第1篇 檔案管理人員崗位工作職責(zé)
檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
崗位描述:
1、負(fù)責(zé)檔案資料保密工作,并嚴(yán)格職守資料檔案的保密制度;
2、負(fù)責(zé)檔案入庫(kù),對(duì)檔案進(jìn)行分類登記,檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;
3、辦理檔案借閱登記手續(xù),檢查到期歸還的資料是否完整無(wú)缺,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告和處理;
4、按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。
任職資格:
1、圖書(shū)情報(bào)、行政管理或相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;
2、一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);
3、熟悉檔案管理辦法,掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng);
4、嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心,有團(tuán)隊(duì)合作精神,工作認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致認(rèn)真,保密性強(qiáng);
5、熟練使用辦公軟件。
第2篇 校學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負(fù)責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e*cel表格)、維護(hù),工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、工期、施工進(jìn)展、資料歸檔、進(jìn)度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計(jì)處審核及竣工結(jié)算等情況;
(3)負(fù)責(zé)基建(修繕)工程各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫(xiě)、上報(bào)及歸檔;
2、負(fù)責(zé)基建(修繕)工程造價(jià)咨詢,及時(shí)收集造價(jià)信息,組織科室人員對(duì)造價(jià)文件進(jìn)行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會(huì)審,招標(biāo)文件、合同的初審及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收;
4、參加開(kāi)標(biāo)、負(fù)責(zé)做好評(píng)標(biāo)記錄;
5、負(fù)責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價(jià)信息、造價(jià)咨詢知識(shí);
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第3篇 某學(xué)院重大活動(dòng)重要工作檔案收集管理規(guī)定
學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定
重大活動(dòng)、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動(dòng)檔案管理試行辦法》、《**學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定**學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定。
一、定義
本規(guī)定所稱重大活動(dòng)、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的信息載體。
二、收集范圍
1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動(dòng);
2.重要?jiǎng)?chuàng)建、考核、評(píng)估、申辦等活動(dòng);
3.與省、市政府、社會(huì)團(tuán)體等的重要合作活動(dòng);
4.各類重大黨政、學(xué)術(shù)會(huì)議以及重大慶典、紀(jì)念活動(dòng);
5.舉辦或承辦的重大國(guó)內(nèi)外競(jìng)賽、會(huì)展活動(dòng);
6.學(xué)校重大項(xiàng)目開(kāi)工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;
7.重大國(guó)家級(jí)、省市級(jí)教學(xué)、科研課題和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目;
8.重大突發(fā)事件處置活動(dòng);
9.其他具有較大社會(huì)影響的活動(dòng)。
三、收集要求
1.責(zé)任人:
學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門(mén)應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動(dòng)、重要工作實(shí)施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門(mén)和人員。檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。
2.信息傳送:
在重大活動(dòng)、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動(dòng)了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門(mén)也應(yīng)及時(shí)向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作建檔完整歸檔及時(shí)。
3.時(shí)間:
重大活動(dòng)、重要工作檔案須在活動(dòng)結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門(mén)及時(shí)向檔案館移交。承辦部門(mén)為兩個(gè)及以上的,由主要承辦部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門(mén)應(yīng)積極配合,及時(shí)收集整理本部門(mén)在工作中形成的檔案材料,并在活動(dòng)結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門(mén)匯交。
四、利用
檔案館對(duì)于學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對(duì)于所有權(quán)屬于個(gè)人的重大活動(dòng)檔案,學(xué)校鼓勵(lì)檔案所有者向檔案館捐贈(zèng)或者寄存,并由檔案館向捐贈(zèng)者頒發(fā)收藏證。捐贈(zèng)者、寄存者對(duì)其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對(duì)其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見(jiàn),檔案館應(yīng)維護(hù)其合法權(quán)益。
五、重大活動(dòng)、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。
本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第4篇 某管理處檔案管理工作內(nèi)容
管理處檔案管理工作內(nèi)容
一、資料的收集:
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料;從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一草一木都有詳細(xì)的資料收集。
二、資料分類整理:
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
三、資料歸檔管理:
1、歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。采用多種形式的文檔存儲(chǔ)方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能地把各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
2、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任,檔案管理人員需要及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防霉變。
四、檔案的運(yùn)用:
采用先進(jìn)的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。
1、外部網(wǎng):與公司總部、廣大業(yè)主以進(jìn)外部相關(guān)聯(lián)單位進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督、檢查和聯(lián)系。
2、內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。
第5篇 差旅費(fèi)用審核檔案管理勞保病人費(fèi)用結(jié)算工作職責(zé)
1.根據(jù)財(cái)經(jīng)制度規(guī)定,負(fù)責(zé)差旅費(fèi)審核計(jì)算,掌握出差及進(jìn)修人員歸院情況,督促及時(shí)報(bào)賬。
2.及時(shí)或按期辦理托收工作,按權(quán)責(zé)發(fā)生制的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)進(jìn)行結(jié)算,及時(shí)催收勞保病人欠費(fèi)和旅行住院合同。
3.負(fù)責(zé)門(mén)診收費(fèi)收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
4.管理會(huì)計(jì)檔案。
5.對(duì)各個(gè)崗位的記賬憑證提出規(guī)范化要求,進(jìn)一步整理裝訂,每月終了,要整理各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)資料,集中保管,年終辦理決算后,應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)資料收集齊全整理清楚,分類排列,以便查閱,需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。
6.負(fù)責(zé)醫(yī)院門(mén)診收費(fèi)收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
7.做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第6篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗(yàn)檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)*檢驗(yàn)檢疫局(以下簡(jiǎn)稱'*局')檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗(yàn)檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案)。它是檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的重要查考依據(jù)。
第三條 *局的檔案工作,是維護(hù)本局歷史真實(shí)面貌的重要工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,對(duì)提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。
第四條 *局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則。在工作活動(dòng)中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。*局檔案工作受國(guó)家質(zhì)檢總局和*省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 檔案室必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。
第六條 對(duì)在檔案工作中成績(jī)顯著的單位和個(gè)人,應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)工作失職,造成損失的,要追究責(zé)任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定進(jìn)行處理。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第七條 *局檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機(jī)關(guān)及下屬各分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識(shí)及檔案工作管理水平。
(二)負(fù)責(zé)管理*局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗(yàn)檢疫各項(xiàng)工作服務(wù)。
(三)指導(dǎo)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
(四)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
(五)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè),負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、完善和維護(hù)。
(六)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動(dòng)有關(guān)的參考材料。
(八)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級(jí)檔案人員要堅(jiān)持黨的路線,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策,熱愛(ài)檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),努力提高政治思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 *局在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均由文書(shū)人員收集齊全,分類整理、立卷,按規(guī)定時(shí)間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個(gè)人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時(shí)應(yīng)填寫(xiě)*檢驗(yàn)檢疫局檔案移交清單(見(jiàn)附件1)。
第十一條 文書(shū)人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書(shū)檔案移交檔案室;其他門(mén)類和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。
(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)方法分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)目錄內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
(六)編號(hào)。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。
(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門(mén)類和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式的不同進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。文書(shū)檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類;科技檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類;聲像檔案、實(shí)物檔案按年度--載體形式分類;會(huì)計(jì)檔案按年度--名稱進(jìn)行分類,設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項(xiàng)目進(jìn)行分類。
第十四條 *局文書(shū)檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長(zhǎng)期、定期三類。會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 *局在工作活動(dòng)中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門(mén)應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫(kù)房和柜架,做到檔案庫(kù)房、辦公用房、閱檔室三分開(kāi)。庫(kù)房要堅(jiān)固,并配有通風(fēng)、防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)施。檔案庫(kù)房溫度要保持在18-24℃,相對(duì)濕度保持在40-60%。可根據(jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、溫濕度計(jì)、加濕器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機(jī)、碎紙機(jī)和掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。
第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理,并建立定期檢查和清點(diǎn)制度。
第二十條 應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化建
設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第二十一條 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負(fù)責(zé)人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進(jìn)行。凡經(jīng)過(guò)變動(dòng)的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時(shí),必須嚴(yán)守保密制度,指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊(cè)上簽字,并注明'已銷毀'字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動(dòng)時(shí),其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級(jí)檔案部門(mén)指定的單位移交。
第二十五條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進(jìn)行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開(kāi)展檔案的編研、開(kāi)發(fā)和綜合利用工作,為本局各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級(jí)程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫(xiě)*檢驗(yàn)檢疫局檔案查閱申請(qǐng)單(見(jiàn)附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會(huì)議記錄須經(jīng)黨組書(shū)記批準(zhǔn),查閱文書(shū)、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長(zhǎng)、辦公室主任批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案只有財(cái)務(wù)工作人員經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及*局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實(shí)際,制定本單位的檔案管理辦法,同時(shí)報(bào)*局備案。
第三十條 本辦法由*局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第7篇 檔案管理工作程序
1.目的
為全面加強(qiáng)物業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理工作,確保物業(yè)集團(tuán)各類檔案資料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。
2.范圍
本規(guī)定適用于物業(yè)系統(tǒng)所有檔案的管理。
3.職責(zé)
物業(yè)集團(tuán)行政管理總部是物業(yè)系統(tǒng)檔案管理的職能部門(mén),所屬各單位及各部門(mén)是檔案管理的執(zhí)行部門(mén)。
4.0工作內(nèi)容
4.1 定義:物業(yè)集團(tuán)檔案是指物業(yè)系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的具有查閱利用價(jià)值的、各種形式(紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等)的行政文書(shū)、資質(zhì)證件、經(jīng)濟(jì)合約函件、業(yè)戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。
4.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置
4.2.1 物業(yè)集團(tuán)本部設(shè)立專門(mén)的檔案室,隸屬于行政管理總部。
4.2.2 物業(yè)集團(tuán)所屬各物業(yè)公司(管理處)經(jīng)報(bào)批可設(shè)立自己的檔案室,隸屬于行政管理部。
4.2.3 物業(yè)集團(tuán)本部各部(室)不設(shè)立專門(mén)的檔案室。
4.3 管理體制
4.3.1 物業(yè)集團(tuán)本部檔案室接受恒大集團(tuán)檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo);負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬各物業(yè)公司(管理處)檔案室的工作;負(fù)責(zé)物業(yè)集團(tuán)本部檔案的具體管理工作。
4.3.2 各物業(yè)公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領(lǐng)導(dǎo)和管理,業(yè)務(wù)上接受檔案管理部門(mén)監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.3.3 物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦為檔案管理的督察機(jī)構(gòu)。
4.3.4 為保證檔案管理的實(shí)效性,物業(yè)集團(tuán)根據(jù)實(shí)際需要,可成立檔案鑒定小組。
4.4 人員配備及要求:
4.4.1 各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案的數(shù)量、工作量,本著精簡(jiǎn)、高效的原則,配備相應(yīng)的檔案管理人員。物業(yè)集團(tuán)檔案室專職1人,所屬物業(yè)公司(管理處)檔案室為兼職1人。
4.4.2 檔案管理(兼職)人員要由工作認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、具有本專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)的大專以上人員擔(dān)任。
4.4.3各級(jí)檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。如因工作變動(dòng)或離職,必須在相應(yīng)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下做好交接手續(xù)的辦理工作。
4.5 物業(yè)集團(tuán)檔案室的工作職責(zé)
4.5.1 參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,結(jié)合集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定,制定物業(yè)集團(tuán)的檔案管理辦法,制定物業(yè)集團(tuán)本部檔案管理的實(shí)施細(xì)則,并組織實(shí)施;
4.5.2 收集、整理、保管物業(yè)集團(tuán)本部的檔案::,并做好檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作;
4.5.3 監(jiān)督和指導(dǎo)所屬各單位檔案室的檔案管理工作;
4.5.4 根據(jù)需要組織開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流;
4.5.5 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。
4.6 下屬單位檔案室的職責(zé)
4.6.1 認(rèn)真落實(shí)和執(zhí)行物業(yè)集團(tuán)檔案室和本單位有關(guān)檔案管理的規(guī)定和辦法,制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則,并組織實(shí)施;
4.6.2 收集、整理、保管本單位的檔案,并做好檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作;
4.6.3 根據(jù)需要組織相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
4.6.4 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。
4.7 歸檔范圍:凡物業(yè)系統(tǒng)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的有備查和持續(xù)利用的檔案資料(見(jiàn)定義)均應(yīng)歸檔。
4.8檔案管理
4.8.1歸檔要求:
1)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)督促文秘人員,對(duì)已辦理完畢、有留存價(jià)值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交;
2)各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個(gè)月內(nèi)及時(shí)組織歸檔。個(gè)別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者,可適當(dāng)延期歸檔,但必須由所在(使用)部門(mén)知會(huì)檔案室,并嚴(yán)加保管。
3)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確,按照實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)分類,組成保管單位(卷、冊(cè)、袋、夾等),填寫(xiě)保管單位封面和目錄;
4)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良,字跡工整,規(guī)格統(tǒng)一。填寫(xiě)歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)使用毛筆或不褪色鋼筆,使用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)化字。
5)歸檔的文件以“件”為單位,正文與原稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)函與復(fù)函要同時(shí)存檔;文件前附有領(lǐng)導(dǎo)及相
關(guān)人員批辦意見(jiàn)、簽名的公文處理單,要正確裝訂后,隨同文件一同存檔。
6)行政文書(shū)歸檔數(shù)量為一式三份,其他檔案材料根據(jù)實(shí)際情況確定留存份數(shù)。
收歸的檔案要確保原件歸檔。個(gè)別確實(shí)難以追回原件的檔案資料(材料),要及時(shí)保留復(fù)印(制)件;對(duì)于十分重要、珍貴、奇缺的檔案 資料(材料)要及時(shí)備份,將復(fù)印件或復(fù)制品一同歸檔。
4.8.2管理要求:
1)檔案室按照規(guī)范,并提出初步意見(jiàn),將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現(xiàn)有檔案交由行政管理部門(mén)、檔案移交部門(mén)、全質(zhì)辦以及公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定,確定保存期限,決定解、降密級(jí)的事項(xiàng),并確保檔案管理內(nèi)容的有效性等。
2)編制檔案目錄和檢索工具應(yīng)以便于查找為原則,力求科學(xué)簡(jiǎn)便,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
3)檔案室內(nèi)要做到庫(kù)房布局合理、清潔、整齊。
4)除檔案室工作人員外,其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。確須進(jìn)入庫(kù)房,經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。
5)存放檔案必須有適宜的設(shè)備和庫(kù)房,采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護(hù)措施,使檔案庫(kù)房溫濕度符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),以維護(hù)檔案的完整和安全。
6)庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。
7)每年應(yīng)對(duì)庫(kù)存檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取積極有效措施,保護(hù)檔案安全。
8)檔案管理工作要在提升傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上,應(yīng)用現(xiàn)代管理手段和方法,即采用計(jì)算機(jī)管理,便于檢索、利用。
4.9 檔案的利用與銷毀
4.9.1 檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進(jìn)行查閱,查閱須有檔案管理人員在場(chǎng);
4.9.2 檔案的借用或查閱,以復(fù)印件優(yōu)先為原則,即復(fù)印件能夠利用者,盡量使用復(fù)印件,但對(duì)復(fù)印件同樣要加強(qiáng)管理;
4.9.3 檔案借用必須嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借用手續(xù)。
4.9.3.1 普通檔案由借用單位(部門(mén))提出申請(qǐng)(或填寫(xiě)檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人簽字,檔案室負(fù)責(zé)人審批后,方可借出。
4.9.3.2 秘密、機(jī)密檔案由借用單位(部門(mén))提出申請(qǐng)(或填寫(xiě)檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人簽字,檔案室負(fù)責(zé)人審核,所在單位(部門(mén))主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由借用單位(部門(mén))助理級(jí)以上人員借出。
4.9.3.3 絕密檔案由借用單位(部門(mén))提出申請(qǐng)(或填寫(xiě)檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人簽字,檔案室負(fù)責(zé)人審核后,所在單位(部門(mén))主要領(lǐng)導(dǎo)審批,由借用單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人借出。
4.9.4 外借檔案的歸還時(shí)間,由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案借用單中予以明確,原則上在三天內(nèi)及時(shí)歸還。個(gè)別特殊原因需延期歸還者::,須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續(xù),并說(shuō)明延期使用理由,否則公司要給予相關(guān)責(zé)任人一定的經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。
4.9.5 延期歸還手續(xù)按照借用檔案的密級(jí)和程序進(jìn)行辦理。
4.9.6 檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)檔案被轉(zhuǎn)借、拆撕、抽換、污損和散失,應(yīng)及時(shí)報(bào)告,采取補(bǔ)救措施,并予以追查。
4.9.7 檔案銷毀,物業(yè)集團(tuán)本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見(jiàn)并附上銷毀清單,經(jīng)鑒定確無(wú)保管價(jià)值的檔案,應(yīng)登記造冊(cè),領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后,予以銷毀;下屬單位檔案室檔案的銷毀,必須向物業(yè)集團(tuán)行政管理總部專題報(bào)告,核查確認(rèn)后,方可在指定地點(diǎn)銷毀。
4.9.8 銷毀檔案時(shí),應(yīng)由物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦人員在場(chǎng)監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人在清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期,并簽名蓋章,銷毀清冊(cè)由檔案室留存。
4.10 檔案室保密規(guī)定
4.10.1檔案工作人員要嚴(yán)格遵守公司有關(guān)保密規(guī)定,維護(hù)檔案的完整和安全。
4.10.2 按照檔案文件密級(jí)劃分范圍,控制借閱范圍。
4.10.3 查閱檔案人員,未經(jīng)許可,不準(zhǔn)私自抄錄和復(fù)制,不準(zhǔn)攜帶外出,更不準(zhǔn)擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。一旦發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定者,公司將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅查處。
4.10.4 查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱。
4.10.5 檔案室內(nèi)檔案柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖。
4.10.6 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo),查明情況嚴(yán)肅處理。
4.11 檔案密級(jí)劃分
4.11.1 集團(tuán)各類已注明密級(jí)的行政文書(shū),按照已劃定保密級(jí)別進(jìn)行管理;
4.11.2 尚未明確的各種檔案資料(材料::)按照以下劃分
進(jìn)行管理:
a. 絕密文檔,包括集團(tuán)董事局重要的決議、決定,董事局有關(guān)股權(quán)與人事組成情況,中層以上人員人事檔案、極其重要的經(jīng)營(yíng)報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表、極其重要的合作協(xié)議,上級(jí)重要批示、公司章程。
b. 機(jī)密文檔,包括公司重要的證照、公司合同,商洽性文件、呈請(qǐng)性文件、函、證明、業(yè)戶資料、工程合同、行政合同、申報(bào)表、審核書(shū)、規(guī)劃資料、各種協(xié)議、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖、施工圖紙(含變更資料)、預(yù)算書(shū)、結(jié)算審核表、施工方案、各類測(cè)試報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調(diào)資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。
4.11.3 秘密文檔,包括需要保密的通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、年度計(jì)劃、總結(jié)、公司各種制度及條例等。
4.11.4 其他普通檔案。
4.12 監(jiān)督和獎(jiǎng)罰
4.12.1 監(jiān)督檢查:
4.12.1.1 物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦為公司檔案管理和利用的日常監(jiān)督部門(mén),接受所有員工對(duì)公司檔案管理和利用情況的監(jiān)督投訴。
4.12.1.2 每年3月初,由物業(yè)集團(tuán)行政管理總部會(huì)同全質(zhì)辦對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。
4.12.2 獎(jiǎng)罰:
4.12.2.1物業(yè)集團(tuán)每年對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)的部門(mén)、個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);
4.12.2.2因檔案管理不當(dāng)、使用不當(dāng),給單位造成損失的單位、部門(mén)及其責(zé)任人,公司要給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和行政紀(jì)律處分;
4.12.2.3具體獎(jiǎng)罰措施和標(biāo)準(zhǔn)在各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)制定的實(shí)施細(xì)則中予以明確。
4.13 附則
4.13.1 下屬單位檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況制定檔案管理實(shí)施辦法(細(xì)則),并報(bào)物業(yè)集團(tuán)行政管理總部備案。
4.13.2 本制度由行政管理總部負(fù)責(zé)解釋。
5.0 相關(guān)文件
無(wú)
6.0 記錄表格
第8篇 中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
山天中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
1.檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)
(1)對(duì)本校檔案工作負(fù)主要責(zé)任。
(2)根據(jù)本校實(shí)際建立一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并制定出相應(yīng)的工作 程序，以保證本校檔案工作的條理化、規(guī)范化。
(3)通過(guò)制定檔案工作管理制度，并經(jīng)常檢查制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及 時(shí)處理。
(4)組織召開(kāi)全校檔案管理工作會(huì)議，檢查工作落實(shí)情況，并對(duì)各部門(mén)檔案 管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。
(5)每年上半年進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查，把關(guān)。
(6)審批檔案員提交的超過(guò)保管期限的銷毀檔案申請(qǐng)。
2.檔案工作人員職責(zé)
(1)貫徹招待上級(jí)機(jī)關(guān)及本校對(duì)檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)章制度。
(2)對(duì)有關(guān)處室業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料積累，進(jìn)行業(yè)務(wù)上監(jiān)督檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題及時(shí)幫助解決。
(3)負(fù)責(zé)各類檔案的收集、積累、整理、分析、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作，提 供有關(guān)信息當(dāng)好參謀。
(4)努力學(xué)習(xí)掌握檔案管理的知識(shí)，了解并熟悉本校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，以保 證歸檔材料的可靠性、真實(shí)性。
(5)積極開(kāi)展檔案的利用，更好地發(fā)揮室藏檔案的作用。
(6)熟悉室藏檔案內(nèi)容、編制簡(jiǎn)易有效的檢索工具，以利于檔案的查（借） 閱利用。
(7)保守檔案的秘密。
(8)做好資料管理工作，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
3.各處室部門(mén)工作職責(zé)
(1)各處室應(yīng)針檔案管理列入年度計(jì)劃，指定專人兼管，對(duì)各類文件、人民 來(lái)信進(jìn)行收發(fā)登記，落實(shí)承辦，按時(shí)催回，交校辦公室。
(2)各部、處室在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的各類文件、照片 、聲像等，于次年第一季度按照歸檔范圍規(guī)定，收齊集中交校檔案室。以上材 料一律用鋼筆書(shū)寫(xiě)，由檔案室統(tǒng)一整理、分類、立卷、歸檔。
(3)各部門(mén)各條業(yè)務(wù)檔案（資料）應(yīng)由處內(nèi)集中管理、保管，人員調(diào)動(dòng)、離 退休必須將有關(guān)工作辦理交換、移交手續(xù)，一律不得私自帶走或處理。
(4)各部門(mén)負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)檔案材料管理、監(jiān)督檢查工作。
(5)業(yè)務(wù)工作中所有文字?jǐn)?shù)字均應(yīng)用鋼筆書(shū)寫(xiě)。
第9篇 項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)范本
項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)(本崗位可由物業(yè)服務(wù)值班室兼任)
直接上級(jí):項(xiàng)目經(jīng)理
監(jiān)督上級(jí):項(xiàng)目副經(jīng)理
公司辦公室、綜合管理部
1、在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)項(xiàng)目部所有檔案分類、管理工作,負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目工程備用檔案的定期檢查、核對(duì)工作。
2、負(fù)責(zé)對(duì)客戶服務(wù)部建立業(yè)主檔案的監(jiān)督檢查工作,負(fù)責(zé)配合保安部完成本項(xiàng)目安保檔案的建立及定期檢查管理工作。
3、負(fù)責(zé)對(duì)借閱檔案申請(qǐng)的審核、登記工作;負(fù)責(zé)對(duì)歸還檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作。
4、嚴(yán)格遵守公司檔案保密規(guī)定,未經(jīng)本項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn),不得向任何人和單位泄露任何檔案管理信息。
5、完成本項(xiàng)目部(副)經(jīng)理下達(dá)的其他工作。
第10篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作,是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn),探索管理和檢修規(guī)律,增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備均應(yīng)建立設(shè)備登記卡,記錄設(shè)備的名稱、作用、安裝地點(diǎn)、廠家、型號(hào)、名牌數(shù)據(jù)、設(shè)備附件、估計(jì)使用年限、易損件名稱規(guī)格及維修要求,以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為酒店的重要財(cái)富。檔案管理作業(yè)程序如下10個(gè)步驟:①點(diǎn)數(shù) ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護(hù) ⑨應(yīng)用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執(zhí)行日期
第11篇 實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理細(xì)則辦法
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中的各種文件和資料:實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)情況記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的項(xiàng)目數(shù)及其工作量。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎(jiǎng)等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè);儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。
6.單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)及全套隨機(jī)文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時(shí)將運(yùn)行情況、使用時(shí)間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過(guò)程、定期檢修或校驗(yàn)情況等如實(shí)記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報(bào)表、論證報(bào)告書(shū)、審批計(jì)劃單、訂貨合同及有關(guān)來(lái)往信函等。
(2)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收單、說(shuō)明書(shū)、合格證、附件清單、隨機(jī)圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過(guò)程中的所有記錄。
(6)降級(jí)、報(bào)廢、處理的報(bào)告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書(shū)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、鑒定材料、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)等。
8.實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實(shí)驗(yàn)室工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
10.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理文件和本實(shí)驗(yàn)室制定的規(guī)章制度。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理
1.實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集整理、登記、分類編號(hào)、存檔等工作。
2.實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的材料交給實(shí)驗(yàn)室主任。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。
6.除上述兩項(xiàng)資料外,其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。
7.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定,如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。
9.單價(jià)5萬(wàn)元以上的大型精密儀器(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說(shuō)明書(shū)、裝箱單、保修單及全套隨機(jī)文件原件交學(xué)校檔案館長(zhǎng)期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報(bào)告、開(kāi)箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實(shí)驗(yàn)中心
第12篇 壓力容器提高安全技術(shù)管理措施——必須做好檔案工作4
設(shè)備技術(shù)檔案是正確使用壓力容器的主要依據(jù)。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當(dāng)前安全技術(shù)狀況，了解壓力容器的運(yùn)行規(guī)律，防止壓力容器事故的發(fā)生。每臺(tái)壓力容器均按有關(guān)規(guī)定建立檔案。
壓力容器技術(shù)檔案的內(nèi)容：
1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應(yīng)按《壓力容器使用登記管理規(guī)定》的要求，向地、市級(jí)鍋爐壓力容器安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)申報(bào)和辦理使用登記手續(xù)。
2. 設(shè)計(jì)單位向用戶提供的設(shè)計(jì)圖樣，必要時(shí)提供的設(shè)計(jì)、安裝（使用）說(shuō)明書(shū)，對(duì)中、高壓反應(yīng)壓力容器和儲(chǔ)存壓力容器的強(qiáng)度計(jì)算書(shū)。
3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術(shù)文件和資料：
（1） 竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術(shù)審核人確認(rèn)標(biāo)記）；
（2） 產(chǎn)品質(zhì)量證明書(shū)，其至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a. 產(chǎn)品合格證；
b.產(chǎn)品技術(shù)特性；
c.壓力容器產(chǎn)品主要受壓元件使用材料一覽表；
d.產(chǎn)品焊接試板力學(xué)和彎曲性能檢驗(yàn)報(bào)告；
e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗(yàn)報(bào)告；
f.焊縫無(wú)損檢測(cè)報(bào)告；
g.鋼板、鑄鍛件、零件無(wú)損檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告；
h.壓力容器焊后熱處理報(bào)告；
i.壓力試驗(yàn)報(bào)告。
如焊縫經(jīng)過(guò)返修的，還應(yīng)有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數(shù)及返修的檢驗(yàn)評(píng)定結(jié)論等。
（3） 壓力容器產(chǎn)品安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)證書(shū)。
對(duì)現(xiàn)場(chǎng)組焊的壓力容器竣工并經(jīng)驗(yàn)收后，施工單位除提供上述技術(shù)文件和資料外，還應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，將組織和質(zhì)量檢驗(yàn)的資料提交用戶；
（4） 檢驗(yàn)、檢測(cè)記錄，以及有關(guān)檢驗(yàn)的技術(shù)文件和資料；
（5） 修理方案，實(shí)際修理記錄情況，以及有關(guān)技術(shù)文件和資料；
（6） 壓力容器技術(shù)改造方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書(shū)、施工質(zhì)量檢驗(yàn)及技術(shù)文件和資料；
（7） 安全附件校驗(yàn)、修理、更換記錄；
（8） 有關(guān)事故的記錄資料和處理的告。
綜上所述，提高壓力容器的安全技術(shù)管理必須科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化、基礎(chǔ)化，才能不斷促進(jìn)壓力容器安全技術(shù)的發(fā)展。
蔡 霞
第13篇 某業(yè)戶檔案管理工作規(guī)范
1.0 目的
為加強(qiáng)業(yè)戶檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。
2.0 范圍
本規(guī)范適用于物業(yè)集團(tuán)所有業(yè)戶檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1 客戶服務(wù)部文員負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案的建立和更新、補(bǔ)充等日常管理工作,并直接對(duì)分管客戶服務(wù)部的公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。
3.2 客戶服務(wù)部的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督業(yè)戶檔案的使用與控制。
4.0工作內(nèi)容
4.1 檔案資料的收集
4.1.1 客戶服務(wù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行管理。業(yè)戶檔案資料包括:
a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、住戶檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認(rèn)書(shū)、樓宇情況反饋單等);
b.裝修資料(裝修申請(qǐng)書(shū)、裝修承諾書(shū)、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件等);
c.房屋維護(hù)資料(投訴處理檔案卡等);
d.房屋變更資料。
4.1.2 對(duì)遺缺不全的檔案,客戶服務(wù)部文員應(yīng)采取措施,積極收集齊全。
4.2 檔案的整理
4.2.1 客戶服務(wù)部文員依據(jù)業(yè)戶的樓號(hào)對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行分類并建立索引。
4.2.2 每位業(yè)戶檔案卷宗上應(yīng)貼有檔案清單,注明業(yè)戶存放的所有檔案資料。
4.3 檔案的保存
4.3.1 公司設(shè)立專門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房保存檔案。
4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號(hào)、樓號(hào)、房號(hào)、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。
4.3.3 門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固,做好檔案室的防盜。
4.3.4 檔案室應(yīng)防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。
4.4 檔案的更新
4.4.1客戶服務(wù)部文員將新業(yè)戶的資料按照樓號(hào)存放相應(yīng)位置,將舊業(yè)戶的資料另行妥善保存。
4.4.2如果業(yè)戶的資料有增加或刪減,客戶服務(wù)部文員應(yīng)及時(shí)修改卷宗的卡片。
4.5 檔案的使用與控制
4.5.1 業(yè)戶檔案的使用必須嚴(yán)格控制,控制等級(jí)由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶資料的保管與使用按以下等級(jí)控制:
4.5.1.1完整的業(yè)戶資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機(jī)密文件,由物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人保管與控制,其余人員不得復(fù)制、使用,違反者,按嚴(yán)重違紀(jì)處理。
4.5.1.2客戶服務(wù)部人員使用的業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)戶的姓名、常用聯(lián)絡(luò)手機(jī)、家庭電話、單元編號(hào),重要業(yè)戶的手機(jī)號(hào)碼不登記。
4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶姓名、單元編號(hào)。
4.5.1.4重要業(yè)戶的資料的控制由公司另外規(guī)定。
4.5.1.5以上各類業(yè)戶資料匯總表由客戶服務(wù)部文員負(fù)責(zé)編制,加蓋文件受控章和編號(hào)后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤(pán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),任何人員在任何時(shí)候不得復(fù)制以上業(yè)戶資料(文字和電子版)。
4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶檔案者,::須由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》報(bào)物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人同意后,方可借閱、使用。
4.5.3 借閱業(yè)戶檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時(shí),客戶服務(wù)部文員須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.5.4 外單位借閱業(yè)戶檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。
5.0 質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
5.1 業(yè)戶檔案資料的管理應(yīng)建立索引,以方便利用。
5.2 業(yè)戶檔案資料卷宗上應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),注明業(yè)戶所有存放的資料。
5.3 業(yè)戶檔案資料的存放卡片應(yīng)標(biāo)識(shí)明確,方便查找。
5.4 業(yè)戶檔案資料應(yīng)當(dāng)做好保密工作,不得擅自提供他人使用,法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。
5.5 不得對(duì)業(yè)戶檔案資料進(jìn)行涂改
、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀。
5.6 客戶服務(wù)部文員要確保業(yè)戶檔案資料的數(shù)量齊全,無(wú)遺漏現(xiàn)象。
6.0 相關(guān)文件
無(wú)
7.0 記錄表格
7.1《檔案借閱登記表》(qr-4.2.3-05-01)
第14篇 職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員工作職責(zé)
第一條、負(fù)責(zé)全分公司職工的職業(yè)健康檔案管理工作,達(dá)到科學(xué)集中、統(tǒng)一、完整、方便、安全,按人員分類進(jìn)行檔案分類、編號(hào)、存放整齊,方便查閱。
第二條、建立檔案查閱、借閱制度,及時(shí)傳送調(diào)動(dòng)人員的檔案。
第三條、了解和熟悉各類人員的基本情況,發(fā)現(xiàn)有誤及時(shí)按有關(guān)規(guī)定給予更正。
第四條、檔案要保持清潔、整齊,防止霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀和火災(zāi)。
第五條、積極配合相關(guān)部門(mén)的職業(yè)安全健康檢查工作。
第15篇 某某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
'資料的收集
設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道,從時(shí)間上講是從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工作技術(shù)維修資料;從空間上講是物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹(shù)一木都有詳細(xì)的資料收集。
'資料分類整理
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
'資料歸檔管理
歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。根據(jù)實(shí)際需要,'zz'的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究相關(guān)人員的責(zé)任,檔案管理資料員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防霉變。
'檔案的運(yùn)用
采用先進(jìn)的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。
外部網(wǎng):與廣大業(yè)主、住宅局主管處室進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
內(nèi)部網(wǎng):管理服務(wù)中心內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。
表7-1檔案資料的分類
名稱資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算章
e:竣工圖:①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
②消防、燃?xì)?、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)
g:鋼材、水泥等主材的質(zhì)量保證書(shū)
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格書(shū)
i:供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū),供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料
j:砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告
k:綠化工程竣工圖
l:其他技術(shù)資料
事務(wù)管理資料住戶資料a:住戶入住資料(購(gòu)房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗(yàn)房表、費(fèi)用托收協(xié)議等)
b:住戶家庭人員檔案
c:住戶家庭維修檔案
事務(wù)資料a:事務(wù)值班表
b:事務(wù)交接記錄表
c:物品搬出(入)物品登記表
d:日常事務(wù)巡視記錄
e:事務(wù)回訪登記表
裝修資料a:裝修申請(qǐng)表(附圖紙)b:裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)
c:臨時(shí)施工人員登記表d:施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照
維修資料a:維修申請(qǐng)單b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議
事務(wù)管理資料設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化資料a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
c:傳媒報(bào)導(dǎo)
d:老人活動(dòng)室等設(shè)施使用情況
續(xù)表7-1檔案資料的分類
員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表
b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄
d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄
f:員工住戶及內(nèi)務(wù)管理記錄表
業(yè)主反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表
b:業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
c:業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理服務(wù)中心部長(zhǎng)值班及督察記錄
b:政府部門(mén)文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)文件
d:管理服務(wù)中心規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:管理服務(wù)中心榮譽(yù)一覽表
f:管理服務(wù)中心接待來(lái)訪參觀記錄表
業(yè)主管委會(huì)資料a:籌備成立文件
b:成立后運(yùn)行文件
第16篇 中小學(xué)校檔案管理員安全工作職責(zé)
1.按上級(jí)規(guī)定和學(xué)校要求妥善保管檔案資料，落實(shí)保密制度，確保檔案安全。
2.按有關(guān)要求安裝防火防盜門(mén)，按規(guī)定配齊滅火器材，并及時(shí)檢查、維護(hù)或更換，有條件的學(xué)校配備安全報(bào)警裝置，做好防火、防盜工作。
3.按天氣情況開(kāi)啟空調(diào)和除濕機(jī)，維護(hù)檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度。
