分公司印章管理制度

分公司印章管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它旨在規(guī)范印章的使用、保管和管理，確保公司業(yè)務的合法性和權威性。印章不僅是公司對外簽署合同、出具證明等法律文件的法定標志，也是內(nèi)部管理中確認指令、審批流程的有效工具。通過嚴謹?shù)挠≌鹿芾碇贫龋梢苑乐蛊墼p行為，保障公司的合法權益，維護公司的信譽。

包括哪些方面

1. 印章的制作與備案：規(guī)定印章的制作標準、審批流程，以及向相關部門進行備案的程序。

2. 印章的使用權限：明確各部門印章的使用范圍，設定審批權限，防止濫用。

3. 印章的保管：確定專人負責，制定嚴格的保管措施，如存放地點、交接程序等。

4. 印章的使用記錄：建立使用登記制度，記錄每一次印章的使用情況。

5. 印章的停用與銷毀：規(guī)定印章停用的原因和程序，以及銷毀的條件和方法。

重要性

1. 法律效力：印章具有法律效力，錯誤或濫用可能導致公司承擔法律責任，良好的印章管理制度能降低法律風險。

2. 企業(yè)形象：統(tǒng)一、規(guī)范的印章使用，有助于提升企業(yè)形象，增強合作伙伴和公眾的信任。

3. 內(nèi)部控制：防止內(nèi)部員工的不合規(guī)行為，確保公司決策的正確執(zhí)行。

4. 資源保護：有效管理印章，防止資源被不當利用，保護公司的經(jīng)濟利益。

方案

1. 制定詳細的操作規(guī)程：明確印章的申請、使用、保管、停用和銷毀等各個環(huán)節(jié)的具體步驟和責任人。

2. 建立審批流程：所有需蓋章的文件必須經(jīng)過有權人員審批，防止未經(jīng)授權的使用。

3. 培訓與教育：定期對員工進行印章管理制度的培訓，提高他們的法律意識和責任意識。

4. 監(jiān)控與審計：設置定期的印章管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

5. 技術輔助：利用現(xiàn)代技術，如電子簽章系統(tǒng)，提高印章管理的安全性和效率。

輕微的筆誤示例：印章的制作與備案過程中，需“向相關部門”進行備案，可能偶爾會因疏忽而漏報，故需強化監(jiān)管機制。

在實際操作中，分公司印章管理制度的實施需要全體員工共同遵守，管理層的重視和監(jiān)督同樣關鍵。只有這樣，才能確保印章管理制度的有效執(zhí)行，為公司的穩(wěn)健運營保駕護航。

分公司印章管理制度范文

第1篇 油品調(diào)運分公司印章管理規(guī)定

工貿(mào)油品調(diào)運分公司印章管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 印章是zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)經(jīng)營管理活動中行使職權,明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,為維護公司印章的嚴肅性、權威性,明確印章使用人與管理人員的責權,確保印章使用安全,結合公司實際,特制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所管理的印章主要包括:公章、法定代表人或負責人印章、財務專用章、合同專用章、合同審查專用章、業(yè)務專用章(職能部門或業(yè)務部門)等。

第三條 各類印章的管理涉及范疇:刻印、使用、廢止、更換。

第二章 組織機構及職責

第四條 印章管理的歸口部門為綜合辦公室。

第三章 刻印與啟用

第五條 刻制印章要嚴格履行審批手續(xù)。公司基本印章(公章、法定代表人印章、財務專用章、合同專用章)的刻制及更換,應向綜合辦公室提出申請,綜合辦公室報公司領導批準后由機要人員持單位介紹信、公司相關證照及印章式樣到公安機關備案、審核、辦理刻印證明,并到公安部門指定的刻字單位統(tǒng)一刻制。

第六條 因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門及駐站、分公司專用章時,由需求部門提出申請,經(jīng)經(jīng)理核準后由綜合辦公室刻制。

第七條 公司印章刻制后,綜合辦公室下發(fā)文件予以正式啟用后,方可使用。

第三章 保管與使用

第八條 公司公章由綜合辦公室專人保管。各部門的合同、重要文件、一般性文件等需要蓋章,經(jīng)辦人須在《印章使用登記薄》簽字,并由分管領導簽字批準后方可蓋章。綜合辦公室負責《印章使用登記薄》的保管、留存。

第九條 企業(yè)法定代表人或負責人印章,分別由財務資產(chǎn)部、綜合辦公室專人保管。財務資產(chǎn)部保管的法定代表人或負責人印章主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務,憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章;綜合辦公室保管的法定代表人或負責人印章主要用于干部職工職稱聘任、勞動合同簽署、工資發(fā)放等業(yè)務,經(jīng)得法定代表人或負責人同意后方可蓋章。

第十條 財務專用章由財務資產(chǎn)部負責人(或?qū)Ｈ?保管。主要在銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。

第十一條 合同專用章由綜合辦公室負責人(或?qū)Ｈ?保管。主要適用于公司與他人(企業(yè)或單位)簽訂的生產(chǎn)經(jīng)營、商務等業(yè)務方面的經(jīng)濟合同審批、簽署。合同專用章使用時,必須審核相關審批手續(xù)的完備性。

第十二條 各部門專用章的使用。主要適用于各部門內(nèi)部使用,需由部門負責人(或?qū)Ｈ?進行保管并參照公司印章使用規(guī)定嚴格控制印章的使用。

第四章 廢止與更換

第十三條 廢止印章,根據(jù)相關文件直接辦理廢止手續(xù)。

第十四條 更換印章應由印章使用部門向綜合辦公室提出更換申請,并呈主管領導、經(jīng)理核準后交由綜合辦公室統(tǒng)一封存或銷毀,并做好登記。

第十五條 遺失印章時應由印章保管人員填寫印章廢止申請,并呈公司經(jīng)理簽批遺失處理及處罰辦法,經(jīng)核準后,交由綜合辦公室按批示處理,同時必須登報申明。

第五章 保管人權利和責任

第十六條 印章保管人的責權范疇:對于公司主要印章管理,采取分散管理相互監(jiān)督的辦法。具體劃分如下:

(一)部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時對印章的使用負全部責任。

(二)公章、合同專用章、財務專用章的保管人無獨立使用權力,但具有監(jiān)督權力。經(jīng)辦審核中經(jīng)理、分管領導、部門經(jīng)理、經(jīng)手人則負相應責任。對于未經(jīng)經(jīng)理簽批的公章使用,保管人、經(jīng)手人負主要責任。

(三)法定代表人或負責人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其無獨立使用權力,需依據(jù)財務資產(chǎn)部負責人審批的支付申請、取匯款憑證或法定代表人、負責人的授權方可使用,否則負全部責任。

(四)各類印章因工作需要獨立帶離公司使用的,需經(jīng)部門主管領導同意后方可帶離。

(五)如遇個人需開具相關證明,需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用,若涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時,原則上一律不予證明。

(六)蓋印要標準規(guī)范,端正、清晰、美觀、便于識別,印章文字不能蓋歪或顛倒。加蓋印章位置應上距正文l行之內(nèi),端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。

(七)所有印章的使用,必須嚴格執(zhí)行公司的印章使用管理制度,做好申請和使用登記。公司印章只適用于公司相關業(yè)務,不得從事有損公司利益的活動。

(八)印章管理部門要妥善保管印章,公章、法定代表人或負責人印章、財務專用章、合同專用章等必須放入保險柜存放,防止被盜。

(九)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。

第六章 附則

第十七條 本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋。

第十八條 本規(guī)定未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。

第十九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。