體系如何搭建
構(gòu)建一套完善的公司接待制度，首要任務(wù)是明確目標(biāo)。我們要設(shè)定清晰的接待標(biāo)準(zhǔn)，以反映公司的專業(yè)形象和企業(yè)文化。
1. 確定接待對(duì)象的分類，如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴或訪客。
2. 設(shè)計(jì)不同的接待流程，適應(yīng)各類來訪者的特殊需求。
3. 制定詳細(xì)的職責(zé)分配，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。
體系框架
接待制度的框架應(yīng)包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 接待政策聲明，闡明公司的接待原則和期望。
2. 預(yù)約與確認(rèn)流程，確保提前了解來訪信息。
3. 接待禮儀指南，涵蓋言行舉止和著裝規(guī)范。
4. 資源分配規(guī)定，如會(huì)議室、餐飲和交通安排。
5. 預(yù)算管理，控制接待成本并保持透明度。
重要性和意義
有效的接待制度能提升公司形象，增強(qiáng)內(nèi)外部合作的信任度。
1. 它為員工提供了明確的行為指導(dǎo)，減少因不確定而產(chǎn)生的誤解。
2. 標(biāo)準(zhǔn)化的流程有助于提高效率，保證每次接待的質(zhì)量。
3. 對(duì)于預(yù)算管理，制度能防止浪費(fèi)，確保資源的合理利用。
4. 通過體現(xiàn)尊重和專業(yè)，制度有助于建立長期的商業(yè)關(guān)系。
制度格式
制度文件應(yīng)采用簡潔易懂的格式，便于理解和執(zhí)行。
1. 使用標(biāo)題和子標(biāo)題，層次分明。
2. 描述每個(gè)條款時(shí)，用直接、具體的語言，避免模糊不清。
3. 提供示例或操作步驟，增加實(shí)用性。
4. 在必要處插入表格或圖表，直觀展示流程。
5. 制度應(yīng)包含修訂歷史和版本控制，以便追蹤更新。
以上內(nèi)容旨在為公司構(gòu)建一個(gè)實(shí)用且有效的接待制度，通過規(guī)范操作，提升公司的專業(yè)形象和服務(wù)質(zhì)量。
企業(yè)公司接待制度范文
第1篇 企業(yè)公司接待管理制度怎么寫
公司接待管理制度
一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費(fèi)現(xiàn)象,降低公司經(jīng)營成本,結(jié)合公司實(shí)際,特制訂本制度。
二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務(wù)接待的管理。
三、 接待原則公司公務(wù)接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對(duì)口陪同、控制成本”的原則。
四、 管理職責(zé)公司綜合管理部負(fù)責(zé)公務(wù)接待的統(tǒng)一管理。
五、 接待范圍公司公務(wù)接待包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
1.公司直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。
2. 國外、省內(nèi)外來公司洽談業(yè)務(wù)的有關(guān)人員。
3．地方各職能部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員。
六、 接待審批程序
1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn),知會(huì)綜合管理部,由綜合管理部總務(wù)科安排就餐。
2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請(qǐng)表》,經(jīng)分管副總批準(zhǔn),否則不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用;
3．大型會(huì)議接待須請(qǐng)示公司總經(jīng)理,批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
七、 接待標(biāo)準(zhǔn)在公司食堂就餐的,按部長餐的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
1.總經(jīng)理/董事長:根據(jù)來賓情況,確定接待標(biāo)準(zhǔn)。
2. 副總經(jīng)理:最高接待標(biāo)準(zhǔn)為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。
3．部長:最高接待標(biāo)準(zhǔn)為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。
4. 部長級(jí)以下人員原則上不安排主持宴請(qǐng),特殊情況需要超出宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)的須事先征得總經(jīng)理批準(zhǔn),否則超支部分公司不予報(bào)銷。
5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務(wù)的人員,需要在外招待客人的應(yīng)事先提出申請(qǐng),按批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)安排就餐或其他活動(dòng)。
6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請(qǐng)示總經(jīng)理后確定工作餐標(biāo)準(zhǔn)。
7. 各級(jí)宴請(qǐng)?jiān)瓌t上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。
8. 若因工作需要贈(zèng)送禮品的,總價(jià)值5000元以下的需事先征得總經(jīng)理批準(zhǔn),總價(jià)值5000元以上的須事先征得董事長批準(zhǔn)。
八、 費(fèi)用報(bào)銷
1.副總經(jīng)理及以上人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算或掛賬;副總經(jīng)理以下人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算。綜合管理部代表公司接待的,請(qǐng)示總經(jīng)理后可以掛賬。
2. 以現(xiàn)金支付餐費(fèi)的實(shí)行餐后結(jié)算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請(qǐng)單》,按付款審批程序辦理,超過1個(gè)月未辦理報(bào)銷手續(xù)的視為費(fèi)用自理。
3．在定點(diǎn)餐廳就餐的實(shí)行簽單結(jié)算,由接待負(fù)責(zé)人填制報(bào)銷憑證并附《接待用餐申請(qǐng)單》,按付款審批程序辦理;招待費(fèi)簽單、報(bào)銷時(shí),應(yīng)注明接待事由、對(duì)象或單位。
4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負(fù)責(zé)人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財(cái)務(wù)部門結(jié)算。
5. 餐費(fèi)超出審批標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用自付,特殊情況需報(bào)總經(jīng)理審批。
九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實(shí)施。
十、
第2篇 企業(yè)公司接待管理制度
企業(yè)(公司)接待管理制度
一、總則
(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
(二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機(jī)構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。
(三)行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。
二、接待事務(wù)分類
a類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待。
b類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。
c類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
(一)公司基地設(shè)三個(gè)接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。
(二)其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進(jìn)行。
四、接待職責(zé)分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標(biāo),具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。
(二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時(shí)進(jìn)行“一般”清掃工作。
2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導(dǎo)入。
3.總臺(tái)文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4.經(jīng)辦部門:負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。
5.秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負(fù)責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹
(三)辦公室主任對(duì)接待工作負(fù)有全面責(zé)任。
五、接待方式
(一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時(shí)安排北京市里酒店就餐。
3-1
(二)業(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。
(三)普通接待:業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。
六、接待規(guī)則
(一)接待一般程序
警衛(wèi)值班詢清來由后指導(dǎo)路線并通報(bào)總臺(tái)
總臺(tái)文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報(bào)接待部門及服務(wù)人員
接待經(jīng)辦人員請(qǐng)來客到專門接待室
接待洽談,總臺(tái)安排食宿
相關(guān)人員禮貌送客
(二)接待禮儀要點(diǎn)
1.接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生。
2.總臺(tái)文員于接待進(jìn)行時(shí),須密切注視接待動(dòng)態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進(jìn)行。
3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。
(三)接待用品準(zhǔn)備
1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。
2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。
3.備品采購:依物資管理制度進(jìn)行,秘書辦理采購。
(四)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)
1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;
2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;
3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;
4.備品齊全。
3-2
(五)參觀規(guī)定
1.決定參觀須請(qǐng)示辦公室主任批準(zhǔn)。
2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。
3.非經(jīng)總值班批準(zhǔn)不準(zhǔn)入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。
4.參觀進(jìn)行時(shí),原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。
5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。
第3篇 企業(yè)公司接待管理制度格式怎樣的
公司接待管理制度
一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費(fèi)現(xiàn)象,降低公司經(jīng)營成本,結(jié)合公司實(shí)際,特制訂本制度。
二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務(wù)接待的管理。
三、 接待原則公司公務(wù)接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對(duì)口陪同、控制成本”的原則。
四、 管理職責(zé)公司綜合管理部負(fù)責(zé)公務(wù)接待的統(tǒng)一管理。
五、 接待范圍公司公務(wù)接待包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
1.公司直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。
2. 國外、省內(nèi)外來公司洽談業(yè)務(wù)的有關(guān)人員。
3．地方各職能部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員。
六、 接待審批程序
1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn),知會(huì)綜合管理部,由綜合管理部總務(wù)科安排就餐。
2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請(qǐng)表》,經(jīng)分管副總批準(zhǔn),否則不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用;
3．大型會(huì)議接待須請(qǐng)示公司總經(jīng)理,批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
七、 接待標(biāo)準(zhǔn)在公司食堂就餐的,按部長餐的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
1.總經(jīng)理/董事長:根據(jù)來賓情況,確定接待標(biāo)準(zhǔn)。
2. 副總經(jīng)理:最高接待標(biāo)準(zhǔn)為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。
3．部長:最高接待標(biāo)準(zhǔn)為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。
4. 部長級(jí)以下人員原則上不安排主持宴請(qǐng),特殊情況需要超出宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)的須事先征得總經(jīng)理批準(zhǔn),否則超支部分公司不予報(bào)銷。
5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務(wù)的人員,需要在外招待客人的應(yīng)事先提出申請(qǐng),按批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)安排就餐或其他活動(dòng)。
6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請(qǐng)示總經(jīng)理后確定工作餐標(biāo)準(zhǔn)。
7. 各級(jí)宴請(qǐng)?jiān)瓌t上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。
8. 若因工作需要贈(zèng)送禮品的,總價(jià)值5000元以下的需事先征得總經(jīng)理批準(zhǔn),總價(jià)值5000元以上的須事先征得董事長批準(zhǔn)。
八、 費(fèi)用報(bào)銷
1.副總經(jīng)理及以上人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算或掛賬;副總經(jīng)理以下人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算。綜合管理部代表公司接待的,請(qǐng)示總經(jīng)理后可以掛賬。
2. 以現(xiàn)金支付餐費(fèi)的實(shí)行餐后結(jié)算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請(qǐng)單》,按付款審批程序辦理,超過1個(gè)月未辦理報(bào)銷手續(xù)的視為費(fèi)用自理。
3．在定點(diǎn)餐廳就餐的實(shí)行簽單結(jié)算,由接待負(fù)責(zé)人填制報(bào)銷憑證并附《接待用餐申請(qǐng)單》,按付款審批程序辦理;招待費(fèi)簽單、報(bào)銷時(shí),應(yīng)注明接待事由、對(duì)象或單位。
4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負(fù)責(zé)人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財(cái)務(wù)部門結(jié)算。
5. 餐費(fèi)超出審批標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用自付,特殊情況需報(bào)總經(jīng)理審批。
九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實(shí)施。
十、
