包括哪些
企業(yè)公文管理制度是確保組織內(nèi)部溝通有效、高效進行的重要組成部分，它涵蓋了公文的起草、審批、發(fā)布、存檔和銷毀等一系列環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個方面：
1. 公文格式規(guī)范：定義各類公文的標(biāo)題、正文、附件、簽署等格式標(biāo)準(zhǔn)。
2. 公文分類與編號：為便于管理和檢索，制定統(tǒng)一的公文分類體系和編號規(guī)則。
3. 起草與審批流程：明確公文起草者的職責(zé)，設(shè)定審批權(quán)限和流程。
4. 發(fā)布與傳達：規(guī)定公文的發(fā)布方式、時間、范圍以及接收者的處理責(zé)任。
5. 存檔管理：設(shè)立公文存檔標(biāo)準(zhǔn)，包括保存期限、存儲介質(zhì)、檢索機制等。
6. 保密與安全：規(guī)定敏感信息的處理方式，確保公文信息安全。
7. 銷毀規(guī)定：明確過期或無保留價值公文的銷毀程序。
體系框架
企業(yè)公文管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 公文分類與編號：詳細列出各類公文的分類依據(jù)和編號規(guī)則。
3. 起草與審批：詳細說明公文起草的步驟、審批權(quán)限和時間要求。
4. 發(fā)布與傳達：規(guī)定公文的發(fā)布渠道、接收確認和反饋機制。
5. 公文管理：涵蓋公文的接收、登記、分發(fā)、保管和借閱等環(huán)節(jié)。
6. 保密與安全：設(shè)定保密等級，明確保密協(xié)議和違規(guī)處理措施。
7. 存檔與銷毀：規(guī)定存檔期限、銷毀條件和程序。
8. 監(jiān)督與考核：設(shè)立公文管理的監(jiān)督機制，對執(zhí)行情況進行定期評估和考核。
9. 附則：包含制度修訂、解釋權(quán)歸屬等相關(guān)事項。
重要性
企業(yè)公文管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化的公文處理流程可以減少溝通成本，提高工作效率。
2. 維護秩序：明確的權(quán)限劃分和流程規(guī)定有助于防止混亂，保持組織運行有序。
3. 保障信息準(zhǔn)確：統(tǒng)一的格式和審批機制確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。
4. 遵守法規(guī)：合規(guī)的公文管理有助于企業(yè)遵守相關(guān)法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險。
5. 歷史記錄：完善的存檔系統(tǒng)為企業(yè)決策提供歷史參考，便于追溯和審計。
6. 保護機密：嚴格的保密制度保護企業(yè)核心信息，防止信息泄露。
企業(yè)公文管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，它確保了信息的有效流通，維護了組織的正常運作，同時也是企業(yè)文化和專業(yè)精神的體現(xiàn)。通過不斷優(yōu)化和完善，企業(yè)公文管理制度將更好地服務(wù)于企業(yè)的長期發(fā)展。
企業(yè)公文管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度
公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高文件使用效率,促進公司各項經(jīng)營管理的運轉(zhuǎn),特制定本辦法。
1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責(zé)公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準(zhǔn)確、安全。同時必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家、公司秘密的安全。
2、公文的種類
(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)部門和人員。
(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。
(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復(fù)上級的詢問。
(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)。
(6)、批復(fù):適用于答復(fù)下級的請示事項。
(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
(9)、會議紀(jì)要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。
3、公文格式
公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:
(1)、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。
(2)、發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。
(3)、發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。
(4)、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。
(5)、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類。
(6)、主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(7)、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(8)、公文除會議紀(jì)要或以電報形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
4、行文規(guī)則
(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。
(2)、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
(3)、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。
(3)、公文要用國家法定計量單位。
(4)、公司對外正式行文,由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),辦公室最后核定蓋章。
5、公文辦理
(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。
(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。
6、公文的歸檔和管理
(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。
(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。
第2篇 煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
一、發(fā)文管理
(一)行文格式
公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關(guān)等部分組成。
1、發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。
2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、序號組成。
4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書名號,也不用其他標(biāo)點符號。如轉(zhuǎn)發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級文件,原標(biāo)題文字過長,可重新概括確定標(biāo)題。
5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
6、公文成文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。
(二)行文規(guī)則
1、_某某煤礦委員會、徐州礦務(wù)集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、_某某煤礦紀(jì)律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、_某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、_某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機關(guān)部室上報的報告、請示按文種分別處理?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事,“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應(yīng)退回原單位重新行文。
3、原則上不越級行文,如需越級行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級的機關(guān)。
4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關(guān)對下級機關(guān)請示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。
5、凡礦職能部門和黨群辦事機構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(三)公文形成
發(fā)文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時先由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機要文書登記編號→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負責(zé)組織起草。擬寫公文應(yīng)遵守以下幾點:
(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(2)內(nèi)容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。
(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱準(zhǔn)確無誤,使用簡稱應(yīng)規(guī)范,并加以說明,日期應(yīng)寫具體的年月日。
(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。
(5)引用材料應(yīng)核對原件,做到準(zhǔn)確無誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號。日期應(yīng)寫具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國家法定計量單位。
(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級。
(9)所有文稿一律使用計算機打印。
2、公文核稿及簽發(fā)
(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門負責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。
(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關(guān)部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。
(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對口副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項。符合發(fā)文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復(fù)編號或空號。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀(jì)要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)負責(zé)人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關(guān)部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負責(zé)校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認真細致校對文稿,經(jīng)確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴格按規(guī)定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體,正文為3號仿宋體?！爸黝}詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機關(guān)應(yīng)相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應(yīng)指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負責(zé)與文稿核對準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機關(guān)名稱。
(四)公文分發(fā)及報送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負責(zé)發(fā)放,嚴禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C關(guān)各部室應(yīng)有專人負責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時領(lǐng)取。
2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責(zé)收集整理后,及時交檔案室歸檔。
(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責(zé)簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對集團公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類文件材料,機要文書應(yīng)及時接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見,及時轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門辦理。
(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時、安全,運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。
(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。
三、考核規(guī)定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。
(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機要文書罰款50元。
(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責(zé)成改正。
(五)公文印刷人員要嚴格按規(guī)范要求進行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責(zé)任人罰款50元。
(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。
(七)黨政辦公室要加強文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實專人負責(zé),及時督促機關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責(zé)任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準(zhǔn)確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責(zé)任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書要增強工作責(zé)任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責(zé)任人罰款50元。
第3篇 a企業(yè)公文管理規(guī)定
電力公司公文管理規(guī)定
1 總則
1.1 為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司(以下簡稱公司)實際工作情況,特制定本規(guī)定。
1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門,負責(zé)建立健全公文工作制度,加強公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進行匯總分析,保證公文處理工作高效運轉(zhuǎn)。
1.3 公司綜合管理部配備文秘人員負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關(guān)專業(yè)知識。
1.4 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
1.5 公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
1.6 公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。有效文件分兩類,一是有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件,二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公文,是防止各級機構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。
2 公文種類及使用范圍
2.1 公司的公文種類主要有:命令(令)、決定、決議、通告、報告、請示、通知、通報、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。
2.2 各類公文使用范圍
2.2.1 命令(令)。
適用于采取重大或強制性措施嘉獎或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員;撤銷分公司不適當(dāng)?shù)臎Q定等。
2.2.2 決定、決議。
對重要事項或重大行動做出的安排,用“決定”。
經(jīng)過會議討論通過,并要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”。
2.2.3 通告。
適用于在一定范圍內(nèi)向員工或者往來單位公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知曉的事項。
2.2.4 通知。
適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細則等)和措施;傳達上級有關(guān)單位的指示;要求下級單位辦理或者需要知曉的事項;轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)單位、同級單位和不相隸屬單位的公文;批轉(zhuǎn)下級單位的公文;印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話;人事任免事項等。
2.2.5 通報。
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
2.2.6 報告。
適用于向上級單位匯報工作,反映情況,提出意見或建議,回復(fù)上級單位詢問或交辦事項的處理結(jié)果。
2.2.7 請示。
適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)的事項。
2.2.8 批復(fù)。
適用于答復(fù)下級單位或相關(guān)單位的請示事項。
2.2.9 函。
適用于平級單位之間或不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。
2.2.10 會議紀(jì)要。
適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
2.3 公司的公文類別主要包括:
2.3.1 公司文件(格式一)。
公司的發(fā)字文件文種代號為“字[____]___號”。
公司人事勞資配備單獨發(fā)文字號,發(fā)文字號為“字[____]___號”。
2.3.2 公司批件(格式二)。
公司批件文種代號為“字[____]___號”。
2.3.3 公司函件(格式三)。
公司函件文種代號為“函字[____]___號”。
2.3.4 公司傳真電報(格式四)。
公司傳真電報文種代號為“傳字[____]___號”。
2.4 “簽報”作為內(nèi)部文件,是各部門向公司主管領(lǐng)導(dǎo)請示或報告工作的一種形式。“簽報”要納入公文一體管理。“簽報”必須由主辦部門負責(zé)人親筆簽名?！昂瀳蟆痹粓笠环?交綜合管理部登記編號后送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示,或由公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況分送其他領(lǐng)導(dǎo)批示。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的原件由綜合管理部登記、復(fù)印后將復(fù)印件退各部門(綜合管理部保留原件,并存檔),各部門須妥善保管,并按公司領(lǐng)導(dǎo)批示要求落實有關(guān)工作。
3 公文格式和行文規(guī)則
3.1 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、收文單位標(biāo)識、收文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、文件編號、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。
3.1.1 涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”?！敖^密”、“機密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和綜合管理部根據(jù)公文內(nèi)容共同掌握。
3.1.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
3.1.3 發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.4 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。
3.1.5 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。
3.1.6 主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上,頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文,如決定、決議、會議紀(jì)要、法規(guī)性文件等,主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。主送、抄送、內(nèi)部發(fā)送單位一律用全稱或規(guī)范的簡稱。
3.1.7 公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。
3.1.8 公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
3.1.9 公文成文日期以負責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
3.1.10 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位;應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.11 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。
3.2 公文行文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文,因特殊情況,必須越級行文時,應(yīng)同時抄送越過的機關(guān)。
3.3 公司發(fā)文行文規(guī)則:
3.3.1 凡是對公司外發(fā)文;公司發(fā)布指令、決定、決議;頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用__電字或__電函字。
3.4 上行文(報告、請示等),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位,如需同時發(fā)送其他單位,還應(yīng)寫明抄送單位?！罢埵尽睉?yīng)堅持一文一事,一般只寫一個主送單位;“請示”不得抄送下級單位。
3.5 “報告”中不得夾帶請示事項。
3.6 精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項,不要行文。
4 發(fā)文辦理
4.1 發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過程,包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。
4.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負責(zé)的原則和日常工作程序,誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項,應(yīng)以一個部門為主,與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。
4.2.1 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
4.2.1.1 符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。
4.2.1.2 情況屬實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清晰,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。
4.2.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.2.1.4 公文結(jié)構(gòu)層次數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。
4.2.1.5 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
4.2.1.6 公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
4.2.1.7 公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙(見附件一)”要求,詳細、準(zhǔn)確填寫有關(guān)內(nèi)容。
4.2.1.8 公文擬稿應(yīng)采用a4紙型,同時必須提供電子版文件;會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書寫,簽名應(yīng)寫清姓名、日期。
4.2.1.9 對公司重大事項或涉及多個部門,又需有關(guān)部門配合解決的事項,主辦部門應(yīng)先征求相關(guān)部門意見,再簽報主辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱,分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文,則由主辦部門草擬文稿。
4.3 公文審核。
4.3.1 公文審核實行層層負責(zé)制。擬文部門負責(zé)人要嚴格把關(guān),對所擬公文進行初審,對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé),并簽名后送綜合管理部。
4.3.2 各類發(fā)文在送綜合管理部后,由綜合管理部負責(zé)核稿把關(guān)。
4.3.2.1 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致;審核文稿內(nèi)容是否需要行文;審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策;審核文稿內(nèi)容部門間的一致性;審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行;審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定,文字表達是否準(zhǔn)確精練,專用術(shù)語和人名、地名、引文是否正確,標(biāo)點使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范;審核公文主送、抄送單位,內(nèi)部發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取?/p>
4.3.2.2 綜合管理部預(yù)對文稿做大的改動,應(yīng)征求主辦部門的意見;對不合格的文稿,綜合管理部有權(quán)退回擬稿部門進行修改。
4.3.2.3 發(fā)文需會簽的,應(yīng)由擬文部門送有關(guān)部門會簽后,再交綜合管理部核稿。根據(jù)來文擬辦的文稿,必須把來文原件附在文稿后。
4.4 發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。
4.4.1 公文打印、編號由綜合管理部負責(zé)。密級公文要指定專人打印,并根據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨辦。
4.4.2 公文校對由擬稿人或擬稿部門負責(zé)。屬于密級的公文和上報的各類報表均由經(jīng)辦人親校,要求做到準(zhǔn)確無誤;校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時,應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。
4.4.3 公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。
4.4.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。發(fā)放公文時要在《公司文件發(fā)放登記表》(見附件一)上登記領(lǐng)用部門,并要求領(lǐng)用部門的經(jīng)辦人簽名。凡發(fā)出的公文,要嚴格登記手續(xù)并進行編號、注明密級、郵寄地點、單位要書寫準(zhǔn)確,封閉要嚴密,絕密文件還要在封口處加蓋封章。
4.5 公文的更改。
4.5.1 公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿,經(jīng)部門負責(zé)人審核,交綜合管理部核稿后,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4.5.2 文件修改稿或補充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放,即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復(fù)印件的各級機構(gòu)和部門。
5 收文處理
5.1 公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱(傳閱)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。
5.2 分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會議文件、重要資料及信件,由綜合管理部負責(zé)分發(fā);署名部門的收件,由部門簽收和處理;署名領(lǐng)導(dǎo)的收件,送交領(lǐng)導(dǎo)本人收處。
5.3 登記。有關(guān)部門、單位的正式公文,領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會議的文件,及有關(guān)部門的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對來文時間、單位、文號、標(biāo)題、承辦單位等進行登記,并填制“文件呈批閱辦表”(見附件二)。
5.4 擬辦。綜合管理部確定專人負責(zé)公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后,即送擬辦人提出擬辦意見,經(jīng)綜合管理部負責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起,一般不得超過二小時,擬辦人不在時,直接送辦公室領(lǐng)導(dǎo)閱處。急件和限時辦理的公文,應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。
5.4.1 傳閱卷由擬辦人根據(jù)公司部門職責(zé)提出擬辦意見,確定傳閱順序,經(jīng)綜合管理部負責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見先送公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱,再送有關(guān)部門傳閱。
5.4.2 涉及兩個以上部門處理的請示件公文,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽辦理,再送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示;涉及公司發(fā)展的重大事項請示,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽后,先送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)、再送總經(jīng)理批示。
5.5 送閱(傳閱)和處理。
5.5.1 公文送閱的范圍:公司領(lǐng)導(dǎo)、以及其他相關(guān)的閱文部門。
5.5.2 公文傳閱。綜合人員要根據(jù)批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領(lǐng)導(dǎo)和閱文部門,用送文方式進行傳閱。上級有關(guān)重要文件及“絕密”、“機密”文件,應(yīng)采取保密措施直接送總經(jīng)理閱示。
5.5.3 領(lǐng)導(dǎo)閱批公文和各部門在閱完公文后,均應(yīng)在“文件呈批閱辦表”有關(guān)欄目簽上姓名和時間。
5.5.4 公文要求處理的事項由主辦部門辦理,辦完后應(yīng)在“公文呈批閱辦表”中寫明處理結(jié)果。
5.5.5 請示件公文主辦部門必須明確提出處理意見,會簽部門明確表示意見后報主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示。
5.6 立卷歸檔。收處的公文辦結(jié)后,應(yīng)將收文、文件呈批閱辦表、辦理結(jié)果的文件底稿立卷歸檔。
6 公文的處理時限、承辦和催辦
6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日;對擬發(fā)文稿的處理,包括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送,其時限一般為二個工作日。
6.2 各部門的處理時限。對傳閱件來文,傳閱部門的處理時限一般為一個工作日;請示件來文,主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日,會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉(zhuǎn)發(fā)的文件,直接轉(zhuǎn)發(fā)的公文,主辦部門的擬文時限為一個工作日;轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施,或結(jié)合本公司實際提出貫徹方案的,主辦部門的擬文時限為二個工作日。上述公文處理,如有特殊情況可適當(dāng)延長,但急件要隨時處理。
7 公文歸檔
7.1 公文辦結(jié)后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報、批示等附屬材料,按規(guī)定立卷歸檔。
7.2 分工立卷的具體方法。
7.2.1 與外單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷;
7.2.2 本公司各類發(fā)文,以及以公司名義召開的會議文件,部門發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。
7.3 部門公文材料立卷程序。
部門公文材料立卷程序包括:案卷類目的編制、文件的平時歸卷。
7.3.1 案卷類目的編制
各部門文書管理人員應(yīng)根據(jù)本部門工作情況和任務(wù),按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目,對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。
7.3.2 文件的平時歸卷
根據(jù)案卷類目的條款名稱,為每一條款準(zhǔn)備一個卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對的條款,歸入有關(guān)卷夾內(nèi)并在文件登記簿上注明文件存入的卷號,以備查找。
8 公文管理
8.1 秘密、機密文件、資料的復(fù)印件視同正式文件、資料,閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷毀。
8.2 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
8.3 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進行登記。
8.4 工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,個人不得保存文件。
9 附則
9.1 本規(guī)定由公司綜合管理部負責(zé)解釋。
第4篇 q企業(yè)公文管理制度
第一條 本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項,必須嚴守機密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
第四條 公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條 公司發(fā)文的程序為:擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第六條 公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
草擬公文應(yīng)注意以下事項:
(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
(二)反映情況要客觀,實事求是。
(三)文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結(jié)構(gòu)要緊密,用語要規(guī)范。
(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。
第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批,急件的,當(dāng)天批復(fù);一般文件的,三天內(nèi)批復(fù)。
第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發(fā)文,發(fā)文單位應(yīng)有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責(zé)?？偛棉k收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條 公司發(fā)文,一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律×××字(××年)××號;
(二)公司黨總支發(fā)文,用××黨字(××年)××號;
(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號;
(四)公司監(jiān)事會發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號;
(五)董事局發(fā)文,用××董字(××年)××號;
(六)董事局委員會發(fā)文,用××董×字(××年××號;
(七)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文,用××董××字(××年)××號;
(八)其他管理部門的發(fā)文,用×××字(××年)××號。
第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意,一般不對外發(fā)文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
