第1篇 市民建檔案整理實(shí)習(xí)報(bào)告
02級(jí)檔案學(xué) 劉霜、倪騰 __年7月14日——30日，我們有幸在導(dǎo)師的指導(dǎo)下，對(duì)成都市民主建國(guó)會(huì)的檔案進(jìn)行了制作全引目錄和編制大事記的工作。一．檔案的大致情況 通過(guò)對(duì)市民建檔案的整理，我們做了如下的統(tǒng)計(jì)： 市民建檔案收集了1951年到__年的檔案，其中缺少了1968——1982年期間的檔案（1966年5月至1976年10月的“文化大革命”使民建中央和各級(jí)地方組織被迫停止活動(dòng)11年，這個(gè)時(shí)期沒(méi)有檔案。
之后的1977——1982年由于支部工作沒(méi)有開(kāi)展，因此也沒(méi)有檔案保存下來(lái)。），而且1966——1968每年均只有一卷的《預(yù)算、決算、月報(bào)表》。
50年代除了永久保存的檔案還保留一部分長(zhǎng)期，60年代也還有4卷長(zhǎng)期檔案?？紤]到時(shí)代背景，那個(gè)年代遺留的檔案較少，這些檔案很可能會(huì)永久保存。
二．市民建歸檔文件中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題：
一、歸檔范圍1． 歸檔的文件范圍不固定。一方面，市民建歸檔的文件有的只有草稿或定稿，有的又只有正本，一部分則兩者皆有。
一些重要的文件只留有草稿，一些簡(jiǎn)報(bào)倒是正本定稿均有，不能不說(shuō)是很遺憾的事情。另一方面，不知是不是檔案散失的原因。
如62年就只有組織處的
1、12月份工作計(jì)劃，其他月份則沒(méi)有。其他各年度的工作計(jì)劃也少有收齊的，這種情況也主要存在于60年代。
2. 重份文件。不管是過(guò)去，還是現(xiàn)在，或多或少的存在這個(gè)問(wèn)題。
市民建檔案在__年以后的保存中，將所接收到通知，大多保存了完全相同的兩份，這是完全沒(méi)有必要的。__年第七卷里的第26件文件就保存了重份。
3. 插頁(yè)的情況。在市民建的檔案中，偶爾有一兩張空白頁(yè)插入其中，而有的是編了張?zhí)柕?，有的則沒(méi)有，也沒(méi)有做任何的注明，這樣會(huì)使檔案查閱者在查閱時(shí)不明所以，造成誤解。
4. 墊紙。在1985年以后，市民建的檔案中出現(xiàn)了“墊紙”。
所謂墊紙，就是將一些無(wú)用的紙張同檔案放在一起，無(wú)形中增加了檔案的數(shù)量，但是卻給檔案的保管帶來(lái)了極大的不便，浪費(fèi)了人力，物力。尤其是如果就此移交檔案館，會(huì)造成完全不必要的麻煩。
通過(guò)觀(guān)察，我們發(fā)現(xiàn)有的案卷數(shù)量已經(jīng)足夠，但仍然有墊紙；有的數(shù)量極少，也有墊紙。但是，不管是出于什么目的，都不應(yīng)該有這種做法。
二、歸檔文件的按件裝訂。如一組文件是市民建上報(bào)新的組織機(jī)構(gòu)情況的，要求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)和備考。
發(fā)了四份文件，省民建也回復(fù)了四份文件，中央民建又把送省民建的兩份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按時(shí)間先后排列，又沒(méi)有把請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，顯得很混亂，不仔細(xì)分析，不知道里面包含幾件事情。
三、案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)的編制首先，就空白頁(yè)而言，前面已經(jīng)提到了。其次，有的文件兩面都有文字，但是蓋張?zhí)枙r(shí)卻只作為了一張；有的文件一張是兩頁(yè)，保存時(shí)對(duì)折起來(lái)，仍然被作為了一張，這些都是不規(guī)范的。
四、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)市民建的檔案立卷最大的問(wèn)題就是立卷劃分混亂，卷內(nèi)文件缺少聯(lián)系，而且貫穿于整個(gè)50年的檔案立卷活動(dòng)中，影響極大。市民建作為機(jī)關(guān)部門(mén)，有固定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，但因?yàn)樵?/p>
五、六十年代所產(chǎn)生的檔案相對(duì)較少，因此是以“年度——事由”來(lái)劃分的，而到了
七、八十年代，機(jī)關(guān)活動(dòng)較多，檔案數(shù)量也有相應(yīng)的增長(zhǎng)，故是以“年度——機(jī)構(gòu)”來(lái)劃分。 然而到了1998年及其以后，則是有的已年度——事由來(lái)劃分，有的以年度——機(jī)構(gòu)來(lái)劃分。
這對(duì)于立卷來(lái)說(shuō)，顯得混亂。一個(gè)案卷并不是以一個(gè)事由來(lái)立卷，而是幾個(gè)問(wèn)題聯(lián)合立卷，有的問(wèn)題又分散在好幾個(gè)案卷里面。
如60年代，一年中各月的工作計(jì)劃安排常被分在若干個(gè)卷內(nèi)立卷。如61年卷2中有
8、9月份的工作安排，而當(dāng)年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中，且與其他卷內(nèi)文件聯(lián)系不是很緊密。63年第七卷就包括了組織處工作計(jì)劃，各支部的活動(dòng)情況、工作計(jì)劃，給省工委的復(fù)函，會(huì)員情況簡(jiǎn)報(bào)等等。
而案卷題名擬為了“本會(huì)與有關(guān)組織工作計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)以及省工委組織通則。”這顯然不能揭示卷內(nèi)文件的共性。
五、劃定保管期限 六十年代，除65年各支部的上報(bào)材料作為長(zhǎng)期保存外，其余年度均作為永久保存。而80年代以后，上述文件則全部歸為長(zhǎng)期保存。
根據(jù)慣例，下級(jí)機(jī)關(guān)的年度、季度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告一般是應(yīng)該作長(zhǎng)期保存的，雖然考慮到60年代重意識(shí)形態(tài)，強(qiáng)調(diào)工商業(yè)者的思想改造，這些材料在當(dāng)時(shí)顯然有比現(xiàn)代更重要的意義，但仍無(wú)法解釋60年代歸檔保管期限極不統(tǒng)一的現(xiàn)象。而對(duì)于本機(jī)關(guān)所編的工作簡(jiǎn)報(bào)，一部分是以長(zhǎng)期保存，一部分則以短期保存。
1991年，宣教處的工作簡(jiǎn)報(bào)，作為了短期保存，而其他的工作簡(jiǎn)報(bào)又是長(zhǎng)期保存。除此以外，1983年后出現(xiàn)了一個(gè)比較模糊的概念：定期保管。
所謂的定期，到底是多久沒(méi)有明確規(guī)定。
六、卷內(nèi)文件數(shù)量 在整理的檔案案卷中，有的案卷數(shù)量太多，超過(guò)了檔案盒的容納極限，造成了檔案的保存不便，使檔案暴露在外，對(duì)檔案實(shí)體是一種傷害。特別是
五、六十年代的文件紙張質(zhì)量不是很好，就更不應(yīng)如此立卷。在__年第六卷，里面共保存信息專(zhuān)卷（1——100期），包括了定稿和草稿，共有五百多頁(yè)，顯得過(guò)于繁多，這樣做卷內(nèi)文件目錄太多，保存也極不方便。
七、案卷排列與編號(hào) 市民建以前整理檔案時(shí)，將一年的案卷在分為了永久，長(zhǎng)期，短期三個(gè)部分，三個(gè)部分有的是大流水號(hào)，有的是小流水號(hào)。這樣一來(lái)，就給人以混亂的感覺(jué)，同時(shí)，它的排列順序也有不對(duì)，1996度的案卷，將短期排在了前面，長(zhǎng)期排在了后面，輕重不分。
八、文書(shū)本身存在的不規(guī)范如存在有“請(qǐng)示報(bào)告”的說(shuō)法，也有一個(gè)請(qǐng)示里面出現(xiàn)兩件事情的情況。有的文件中，提到的領(lǐng)導(dǎo)人，只寫(xiě)了他的姓和職務(wù)，而無(wú)全名，檔案最為備查的文件，事過(guò)一般很久，對(duì)于這些不會(huì)明白，容易不知所云何人，都不利于檔案用戶(hù)的利用。
對(duì)會(huì)議的記錄，有的是以速記的方式記下來(lái)的，事后也沒(méi)有進(jìn)行重新抄錄的工作。潦草的文字、隨意的紙張，都增加了利用的難度。
三．我們的初步處理意見(jiàn)和對(duì)以后文書(shū)檔案工作的一些建議：1．在立卷方面應(yīng)該按照國(guó)家頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》和《文書(shū)檔案保管期限表》確定歸檔文件和保管期限。綜合運(yùn)用立卷特征，靈活運(yùn)用二至三個(gè)特征來(lái)組一個(gè)案卷。
我們對(duì)卷內(nèi)文件組織得極不規(guī)范的一些案卷作了重組，但限于精力和時(shí)間有限，大部分案卷保持了原有的面貌。2．每個(gè)案卷中的檔案不應(yīng)太多，如一件事包括的檔案確實(shí)很多，可拆分為連續(xù)編號(hào)的幾個(gè)案卷。
對(duì)于單個(gè)案卷中檔案過(guò)少的案卷，可以聯(lián)合組卷，或者在文件裝訂線(xiàn)處用紙加厚再裝訂，可以既美觀(guān)又牢固。3．對(duì)于50——60年代的檔案，我們認(rèn)為這是很寶貴的歷史資料，應(yīng)妥善保管。
但這部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，當(dāng)時(shí)的紙質(zhì)又不好，用筆不規(guī)范，到現(xiàn)在已出現(xiàn)紙張發(fā)黃、墨跡下滲、字跡模糊的現(xiàn)象。我們認(rèn)為應(yīng)立即對(duì)這部分檔案進(jìn)行全部或部分的復(fù)印工作，以挽救這部分史料。
而且文書(shū)部門(mén)在整理立卷時(shí)，就應(yīng)該把字跡開(kāi)始模糊，或者紙張極為不好的文件及時(shí)復(fù)印，一起保存，這樣既可以給用戶(hù)提供方便，又對(duì)檔案實(shí)體作了最大限度的保管，避免因翻閱而帶來(lái)的毀壞。此外，由于
五
十、六十年代的文件質(zhì)量不是很好，一個(gè)案卷數(shù)量不宜過(guò)多。4．我們將80年代以后確實(shí)完全一樣的重復(fù)文件進(jìn)行了清理。
對(duì)于墊紙這種現(xiàn)象，我們?cè)谥匦抡頃r(shí)，將所有的墊紙都拆了下來(lái)，重新裝卷。保存檔案，是根據(jù)其使用利用價(jià)值來(lái)保存的，對(duì)于沒(méi)有利用價(jià)值的文件尚且不保存，又怎么能保存這些毫無(wú)用處的廢紙呢？5．對(duì)于定期文件的處理，我們通過(guò)參考案卷里面的文件材料，將一小部分定為了長(zhǎng)期，大多數(shù)定為了短期。
通過(guò)對(duì)案卷保管期限的再判斷，我們對(duì)所有案卷進(jìn)行了重新的排列，一年編一個(gè)流水號(hào)，比如說(shuō)：1986年，從永久第一卷起，排到了永久第五卷，再將長(zhǎng)期第一卷改為了第六卷，依次往后推，并且將同一個(gè)保管期限的案卷，按照辦公室在前，組織處次之，宣教處再次之的方法，有主次、有順序的排列。并且將以前案卷上沒(méi)有注明的卷內(nèi)文件的件數(shù)，頁(yè)數(shù)，起止日期等的地方補(bǔ)充完整。
做到使案卷準(zhǔn)確，完整。6．對(duì)于空白插頁(yè)而又沒(méi)有編號(hào)的，我們?cè)趥淇急砝镒髁俗⒚?，并認(rèn)為文書(shū)部門(mén)立卷時(shí)應(yīng)努力避免這種情況出現(xiàn)。
7．我們認(rèn)為會(huì)議記錄等應(yīng)盡可能在速記稿作好之后，應(yīng)轉(zhuǎn)化為正式文件或正楷抄錄件，便于以后查找利用。同時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)“李副市長(zhǎng)”、“王處長(zhǎng)”等字句，這會(huì)對(duì)以后的利用查找?guī)?lái)不便。
8. 對(duì)于不同類(lèi)型的檔案應(yīng)該分開(kāi)保管。獎(jiǎng)狀，照片都應(yīng)該單獨(dú)存在一個(gè)案卷里，而不應(yīng)該和紙質(zhì)材料檔案放在一起。
照片應(yīng)該在其背面或者用單獨(dú)的一頁(yè)紙注明照片的時(shí)間、地點(diǎn)和事件，并注明其參照的紙質(zhì)材料保存的卷號(hào)，件號(hào)，使其成為檔案有機(jī)組成的一部分。
四. 結(jié)語(yǔ)綜上觀(guān)之， 民間檔案工作與文書(shū)工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題大部分是很基本、很簡(jiǎn)單的問(wèn)題，但卻因之處理不當(dāng)，造成了文書(shū)不規(guī)范、立卷混亂和卷內(nèi)文件缺乏條理，以至利用困難。成都市民建的問(wèn)題決不是一個(gè)偶然的現(xiàn)象，它反映了我國(guó)民主黨派歸檔制度上的漏洞。
在當(dāng)前情況下，各民主黨派的檔案由誰(shuí)保管由其自主決定。如，《廣東省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意,接收或代存省級(jí)各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案”；《蘇州市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意，收集或代存蘇州市各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案。
”但大部分黨派的各個(gè)地方機(jī)構(gòu)均采取了由其自身保管，不向檔案館移交的方式，各民主黨派的地方機(jī)構(gòu)也不向上級(jí)機(jī)構(gòu)移交檔案。由于缺少指導(dǎo)，就使保存不當(dāng)?shù)那闆r普遍存在，且因檔案分散造成利用不便。
歸檔過(guò)程不規(guī)范、保管不力、利用困難是其嚴(yán)重弊病。民主黨派在我國(guó)發(fā)揮著重要的參政議政作用，其形成的檔案記錄著國(guó)家各個(gè)方面的信息，是寶貴的史料，是我們檔案體系中重要的一環(huán)。
所以解決民主黨派檔案工作規(guī)范化已刻不容緩。
