第1篇 關(guān)于企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報告
黨和國家工作重點轉(zhuǎn)移后，檔案工作如何更好地為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，這是當(dāng)前檔案界共同研究的重要課題。帶著這個課題我們豐滿區(qū)檔案局對企業(yè)檔案工作開展了一次深層次的調(diào)研，以下是這次調(diào)查的結(jié)果報告：
一、現(xiàn)狀：
(一)目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展水平。有建檔意識的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊全完整為準(zhǔn)，歸檔的案卷不進(jìn)行整理、編目和排架管理，不進(jìn)行企業(yè)檔案分類或分類不科學(xué)、不適用，整個檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直接影響到檔案信息的開發(fā)利用。
(二)長期以來，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制來看，很不適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，具體表現(xiàn)在：體制陳舊、機(jī)構(gòu)重疊、關(guān)系交叉，致使檔案沒有一個好的歸宿，甚至認(rèn)為無檔可建，有檔也無用，好壞都是老總說了算。形成了一人一只箱、一年一包帳、各自為政的分散、混亂管理現(xiàn)象。
(三)少數(shù)企業(yè)將自己封閉在一個被動的圈子里，缺少與外界的交流與溝通，不接受新信息、新知識的條件與機(jī)會。檔案材料任其亂堆亂放、蟲蛀鼠咬、霉?fàn)€變質(zhì)，造成檔案材料的嚴(yán)重?fù)p失。在工作中需要查找檔案時，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想當(dāng)然處理了事，失去了真實性和可靠性。
二、阻力：
(一)建檔無用論。這是一個很普遍的問題。有的經(jīng)營者認(rèn)為自己的買賣自己做，建了檔案給自己看，是無效勞動;也有的經(jīng)營者認(rèn)為，納完稅，交夠費，一不違紀(jì)，二不違法，建檔案有什么用;還有的經(jīng)營者覺得，帳目、技術(shù)與客戶都在心中裝著，何必勞神費勁建什么檔案呢，所以，他們對檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即便同意建檔，對一些至關(guān)重要的資料也不拿出來。
(二)怕泄密。這也是一些經(jīng)營者不愿建檔的原因。一怕技術(shù)泄密，同行頂同行，對自己經(jīng)營不利;二怕市場信息泄密，同行爭了利，效益下降;三怕帳目泄了密，露了富，招來不必要的麻煩。
(三)舍不得投入。有的經(jīng)營者對建檔很熱心，認(rèn)為是好事，但一聽說要花錢買用具、用品，而且要有專門的地方保管，就推托。
(四)資料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營者雖然同意建檔，但一接觸實際問題，一些原始單據(jù)、說明書、圖紙、文件證書、資料、協(xié)議、計帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作難以做到齊全、完整和有效利用。
(五)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時間搭不起;二是私營業(yè)主不配合，工作難作;三是經(jīng)營不穩(wěn)，怕今年建明年垮，建檔白費勁，因此遲遲打不開局面，工作一直上不去。
(六)檔案主管部門對建立個體私營經(jīng)濟(jì)檔案的宣傳不夠。個別經(jīng)營者對建檔沒有明確的認(rèn)識，如有的提出建立檔案對我們有什么好處?能使我們產(chǎn)品賣出去嗎?有些建檔早的業(yè)主甚至還說我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒打出去等問題。
(七)存有小農(nóng)經(jīng)濟(jì)思想。改革開放給農(nóng)民帶來了翻天覆地的變化，但小富即安的思想仍然存在。在生產(chǎn)經(jīng)營上缺乏現(xiàn)代工業(yè)管理意識。在技術(shù)創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上，起點低、速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風(fēng)浪，因此對建檔不感興趣。
三、方法及對策：
企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變形和深化改革、開放搞活，促使企業(yè)的檔案管理工作的內(nèi)容、范圍和其復(fù)雜程度都在不斷地深化、擴(kuò)展。從一個企業(yè)來看，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查詢頻繁，要想做到科學(xué)有序管理，就必須首先依據(jù)企業(yè)檔案的自然形成規(guī)律，以及檔案相互之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循一個統(tǒng)一的準(zhǔn)則，將企業(yè)檔案分門別類，形成一個具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機(jī)系統(tǒng)，這就是企業(yè)檔案分類。那就應(yīng)該做到以下四點：
1、在爭字上下功夫。檔案工作是個服務(wù)性的工作，而且效益是隱形的，價值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持、關(guān)注和理解。所以我們要主動樹立為私營企業(yè)建檔服務(wù)的思想，這就需要付出比別人更大的努力，建檔為用檔在堅持《標(biāo)準(zhǔn)》的同時，保證私營企業(yè)建檔的質(zhì)量。要視私營企業(yè)檔案資料的多少及私營企業(yè)規(guī)模的大小來確定企業(yè)檔案的類目設(shè)置，這里局指導(dǎo)人員可幫助企業(yè)建初期《企業(yè)檔案分類與實用參考》例如：一本原始檔案也許不能說明什么，但多份檔案，多年的檔案組合在一起，可能就會說明一個問題和一種發(fā)展趨勢。如果對這些檔案資料進(jìn)行深入的研究、對比，從中找出一些經(jīng)驗教訓(xùn)，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價值也就被充分地發(fā)揮出來。所以《業(yè)務(wù)規(guī)范》一定要在立卷前制定出來，做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范，結(jié)果欲速則不達(dá)。
2、在用字上加大力度。重新審視檔案的概念和功能。例如：有的私營企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚至一份往來信函都會保存起來，他們有一定的文化素養(yǎng)，不但懂經(jīng)營、會管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識。針對有檔案利用要求的，可按事先選定的檔案類目，制定出更詳實的企業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類編號方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使檔案對號入座，這樣才能保證檔私營檔案企業(yè)的完整性和科學(xué)性，保證了私營企業(yè)建檔質(zhì)量的同時不要注重裝訂美觀整齊與否，要注重檔案的分類準(zhǔn)確與否，這樣才能做到一份檔案追回?zé)o形資產(chǎn)，將對企業(yè)今后的發(fā)展起到舉足輕重的作用。
3、在新字上搶在人先。前面談到目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展水平，工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準(zhǔn)。正是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個被動的圈子里，不能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔助性的部門存在，因而不受重視。所以在新字上搶在人先，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已勢在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產(chǎn)能力在市場經(jīng)濟(jì)瞬息萬變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場、把握住商機(jī)才行。而最快捷、便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。但由于企業(yè)沒有專門的科研機(jī)構(gòu)，沒有專人進(jìn)行信息情報等方面的收集與研究，這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，我們檔案部門可將各企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、產(chǎn)品類目、發(fā)展理念等樹立企業(yè)形象的宣傳材料及企業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規(guī)模、價格做成網(wǎng)頁，全天候推銷他們的產(chǎn)品。主動承擔(dān)起企業(yè)與外界溝通的橋梁。
4、在教字上強(qiáng)化培養(yǎng)。通過調(diào)研感到目前檔案隊伍現(xiàn)狀沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，難以勝任，加之屬于兼職，當(dāng)作分外工作來干，很難干好。當(dāng)前首先，要有針對性發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型主動幫教，示范指導(dǎo)，旨在樹立樣板。其次，抓典型樹樣板、搞培訓(xùn)采取典型引路、以點帶面、學(xué)習(xí)觀摩、召開現(xiàn)場會等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好的企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，相互交流，互相促進(jìn)，以看得見、信得過的實例，來示范帶動檔案工作的開展。這樣在拓寬企業(yè)檔案人員的知識面的同時又提高其業(yè)務(wù)水平，為的是使企業(yè)的檔案員從企業(yè)檔案的守門員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?dǎo)航員，企業(yè)檔案管理工作才能走上正規(guī)化的軌道。
總之，檔案這個知識和信息傳媒的主要載體。如何直接把知識信息作為一種資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤和效益，為社會創(chuàng)造更多的財富，這就是我在這次調(diào)查中所要研究的問題。
