公寓項(xiàng)目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

有哪些

公寓項(xiàng)目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

一、檔案類別

1. 物業(yè)管理制度：包括物業(yè)管理?xiàng)l例、服務(wù)規(guī)范、應(yīng)急預(yù)案等。

2. 合同文件：涵蓋租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、維修保養(yǎng)協(xié)議等。

3. 設(shè)施設(shè)備資料：如建筑圖紙、設(shè)備手冊、維護(hù)記錄等。

4. 財(cái)務(wù)文檔：收支報(bào)告、預(yù)算文件、發(fā)票存根等。

5. 居民信息：租戶登記表、業(yè)主通訊錄、投訴處理記錄等。

6. 法律法規(guī)：相關(guān)房地產(chǎn)法規(guī)、物業(yè)管理法規(guī)等。

二、模板

1. 制度文件模板：應(yīng)包含政策背景、目的、適用范圍、責(zé)任部門、具體規(guī)定、執(zhí)行與監(jiān)督等內(nèi)容。

2. 合同模板：需明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用、期限、違約責(zé)任等條款。

3. 設(shè)施設(shè)備資料模板：應(yīng)記錄設(shè)備基本信息、安裝位置、操作指南、保養(yǎng)周期及記錄。

4. 財(cái)務(wù)文檔模板：統(tǒng)一格式，清晰列出收支項(xiàng)目、金額、日期等信息。

5. 居民信息表格：包括姓名、聯(lián)系方式、居住單元等關(guān)鍵信息。

6. 法規(guī)匯總：整理相關(guān)法律法規(guī)，注明最新修訂日期。

三、標(biāo)準(zhǔn)

1. 檔案完整性：確保所有重要文件齊全，無遺漏。

2. 更新及時(shí)性：定期更新制度、合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，反映最新情況。

3. 保密性：敏感信息如居民信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需嚴(yán)格保管，限制訪問權(quán)限。

4. 可追溯性：每份檔案應(yīng)有版本控制，記錄修改歷史。

5. 易用性：文件分類清晰，檢索系統(tǒng)高效，便于查閱。

6. 法規(guī)合規(guī)性：所有制度和操作均需符合國家及地方相關(guān)法規(guī)。

7. 安全性：物理存儲(chǔ)安全，電子檔案備份，防災(zāi)防損措施到位。

8. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，確保制度理解一致，執(zhí)行到位。

總結(jié)，公寓項(xiàng)目物業(yè)制度檔案的建立管理規(guī)程旨在確保物業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過完善的檔案體系，提升服務(wù)質(zhì)量和效率，保障業(yè)主和租戶的權(quán)益，同時(shí)也為物業(yè)公司的運(yùn)營提供有效支撐。

公寓項(xiàng)目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程范文

公寓項(xiàng)目物業(yè)制度和檔案的建立與管理

第一節(jié)管理規(guī)章制度

一、規(guī)章制度的建立

健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實(shí)施科學(xué)管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù)。我公司在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,全面導(dǎo)入iso9001質(zhì)量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應(yīng)用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學(xué)的質(zhì)量保證體系文件,結(jié)合希格瑪公寓的實(shí)際情況,我們將按照本物業(yè)的運(yùn)作要求和業(yè)務(wù)流程,進(jìn)一步修改和完善。歸納為以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個(gè)非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會(huì)一起擬訂:

物業(yè)服務(wù)合同

業(yè)主文明守則

物業(yè)使用引導(dǎo)手冊

(二)內(nèi)部運(yùn)作制度

根據(jù)本項(xiàng)目人員配備、崗位設(shè)置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質(zhì)量保證體系,結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項(xiàng)目內(nèi)部管理的依據(jù)。

1、崗位職責(zé)

項(xiàng)目部經(jīng)理職責(zé)值班經(jīng)理崗位職責(zé)

客服主管崗位客服人員崗位職責(zé)

工程主管崗位職責(zé)電工崗位職責(zé)

保安經(jīng)理崗位職責(zé)中控值班人員崗位職責(zé)

交換站值班崗位職責(zé)保安員崗位職責(zé)

綜合維修工崗位職責(zé)保潔主管崗位職責(zé)

保潔員崗位職責(zé)綠化工崗位職責(zé)

2、內(nèi)部運(yùn)作制度

員工守則 交接班管理制度

員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定

員工培訓(xùn)管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度

績效考評辦法 例會(huì)制度

日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度

3、部門規(guī)章制度

客服服務(wù)中心

客戶接待操作規(guī)程客戶服務(wù)查詢程序

客戶申請服務(wù)項(xiàng)目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度

保修處理操作規(guī)程

工程工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程

《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應(yīng)急處理方法

電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設(shè)備操作規(guī)程

電機(jī)日常運(yùn)行和維護(hù)工作規(guī)程生活水箱設(shè)備定期保養(yǎng)方法

故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運(yùn)行保養(yǎng)規(guī)程

照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程

綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報(bào)警系統(tǒng)的維修規(guī)程

綜合維修巡視規(guī)程電梯應(yīng)急處理規(guī)程

綜合維修操作方法天然氣設(shè)備巡視保養(yǎng)規(guī)程

電梯運(yùn)行維護(hù)操作規(guī)程天然氣設(shè)備緊急事故處理規(guī)程

特約服務(wù)管理細(xì)則

工程規(guī)章制度/管理制度

共用設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理規(guī)定 事故處理制度

交接班制度工程設(shè)備設(shè)施安全防火制度

鑰匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 電梯機(jī)房管理制度

工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度

設(shè)備設(shè)施標(biāo)識(shí)的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度

日檢、巡視制度 電動(dòng)工具安全操作制度

保安工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程

門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程

巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程

緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定

客戶失竊、受擾的處理規(guī)程

保安規(guī)定制度/管理制度

檔案管理制度 晚間值班規(guī)定

保安器材管理制度 重點(diǎn)防范部位安全保衛(wèi)制度

保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定

消防安全工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程

中控室運(yùn)行規(guī)程消防設(shè)施巡檢規(guī)程

監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報(bào)警及聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程

火災(zāi)緊急行動(dòng)操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程

樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定

消防中控室管理制度機(jī)房防火規(guī)定

消防設(shè)備、設(shè)施、器材的管理規(guī)定 電氣設(shè)備防火規(guī)定

公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定

庫房防火規(guī)定

保潔工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程

公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程

電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程

日常用工具使用操作規(guī)程保潔設(shè)備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程

行政管理

部門及員工考核與獎(jiǎng)懲 員工工作考核及獎(jiǎng)懲制度

部門工作考評辦法

第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立

物業(yè)檔案資料既是一個(gè)物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎(chǔ),起著重要的憑證和參考作用。

(一)物業(yè)管理信息的內(nèi)容

在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質(zhì)分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:

1、原始資料

_土地使用證等權(quán)屬證書

_規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項(xiàng)目批準(zhǔn)證書

_建筑圖、施工圖、施工預(yù)算、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件

_竣工圖

_設(shè)備技術(shù)清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具及備件等)

_設(shè)備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書

_設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風(fēng)、供水、

消防等系統(tǒng))

_土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

_建(構(gòu))筑監(jiān)測記錄構(gòu)(建)筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊_縫探傷檢查記錄

_隱蔽工程的驗(yàn)收記錄

_工程事故發(fā)生及處理記錄

_圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更洽商和技術(shù)核定單

_項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件

_驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收記錄、返修記錄、驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告

2、常規(guī)處理資料

_各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度

_各部門工作記錄

_大、中、小修記錄

_項(xiàng)目分包合同等資料

_與客戶方來往信函、投訴及處理資料

_物業(yè)管理委托合同

_法律法規(guī)及政府有關(guān)文件

(二)物業(yè)管理檔案的建立

根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容,考慮到在實(shí)際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進(jìn)行對檔案資料進(jìn)行建立、分類、排列:

1、事務(wù)管理類

可以分成上級(jí)來文、外來文、計(jì)劃總結(jié)、各班組工作記錄、項(xiàng)目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項(xiàng)目主要活動(dòng)記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進(jìn)行排列。

2、工程管理類

建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。工程圖紙檔案、設(shè)備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等按年度排列。

三、物業(yè)檔案資料的管理

(一)檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時(shí)、完善、不遺漏。達(dá)到下列要求:

1、物業(yè)接管時(shí)全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。

2、維修更新時(shí)將維修更新后的物業(yè)變動(dòng)情況注記在案。

(二)建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表

建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。

1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

2、檔在管理活動(dòng)中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設(shè)備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點(diǎn)保存,絕密管理。

3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括:房屋接管驗(yàn)收記錄、客戶投訴記錄、服務(wù)洽商記錄,以及各類統(tǒng)計(jì)表格等。

(三)建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制