- 目錄
第1篇 公司檔案管理辦法
第一條 設立目的
為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；
2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。
（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄；
（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；
（3）歸檔資料應按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。
2．歸檔時間
（1）科學技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。
（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內(nèi)歸檔。
（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內(nèi)歸檔。
3．具體內(nèi)容
（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。
（4）案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
2．檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：
（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；
（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關(guān)檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；
（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；
（4）保存一年檔案，指無關(guān)緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。
3．管理人員日常工作
（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。
4．檔案的銷毀
對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。
銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。
第六條 檔案的利用
（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經(jīng)許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；
（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。
（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。
（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經(jīng)_____批準，未經(jīng)許可，不得擅自復印、摘抄。
第七條 附則
本辦法由________負責解釋，經(jīng)_______批準后實施。
第2篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書
尊敬的領導：
我叫_____________________，于20______________年6月19日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領導的傾力扶持下我學了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：1、檔案預控這一點至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領和指導下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強學習作為一個項目的檔案員，還應該不斷學習新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領導是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領導予以批準。
此致敬禮!
申請人：
______________年_________月_________日
第3篇 有限股份公司檔案管理制度
目的
為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
范圍
本制度適用于公司各級檔案管理。
名詞解釋
檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。
歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種文件材料。
“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件。
4職責
公司行政部負責檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導各部門執(zhí)行。
各部門(廠)應指定兼職檔案管理員，并負責本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。
行政部檔案管理工作：
組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。
組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。
負責編制、完善檔案管理制度。
負責公司檔案室的組織建設工作。
各部門(廠)檔案管理員：
負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
公司的財務部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。
管理內(nèi)容：
檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。
檔案管理人員應根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。
質(zhì)量要求：
紙質(zhì)類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應予以復制。
電子實物檔案應確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
檔案收集規(guī)則
公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應注意：
及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應定期進行收集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。
嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應逐件進行檢查：
文件應為已處理完畢的生效文件;
文件如是原件，應查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應注明無原件的原因及原件存放地。
檔案整理規(guī)則：
公司檔案設置三級類目：
一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設置。
二級類目設置6大類，包括文書類、基本建設類、設備儀器類、職工類、聲像類、實物類。
三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。
裝訂：
歸檔文書類文件應按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文為一件時，復文在前。來文在后。
裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。
對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。
不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
對于特殊類別的資料，如設計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。
排列：
歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。
編號：
公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。
聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。
實物檔案
每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責任人、保管理由，保管時間及期限。
編目：
卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復文為一件時，只對復文進行編目。
將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。
裝盒：
將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
檔案的保管和保護：
檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責任人。
聲像檔案應一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復制等。
檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。
檔案的移交：
移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
文書檔案的移交：
由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。
聲像實物檔案的移交：
聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應在一周內(nèi)向行政部進行移交。
對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應在取得后盡快完成移交工作。
移交要求：
移交的資料均應為原件。
若各部門業(yè)務工作須使用原件資料，應事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
各級單位在簽訂合同類文件時，應確保移交行政部一份正本原件。
移交的資料應為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。
資料應按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應包括卷內(nèi)文件目錄。
移交時移交人應仔細填寫《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。
行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
移交資料前，各級單位應將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。
移交時限：
一般應于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。
檔案的借閱：
公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責人、相應部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領導簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領導審批后方可借閱。
檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責，不得自行復制，修改。其主管領導負有監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
借閱人需要復制檔案時，應提出申請。復制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。
檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責催辦事宜。
檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。
檔案的處置
公司檔案室應每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領導審核簽字后，方可對檔案進行處置。
如檔案尚存一定保存價值，應需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。
銷毀
經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表)，相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。
對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。
對發(fā)生以下行為者將進行相應處罰：
借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
附表：
卷內(nèi)文件目錄
備考表
檔案交接登記表
檔案借(查)閱單
檔案銷毀清冊
