檔案館調(diào)研報告

第1篇 檔案館檔案利用情況調(diào)研報告

作為區(qū)（縣）級檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢？筆者試圖以所在_____區(qū)檔案館近幾年來的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過分析、思考，提出問題，并以期解決問題。

一、本館基本狀況

本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從2000年的3萬余卷（件）增加到2023年5.6萬余卷（件），館藏結構在近幾年來的變化情況見下二表：

表一2000年初區(qū)檔案館館藏檔案結構比例一覽表

表二2023年區(qū)檔案館館藏檔案結構比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結構發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應發(fā)生了變化。見本館從2000至2023年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。

表三

區(qū)檔案館2000至2023年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表

分析此表可以看出：

1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數(shù)量增加、結構優(yōu)化是檔案利用增加、利用范圍擴大的前提。

2、調(diào)閱卷數(shù)相對于利用人數(shù)卻減少下降，說明了二點：一是檔案信息化正在不斷發(fā)揮作用。本館在2002年底建成了館藏檔案文件級目錄約80萬條的數(shù)據(jù)庫，到2023年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調(diào)用與翻閱查找，保護了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會的發(fā)展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。

3、關系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項包括招工名冊（包括干部職工調(diào)動）、知青下放（包括學歷證明）、婚姻登記、獨生子女、房產(chǎn)權屬、房產(chǎn)管理檔案、建筑執(zhí)照等。

4、表中的另一個“其他”項則包含了公證檔案、審計檔案、名人檔案等的利用。從整個利用情況看：涉及到個人待遇、身份證明的招工名冊、婚姻登記、學歷、獨生子女登記、建筑執(zhí)照等內(nèi)容的檔案利用率較高，而以學術研究、經(jīng)濟建設、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準確的定義。但從一個側(cè)面反映出一個問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關，密不可分的。

二、檔案利用中出現(xiàn)的的問題

隨著社會公眾對檔案利用需求的擴大，檔案利用的內(nèi)容和方式在發(fā)生著巨大的變化，對檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據(jù)的法律法規(guī)、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗與挑戰(zhàn)，檔案利用工作中不可避免會出現(xiàn)種種問題。現(xiàn)將本館檔案利用中出現(xiàn)的問題一一提出。

1、公民利用檔案的權利與檔案利用限制的關系

根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第二十二條規(guī)定公民有查閱開放和未開放檔案的權力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對未開放檔案的提供利用與限制利用的關系，是有一定的難度的。如本館接收了區(qū)建設局1964年至1993年形成的建筑執(zhí)照檔案，對于這部分檔案的提供利用，工作人員會遇到二個問題：一、是否作為開放檔案來提供利用？因為按照《檔案法》第十九條“經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。二、是否作為部分限制利用檔案？因為在接收時，檔案形成部門并未對不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現(xiàn)在房產(chǎn)檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。

2、檔案利用的方式

按照《實施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄?！睘槔谜咛峁├脵n案，采用閱覽、復制的這二項方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風險。仍以建筑執(zhí)照檔案為例。該專業(yè)檔案在其形成部門的利用有二個便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個問題是由專業(yè)檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對專業(yè)檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準確度、方便度肯定比較高。對于區(qū)級綜合檔案館在提供這些專業(yè)檔案時難免會遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請表”上，有許多公章、簽字、簡易建筑圖、標注的各種數(shù)據(jù)等檔案信息，遇到這種情況，采用復制方式出證，可以保證檔案證明的真實性。但卻不能滿足利用者的需求。

3、檔案利用中的出證問題

在檔案提供利用中會遇到單位或公民個人對未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據(jù)所查到的檔案應該為利用開具其所需證明；但對未查到檔案是否也應該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實施辦法》中并未明確規(guī)定。

但有關檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發(fā)檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一”，以及由_____師范大學出版社出版的《檔案信息化工作實用手冊》中“檔案工作基礎術語”，解釋檔案證明:“檔案館發(fā)給查詢者的一種認證文件。說明館內(nèi)有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關問題與事實的記載，以及該文件的存放地點”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應該開具這種證明的。

但是作為檔案館是否有必要擔此之責和風險呢？近年來各級各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設法到檔案館騙取證明。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應當不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實性。

因為依據(jù)所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價值決定的。檔案證明應該是依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經(jīng)常會遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會要求檔案館為其開具未查到證明。有些個人來館查閱有無婚姻關系，經(jīng)查而未查到，也會要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據(jù)性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。

4、檔案提前進館與方便利用的問題

三、對檔案利用現(xiàn)狀的幾點思考

以上所述，是本館檔案利用工作之現(xiàn)狀，也許是個案。但經(jīng)筆者與同級同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現(xiàn)狀有一定的代表性，具有共性。區(qū)（縣）級檔案館中或多或少地出現(xiàn)上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長，另一方面相關的法律法規(guī)存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標準化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權力不能全部實現(xiàn)。那么就區(qū)（縣）級檔案館而言，如何嚴格實施法律法規(guī)，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對區(qū)（縣）級檔案館檔案利用的現(xiàn)狀做了以下幾點思考：

1、要加強對于檔案利用理論的研究，建立完善配套的檔案利用制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有法規(guī)可依，這樣不論是對于檔案利用者還是提供檔案利用的檔案工作人員，都是公平合理的，雙方的權利和義務都能得到保證。

2、對于檔案館來說，要做好檔案利用的各項基礎工作。一是要確定館藏檔案可利用范圍及利用程度的劃分，使屬于可利用范圍的檔案確實能夠被利用；二是對于檔案的接收進館，在按照檔案法規(guī)進行的前提下，要與檔案進館單位就檔案進館的時間、限制性利用、利用方式以及是否提前或推遲進館等達成協(xié)議；三是對于一些專業(yè)性較強的檔案,且在形成部門提供利用更方便(既對檔案形成部門而言,又考慮到利用者的方便),則應該根據(jù)實際情況,確定這類檔案是否有必要接收進館或確定適當?shù)倪M館時間。

3、提高檔案利用工作的標準化、規(guī)范化程度。對于不斷增長的檔案利用需求及不斷擴大的檔案利用范圍，檔案工作人員能夠根據(jù)利用者的不同需要，便于操作，能夠合法合理地滿足各種檔案利用需求。