記錄管理工作11篇

第1篇 物業(yè)公司質量記錄控制管理工作程序

物業(yè)公司質量記錄控制管理程序

1.0目的

為證明項目質量符合要求和質量管理體系有效運行提供客觀證據.

2.0適用范圍

適用于質量管理體系及產品、項目所要求記錄的控制。

3.0職責

辦公室負責對公司各部門產生的質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。

1.0過程識別

擬定目錄--設計/選擇--表式--標識--分發(fā)--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理

5.0 行為準則:

a)運作過程中記錄應:及時準確、內容齊全、手續(xù)完備;

b)各種記錄標識應具有唯一性;

c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;

d)保管應分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;

e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風,有防護措施;

f)體系記錄保存日期為三年,工程質量記錄竣工移交長期保存.

6.0 程序要求:

6.1 記錄的分類管理

6.1.1 體系運行記錄包括:管理評審記錄、內容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關責任部門分別管理.

6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。

6.2 記錄編目、編號

記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標識規(guī)定;收集后由責任部門依次編號,確保唯一性.

6.3 記錄填寫

記錄應在過程活動中及時、真實的形成,字跡清晰,不準涂改,保證易于識別,且內容齊全,各種審核手續(xù)齊備.

如因筆誤需修改,應采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內容,由更改責任人簽字或蓋章.

6.4 記錄的保管、儲存和檢索

各部門形成的記錄,由本單位專人負責保管,分類存放.

保存環(huán)境條件應干燥通風,裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設卷內目錄.

各種記錄需移交或歸檔保存的,應按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風,有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.

接著外來傳真件,應先復印,復印件連同傳真件一并存放.

6.5 記錄保存期及處置

體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.

不需保存或到保存期的記錄,應填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準,由專人負責銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).

6.5 記錄復印、借閱、修改

記錄復印、借閱原則上當天送還,如外單位復印、借閱或超過一天難以送還的應進行借閱登記.無論借閱或復印需經管理者代表批準.

記錄作為一種特殊文件,修改時應執(zhí)行《文件控制程序》中有關規(guī)定.

7.0 相關文件

《文件控制程序》

《管理策劃控制程序》

《改進管理程序》

8.0 記錄

質量記錄清單

文件發(fā)放回收記錄

文件借閱、復印記錄

文件銷毀申請/記錄處理申請單

第2篇 物業(yè)管理質量記錄控制工作程序

物業(yè)管理質量記錄控制程序

1.0目的

確保質量記錄的完整、準確、清晰,為質量體系的有效運行和產品質量滿足規(guī)定的要求并為實現可追溯性、證實作用以及采取糾正措施提供客觀證據。

2.0范圍

適用于物業(yè)管理公司所有與質量活動有關的質量記錄控制。

3.0職責

3.1總辦負責本程序的歸口管理。

3.2各部門負責與該部門相關的質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。

4.0工作程序流程圖

責任人/支持文件

質量記錄

總辦

總辦

質量記錄一覽表

相關部門

相關部門

總辦

相關部門

總辦過期記錄處理登記表

質量體系文件更改申請表

5.0控制要求

5.1質量記錄的標識和編目

5.1.1質量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;

5.1.2公司所有質量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質量記錄清單。質量記錄清單應包括下述內容:序號、質量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。

5.2質量記錄的填寫

質量記錄應填寫清晰、正確、內容完整,填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。

5.3質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管

5.3.1質量記錄由最終送達部門(即保管部門)定期收集,按質量記錄清單上相關的內容要求進行歸檔、保管。

5.3.2各部門在接收質量記錄時,應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質量記錄有效。

5.3.3各部門應將質量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內不會丟失、損壞及變質。

5.3.4總辦文件管理員將質量記錄清單發(fā)給每個部門一份,并負責檢查各部門對質量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質量記錄按時歸檔,并方便存取和檢索。

5.4質量記錄的查閱、歸檔期限、保存期

5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質量記錄,應先填寫《質量記錄查閱審批單》,經主管領導批準,方可查閱。

5.4.2總辦根據有關規(guī)定,確定每種質量記錄的保存期限,并詳細列入質量記錄清單中。

5.5質量記錄表格的增加和更改

5.5.1根據物業(yè)管理公司實際工作的需要和變化,可以增加新的質量記錄表格,或對已不能滿足要求的質量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請,填寫《文件更改申請表》,按《文件控制程序》中的有關規(guī)定實施更改。

5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質量記錄表格后,應更改質量記錄清單中的相應內容,并與更改后的質量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時收回作廢的質量記錄清單。

5.6質量記錄的處理

對超過保存期限的質量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質量記錄處理登記表》,報物業(yè)總經理審批后,由相關部門銷毀。

6.0相關文件

6.1 《文件控制程序》

7.0質量記錄

7.1 質量記錄清單

7.2 《過期質量記錄處理登記表》

7.3 《文件更改申請表》

第3篇 工作記錄管理標準作業(yè)工作程序

一、目的

規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部管理服務工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。

三、職責

1、公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。

2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規(guī)程關于記錄控制的規(guī)定和要求。

四、程序要點

1、記錄的作用

(1)證據的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據。

(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數據和資料。

(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結果提供追溯。

2、記錄的形式和來源

(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:

a、質量體系文件規(guī)定、設計并要求填寫的格式記錄;

b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。

(2)分供方提供的記錄

3、記錄形成的要求

(1)應使用規(guī)定的記錄格式。

(2)應由規(guī)定的人填制。

(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。

(4)記錄有要求時應按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。

4、記錄的標識

(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關規(guī)定。

(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(no)。

5、記錄的收集

(1)記錄應按下列要求進行收集:

a、記錄填寫、編制部門收集;

b、記錄接收部門收集;

c、記錄歸口管理部門收集。

(2)記錄收集時間:

a、連續(xù)收集;

b、按月、季、年集中收集。

6、記錄的編目

品質部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質量記錄的依據?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇S記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定。

7、記錄的查閱

(1)記錄應按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。

(2)合格要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定并予以記錄。

8、記錄歸檔

(1)下列性質的記錄應予歸檔:

a、有關物業(yè)接管驗收的記錄;

b、有關委托物業(yè)管理合同的記錄;

c、有關質量策劃――計劃的記錄;

d、有關質量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;

e、有關組織機構設置,調整和職責權限規(guī)定的記錄;

f、有關重大安全責任事故的記錄;

g、有關火災、重大治安事件的記錄;

h、有關管理評審內部質量審核的記錄;

i、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄;

j、有關工作檢查、評比的記錄;

k、有關員工績效考評的記錄;

l、有關工作狀態(tài)、設備檔案的記錄;

m、其他有必要作為原始憑證的記錄。

(2)記錄的形成、保管部門應按規(guī)定將應予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。

(3)歸檔文件應妥善保存。

9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。

10、記錄的保管

(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。

(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉借。

11、記錄的處置

(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定進行位置。

(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。

五、記錄

《質量記錄清單》

六、相關支持文件

1、《質量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》

2、《質量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》

3、《檔案管理標準作業(yè)程序》

第4篇 實驗記錄本管理員工作職責

1.以實驗記錄本掃描工作為主。

2.協(xié)助制定實驗記錄本相關管理制度。

3.協(xié)助對實驗記錄本進行檢查、歸檔、整理等。

4.宣傳實驗記錄本相關規(guī)定,及時更新相關信息。

第5篇 管理處工作記錄控制工作程序

管理處工作記錄控制程序

為加強對工作記錄的標識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。

1.工作記錄的定義

1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。

1.2各部門工作記錄包括一切與服務質量有關的記錄,如人員資格證書和培訓記錄、分承包方的有關合同、協(xié)議書和資格證明、各類現場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。

2.管理職責

2.1綜合管理部負責監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。

2.2各部門文件主管指定專人負責本部門工作記錄的管理。

3.現場工作記錄的管理

3.1現場的工作記錄應裝在文件夾中,并在文件夾上標明該記錄名稱。

3.2現場工作記錄應字跡清晰,無污損或破損等現象。各業(yè)務班長應負責對現場的工作記錄進行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。

4.已收集的工作記錄的管理

4.1文件管理員應在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。

4.2文件管理員應檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進行作廢處理。

4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應按照不同崗位、專業(yè)的類別進行排序,確保序號的連續(xù)性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進行合理地編目、標識,以便于工作記錄的查找和檢索。

4.4結合管理處的實際情況,對已收集的工作記錄進行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進行。對于數量較少或延續(xù)性不強的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進行;對于數量較多或延續(xù)性不強的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進行。

4.5如工作記錄是傳真件,應復印后保存復印件。如工作記錄破損,應即時修補。

5.已歸檔工作記錄的管理

綜合管理部應安排適當的地點對已歸檔的工作記錄進行存放,并標識工作記錄的名稱、產生的時間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲清單》上進行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯η鍐巍讽毝ㄆ谛Ｕ?一般每月進行一次,以確保準確性。

工作記錄的保管應注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。

6.工作記錄的借閱

工作記錄的借閱由文件管理員負責。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時間超過1天(隔夜外借)時,須經部門主管批準后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負責跟進,并及時收回歸檔。

7.工作記錄的報廢

文件管理員應參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經綜合管理部主管批準后作報廢處理。

閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個月。

8.工作記錄的檢查

綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。

三、工作記錄一覽表

序號文件名稱保存時間

1合同登記表合同失效后1年

2借閱登記表至少2年

3文件資料存儲清單至少2年

4文件處理表同該文件保存期

5公章證照登記表永久

6公章證照使用申請表至少1年

7物資申請報告至少3年

8物資申請單至少1年

9ci制作申請表至少1年

10消殺工作記錄表至少3年

11洗手間定時清潔記錄表至少1年

12泳池、泳樂設施運行記錄表表至少1年

13安全管理員交接班記錄表至少1年

14安全管理員巡查記錄表至少1年

15安全管理員巡邏簽到表至少1年

16裝修現場監(jiān)控記錄表至少1年

17出入卡不存

18來訪人員登記表至少1年

19物資搬運放行條至少3年

20管理處進出人員登記表至少1年

21裝修申請表永久保存

22裝修管理責任書永久保存

23裝修施工人員登記表永久保存

24裝修許可證永久保存

25裝修違章通知書至少1年

26停車場車位租用協(xié)議書失效后保存1年

27停車場管理協(xié)議書失效后保存1年

28停車場車輛情況登記表至少2年

29駛出車輛異常情況記錄表至少3年

30停車卡不存

31車輛進出憑證至少1月

32未收費車輛登記表至少1年

33拾遺物品登記表處理后保存1年

34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年

35值班記錄表至少5年

36消防演習情況記錄表至少2年

37消防設施清單永久保存

38公用設施保養(yǎng)維修記錄表至少3年

39停水/電/氣/試消防設施通知至少1年

40分承包方設備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年

41設備(工具)匯總表失效后保存1年

42設備(設施)檢查記錄表至少5年

43機電設備年度檢修計劃至少5年

44設備搶修(大修)記錄表永久保存

45分承包方保養(yǎng)效果評估表至少3年

46電力運行記錄表至少3年

47智能門禁系統(tǒng)檢查表至少1年

48電纜絕緣測試記錄表永久保存

49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄表至少1年

50業(yè)主(住戶)資料卡永久保存

51委托銀行代收款協(xié)議書永久保存

52____房屋交付驗收表永久保存

53物品領用登記表永久保存

54租戶管理協(xié)議書永久保存

55工程遺留問題處理記錄表至少5年

56求職表員工離職后1年

57轉正審批表員工離職后1年

58面談表員工離職后1年

59家庭服務

情況記錄表至少5年

60代客購物登記表至少5年

61郵件簽收登記表至少1年

62家庭服務協(xié)議書至少5年

63客戶服務情況統(tǒng)計分析報告至少5年

64家庭服務回訪記錄表至少5年

65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年

66入住須知永久保存

67夜間查崗計劃安排表至少2年

68夜間查崗情況登記表至少2年

69鑰匙配制申請表至少3年

70鑰匙使用登記表至少3年

71鑰匙清單至少3年

72商戶管理協(xié)議書至少5年

73商鋪消防管理責任書至少5年

74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年

75商鋪設施檢查記錄表至少5年

76員工申訴表至少1年

77調動通知書員工離職后1年

78人員編制申請表至少2年

79交接清單至少2年

80房屋移交驗收情況通報表至少5年

81房屋驗收記錄表永久保存

82職員(工)即時獎懲通知書至少2年

83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年

84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年

85內務管理情況檢查記錄表至少1年

86技術維修類人員等級考核個人申報表員工離職后1年

87技術維修人員部門考核評分表員工離職后1年

88員工過失通知書員工離職后1年

89員工警告通知書員工離職后1年

90員工獎勵通知書員工離職后1年

91解除勞動合同審批表員工離職后1年

92解除勞動合同通知書員工離職后1年

93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年

94業(yè)務管理部綠化(地)養(yǎng)護巡查周記表至少2年

95保潔工作檢查記錄表至少1年

96緊急集合情況記錄表至少2年

97顧客投訴(建議)記錄表永久保存

98緊急事件登記表永久保存

99緊急事件處理表永久保存

100物資領(借)用單至少2年

101倉庫物資盤點表至少2年

102工作記錄存儲清單至少2年

103工作記錄檢查情況記錄表至少2年

104工作記錄報廢申請表至少2年

105新員工試用情況反饋表員工離開后1年

106培訓(會議)記錄表至少1年

107崗位證書登記表失效后1年

108培訓計劃至少2年

109社區(qū)文化活動記錄表至少2年

110管理報告至少5年

附工作記錄表格:

1、《工作記錄存儲清單》

2、《工作記錄檢查記錄表》

第6篇 物業(yè)精細化管理--維修講解記錄工作精細化

物業(yè)精細化管理--維修講解及記錄工作要精細化

一、維修程序

寫字樓內一業(yè)主入駐不久,辦公室里的小套間門鎖不能開關了,于是給管理處打電話,要求趕快檢查維修。維修人員立即趕到,熟練地將鎖芯拆掉,換了新的安上。鑰匙一開一試,門鎖正常,故障排除了,于是給業(yè)主開了單據收取維修費用。不料業(yè)主堅決不付,認為維修人員未經檢查測試,怎么就確認是這個鎖芯的故障呢定然是寫字樓內這種故障太多了,由此說明房地產開發(fā)公司選用的門鎖以次充好,應該由房地產開發(fā)公司支付這筆費用。維修人員拿著管理處近期的維修記錄,請業(yè)主查看,證明寫字樓內出現此類故障并不像業(yè)主所說,業(yè)主這才解除疑慮交了維修費用。

精細化操作建議:

1、首先向業(yè)主講明故障原因、維修方式和收費標準,經業(yè)主同意后再進行維修;

2、每次維修結束要做好工作記錄,以便關鍵時刻能派上用場;

3、物業(yè)管理服務工作要講究時效,如果事先將工作做細,則事后會規(guī)避諸多麻煩,同時也會取得客戶的信賴和認可。

二、維修方式

某日一業(yè)主投訴所住單元樓道內的聲控照明燈多處有不亮或長明現象,管理處隨即通知了地產公司進行更換和修復。因施工人員緊張,四天以后才能修復。又因該小區(qū)二期工程未竣工,地產施工人員通過管理處的協(xié)調,同意盡快在兩天后處理此事,管理處安排維修人員。兩天內,對長明燈白天將電源斷掉,天黑前再將電源連接上。

精細化操作建議:

1、暴露的照明燈電源在修復之前。其附近一定要有警示標識,必要時應有保護措施。以文字形式告知業(yè)主,嚴防有觸電或漏電現象。

2、加強巡視檢查次數,提高工作質量。

第7篇 記錄和記錄管理控制工作程序

1 目的

本程序用于標識、保存和處置職業(yè)健康安全記錄,為職業(yè)健康安全管理體系的有效運行提供真實的證據和信息。

2 范圍

適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關記錄和管理。

3 職責

3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門,負責記錄的管理和監(jiān)督檢查。

3.2各單位負責本單位記錄的填寫、收集、保管、標識和管理。

4 工作流程

4.1記錄表格的設計與要求

4.1.1記錄表格的內容應與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調一致,接口清楚。

4.1.2記錄表格由記錄產生部門設計整理。必要時,在某些較復雜的記錄表格中要有填寫說明。

4.13記錄表格由記錄產生部門負責人審批,多部門使用的由業(yè)務歸口負責人審批。

4.1.4記錄表格編號按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號規(guī)則》執(zhí)行。

4.2記錄的填寫、收集、整理

4.2.1記錄必須用鋼筆填寫,做到內容真實、準確、完整、清晰,填寫及時。表格中的所有項目必須按規(guī)定填寫。

4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運行過程中形成的記錄,由記錄產生部門指定人員收集、整理。

4.2.3記錄一般為文字記錄形式,也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。

4.3記錄的貯存和保管

4.3.1記錄由產生部門保存,填寫人記錄完畢定期交付保存者。

4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性,不得缺損和丟失。

4.4記錄的查閱

外來人員查閱記錄,須經管理者審批后方可進行。

4.5記錄差錯的修正和空格的要求

4.5.1當記錄存在筆誤和計算差錯時,只允許劃改(在差錯處劃一道橫線),并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。

4.5.2當有空格時,應在空白處劃一道斜線“ / ”表示此處無內容。

4.6表格的修改,

4.6.1當表格不能滿足要求時,記錄產生部門應重新設計表格,并執(zhí)行4.1條款。

4.6.2新表格到位后,表格發(fā)放部門應將作廢的表格收回處理。

4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報企管科。

4.7記錄的處理

記錄超過保存期,由保管部門列出清單,填寫《記錄處理申請單》,由企管科批準后,處理如下:

4.7.1需留著參考的,在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章,分開保存。

4.7.2其余記錄由保管部門銷毀,企管科監(jiān)督執(zhí)行。

第8篇 規(guī)范運行班組記錄的管理工作

抓好班組管理，規(guī)范班組記錄對一個企業(yè)的管理工作尤為重要。安全管理必須從班組管理抓起，只有規(guī)范班組人員的行為，規(guī)范班組記錄，使班組管理日趨規(guī)范化、標準化、制度 化，才能更好地推動企業(yè)創(chuàng)一流、雙文明達標工作順利進行?，F就如何規(guī)范變電所班組記錄 的管理工作，筆者淺談一下思路和方法。

1 問題提出

國家電力公司要求企業(yè)的班組做到規(guī)范化、標準化和現代化。這是企業(yè)創(chuàng)一流的必備條 件，也是當前電力企業(yè)第二次改革的需要。規(guī)范化和標準化是相輔相成的，只有達到規(guī)范化和標準化之后，才能促使現代化得以落實。要在班組記錄上實現規(guī)范化、標準化，就必須制 訂出一套規(guī)范化的現場記錄格式。而現在大部分班組普遍存在以下幾個問題。

1.1 述語不統(tǒng)一

我局所轄變電運行班組記錄(特別是運行日志)中，對記錄只作大體規(guī)定，至于如何詳細 記錄、具體格式、統(tǒng)一述語未作具體規(guī)定。運行日志述語五花八門。

1.2 內容不規(guī)范

諸如，在日常檢修運行日志記錄中，發(fā)現個別班組對當天出現的異常情況記錄不規(guī)范、不全面。開關跳閘時，只記錄該開關跳閘時間及何種保護動作，但該開關跳閘前運行工況以 及跳閘時出現何種現象等關鍵的情況在記錄中被漏記，一定程度上給分析事故和處理事故造 成麻煩。對于小接地電流電網系統(tǒng)，發(fā)生10 kv、35 kv系統(tǒng)接地，在記錄上只反映時間、接 地相，而接地時出現的相電壓變化、消弧線圈動作情況以及本所有無接地現象等，在運行日 志上沒有認真詳細記錄。

1.3 內容不充實

在變電所設備檢修記錄中普遍存在著 '就事論事”的記錄，不能詳細記錄存在的缺陷，遺留的問題，結論如何等。在設備檢修后， 出現了異常運行或檢修單位出現重復性檢修時，安監(jiān)、生技部門分析責任時，這些問題往往 造成運行單位和檢修單位之間的扯皮現象。

上述這些問題的存在，原因是多方面 的，但集中反映出一個突出的問題，就是現場運行記錄有待于統(tǒng)一規(guī)范化。

2 記錄規(guī)范化的特點

2.1 可操作性

運行班組的現場記錄應根據設備現場情況、當天工作，以及異常運行情況和要求進行詳細記錄。因此每種記錄應使用典型述語，符合一流企業(yè)標準，具有可操作性。

2.2 統(tǒng)一性

為了便于操作和執(zhí)行，運行班組的每種現場記錄都必須按統(tǒng)一格式、統(tǒng)一述語，進行詳細記錄，有嚴格的要求，而且按照時間順序一一記載，既整潔又規(guī)范，具有統(tǒng)一性。

2.3 制約性

現場記錄典型述語一經批準，運行班組應認真遵照執(zhí)行，平時應加大考核力度，獎優(yōu)罰 劣，使之各種記錄日趨完善。

總之，現場記錄是企業(yè)管理的基礎，記錄正確，不僅對分析設備健康狀況提供了可靠依 據，也是企業(yè)現代化科學管理的必不可少的條件。 (石 峰 劉 壯 尹志剛)

第9篇 化工公司質量記錄管理工作程序

化工公司質量記錄管理程序

1.目的

對質量記錄進行控制和管理,旨在提供產品質量或法律法規(guī)達到規(guī)定要求和質

量管理體系有效運行的證據。

2.適用范圍

適用于本公司質量管理體系有關的所有質量記錄的控制。

3.職責

iso辦公室制定本程序,相關部門配合執(zhí)行。

4.定義

4.1質量記錄:是指本公司質量管理體系有關的證據,如某產品的檢驗記錄等。

5.作業(yè)內容

5.1iso辦公室負責建立'質量記錄一覽表',包括名稱、保存期限、保存地點等。

5.2質量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。

5.3質量記錄要求字跡端正清楚、內容詳盡真實、項目填寫齊全、數據可靠,各部門負責人應對本部門的質量記錄的真實性和完整性負責,且應指定專人負責本部門質量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質量記錄時,需經部門主管批準。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。

5.7質量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序

第10篇 地產公司工程建設部門工作日記記錄管理規(guī)定

地產公司工程建設部門工作日記記錄管理規(guī)定

第一條 工作日記的目的:

1、如實反映每日工作內容,確保事情的可追溯性;

2、整理工作思想,合理安排時間,以提高工作效率;

3、對工作中的得失進行總結,隨時調整以減少失誤。

第二條 工作日記的格式、內容、要求及原則:

1、第一項:記錄日期,х年х月х日、星期х、天氣情況、要求記錄正確和真實;

2、第二項:按優(yōu)先順序列出當天需處理事宜(包括之前未完成事宜,作為當日計劃);

計劃擬訂的原則:以權重排序,選取處理緊急且重要的事宜,其次處理緊急不重要的事宜,再次處理重要但不緊急的事宜,最后處理不緊急不重要的事宜。

3、第三項:記錄領導安排的事宜。須寫明何人、何時、何地所作地指示,是口頭指示、電話指示還是書面指示,完成的要求等等。

4、第四項:事情摘要

須寫明時間、地點、人物、處理結果,重要文件的去向(如合同、協(xié)議、簽證是否存檔等),對于未完成事宜的記錄,已處理到哪一步驟,是否尋求領導及其他部門的支持,計劃何時完成等等。

5、第五項:記錄特殊事件(如居民投訴、重大質量、安全事故等),要求按照第4條;

6、每周四對本周工作進行小結并安排下周計劃,16:30前發(fā)至各部門經理處;

7、每月工程建設部門計劃協(xié)調會之前,部門經理須將本月工作總結和下月工作計劃發(fā)至設計部曹友云處。

第三條 值班日記記錄制度:

1、休息日及夜間值班日記由當班值班人員記錄。

2、值班日記的目的、格式、內容、要求及原則同工作日記。

第四條 制度執(zhí)行和檢查

項目經理、工程管理部經理、分管副總每月將不定期抽查各人工作日記,對于執(zhí)行情況將會在每月的績效考核中予以體現。

第11篇 成本管理體系記錄控制工作程序

成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實成本管理、成本水平和成本發(fā)生過程符合要求及成本管理體系有效運行的證據性文件,對記錄進行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預防措施以及為保持和改進成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運行和成本水平、成本發(fā)生過程的控制有關的所有記錄。

3、職責

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負責全公司成本記錄的策劃、建立以及對各部門和單位記錄的檢查、監(jiān)督和指導的管理與控制。

3.2各部門和單位負責本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實施記錄的有關人員應按規(guī)定填寫記錄,并對記錄的真實性、準確性、及時性、充分性負責。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運行有關的記錄;

b)與成本水平和成本發(fā)生過程控制有關的記錄。

4.2記錄表格的設計

4.2.1成本部應組織有關部門和單位對本公司成本管理體系運行和成本水平以及成本發(fā)生過程的控制都需要建立哪些記錄進行識別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負責制定《記錄表格設計規(guī)范》以確保全公司所有記錄表格的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

4.2.3各部門和單位應依據《記錄表格清單》,結合本部門或本單位、本專業(yè)和成本管理活動實際的情況,按照《記錄表格設計規(guī)范》,自行設計記錄表格。表格設計完成后,其表格的形式及內容應報成本部進行審查,經審查通過后,成本部應形成全公司的《記錄表格樣冊》,各部門和單位應按樣冊規(guī)定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應執(zhí)行4.2.3條規(guī)定,并調整《記錄表格樣冊》,作廢的記錄表格應全部收回。

4.3記錄的標識

4.3.1記錄應有唯一性的準確標識,以保持可追溯性。各部門和單位應按以下編號規(guī)則正確實施記錄的編號:

例:《文件發(fā)放登記表》的編號為:××3.4.2-01其中:××――××機械制造有限公司;3.4.2――cca2102:2005成本管理體系標準條款號;01――第1號記錄表。

4.3.2記錄的名稱應準確概括其活動內容,不得重名,各部門和單位在策劃和設計表格時應予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實施記錄的人員應認真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內容,字跡應清晰可辨,所記錄的活動應真實、數據準確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達和收取應做到及時。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺帳》。

4.5.2記錄的貯存應有防潮、防盜、防火、防霉爛、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對歸檔保存或以其他方式保存的記錄應進行編目和分類,便于檢索,查閱時應易查找,借閱時應辦理借閱手續(xù)。

4.6.2當公司外部組織(包括:政府機構、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)要求提供記錄時,應在商定的期限內按時向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護

各部門和單位應保護好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級有規(guī)定或有要求的按上級規(guī)定或要求的保存期限執(zhí)行。

4.8.2供方的評價記錄應保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會計有關的記錄按會計制度執(zhí)行。

4.8.5記錄具體的保存限期應由成本部根據本公司產品特點、法規(guī)要求及合同要求另行規(guī)定。

4.9記錄處置

成本部對已超過保存期限或已作廢的記錄,應及時收回并銷毀。銷毀時應辦理審批手續(xù),做好記錄,按規(guī)定的方式和程序進行銷毀,并注意防止保密內容的泄露。

4.10國家及行業(yè)規(guī)定的記錄表格,應按其有關規(guī)定執(zhí)行。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄表格設計規(guī)范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》