會議室管理服務(wù)管理規(guī)程

有哪些

會議室管理服務(wù)是企業(yè)日常運營的重要組成部分，旨在確保會議高效、有序進行。本規(guī)程將詳細闡述會議室管理服務(wù)的主要內(nèi)容，包括：

1. 會議室預(yù)訂與調(diào)度：確保公平公正地分配會議室資源，避免沖突。

2. 設(shè)施設(shè)備管理：維護和更新會議室內(nèi)的硬件設(shè)施，如投影儀、音響系統(tǒng)等。

3. 環(huán)境維護：保持會議室的清潔與整潔，提供舒適的會議環(huán)境。

4. 會議支持服務(wù)：提供會議期間的技術(shù)支持和后勤保障。

5. 數(shù)據(jù)記錄與分析：收集并分析會議室使用情況，以便優(yōu)化管理策略。

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1. 預(yù)訂與調(diào)度

- 預(yù)訂流程：員工通過內(nèi)部系統(tǒng)提交預(yù)訂請求，管理員審核并確認。

- 調(diào)度原則：優(yōu)先級基于會議的緊急程度、參會人數(shù)及預(yù)定時間。

- 變更管理：如需更改預(yù)訂，需提前通知管理員，確保資源有效利用。

2. 設(shè)施設(shè)備管理

- 維護計劃：定期進行設(shè)備檢查，及時處理故障。

- 更新升級：根據(jù)設(shè)備使用情況和技術(shù)發(fā)展，適時更新設(shè)備。

- 用戶培訓(xùn)：提供設(shè)備操作培訓(xùn)，確保用戶能熟練使用。

3. 環(huán)境維護

- 清潔頻率：每日定時清潔，重要會議前進行深度清潔。

- 環(huán)境設(shè)置：確保適宜的溫度、光線和噪音水平。

- 應(yīng)急處理：備有常用辦公用品，如紙筆、飲水等。

4. 會議支持服務(wù)

- 技術(shù)協(xié)助：提供現(xiàn)場技術(shù)支持，解決設(shè)備問題。

- 物資準備：根據(jù)需求準備會議資料，如投影文件、白板等。

- 會議簽到：協(xié)助進行會議簽到，記錄參會人員。

5. 數(shù)據(jù)記錄與分析

- 數(shù)據(jù)收集：記錄會議室使用時間、參會人數(shù)等信息。

- 分析報告：定期生成報告，分析會議室利用率和效率。

- 策略調(diào)整：根據(jù)分析結(jié)果，優(yōu)化預(yù)訂政策和資源配置。

標準

1. 效率：確保會議室資源最大化利用，減少空置率。

2. 滿意度：提供高質(zhì)量的會議環(huán)境和服務(wù)，提升員工滿意度。

3. 響應(yīng)速度：對預(yù)訂、變更和問題處理的響應(yīng)時間需在合理范圍內(nèi)。

4. 合規(guī)性：遵守公司規(guī)定和信息安全政策，保護會議隱私。

5. 持續(xù)改進：定期評估并調(diào)整管理規(guī)程，以適應(yīng)業(yè)務(wù)變化和員工需求。

本規(guī)程旨在建立一套標準化的會議室管理流程，以促進企業(yè)的高效運作。各相關(guān)部門和員工應(yīng)嚴格按照規(guī)程執(zhí)行，共同維護良好的會議環(huán)境。通過規(guī)范化的管理，我們期望實現(xiàn)會議室資源的有效利用，提升團隊協(xié)作效率，為公司的成功貢獻力量。

會議室管理服務(wù)管理規(guī)程范文

1、目的

規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。

2、適用范圍

適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。

3、職責

3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務(wù)人員。

3.3設(shè)備部負責會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運行、維護工作。

3.4業(yè)務(wù)部負責會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護工作。

4、工作程序

4.1會議室管理

4.1.1 使用會議室業(yè)務(wù)受理

a、辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。

b、根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。

c、辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細寫明會議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運行是否需要監(jiān)護等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。

d、業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。

e、設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準備工作。

4.1.2 會場布置及安排

a、接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

b、辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務(wù)工作

4.2.1 會議服務(wù)

大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。

4.2.2 設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運行。

4.2.3 會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負責人匯報。

4.2.4 會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。

4.3辦公室負責隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。

5、相關(guān)文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《慶通公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)