- 目錄
體系如何搭建
1. 明確目標(biāo)：裝飾公司的檔案保密制度首先要明確目標(biāo)，旨在保護(hù)公司核心信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、泄露或?yàn)E用。
2. 制度分類(lèi)：根據(jù)檔案性質(zhì)，將制度劃分為設(shè)計(jì)資料、客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等幾大類(lèi)，確保每類(lèi)信息都有專(zhuān)門(mén)的保密規(guī)定。
3. 權(quán)限設(shè)定：確定員工對(duì)各類(lèi)檔案的訪問(wèn)權(quán)限，高級(jí)管理人員和直接相關(guān)人員應(yīng)有更高的訪問(wèn)級(jí)別。
4. 流程制定：建立檔案的獲取、使用、存儲(chǔ)和銷(xiāo)毀流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的保密措施。
體系框架
1. 基本原則：所有員工必須遵守保密協(xié)議，不得對(duì)外透露公司機(jī)密。
2. 檔案管理：設(shè)立專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案的保管，定期進(jìn)行安全審核。
3. 泄密處理：一旦發(fā)現(xiàn)泄密事件，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)追究責(zé)任。
4. 員工培訓(xùn)：定期進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)。
重要性和意義
1. 保障競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)：保密制度有助于保護(hù)公司的設(shè)計(jì)創(chuàng)新和市場(chǎng)策略，維護(hù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
2. 保護(hù)客戶(hù)權(quán)益：客戶(hù)的個(gè)人信息安全是公司信譽(yù)的基石，保密制度能有效防止信息泄露，維護(hù)客戶(hù)信任。
3. 遵守法規(guī)：遵守相關(guān)法律法規(guī)，避免因信息泄露引發(fā)的法律糾紛。
制度格式
1. 標(biāo)題清晰：如“裝飾公司檔案保密政策”。
2. 內(nèi)容結(jié)構(gòu)：包括引言、主體條款、執(zhí)行與監(jiān)督、修訂記錄等部分。
3. 語(yǔ)言規(guī)范：使用專(zhuān)業(yè)且易懂的行業(yè)術(shù)語(yǔ)，避免歧義。
4. 法律性表述：確保所有規(guī)定符合法律要求，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，無(wú)遺漏。
通過(guò)上述制度的搭建和執(zhí)行，裝飾公司能構(gòu)建起一道堅(jiān)實(shí)的保密防線，既保護(hù)了公司的核心資產(chǎn)，也提升了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和合規(guī)性。良好的保密文化也能增強(qiáng)員工的責(zé)任感，促進(jìn)公司的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。
裝飾公司檔案保密制度范文
第1篇 裝飾公司檔案保密制度
裝飾工程公司檔案保密制度
1、檔案按類(lèi)別、按級(jí)別、按時(shí)間的先后順序進(jìn)行歸類(lèi)管理,所有檔案分為三類(lèi):
一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門(mén)經(jīng)理均有權(quán)查閱;保密檔案各部門(mén)經(jīng)理如要查閱的,必須由行政部經(jīng)理簽字才能查閱;絕密檔案一般不準(zhǔn)任何人查閱(注:副總、總經(jīng)理除外),如有特殊情況需要查閱的部門(mén)經(jīng)理,必須要總經(jīng)理簽字同意,且必須在行政部所指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱,公司檔案不準(zhǔn)任何人帶出公司。
2、除本部門(mén)工作人員外,未經(jīng)許可,任何人不得私自進(jìn)入其他辦公場(chǎng)所,未經(jīng)許可,不得使用其它部門(mén)人員電腦,不得查看u盤(pán)、光盤(pán)及軟盤(pán)中的文件資料,更不能翻閱、抄錄其他部門(mén)資料。
3、在打印、復(fù)印文件或資料中,應(yīng)樹(shù)立保密意識(shí),不得隨意將文件、資料內(nèi)容泄露給公司外部人員及其他無(wú)關(guān)人員,打印、復(fù)印錯(cuò)誤的重要文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀,不得亂丟亂放。
4、負(fù)責(zé)文件及檔案的管理人員應(yīng)具有高度保密意識(shí),不得向任何人有意無(wú)意泄露公司的機(jī)密。公司員工應(yīng)做到“不該說(shuō)的話(huà)不說(shuō)”,“不該問(wèn)的事不問(wèn)”。廢舊文件不得隨意丟棄,經(jīng)公司認(rèn)定作廢的文件應(yīng)定期銷(xiāo)毀。
5、公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。
6、財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保管好帳務(wù)、報(bào)表、資料,不得將公司機(jī)密泄露給予任何人。
7、合同文件、財(cái)務(wù)狀況及其它重要的公司內(nèi)部文件應(yīng)特別注意保密原則,各種資料應(yīng)妥善保存,更不能泄露給其他人。
8、凡重要文件,未經(jīng)上級(jí)允許,不得復(fù)制、抄錄。
9、員工的薪金、獎(jiǎng)金公司予以保密,嚴(yán)禁任何人互相打聽(tīng)、攀比。
10、不得向無(wú)關(guān)人員泄露商品進(jìn)價(jià)和公司的重要數(shù)據(jù)資料,做好保密工作。
11、員工應(yīng)盡忠盡職、努力工作,珍惜公司信譽(yù),工作中不得泄露公司商業(yè)秘密或資料。
以上各條,公司員工應(yīng)倍加注意,若有違犯,視情節(jié)給予警告、扣分、記過(guò)、記大過(guò),或處以50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者給予辭退或開(kāi)除處理,如給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失,公司保留依法追究刑事責(zé)任之權(quán)力。
第2篇 某裝飾公司檔案管理制度
裝飾公司檔案管理制度
第1條 檔案的管理:
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;
(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門(mén)別類(lèi),做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍:
(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門(mén)留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門(mén)年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
(十)公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;
(十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求:
(一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊(cè),并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào);
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐填寫(xiě)在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財(cái)務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。
(二)各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo);
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級(jí)別:
(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
第7條 檔案的銷(xiāo)毀:公司定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,制定銷(xiāo)毀清單,對(duì)失去保存價(jià)值的檔案,登記造冊(cè),經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第3篇 裝飾公司文書(shū)檔案管理制度
裝飾工程公司文書(shū)檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)碼。
2、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第4篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項(xiàng)目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號(hào)、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場(chǎng)每周例會(huì)記錄、每月例會(huì)記錄。臨時(shí)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄。
3、項(xiàng)目工作人員登記造冊(cè)。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書(shū)往來(lái)整理歸檔。
6、各類(lèi)檔案資料分類(lèi)保管,做好備份,不得遺失。同時(shí)建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫(xiě)工程資料借閱表,并及時(shí)歸檔。
