cca2102:2008成本管理體系要求記錄控制標(biāo)準(zhǔn)解釋怎么寫(xiě)
在構(gòu)建有效的成本管理體系時(shí)，記錄控制標(biāo)準(zhǔn)起著至關(guān)重要的作用。它確保了企業(yè)成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，為決策提供有力的支持。1、理解記錄控制的核心在于其系統(tǒng)性，意味著所有的成本信息必須在統(tǒng)一的框架下進(jìn)行收集、整理和分析。這不僅涉及財(cái)務(wù)部門(mén)，還包括各個(gè)業(yè)務(wù)單元的協(xié)同合作。
2、記錄控制標(biāo)準(zhǔn)要求企業(yè)設(shè)立明確的記錄保存政策，規(guī)定記錄的格式、內(nèi)容、存儲(chǔ)方式和期限。例如，企業(yè)應(yīng)制定詳盡的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，確保成本數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，避免因個(gè)人理解差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不一致。
3、對(duì)于新手來(lái)說(shuō)，可能會(huì)忽視記錄的及時(shí)性。成本數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新至關(guān)重要，延誤可能導(dǎo)致決策失誤。比如，延誤錄入的采購(gòu)訂單可能影響到對(duì)當(dāng)前庫(kù)存成本的準(zhǔn)確計(jì)算。
4、在記錄控制中，數(shù)據(jù)完整性是另一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。每個(gè)成本項(xiàng)都應(yīng)有完整的背景信息，如供應(yīng)商信息、交易日期和金額等。這種完整性有助于防止?jié)撛诘钠墼p行為，并為審計(jì)提供充分依據(jù)。
5、同時(shí)，記錄的可追溯性也是不容忽視的。這意味著每筆交易都能追蹤到源頭，以便在需要時(shí)進(jìn)行復(fù)查或?qū)徲?jì)。這一步可能對(duì)新手來(lái)說(shuō)較為復(fù)雜，但通過(guò)良好的文件管理和版本控制，可以實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
6、除此之外，保護(hù)成本記錄的安全性也是標(biāo)準(zhǔn)的一部分。這包括物理安全（如防火、防盜）和電子安全（如防病毒、防黑客攻擊）。新手可能對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)缺乏認(rèn)識(shí)，但隨著經(jīng)驗(yàn)積累，他們會(huì)意識(shí)到這些措施的重要性。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
CCA2102:2008的成本管理體系要求，強(qiáng)調(diào)了記錄控制的系統(tǒng)性、及時(shí)性、完整性、可追溯性和安全性。這些規(guī)范旨在確保成本信息的真實(shí)性和有效性，為企業(yè)決策提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
主要包括記錄保存政策的建立、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)時(shí)更新、完整性和可追溯性，以及記錄的安全保護(hù)。
注意事項(xiàng)
在執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)注意保持靈活性以適應(yīng)企業(yè)的特定情況，同時(shí)保持嚴(yán)格的合規(guī)性。新手應(yīng)注重學(xué)習(xí)和理解標(biāo)準(zhǔn)背后的邏輯，不斷實(shí)踐以提高記錄控制的能力。
書(shū)寫(xiě)格式
書(shū)寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)遵循清晰、簡(jiǎn)潔的原則，用專業(yè)術(shù)語(yǔ)表述，同時(shí)兼顧易讀性和實(shí)用性。每一部分的闡述應(yīng)有邏輯上的連貫性，避免過(guò)于復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，確保內(nèi)容易于理解和執(zhí)行。要注意情感表達(dá)的適度，使文本既專業(yè)又不失人性化。
cca2102:2008成本管理體系要求記錄控制標(biāo)準(zhǔn)解釋范文
cca2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:記錄控制
標(biāo)準(zhǔn)條文
組織應(yīng)建立并保持必要的記錄,以提供為證實(shí)成本水平、成本發(fā)生過(guò)程和成本管理體系活動(dòng)滿足要求所需的證據(jù)。
組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序,對(duì)記錄予以控制,并確保記錄:
a)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和及時(shí);
b)保持清晰、易于識(shí)別和檢索;
c)標(biāo)識(shí)完整和唯一;
d)有適宜的貯存環(huán)境、條件和方法;
e)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù),防止損壞、泄露和丟失;
f)保存到規(guī)定的期限,并按規(guī)定要求進(jìn)行處置。
對(duì)空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應(yīng)按4.3.3的要求進(jìn)行控制。
目的和意圖
為了控制成本管理體系活動(dòng)和成本水平的證據(jù),證實(shí)成本管理活動(dòng)的有效性和成本水平滿足要求,保持成本的可追溯性,本要素條款規(guī)定了對(duì)記錄進(jìn)行管理和控制的要求。
理解要點(diǎn)
●記錄(cca2101:2008標(biāo)準(zhǔn)第2.8.6條)是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄是特殊類型的文件,是成本管理體系文件的一種,它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù),其本身可以是書(shū)面的,也可以貯存在任何媒體上。記錄表格就是記錄信息的承載媒體。
注1:記錄可用于為可追溯性提供文件,并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。
注2:通常記錄不需要控制版本,但記錄表格需要控制版本。
●記錄主要用于為可追溯性提供文件,并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。成本方面的記錄通常包括:與成本管理體系有關(guān)的記錄,如評(píng)審記錄、成本放行記錄、內(nèi)部審核記錄、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)記錄、培訓(xùn)記錄、文件發(fā)放記錄等;與成本水平有關(guān)的記錄,如成本核算記錄、成本報(bào)表、分析報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)等。
●組織應(yīng)建立并保持必要的記錄,以提供為證實(shí)成本水平、成本發(fā)生過(guò)程和成本管理體系活動(dòng)滿足要求所需的證據(jù),保持成本方面的可追溯性(可以追溯成本的發(fā)生過(guò)程和歷史情況)以及利用記錄開(kāi)展成本分析、預(yù)測(cè)和研究。
●記錄可以是文字的也可以是多媒體的。
●對(duì)于記錄表格應(yīng)該理解為依據(jù)性的文件,因?yàn)楸砀裰懈鳈诘奶顚?xiě)要求是填表的依據(jù);表格填寫(xiě)后應(yīng)該理解為證據(jù)。成本管理體系所要求的記錄是指已形成(記載了活動(dòng)事項(xiàng)和數(shù)據(jù))的記錄,而不是空表格。
●組織應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)的要求編制、實(shí)施和保持《記錄控制程序》,其內(nèi)容可包括:記錄控制的職責(zé)和權(quán)限、記錄的分類和范圍、記錄的設(shè)計(jì)和審批、記錄的填寫(xiě)和標(biāo)識(shí)、記錄的收集和整理、記錄的歸檔和保存、記錄的查閱和復(fù)制、記錄的作廢和處理等。組織應(yīng)按程序的要求對(duì)成本管理體系所需的記錄予以控制并確保記錄:
a)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和及時(shí);
――真實(shí):記錄的信息應(yīng)反映客觀事實(shí)、沒(méi)有虛假成分,記錄不得修改,但可勘誤。
――準(zhǔn)確:數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、語(yǔ)言準(zhǔn)確、計(jì)量單位準(zhǔn)確、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確、欄目填寫(xiě)準(zhǔn)確。
――全面:記錄的內(nèi)容應(yīng)全面(包括:所記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事件)。
――及時(shí):在過(guò)程中記錄或事后及時(shí)記錄,不能靠回憶來(lái)補(bǔ)記錄。
b)保持清晰、易于識(shí)別和檢索;
――清晰:不能涂抹、不能弄臟、不能省略、不能修改、字跡工整、邏輯準(zhǔn)確。
――識(shí)別:正確標(biāo)識(shí),并能正確識(shí)別。
――檢索:檢索迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)提供。
c)標(biāo)識(shí)完整和唯一;
――記錄名稱、記錄編號(hào)、用量序號(hào)等標(biāo)識(shí)應(yīng)完整,不可省略。
――記錄標(biāo)識(shí)應(yīng)是唯一的。
d)有適宜的貯存環(huán)境、條件和方法;
――組織對(duì)已形成的成本記錄在定期收集和整理的基礎(chǔ)上應(yīng)做到歸檔保存,并應(yīng)滿足文檔和財(cái)務(wù)檔案管理的要求。
――對(duì)已保存的記錄應(yīng)做到分類編目,專柜存放,專人管理。
――對(duì)記錄的貯存應(yīng)有適宜的環(huán)境以及保持防火、防潮、防霉變、防蟲(chóng)蛀等措施和條件。
e)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)防止損壞、泄露和丟失;
記錄在填寫(xiě)、使用和傳遞過(guò)程中應(yīng)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù),防止損壞和丟失,對(duì)有保密信息的記錄還應(yīng)防止保密信息的泄露。
f)保存到規(guī)定的期限,并按規(guī)定要求進(jìn)行處置。
――組織為有效提供滿足顧客、適用的法律法規(guī)和其他要求,在成本管理體系中應(yīng)規(guī)定記錄的保存期限,并在保存期限內(nèi)保護(hù)好記錄。
――一般情況下與成本管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的保存期限按體系規(guī)定執(zhí)行;與成本核算有關(guān)的記錄(包括財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等)的保存期限按會(huì)計(jì)制度或準(zhǔn)則執(zhí)行;有法律法規(guī)要求的記錄其保存期限按法律法規(guī)要求執(zhí)行;與顧客有關(guān)的記錄其保存期限按顧客要求執(zhí)行;與組織改善成本水平有關(guān)的記錄(如成本動(dòng)量、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等記錄)可能需要永久保存。
●對(duì)空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應(yīng)按4.3.3的要求進(jìn)行控制。
●記錄和文件的區(qū)別(見(jiàn)下表):
記錄和文件的區(qū)別
與其他要素條款間的相互關(guān)系
成本管理體系所有要素條款的實(shí)施和運(yùn)行都有可能產(chǎn)生記錄,以提供成本管理體系有效運(yùn)行和成本水平得到有效控制的證據(jù)。因此,所有要素條款都需要按本要素條款的要求對(duì)記錄進(jìn)行控制。
