- 目錄
包括哪些
檔案員工管理制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，提升檔案管理效率，確保檔案的安全、完整與有效利用。其主要內(nèi)容包括：
1. 檔案員職責(zé)：明確檔案員在檔案收集、整理、保管、檢索及提供利用等方面的責(zé)任。
2. 工作流程：規(guī)定從檔案的接收、登記、分類、編碼、存儲(chǔ)到檢索的標(biāo)準(zhǔn)化流程。
3. 安全管理：強(qiáng)調(diào)檔案的物理安全和信息安全，包括防火、防盜、防潮、防蟲等措施及電子檔案的加密保護(hù)。
4. 利用規(guī)則：規(guī)定檔案的借閱、復(fù)制、公開等利用方式及其審批程序。
5. 培訓(xùn)與考核：設(shè)定檔案員的專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃及定期考核制度，提升專業(yè)技能。
處罰規(guī)定
1. 違反檔案員職責(zé)，如未按規(guī)定進(jìn)行檔案整理、保管，導(dǎo)致檔案損壞或丟失，將依據(jù)情節(jié)輕重給予警告、記過直至解雇的處分。
2. 不遵守工作流程，擅自改動(dòng)檔案信息，將受到警告或罰款處理，嚴(yán)重者暫停職務(wù)。
3. 對(duì)檔案安全疏忽大意，如未執(zhí)行安全防護(hù)措施，導(dǎo)致檔案受損，將視損失程度給予相應(yīng)處罰。
4. 未經(jīng)許可擅自提供檔案利用或泄露檔案信息，將面臨紀(jì)律處分，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。
5. 在培訓(xùn)與考核中敷衍塞責(zé)，成績(jī)不合格者，將被限制晉升機(jī)會(huì)，連續(xù)兩次不合格者將考慮調(diào)崗。
細(xì)則
1. 檔案員需每日檢查檔案室環(huán)境，確保溫濕度適宜，及時(shí)報(bào)告異常情況。
2. 檔案編碼應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案可追溯性，編碼錯(cuò)誤須在發(fā)現(xiàn)后24小時(shí)內(nèi)修正。
3. 借閱檔案需填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，由檔案員辦理手續(xù)，逾期未歸還將按日收取滯納金。
4. 電子檔案?jìng)浞輵?yīng)定期更新，至少每季度進(jìn)行一次全面?zhèn)浞?，確保數(shù)據(jù)安全。
5. 檔案員應(yīng)參加每年至少兩次的專業(yè)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，并通過年度考核，以保持業(yè)務(wù)水平。
6. 對(duì)于因設(shè)備故障或自然災(zāi)害等不可抗力造成的檔案損失，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)上報(bào)。
本制度旨在建立一個(gè)高效、安全、有序的檔案管理體系，所有檔案員必須嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)檔案工作的正常秩序。任何違反制度的行為都將受到相應(yīng)的處罰。希望每位檔案員都能充分認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)的重要性，為公司檔案工作的繁榮貢獻(xiàn)自己的力量。
檔案員工管理制度范文
第1篇 員工檔案管理制度范例
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓(xùn)和工作業(yè)績(jī)檔案等方面,對(duì)于這些員工檔案進(jìn)行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案:
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
⑶部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
第2篇 員工人事檔案管理制度
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況,為制定公司人力資源 發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源 的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
第3篇 會(huì)館員工人事檔案管理制度
休閑會(huì)館員工人事檔案管理制度
一、人事檔案的內(nèi)容。員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史材料。其內(nèi)容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況
第4篇 員工職業(yè)健康檔案管理制度
1員工職業(yè)健康檔案由行政部具體負(fù)責(zé)建立并專人統(tǒng)一管理,并定期對(duì)檔案的管理進(jìn)行檢查。
2員工職業(yè)健康檔案的內(nèi)容包括：?jiǎn)T工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康體檢結(jié)果報(bào)告和復(fù)查結(jié)果報(bào)告、健康體檢綜合分析及處理情況報(bào)告、職業(yè)病診療等有關(guān)個(gè)人健康資料。
3職業(yè)病觀察對(duì)象和職業(yè)禁忌癥處理意見書。
4職業(yè)病診斷檔案的內(nèi)容包括：職業(yè)病診斷證明書、職業(yè)病診斷過程記錄、臨床檢查與實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)等結(jié)果報(bào)告單、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查筆錄及分析評(píng)價(jià)報(bào)告、用人單位和勞動(dòng)者提供的診斷用所有資料。
5相應(yīng)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果。
第5篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè),雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
1.應(yīng)聘登記表;
2.筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表;
3.體測(cè)表;
4.體檢表;
5.培訓(xùn)登記表;
6.考核登記表;
7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個(gè)人承諾書;
11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));
13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批,并進(jìn)行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
第6篇 車集煤礦員工:安全檔案管理制度
車集煤礦員工安全檔案管理制度
第一條 為了更準(zhǔn)確、詳細(xì)掌握職工信息、安全狀況,更好地排查出安全管理的重點(diǎn)人員,不斷提升職工綜合素質(zhì),同時(shí)為職工評(píng)先、職務(wù)晉升及考核提供依據(jù),特制定本制度,建立全礦職工安全檔案,并進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 經(jīng)管科每月分單位向安檢科提供全礦所有人員的基本信息(人員情況變更的要注明),包括姓名、年齡、性別、民族、身份證號(hào)碼、參加工作時(shí)間、工種等。
第三條 安檢科統(tǒng)一制定員工安全檔案格式,對(duì)全礦員工安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。
第四條 安檢科在信息站建立事故、“三違”、隱患、不規(guī)范登記記錄本,各級(jí)管理人員將日常查處的“三違”、隱患、不規(guī)范行為等情況在安檢科信息站設(shè)立的記錄本上進(jìn)行詳細(xì)登記,安檢科把登記的問題納入當(dāng)天安全考核。
第五條 安檢科每天在礦早調(diào)度會(huì)上通報(bào)當(dāng)天員工發(fā)生“三違”、隱患、不規(guī)范及處理情況。
第六條 安檢科信息站根據(jù)在早調(diào)度會(huì)通過的處理決定,將員工出現(xiàn)的事故、“三違”、隱患、不規(guī)范等情況在員工個(gè)人安全檔案臺(tái)賬上分單位進(jìn)行登記。
第七條 各單位、科室及時(shí)將專業(yè)檢查、隱患排查及事故追查中有關(guān)員工安全檔案所需相關(guān)資料及時(shí)報(bào)送到安檢科,以便統(tǒng)計(jì)建檔,安檢科及時(shí)完善修訂檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。
第八條 員工安全檔案及相關(guān)資料由安檢科指定專人負(fù)責(zé)管理,電子版做好備份。檔案建立必須及時(shí)、完整、準(zhǔn)確,不得隨意更改、嚴(yán)禁弄虛作假。
第九條 需要向其他科室或單位提供有關(guān)員工安全檔案資料時(shí),必須經(jīng)安檢科科長(zhǎng)同意,特殊情況需請(qǐng)示分管礦領(lǐng)導(dǎo)。
第十條 因員工安全檔案管理不善,對(duì)員工利益或者有關(guān)單位造成損失的,根據(jù)影響情況,對(duì)責(zé)任人罰款200元~1000元,情節(jié)嚴(yán)重的給予行政或紀(jì)律處分。
第十一條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。車礦字[2022]54號(hào)文件同時(shí)廢止。
第7篇 工作責(zé)任制度：?jiǎn)T工檔案管理
員工檔案管理工作責(zé)任制度
(1)員工的入職、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、辭職表、勞動(dòng)合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財(cái)務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對(duì)涉及薪資保密、員工個(gè)人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。
