案
5.1.1.2.17+1培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《7+1培訓(xùn)計劃》、《7+1培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄
培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓(xùn)管理制度》
《培訓(xùn)評估管理制度》
《培訓(xùn)教材管理制度》
《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》
《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓(xùn)工作記錄表》
《培訓(xùn)考核成績單》
《7+1培訓(xùn)計劃》
《7+1培訓(xùn)記錄表》
《外派培訓(xùn)合同》
《培訓(xùn)教材工作單》
第9篇 z物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價值。
2)物業(yè)工程設(shè)施須實行檔案管理制度,對設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。
b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設(shè)備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設(shè)備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。
b)對設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設(shè)備維修制度。
d)嚴(yán)格各項管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設(shè)施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設(shè)施進(jìn)行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責(zé)。
6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟(jì)、;合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟(jì)適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。
d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護(hù)工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。
b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。
第10篇 某物業(yè)部文件檔案管理制度
物業(yè)部文件檔案管理制度
一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第11篇 物業(yè)客戶檔案管理制度
物業(yè)客戶檔案管理制度
(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時填具之資料5]戶資料補充:§客戶聯(lián)絡(luò)資料§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄8]客戶申請維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。
如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。
第12篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章,按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應(yīng)及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
第13篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《**.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件
包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件
因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理
從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理
各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
**.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任?？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第14篇 綠景物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度
物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度
一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙,如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,但必須限期歸還。
四.工程部重要設(shè)備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。
七.每一臺設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬卡,詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄,每次維修維護(hù)記錄,每次設(shè)備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。
第15篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀(jì)要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第16篇 物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
1目的對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責(zé)
3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。
3. .2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3. .3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購設(shè)備進(jìn)行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。
如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進(jìn)行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。
接管驗收完畢后,接管驗收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。
小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進(jìn)行編號。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。
由文員進(jìn)行復(fù)印,核對無誤后并進(jìn)行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。
