檔案建設管理制度12篇

有哪些

檔案建設管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼：明確各類檔案的分類標準，如行政、財務、項目等，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源渠道，確定收集時間及頻率，同時設定整理流程，確保檔案完整有序。

3. 檔案存儲與保護：制定合理的存儲環(huán)境和保護措施，防止檔案損壞或丟失。

4. 檔案利用與借閱：明確檔案的使用權限，設定借閱流程，確保檔案的安全性。

5. 檔案信息化管理：推廣電子化管理，建立數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索效率。

6. 檔案安全與保密：設立保密制度，對敏感信息進行分級管理，防止信息泄露。

7. 檔案鑒定與銷毀：規(guī)定檔案的保存期限，到期后進行鑒定，無保留價值的檔案應按規(guī)定程序銷毀。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：各部門需按照統(tǒng)一標準對新產(chǎn)生的文件進行分類，并在文件生成后一周內(nèi)完成編碼工作。編碼應包括部門代碼、年份、序列號等信息，確保唯一性。

2. 檔案收集與整理：所有正式文件在簽發(fā)后3日內(nèi)交由檔案管理部門，非正式文件在活動結束后一周內(nèi)提交。整理工作應在接收文件后15天內(nèi)完成，包括文件的裝訂、編目、入庫等步驟。

3. 檔案存儲與保護：檔案室應保持恒溫恒濕，定期進行消毒，確保檔案材料的長久保存。重要檔案應備份，以防意外損失。

4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可借閱。借閱期限一般不超過7天，逾期未歸還需支付滯納金。

5. 檔案信息化管理：所有檔案應在錄入系統(tǒng)后30天內(nèi)完成掃描工作，實現(xiàn)線上線下同步。系統(tǒng)應設置權限管理，不同級別的用戶訪問權限不同。

6. 檔案安全與保密：對涉及公司機密的檔案，實行三級保密制度，僅限授權人員查閱。違反保密規(guī)定者將受到紀律處分。

7. 檔案鑒定與銷毀：每兩年進行一次檔案鑒定，無保存價值的檔案由專門小組審核后銷毀，銷毀過程需做好記錄并存檔。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概要：簡述檔案管理的重要性，提醒員工遵守相關規(guī)定。

2. 檔案分類示意圖：直觀展示各類檔案的分類方式，便于快速定位。

3. 借閱流程圖：清晰描繪從申請到歸還的流程，方便員工理解操作步驟。

4. 保密規(guī)定：強調(diào)保密責任，列出違規(guī)行為的后果。

5. 檔案安全提示：提醒員工注意防火、防潮、防盜等事項，保護檔案安全。

以上制度旨在規(guī)范檔案管理工作，提高工作效率，保障公司信息資源的安全和有效利用。全體員工需嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。

檔案建設管理制度范文

第1篇 中建集團項目建設檔案管理制度

zz集團公司項目建設檔案管理制度

第一章 總 則

第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關規(guī)定,結合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規(guī)定適用于集團公司及所屬企業(yè)項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章 項目檔案管理職責

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網(wǎng)絡。落實項目檔案工作所需經(jīng)費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:

(一) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;

(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統(tǒng);

(三) 對勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導;

(四) 檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業(yè)培訓,具有專業(yè)技術技能。

第六條項目勘察、設計、施工、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)相關要求,完成各自職責范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章 項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規(guī)定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業(yè)或由集團企業(yè)委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業(yè)應采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設前后的新舊面貌和開發(fā)建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規(guī)范、標準和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章 項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設項目,應及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;

(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業(yè)組織項目勘察、設計、施工、工程監(jiān)理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內(nèi)容包括:

(一)項目建設及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;

(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。

第五章 項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內(nèi),建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

第六章 附 則

第十九條本制度由集團公司負責解釋。

第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。

第2篇 城市建設檔案管理制度

第一條 為了加強城市建設檔案管理，充分發(fā)揮城市建設檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國務院《建設工程質(zhì)量管理條例》，結合本市實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)是指在城市規(guī)劃、建設和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、圖片、聲像等各種載體的文件材料。

第三條 本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的報送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四條 市、縣(市)人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業(yè)的建設納入城市建設發(fā)展規(guī)劃。

第五條 市建設行政主管部門負責本市城建檔案的統(tǒng)一管理工作;縣(市)建設行政管理部門負責本轄區(qū)內(nèi)城建檔案的管理工作。

市、縣(市)建設行政管理部門所屬的城建檔案館對城建檔案實行集中管理。市城建檔案館負責本市市區(qū)城建檔案以及市區(qū)以外市級以上重點建設工程檔案的接收、收集、保管和利用，縣(市)城建檔案館負責本轄區(qū)城建檔案的接收、收集、保管和利用。

市、縣(市)檔案行政管理部門應當對本轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理工作加強監(jiān)督和指導。

第六條 市、縣(市)城建檔案館負責接收下列城建檔案：

(一)各類城市建設工程檔案：

1.工業(yè)、民用建筑工程檔案，包括工礦企業(yè)，辦公、商業(yè)用房，學校、醫(yī)院、文化體育場所，住宅小區(qū)及市區(qū)七層以上、其他區(qū)域五層以上住宅樓等建筑工程檔案;

2.市政基礎設施工程檔案，包括道路、排水、橋涵、隧道、水質(zhì)凈化廠、城市照明、泵站、大型停車場等工程檔案;

3.公用基礎設施工程檔案，包括供水、供氣、供熱、供電、通訊、廣播電視等工程檔案;

4.交通基礎設施工程檔案，包括鐵路客運站、鐵路運輸編組站、鐵路貨運場站、長途汽車客運站、機場、碼頭等工程檔案;

5.園林綠化、風景名勝建設工程檔案，包括名泉、公園、綠地、苗圃、紀念性建筑、名人故居、名勝古跡、古建筑、有代表性的城市雕塑等檔案;

6.市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程檔案，包括垃圾糞便處理場、大型垃圾轉(zhuǎn)運站、公共廁所等工程檔案;

7.城市防洪、抗震和環(huán)境保護、人防工程檔案;

8.建制鎮(zhèn)公用設施、公共建筑工程檔案;

9.軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

(二)城市規(guī)劃、勘測、城管、公用、建管、園林、環(huán)衛(wèi)等城市建設備專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和技術檔案。

(三)有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。

第七條 本規(guī)定第六條第一項規(guī)定的建設工程檔案，由建設單位會同勘察、設計、施工、監(jiān)理單位負責編制，并于工程竣工后三個月內(nèi)按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關城建檔案館報送。

本規(guī)定第六條第二項規(guī)定的業(yè)務管理和技術檔案，在本單位保管、使用一至五年后按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關城建檔案館移交。

本規(guī)定第六條第三項規(guī)定的基礎資料，由市、縣(市)城建檔案館負責收集。

第八條 向市、縣(市)城建檔案館報送和移交的城建檔案應當是原件或者原件的縮微膠片，并符合國家檔案案卷質(zhì)量標準。

第九條 編制和報道建設工程檔案，應當遵守下列規(guī)定：

(一)建設工程檔案資料齊全，包括規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料。

(二)建設工程檔案必須在施工過程中按照落成實體同步編制，不得在工程竣工后補繪。

(三)隱蔽工程檔案應當附有重要部位狀況的圖片或錄像。管線工程覆土前，建設單位應當委托具有測繪資質(zhì)的單位進行竣工測量。

(四)繪制工程竣工圖，須采用統(tǒng)一座標系、高程系實測數(shù)據(jù)。工程竣工圖與工程實體相符，并加蓋竣工圖章。

(五)建設工程檔案應當完整、準確、系統(tǒng)，字跡清楚，圖面整潔，紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，并有編制單位技術負責人簽章。

第十條 新建、擴建、改建地下管線工程的單位，應當對本單位的地下管線專業(yè)圖進行修改補充，并于工程竣工后三個月內(nèi)將修改補充后的地下管線圖按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定報送有關城建檔案館，由市、縣(市)城建檔案館對地下管線總圖進行綜合、修改和補充。

第十一條 凡在城市道路、道溝、各種管線附近地段進行開挖、爆破、鉆探等施工活動，建設單位在該建設項目規(guī)劃定點前，必須到市、縣(市)城建檔案館查詢利用該施工地段的地下管線檔案，憑市、縣(市)城建檔案館出具的地下管線技術數(shù)據(jù)證明書到規(guī)劃行政管理部門辦理規(guī)劃定點手續(xù)。

第十二條 對列入城建檔案館檔案接收范圍的建設工程，建設單位在組織建設工程竣工驗收前，應當向市、縣(市)城建檔案管理部門申請對該工程檔案進行預驗收。屬于市級以上重點建設工程的，應當通知市檔案行政管理部門參加預驗收。預驗收合格的，由城建檔案管理部門出具建設工程檔案認可文件，作為工程竣工驗收的必要條件。

管線工程的竣工驗收，須有城建檔案管理部門參加。對重要的管線工程，城建檔案管理部門要進行現(xiàn)場核驗，建設單位及有關部門應當給予配合。

第十三條 停建、緩建的建設工程，建設單位應當妥善保管工程檔案，不得遺失，待工程竣工后按本規(guī)定向市、縣(市)城建檔案館報送。撤銷單位的建設工程檔案應當向其上級主管部門或者市、縣(市)城建檔案館報送。

第十四條 市、縣(市)城建檔案館應當建立健全城建檔案保管制度。保管城建檔案應當具有專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施，對損壞和變質(zhì)的及時修復，確保城建檔案的安全完好。

第十五條 市、縣(市)城建檔案館對館藏的城建檔案，應當依照有關規(guī)定向社會提供利用。

第十六條 公民和組織持有合法證件可以利用城建檔案。在查閱利用城建檔案時可進行復制，不得損壞城建檔案，不得將檔案帶出檔案館。城建檔案館及其工作人員，應當為城建檔案的利用簡化手續(xù)，提供方便。

第十七條 提供社會利用的城建檔案可按國家有關規(guī)定收取費用。

利用本單位或者本人形成、報送、捐贈、寄存的城建檔案，城建檔案館不得收取費用。

第十八條 城建檔案管理工作人員在提供利用檔案時，應當嚴格遵守法律、法規(guī)有關保密規(guī)定。

第十九條 損毀、丟失、涂改、偽造、銷毀、擅自提供城建檔案的，依照《中華人民共和國國檔案法》的規(guī)定處罰。

第二十條 違反本規(guī)定第七條第一款規(guī)定的，由建設行政主管部門責令限期改正，逾期不改正的，處以一萬元以上十萬元以下罰款。

第二十一條 城建檔案管理部門的工作人員玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的，由其所在單位或者上級主管機關給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第3篇 社團建設指導小組檔案管理制度

社團建設指導小組檔案管理制度第一章 總則

第一條 為強化管理制度,規(guī)范社團建設,使活動資料形成一定的文件,且保證文件的方便查閱、可行傳遞,保證社團人能更好的從文件中了解社團及其發(fā)展歷史,特建立此制度。第二章 檔案管理原則

第二條 反映社團活動及發(fā)展實情。

第三條 分類明確便于查閱。

第四條 管理規(guī)范。第三章 存檔范圍

第五條 社團重要會議資料(社長例會、社團例會、常務會議及典型發(fā)言的會議記錄、總結及照片等)。

第六條 校團委及社團聯(lián)合會發(fā)來的有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

第七條 反映社團活動情況的策劃書、活動總結等。

第八條 各種工作計劃、統(tǒng)計材料及學期或?qū)W年工作展望和總結等。

第九條 大學生社團聯(lián)合會任免材料以及關于社團理事和成員的獎勵、處分文件材料。

第十條 關于社團成立、合并、撤銷、更改名稱等文件資料。

第十一條 關于社團的歷史沿革、大事記及反應社團活動的簡報、照片。

第十二條 社團的財務、物資、檔案的交接憑證等。

第十三條 社團指導老師及外聘指導員的個人資料及指導意見等文件。

第十四條 社團編輯的出版物。第四章 檔案管理方式

第十五條 設立檔案管理部門,要求責任到人。

第十六條 建立完善檔案管理制度。

第十七條 制定科學的檔案分類方案。

第十八條 社團重要文件要求相關部門妥善并保密管理第五章 檔案收發(fā)、查閱及更新

第十九條 檔案材料要整潔、完整。

第二十條 按要求和分類存檔,不能雜亂無章。

第二十一條 嚴格執(zhí)行歸檔及登記制度。

第二十二條 在社團換屆時完成檔案移交第六章 處罰制度

第二十三條 對惡意破壞損毀檔案者,嚴格處分。

第二十四條 對于檔案遺失的處理,經(jīng)調(diào)查后酌情給予處罰。

第4篇 建設工程檔案管理制度

工程檔案管理制度

一、總則

一、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規(guī)范》以及有關各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，達到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標。

二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據(jù)分管業(yè)務內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責

經(jīng)理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經(jīng)理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

（一） 主管經(jīng)理

1、組織經(jīng)理部、分部技術部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項規(guī)定，并負責監(jiān)督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。

2、負責檢查和協(xié)助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎勵和處罰。

4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規(guī)定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續(xù)。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統(tǒng)計和日常必要的整理。

四、經(jīng)理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經(jīng)理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經(jīng)濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質(zhì)量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。

二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規(guī)定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

三、在職責范圍內(nèi)做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質(zhì)量標準》的要求，分類編號方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執(zhí)行。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標準。

1、歸檔文件、齊全完整；

2、分類清楚，保持聯(lián)系；

3、題名確定，容易查找；

4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；

5、保管期限準確；

6、密級劃分恰當；

7、藍圖折疊，符合要求；

8、卷皮書寫，正楷整法；

9、案卷裝訂，整齊美觀；

10、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設項目完成后三個月內(nèi)將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。

八、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

附：1、工程檔案管理流程圖

2、工程檔案管理組織機構圖

第5篇 高速公路建設工程安全生產(chǎn)檔案管理制度

第一條為規(guī)范安全生產(chǎn)檔案管理，促進工程施工，根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》等國家現(xiàn)行法律法規(guī)和指揮部與監(jiān)理、施工單位簽定的《安全生產(chǎn)合同》等文件要求，結合本項目的實際，制定本制度。

第二條本制度適用于參與高速公路建設的所有單位。

第三條本制度所稱安全生產(chǎn)檔案主要包括安全文書和安全內(nèi)業(yè)資料的記錄、收集、整理、匯總與存檔。

第四條安全生產(chǎn)檔案管理遵循“填寫全面、真實準確、歸檔及時”的原則。各單位應落實專室、專人、專機、專柜管理制度，加強安全文書和內(nèi)業(yè)資料的檔案管理，檔案盒應有管理類別標簽、細分標簽和卷內(nèi)目錄，以便歸檔和查閱。

第五條施工單位安全內(nèi)業(yè)資料包括：

（一）安全生產(chǎn)法律、法規(guī)及部門規(guī)章等；

（二）安全生產(chǎn)管理機構、職責、責任狀；

（三）安全生產(chǎn)管理制度；

（四）安全操作規(guī)程；

（五）企業(yè)《安全生產(chǎn)許可證》及“三類人員”《安全生產(chǎn)考核合格證》；

（六）安全生產(chǎn)責任制及安全生產(chǎn)合同；

（七）特種作業(yè)人員臺帳及證件、一般作業(yè)人員臺帳；

（八）特種設備登記、檢驗合格證、維修保養(yǎng)記錄和運行記錄；

（九）安全教育培訓、交底臺帳及記錄；

（十）安全會議與學習臺帳及記錄；

（十一）各級安全檢查、整改臺帳及檢查通知、整改回復、安全問題處罰、復查等記錄；

（十二）專職安全員安全日志、電工巡視記錄；

（十三）安全生產(chǎn)費用管理臺帳及使用計劃、使用記錄和有關證明材料；

（十四）危險源調(diào)查、分析、評價、分級資料；

（十五）主要危險源明白卡以及危險告知臺帳、記錄；

（十六）臨時用電、危險性較大工程的專項施工方案及其審查批復文件；

（十七）安全生產(chǎn)事故應急預案及演練計劃和記錄；

（十八）生產(chǎn)安全事故臺帳及事故報送（月報、快報）、處理記錄；

（十九）人身意外傷害保險資料；

（二十）其他安全管理資料（包括例會、照片、影像資料等）。

第六條監(jiān)理單位安全內(nèi)業(yè)資料包括：

（一）安全監(jiān)理制度、職責及安全保證體系、安全資格證書；

（二）安全監(jiān)理工作方案及安全監(jiān)理實施細則；

（三）審查批復施工組織設計中的安全保證措施和危險性較大工程專項施工方案記錄；

（四）安全監(jiān)理檢查、指令及隱患檢查整改閉合資料；

（五）安全監(jiān)理臺帳（包括監(jiān)理日常工作臺帳、安全監(jiān)理指令臺帳、專項方案審查臺帳等）；

（六）安全監(jiān)理日志、安全監(jiān)理巡視記錄、安全監(jiān)理月報；

（七）施工單位定期對施工安全管理人員及特種作業(yè)人員、特種作業(yè)設備臺帳等報備資料；

（八）其他安全管理資料（包括例會、圖片、影像資料等）。

第七條安全內(nèi)業(yè)資料啟用以下表格，由指揮部、監(jiān)理單位、施工單位對應填寫，按規(guī)定報送和存檔。具體見表1《__高速公路安全生產(chǎn)表格匯總表》、表2《__高速公路安全生產(chǎn)臺帳匯總表》。

高速公路安全生產(chǎn)表格匯總表表1

第八條施工單位應建立以下檔案：

上一頁12下一頁施工單位安全生產(chǎn)管理內(nèi)業(yè)資料盒目錄及內(nèi)容

注：以上所有資料盒內(nèi)均必須有卷內(nèi)目錄。

第九條監(jiān)理單位應建立安全檔案，內(nèi)容如下：

（一）安全組織機構檔案。

內(nèi)容包括安全領導小組成立文件；安全監(jiān)理機構、專職安全監(jiān)理工程師、兼職監(jiān)理工程師配備及職責；安全監(jiān)理人員資質(zhì)證件等內(nèi)容。

（二）安全監(jiān)理制度檔案。

包括安全監(jiān)理活動組織、目標、計劃、內(nèi)容、方法，應急救援組織實施預案，演練方案等內(nèi)容。

（三）安全監(jiān)理檔案。

包括安全監(jiān)理工作計劃；安全監(jiān)理日志；安全監(jiān)理月報，安全管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計月報；安全監(jiān)理活動記載等內(nèi)容。

（四）安全專項施工方案檔案。

包括管轄標段內(nèi)主要控制性工程；施工組織設計中的安全技術措施；項目部專項方案及申請；本監(jiān)理單位審查意見；專家會論證意見；指揮部審批意見；主要控制性工程日常安全監(jiān)管情況等內(nèi)容。

（五）安全隱患排查檔案。

包括主要危險源明白卡；安全隱患排查治理活動記錄；安全隱患整改通知書；安全隱患整改結果臺帳。

（六）生產(chǎn)安全事故檔案。

包括生產(chǎn)安全事故報送及處理記錄；生產(chǎn)安全事故報告臺帳；生產(chǎn)安全事故處理臺帳；生產(chǎn)安全事故分析等內(nèi)容。

（七）安全文件檔案。

包括上級來文來函，與施工項目部及其他有關方面往來函件，各種安全活動視聽資料等內(nèi)容。

（八）安全生產(chǎn)考核檔案。

包括對項目部月度考核，對本監(jiān)理單位安全監(jiān)理工作考核等內(nèi)容。

第十條指揮部將定期考核或隨機抽查安全生產(chǎn)檔案管理工作，監(jiān)理單位對應考核或抽查施工單位，其結果納入安全生產(chǎn)目標考核。

第十一條本制度由湖北交投麻武高速公路建設指揮部負責解釋。

第十二條本制度自下發(fā)之日起試行。

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第6篇 商業(yè)大廈物業(yè)管理制度檔案建設

商業(yè)大廈物業(yè)管理制度與檔案建設

1 完備的管理工具

管理工具并非我們?nèi)粘Ｋ玫氖止すぞ吆推鞑?而是__在__開展物業(yè)管理服務工作所需的依據(jù)--各類支持性文件。

__物業(yè)管理支持性文件由《業(yè)主公約》、《物業(yè)管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規(guī)章制度》構成。

1.1 《業(yè)主公約》是一份所有業(yè)主均需簽署的有法律依據(jù)的文件,訂明所有業(yè)主所應負的責任及所享有的權利,并制定了各業(yè)主應互相遵守的管理規(guī)章及條例。當出現(xiàn)違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業(yè)用途等違反管理條例的事項),《業(yè)主公約》亦賦予物業(yè)管理者權力及方法去禁制此類現(xiàn)象。

1.2 《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業(yè)管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應盡義務及享有的權利,簽約各方均需遵從,違者將承擔相應的法律責任。

1.3 《用戶手冊》是根據(jù)__實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質(zhì)。

1.4__的《管理規(guī)章制度》。

1.5__積累多年物業(yè)管理工作的豐富經(jīng)驗,建立有一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng),使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,__引入iso9000質(zhì)量體系,作為規(guī)章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業(yè)管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。

1.6__項目屬于現(xiàn)代化高檔物業(yè),要求具有完善可行的規(guī)章制度系統(tǒng),滿足其各項使用要求。__以完善的規(guī)章制度和iso9000體系為基礎,結合《全國城市物業(yè)管理條例》和《全國城市物業(yè)管理示范大廈考評標準》的總體要求,提煉、形成__物業(yè)管理規(guī)章制度體系:(見下頁圖)

圖1 管理規(guī)章制度結構圖

__管理規(guī)章制度目錄表1

序號制度類型制度目錄

1公眾制度精神文明公約

治安管理規(guī)定

電梯管理規(guī)定

消防管理規(guī)定

清潔衛(wèi)生公約

綠化管理規(guī)定

裝修管理規(guī)定

入伙管理制度

物業(yè)接管驗收管理制度

公用設施維護管理制度

臨明用電、用水管理規(guī)定

垃圾收集與處理管理制度

衛(wèi)生消殺管理制度

2崗位職責 主任崗位職責

副主任崗位職責

客戶服務中心職責

序號制度類型制度目錄

部長崗位職責

部長助理崗位職責

綜合部職責

部長崗位職責

人力資源主管崗位職責

后勤采購崗位職責

檔案文員崗位職責

會計崗位職責

出納崗位職責

倉管崗位職責

工程部職責

部長崗位職責

電氣工程師崗位職責

通迅工程師崗位職責

結構工程師崗位職責

維護班崗位職責

維修工崗位職責

運行班崗位職責

管理部職責

部長崗位職責

物業(yè)助理崗位職責

安管班長崗位職責

大廈接待崗位職責

安管員崗們職責

消防監(jiān)控員崗位職責

巡邏崗崗位職責

門崗崗位職責

義務消防員崗位職責

停車場道口崗崗位職責

停車場收費員崗位職責

3員工考核員工量化考核辦法

員工量化考核標準

獎懲條例

序號制度類型制度目錄

員工守則

4行政管理員工行為規(guī)范

員工招聘及辭退(離職)規(guī)定

員工培訓制度

員工勞動管理規(guī)定

員工食堂管理規(guī)定

員工宿舍管理規(guī)定

員工服裝管理規(guī)定

辦公物品管理規(guī)定

公文處理辦法

檔案管理、保密、借閱制度

物資采購管理規(guī)定

倉儲管理規(guī)定

合同簽訂管理規(guī)定

5財務管理財務管理制度

財務公開監(jiān)管制度

工資管理制度

收費管理辦法

有償服務收費制度

6客戶服務客戶服務中心工作流程

投訴處理和分析工作流程

意見調(diào)查和回訪工作流程

日檢工作流程

周檢工作流程

有償服務工作流程

業(yè)主請修工作流程

7工程管理機電設備管理工作制度

供電管理制度

配電房管理規(guī)定

供配電設備設施運行管理規(guī)程

供配電設備設施維修保養(yǎng)規(guī)程

給排水管理制度

給排水設備設施運行管理規(guī)程

2 檔案資料的建立與管理

物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分?？茖W、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對__實際情況,我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段,對__物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。

2.1 檔案資料的建立及分類

2.1.1 檔案資料的建立

a. 采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段收集儲存資料。

b. 將收集的資料進行細分,分類標準嚴格按照建設部《關于修訂全國物業(yè)管理示范大廈標準及有關考評驗收工作的通知》發(fā)布后的新標準執(zhí)行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。

c. 按照資料載體的類型采用恰當安全保存方式。

d. 所有資料檔案實行雙檔(電腦檔案、文本檔案)管理。

2.1.2 檔案資料的分類

檔案資料分類表

表2 類別 資料內(nèi)容

基礎資料工程建筑產(chǎn)權資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

c:拆遷安置資料、丈量報告

工程技術資料a:紅線圖、總平面圖

b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

c:工程合同、工程預決算

d:工程設計變更通知及技術核算單

e:竣工圖:1.單位建筑、結構、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書

g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

h:新材料、構配件的鑒定合格證書

i:供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設備技術資料

j:砂漿、混凝土塊試壓報告

k:綠化工程竣工圖

l:其它技術資料

接管驗收資料a:接管驗收手續(xù)

b:接管驗收備確認憑證

c:接管驗收物業(yè)本體確認憑證

管理合同資料a:前期物業(yè)管理服務協(xié)議

b:物業(yè)管理委托合同

物業(yè)管理委員會資料a:籌備成立文件

b:成立后運行文件

基金資料維修基金的建立、管理、使用、續(xù)籌的規(guī)定

管理目標及方案a:爭創(chuàng)物業(yè)管理示范小區(qū)規(guī)劃

b:物業(yè)管理實施方案

類別資料內(nèi)容

公眾制度資料a:業(yè)主手冊

b:裝飾裝修管理規(guī)定

c:__業(yè)主公約

d:公眾制度

基礎管理 員工管理資料a:員工個人資料、聘用表

b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄

c:員工培訓計劃和培訓考核記錄

d:員工勞動合同

e:員工外出考評及參加演練記錄

f:員工住房及內(nèi)務管理記錄

計算機管理資料a:計算機管理軟件及使用說明

b:計算機網(wǎng)絡管理及記錄

行政文件資料a:管理處值班及督察記錄

b:政府部門及主管領導部門文件

c:__及業(yè)主單位相關文件

d:規(guī)章制度、通知、通報等文件

e:接待來訪參觀記錄表

業(yè)主、客戶資料a:業(yè)主、客戶管理資料、業(yè)主公約、裝修檔案、費手托收協(xié)議

b:業(yè)主、客戶檔案

c:業(yè)主、客戶維修檔案

客戶反饋資料a:服務質(zhì)量回訪記錄表

b:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄

c:客戶投訴及回訪處理記錄

維修資料a:維修申報表

b:維修服務派工單

c:維修回訪記錄表

房屋管理及維修養(yǎng)護標識導示資料a:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖

b:引路方向平面圖

類別資料內(nèi)容

大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄

b:裝修驗收記錄

c:房屋安全檢查記錄

共用設備管理綜合類a:設備安全運行規(guī)程

b:各設備運行崗位責任制度

c:定期巡回檢查記錄

d:維護保養(yǎng)記錄

e:運行記錄

f:設備維修檔案

g:設備機房管理規(guī)定

h:相關崗位技術人員資質(zhì)證書

供電系統(tǒng)a:送電、停電通知及記錄

b:臨時用電管理措施

c:停電應急處理措施

d:運行月報表

弱電系統(tǒng)a:智能化設施運行記錄

b:智能化設施定期保養(yǎng)記錄

消防系統(tǒng)a:消防24小時值班記錄

b:消防設施設備清單

c:消防設施設備使用方法

d:消防應急方案、消防疏散示意圖

e:相關消防宣傳資料及法規(guī)

f:火災隱患檢查記錄

電梯系統(tǒng)a:電梯準用證

b:年檢合格證

c:電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書

d:電梯應急處理措施及記錄

類別資料內(nèi)容

給排水系統(tǒng)a:大廈用水、供水管理制度

b:業(yè)主用水、節(jié)水計劃

c:給排水設施安全檢查記錄

d:水池清理記錄

e:二次供水衛(wèi)生許可證

f:水質(zhì)化驗單

g:操作人員衛(wèi)生健康許可證

h:限水、停水通知及相關記錄

i:供水設備周圍環(huán)境檢查記錄

j:應急處理方案及相關記錄

k:運行月報表

空調(diào)采暖系統(tǒng)a:中央空調(diào)運行記錄

b:中央空調(diào)故障處理方案及記錄

c:中央空調(diào)保養(yǎng)記錄

d:采暖設備保養(yǎng)記錄

e:運行月報表

共用配套設施資料a:共用配套設施統(tǒng)計表

b:共用配套設施維修養(yǎng)護計劃及記錄

共用管線資料a:地下管網(wǎng)圖

b:違章架空管線處理記錄

照明設施a:道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計表

b:安管人員訓練計劃和考核記錄

安管及車輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:安管人員訓練計劃和考核記錄

c:社區(qū)安全防范措施

d:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

e:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄

b:交通疏導圖

c:停車場安全防范措施及設施記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細資料

類別資料內(nèi)容

車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄

b:交通疏導圖

c:停車場安全防范措施及設施記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細資料

環(huán)衛(wèi)設施資料a:環(huán)衛(wèi)設備、工具統(tǒng)計表

b:環(huán)衛(wèi)設備、工具更換記錄

清潔衛(wèi)生管理資料a:清潔衛(wèi)生檢查標準及記錄

b:國家環(huán)保標準:排煙、排污、噪音

c:處理污染事件記錄

d:消殺垃圾清運記錄

e:水池清洗記錄

f:外墻清洗記錄

綠化資料a:綠化規(guī)劃圖紙

b:綠化設施統(tǒng)計表

c:綠化保養(yǎng)計劃及記錄

d:綠化檢查標準及記錄

社區(qū)文化資料a:活動計劃實施方案、總結記錄

b:社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄

c:傳媒報導

d:文化活動場所等設施使用情況

經(jīng)濟效益a:物業(yè)管理費用收繳統(tǒng)計表

b:有償經(jīng)營服務統(tǒng)計表

c:物業(yè)管理整體項目經(jīng)營統(tǒng)計表

社會效益a:本物業(yè)管理項目所獲取榮譽稱號

b:輿論相關報導

3 物業(yè)檔案資料的管理

3.1 檔案資料管理運作流程

重要資料接收必須指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照__制定的文件管理程序發(fā)放及接收手續(xù)、并立卷歸檔。

圖2 檔案資料建立及管理運作流程示意圖

3.2 檔案資料管理要求

a. 綜合部設檔案管理員。

b. 檔案資料由綜合部統(tǒng)一管理。

c. 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。

d. 采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應的儲存、保管方法。

e. 對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理,借閱、復印等必須經(jīng)審批方可。

f. 綜合部主任負責審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。

g. 注重檔案管理信息開發(fā),根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。

h. 綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。

第7篇 安全社區(qū)建設檔案管理制度

第一章 安全社區(qū)的檔案概念

第一條 為了加強安全社區(qū)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》的有關規(guī)定,結合安全社區(qū)檔案管理工作實際,特制定本制度。

第二條 本制度所稱的檔案,是指在安全社區(qū)建設工作中形成、搜集起來的,經(jīng)過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄,以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區(qū)創(chuàng)建以來各項工作的真實反映,是做好今后安全社區(qū)建設工作的必要條件,也是街道機關檔案的重要組成部分,對提高工作效率和質(zhì)量有著重要作用。

第三條 本著節(jié)約資源、便于管理的原則,在工作活動中形成的實物檔案均由相關責任部門自行保管,電子檔案除本部門保管外,需備份一份由安全社區(qū)促進委員會辦公室保存。

第二章 檔案工作機構和任務

第四條 各部門應根據(jù)工作需要,明確專人管理與本部門有關的安全社區(qū)檔案。

第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業(yè)知識,政治上可靠,能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。

第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),認真學習業(yè)務知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務水平,以保證檔案工作任務的順利完成。

第三章 歸檔文件整理制度

第七條 在安全社區(qū)創(chuàng)建活動中形成的,記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍,任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準確地反映工作活動的過程和結果。檔案材料的格式符合國家有關規(guī)定,載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應為原件,并按照文件材料的有機聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理。

第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應及時編寫說明(單位、時間、內(nèi)容、地點、攝影、錄音、錄像等)后進行歸檔。

第四章 電子文件的歸檔管理制度

第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數(shù)字設備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)上傳送的文件。

第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案,必須納入檔案管理的范疇。

第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式,由安全社區(qū)促進委員會辦公室負責對電子文件進行管理,堅持前端控制與全程管理的原則,即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。

第十三條 為維護電子數(shù)據(jù)的安全,每年對歸檔的電子文件要備份處理,若有條件可刻錄成光盤,異地保存。

第五章 檔案保管制度

第十四條 建立檔案的登記臺帳,及時記載檔案的收進、移出等變動情況,每年檢查、核對一次,做到帳實相符。

第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案,要及時進行修復、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結等工作。

第十六條 采取有效措施,做好安全保管和科學保護等工作。

第十七條 檔案人員工作變動,必須辦好檔案的清點、移交手續(xù)。

第六章 檔案保密制度

第十八條 不斷加強檔案的保密觀念,認真遵守保密紀律,嚴格執(zhí)行《保密法》。

第十九條 秘密以上的檔案,必須妥善加以保管,如需借閱,必須經(jīng)有關領導批準。

第二十條 嚴禁攜帶檔案進出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關規(guī)定。

第二十一條 嚴守檔案機密,查閱檔案者不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。

第二十二條 因工作需要而摘抄或復印的檔案材料,必須妥善加以保管,使用完畢立即歸還。

第七章 檔案鑒定、銷毀制度

第二十三條 根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定,對保存期滿的檔案,3-5年鑒定1次,銷毀無繼續(xù)保存價值的檔案。

第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區(qū)促進委員會指定有關人員組成鑒定小組,提出鑒定工作意見。在主管領導組織下,直接地、逐件(卷)地、準確判定檔案的價值;鑒定結束后,經(jīng)安全社區(qū)促進委員會批復同意銷毀后,方可銷毀。

第二十五條 擬銷毀檔案,要編制銷毀清冊。銷毀時,要2人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。

第二十六條 已銷毀的檔案,應從原案卷目錄和有關檢索工具中除去或加以注明。

第二十七條 經(jīng)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料,應視情況作相應調(diào)整。

第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料,即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。

第八章 檔案借閱、利用制度

第二十九條 凡借閱、利用檔案者,必須逐項填寫借閱登記表。

第三十條 借閱檔案者必須保護檔案,不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經(jīng)許可,不得摘抄或復制檔案。

第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料,須經(jīng)雙方分管領導批準。

第三十二條 對借出后歸還的檔案,必須逐件、逐頁、逐卷檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即報告、處理。

第九章 檔案管理人員崗位職責

1、認真學習《檔案法》,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務,忠于職守,做好本職工作。

2、認真執(zhí)行文件材料歸檔制度,積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質(zhì)、按量辦理好相關科室檔案的收集工作。

3、嚴格遵守檔案管理制度,認真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。

4、對各類檔案實行安全有效管理,做到類別清楚、目錄齊全、排列有序,便于提供利用。

5、要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案及時修補,復制或其它技術處理。

6、根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集等參考材料。

7、嚴格執(zhí)行保密、 利用制度,辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發(fā)和保證檔案內(nèi)容的安全,更好地為安全社區(qū)建設工作服務。

第十章 檔案收集內(nèi)容

(1)安全社區(qū)建設組織機構、目標、計劃等相關文件;

(2)安全促進項目計劃、方案;

(3)安全管理制度;

(4)安全管理的駐地單位基本信息;

(5)各種隊伍建設等文件;

(6)各類創(chuàng)建活動記錄;

(7)事故與傷害原始記錄;

(8)安全檢查、監(jiān)測與監(jiān)督的記錄等。

第8篇 j建設機關檔案保密管理制度

1、建設綜合檔案是本單位的規(guī)劃、工程招投標、工程質(zhì)量監(jiān)督站、房產(chǎn)管理所、環(huán)衛(wèi)處、行政辦等各科室管理工作中形成的全部檔案的總和。它包括規(guī)劃選址、放線、建筑施工許可證發(fā)放、“兩書兩證”發(fā)放、財務憑證和黨務、政務和群團工作等方面的檔案。

2、建設綜合檔案實行統(tǒng)一管理原則。各科室新增檔案材料,由各科室兼職檔案員負責收集本部門在工作中形成的有保存價值的文件材料送交檔案室,進行鑒定、編號、歸檔,并按規(guī)范程序辦理移交手續(xù)。

3、檔案庫房必須具備衛(wèi)生的環(huán)境和良好防范措施。

4、定期進行庫存檔案的清理核對工作,做到賬、檔、卡相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案要進行修補和復制,保證檔案的完整。

5、應根據(jù)國家和有關部門制定的檔案分類編號辦法和保密規(guī)定,嚴格、科學、規(guī)范地進行檔案分類編號,確定保管期限和檔案鑒定工作。

6、借閱檔案資料要注意保護和保密,不得擅自復印、拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標記、抽換、損壞,必須保證檔案的整潔,不得丟失泄密,如發(fā)現(xiàn)丟失泄密現(xiàn)象,應按保密規(guī)定立即向相關部門或保密機構報告,并采取相應防范措施。

7、檔案保密范圍:

①歷史檔案資料和編研材料中,涉及到領土歸屬、邊界勘定、民族關系的檔案資料;

②批量運輸檔案的時間、路線的保衛(wèi)方案;

③檔案庫的收藏檔案內(nèi)容、數(shù)量以及保衛(wèi)方案、措施;

④歷史檔案及其編研材料中涉及的特種工藝、技術決竅、秘方及涉及中外產(chǎn)權的內(nèi)容;

8、檔案管理不得擅自擴散的范圍:

①未經(jīng)公布的檔案工作統(tǒng)計數(shù)字;

②正在研究、尚未做出結論的干部調(diào)配、內(nèi)部評議問題。

③歷史檔案及其編研材料中涉及個人隱私的部分。

9、對秘密檔案資料應嚴加管理,嚴格傳遞、借閱手續(xù)。如需借閱須經(jīng)領導批準,并在檔案閱覽室內(nèi)查閱,不準帶出檔案室,不準摘抄,不得檀自擴大利用范圍,以確保檔案的安全。

第9篇 地產(chǎn)集團建設工程檔案管理制度

某地產(chǎn)集團建設工程檔案管理制度

為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定,結合我司的特點,制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

(一)工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。

(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

索引、保管、統(tǒng)計

(一)工程檔案的收集

文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業(yè)組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引

工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業(yè)號如:基建類1為1.1.1

工程代號如zz花園首期為1.1

樓盤代號如zz花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員,工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行

第10篇 s社團建設指導小組檔案管理制度

社團建設指導小組檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為強化管理制度,規(guī)范社團建設,使活動資料形成一定的文件,且保證文件的方便查閱、可行傳遞,保證社團人能更好的從文件中了解社團及其發(fā)展歷史,特建立此制度。

第二章 檔案管理原則

第二條 反映社團活動及發(fā)展實情。

第三條 分類明確便于查閱。

第四條 管理規(guī)范。

第三章 存檔范圍

第五條 社團重要會議資料(社長例會、社團例會、常務會議及典型發(fā)言的會議記錄、總結及照片等)。

第六條 校團委及社團聯(lián)合會發(fā)來的有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

第七條 反映社團活動情況的策劃書、活動總結等。

第八條 各種工作計劃、統(tǒng)計材料及學期或?qū)W年工作展望和總結等。

第九條 大學生社團聯(lián)合會任免材料以及關于社團理事和成員的獎勵、處分文件材料。

第十條 關于社團成立、合并、撤銷、更改名稱等文件資料。

第十一條 關于社團的歷史沿革、大事記及反應社團活動的簡報、照片。

第十二條 社團的財務、物資、檔案的交接憑證等。

第十三條 社團指導老師及外聘指導員的個人資料及指導意見等文件。

第十四條 社團編輯的出版物。

第四章 檔案管理方式

第十五條 設立檔案管理部門,要求責任到人。

第十六條 建立完善檔案管理制度。

第十七條 制定科學的檔案分類方案。

第十八條 社團重要文件要求相關部門妥善并保密管理

第五章 檔案收發(fā)、查閱及更新

第十九條 檔案材料要整潔、完整。

第二十條 按要求和分類存檔,不能雜亂無章。

第二十一條 嚴格執(zhí)行歸檔及登記制度。

第二十二條 在社團換屆時完成檔案移交

第六章 處罰制度

第二十三條 對惡意破壞損毀檔案者,嚴格處分。

第二十四條 對于檔案遺失的處理,經(jīng)調(diào)查后酌情給予處罰。

第11篇 建設項目檔案資料管理制度

項目檔案資料管理制度

第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

1、項目準備階段

建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

2、項目施工階段

項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總;由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。

2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時間

各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。

第五條、項目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

項目文件的整理與歸檔標準

第一條、項目文件的整理

1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。

2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔(任務結束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應隨時歸檔：

5.1、變更、修改、補充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的整理與移交標準

第一條、項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設屬類。

2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位(并責成設計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格

第二條、項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。

第12篇 建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度

一、監(jiān)理文件的管理

1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;

2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發(fā);

3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。

二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理

1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;監(jiān)理規(guī)劃作為公司文件經(jīng)公司批準后,作為ⅰ級文件管理;

2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報告,由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。

3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。

4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。

5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級文件。

三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經(jīng)及綜合等。

2、文件性質(zhì)分類:

綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;

質(zhì)量管理:對施工質(zhì)量、設備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關質(zhì)量控制文件;

進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關進度控制文件;

投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關投資控制的文件;

安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;

合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

1、來自建設單位的工程文件:

建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;

建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:

--建設單位所編制的會議紀要;

--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設單位有關建設項目報建文件;

--建設單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設備文件;

--建設單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設計文件;

--質(zhì)量監(jiān)督站文件;

--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;

--施工現(xiàn)場建設管理制度。

2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:

初步設計文件及概算書;

主/輔機設備技術規(guī)范書;

施工圖設計文件;

施工圖預算;

設計變更;

設計聯(lián)絡會資料。

3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:

施工依據(jù)文件和技術文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);

開工報批文件;

要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;

質(zhì)量保證資料;

要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;

要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;

關于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單;

關于設備質(zhì)量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;

工程調(diào)試文件;

施工質(zhì)量驗評資料及安裝調(diào)試記錄;

制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);

各承包單位的正式來函做專檔管理;

事故處理及不合格項處理;

施工總結及技術總結。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;

2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;

3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關負責人處理;

4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權限審批;

5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權限分別遞送審查;

6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

對施工單位報審表的審批:

1、工程開工/復工報審表(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;

2、施工組織設計(方案)報審表(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

3、分包單位資格報審表(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

4、工序報驗申請表(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

5、工程款支付申請表(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫工程款支付證書由總監(jiān)簽發(fā);

6、延長工期報審表(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);

7、費用索賠申請表(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫費用索賠審批表由總監(jiān)簽發(fā);

8、工程材料/構配件/設備報審表(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準;

9、工程竣工報驗單(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;

10、工程變更單(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;

11、監(jiān)理工程師通知單(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);

12、工程暫停令(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。

七、文件編號

1、文件的分類表示:

文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。

文件資料的分類標識如圖3-1所示。

2、文件編號

監(jiān)理現(xiàn)場用表按如下編號:

_

_ -------- 年月---------__

后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。

八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳

監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:

1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;

2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;

3、單位工程形象進度一覽表;

4、施工質(zhì)量驗評統(tǒng)計表;

5、設備缺陷匯總表;

6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;

7、承建單位月進度款支付臺帳。

九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

1、監(jiān)理文件的移交

安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。

表3-3

序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別

1監(jiān)理規(guī)劃

(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ

3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ

4設計變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ

7施工測量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構配件/設備質(zhì)量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質(zhì)量ⅱ

19監(jiān)理月報ⅱ

9隱蔽工程驗收資料

(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結ⅱ

10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ

2、監(jiān)理文件的歸檔

監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。

監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協(xié)議文件

第三卷 工程報建資料及開工審批文件

第四卷 工程設備招標投標資料

第五卷 工程設計圖紙資料

監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監(jiān)理合同文件

第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

第四卷 監(jiān)理部來往公文函件

第五卷 監(jiān)理月報/簡報

第六卷 監(jiān)理總結報告

第七卷 監(jiān)理會議紀要

第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件

第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件

第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件

第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設計

第二卷 施工作業(yè)指導書

第三卷 安全技術措施文件

第四卷 調(diào)試及試運行文件

第五卷 工程達標驗收文件