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國外出差管理制度旨在規(guī)范企業(yè)員工的海外差旅行為，確保出差任務的有效執(zhí)行，同時保障員工的安全與權益。它涵蓋了出差申請、審批流程、費用管理、行程安排、安全規(guī)定、報銷政策以及違規(guī)處理等多個方面。
包括哪些方面
1. 出差申請：明確出差的目的、時間、地點和預計費用，需提前提交給直接上級審批。
2. 審批流程：詳細規(guī)定各級管理人員的審批權限和時間限制，確保出差計劃的及時審批。
3. 費用預算：設定出差費用標準，包括交通、住宿、餐飲及其他相關費用。
4. 行程安排：規(guī)定如何預訂機票、酒店，以及如何規(guī)劃工作日程。
5. 安全規(guī)定：強調員工在外的安全意識，提供必要的安全培訓和應急處理指南。
6. 報銷政策：明確報銷流程、所需憑證和報銷時限，防止不合規(guī)的費用支出。
7. 違規(guī)處理：設立違規(guī)行為的界定和相應的處罰措施，確保制度的執(zhí)行力度。
重要性
國外出差管理制度對于企業(yè)來說至關重要，它能夠：
1. 提高效率：明確的流程和規(guī)定可以減少決策時間和溝通成本，提升工作效率。
2. 控制成本：通過預算管理和費用控制，降低不必要的開支，優(yōu)化資源利用。
3. 保障安全：通過安全規(guī)定和培訓，預防意外發(fā)生，保護員工的生命財產安全。
4. 維護形象：統(tǒng)一的差旅行為規(guī)范，體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和管理水平。
5. 遵守法規(guī)：符合國內外的法律法規(guī)，避免因差旅行為引發(fā)的法律風險。
方案
1. 制定詳盡的出差手冊，包括各項規(guī)定和操作指南，供員工參考。
2. 建立在線出差管理系統(tǒng)，方便員工提交申請、查詢審批進度和報銷狀態(tài)。
3. 定期舉辦安全培訓，提高員工的自我保護能力。
4. 設立專門的差旅管理部門，負責協(xié)調、審核和處理出差相關事務。
5. 對于頻繁出國的員工，提供語言和文化適應性的培訓。
6. 定期審計差旅費用，確保制度的執(zhí)行情況和財務透明度。
通過上述方案的實施，國外出差管理制度將成為企業(yè)高效運營和員工權益保障的重要支撐。
國外出差管理制度范文
第1篇 國外出差管理制度范本
有些公司的業(yè)務是走向國外的,對于國外的業(yè)務員及管理人員的出差,公司應制定哪些出差管理制度呢以下是國外出差管理制度的范本,可供參考。
ⅰ國內部分
第一條本公司以及所屬工廠及營業(yè)所的員工因公奉派國內出差辦理公務者,依本辦法規(guī)定發(fā)給出差旅費。
第二條本公司員工乘坐火車、輪船、飛機按表16.4.1的標準發(fā)給交通費:
(一)乘坐火車及長途汽車,原則上應出具鐵路局、公路局或汽車公司的購票證明單,如因故未能取得購票證明單者,由出差人出具憑單。
(二)乘坐輪船應取具輪船公司或旅行社的購票證明單或船票存根。
(三)因急要公務必需搭乘飛機者應事先報準并憑飛機票根報支旅費。
(四)搭乘公司的交通工具者,不得再報支交通費。
第三條員工出差的膳食、住宿、雜費按下列標準核發(fā)
a主管級:每日1,20元
b一般級:每日1,00元
第四條出差期間因公支出的下列費用,準予按實報銷,并依下列規(guī)定辦理:
(一)乘坐計程車原則上應取得汽車公司開具的統(tǒng)一發(fā)票,無法取得者由出差人員出具憑單為憑。
(二)電報電話費應取具電信局的收據(jù)為憑。
(三)郵費應取具郵局的證明為憑。
(四)因公宴客的費用,應取具統(tǒng)一發(fā)票或貼足印花的正式收據(jù)為憑。
(五)因公攜帶的行李運費,應取具正式的運費收據(jù)為憑。
第五條員工出差,應由派遣出差單位的主管填寫通知單一式二份,遞請核準后,一份送秘書處登記出差日期,一份由出差人憑以預借或報支旅費(按照規(guī)定格式逐項填寫)。
第六條員工出差銷差后三日內應填具出差旅費報支單,送請各單位主管核實后遞請秘書處審核,總經理核準后,出納人員方得憑以報支。
第七條員工出差前,得憑核準的派遣出差通知單預借旅費,于出差完畢報支旅費時扣回。
第八條市內及短程(一日內)出差人員,除按實報支車資外,另可報支誤餐費。
(一)下午一時以后銷差者準報午餐。
(二)下午八時以后銷差者準加報晚餐。
(三)不得再報支加班費。
第九條奉令調遣的人員,可以比照以上有關條文報支交通費、膳食費(一天)及行李運費。
第十條調遣人員若在公司用膳,則不得報支誤餐費。
第十一條調遣人員若超過一天以上但不能視為出差的,可以由公司酌情予以補貼。
ⅱ國外部分
第十二條本公司員工奉派出國人員,除薪津照領外,并準予報支出差旅費其標準如下:
(一)凡出國往返于公司指定地點的交通費按實報支,自行觀光的交通費自理。
(二)膳、宿、雜費按當時行情,并依國稅局出差規(guī)定在報支額度內支給。
(三)派遣在同城市持續(xù)駐留30日以上者自第31日起按上列標準八折支給。
第十三條受政府或其他機構聘請(派遣)出國考察或實習的本公司人員已在受聘或派遣的機構支領出差旅費者,不得再向本公司支領出差旅費。
第十四條出差期間因公支出應取得正式收據(jù)并按實報銷,其無法取得正式收據(jù)的零星付款可以以出差人簽呈為準。
第十五條如因公務上原因必須支付的費用而超過日用費規(guī)定者可以呈請總經理核發(fā)特別津貼。
第十六條國外出差旅費報銷辦法仍比照本辦法第五條至第七條規(guī)定辦理。
ⅲ附則
第十七條下級職員與上級職員一起出差時,下級職員得比照上級職員標準支給。
第十八條本公司董事、監(jiān)察人及顧問的出差旅費比照經理級標準支給。
第十九條膳、宿什費的支領標準,因物價的變動,可以由總經理隨時通令調整。
第二十條本辦法經董事會核定后實行,修改時亦同。
出差管理規(guī)定
第一條為加強出差費用的管理,特制定本規(guī)定。
第二條員工出差依下列程序辦理:
(一)出差前應填寫出差申請單。出差期限由派遣負責人視情況需要,事前予以核定,并依照程序實核。
(二)出差人憑核準的出差申請單向財務部暫支相當數(shù)額的旅差費,返回后一周內填具出差旅費報告單,并結清暫支款,未于一周內報銷者,財務應于當月工資中先予扣回,等報銷時再行核付。
第三條出差的審核決定權限如下:
(一)國內出差:六日內由部門經理核準,四日以上由主管副總經理核準,部門經理以上人員一律由總經理核準。
(二)國外出差,一律由總經理核準。
第四條出差不得報支加班費,但假日出差酌情予以計新。
第五條出差途中除因病或遇意外災害,或因工作實際需要電話聯(lián)系,請示批準延時外,不得因私事或借故延長出差時間,否則除不予報銷旅差費外,并依情節(jié)輕重論處。
第六條出差旅差費分為交通費、住宿費、膳食費、通訊費、交際費等,其標準另定。
第七條出差費用的報銷:
(一)交通費、住宿費按標準報銷,超標自付,欠標不補。
(二)膳食費按標準領取。
(三)通訊費以郵局憑證報銷。
(四)交際費由領導核定,憑據(jù)報銷。
員工出差旅費支給辦法
(一)總則
第一條本辦法依據(jù)機械工業(yè)股份有限公司(以下簡稱本公司)人事管理規(guī)則之規(guī)定訂定之。
第二條本公司員工出差旅費之支給概依本辦法辦理。
第三條本公司員工出差分為:
1.當日出差:出差當日可能往返者。
2.遠途出差:出差必須在外住宿者。
3.國外出差;赴國外出差者。
(二)當日出差
第四條員工當日出差時由科長以上主管核準之。
第五條當日出差每延誤正餐時間一小時以上得按延誤餐次支給誤餐費每餐30元。但外勤已支津貼人員概不支給誤餐費。
第六條當日出差除依前條規(guī)定支給誤餐費外不另支付出差旅費。
第七條當日出差之交通費憑乘車證明實數(shù)支給。
第八條當日出差人員必須于當日趕回,不得在外住宿。但因實際需要,事先呈奉各部經理以上主管核準者按遠途出差辦理。
(三)遠途出差
第九條本公司員工奉命或因業(yè)務需要遠途出差時必須事先填報出差申請書(格式另定,記明出差日程、出差目的地及出差要務等呈部(室中心)經理(主任)或分公司經理核準后方可出差。
第十條遠途出差之員工得在出差申請書添附出差旅費概算表向財務單位預借旅費。
第十一條未及呈準出差人員須補辦手續(xù)后方得支給出差旅費。
第十二條出差人員因急病或不可抗力之天災地變致無法在預定期限返回銷差而必須延長滯留,得據(jù)出差者之申請,經調查確實無誤乃得支給出差旅費。
第十三條出差人員必須于公畢返回后三日內填具員工出差旅費報告單請領出差旅費。
第十四條出差人員之交通工具除可利用公司車輛外,以利用火車、公路車為原則。但因特急事情經協(xié)理以上人員核準者得利用空運交通工具。
第十五條出差人員之交通費憑乘車證明以實費計算支給。因乘坐出租汽車三輪車,無法取得乘車證明者呈請部(室、中心)經理(主任)以上主管核準后得實數(shù)支給之。
第十六條使用公司交通車輛或借用車輛者不得申領交通費。
第十七條員工遠途出差旅費,按下列標準支給:表3.4.5
第十八條遠途出差如利用夜間(午后9時以后,午前6時以前)車次,住宿費減半支給,但不支給日當。
第十九條日當自出發(fā)日起算至回公司之日給付之,但午后出發(fā)或午前回公司者減半支給。
第二十條出差人員每日必須作成出差日報向各直屬主管報告。
第二十一條住宿費按出差人員在外住宿日數(shù)定額支給。
第二十二條出差人員住宿費必須取得住宿費憑證(旅社給一發(fā)票),但住宿在自宅(含其他住宅)或本公司招待所未取得住宿費憑證者減半支給住宿費。
第二十三條與經理以上人員隨行,其住宿費不夠時得呈經上級人員核準,憑住宿費支給憑證支給與上級人員同等之住宿費或實費。
第二十四條各分支機構人員因業(yè)務需要或受命到總公司述職,比照遠途出差支給日當及住宿費。但支領外勤津貼人員不得支給住宿費。
(四)國外出差旅費報支辦法〖ht〗
第二十五條本公司員工奉命或因業(yè)務需要出差國外時,必須填具出差申請書記明出差日程,出差目的地及出差要務等呈由董事長核準。
第二十六條國外出差人員得憑核準之出差申請書預編出差費概算,于出國前向財務單位預借旅費。
第二十七條國外出差人員渡航費,董事長、總經理得按頭等艙位實額支給,其他人員均按二等艙位實額支給。
第二十八條國外出差人員之出差旅費,按下列標準支給。
注:
1.上列金額系赴東南亞、日本之旅費標準。赴歐美者,按級另加20%。
2.但供住宿者,按上列標準每日減支美元10元。
第二十九條前條之出差旅費包括在出差地之交通費、住宿費、雜費及日當。
第三十條國外出差去程當日不論何時起程概以一天計算,回程當日不論何時返回均不予計算出差日數(shù)。
(五)附則
第三十一條本辦法經董事會通過后施行,修改時亦同。
第三十二條本辦法如有未盡事宜得隨時修改之。
員工出差實施細則
(一)本公司員工因公務上之需要,受命出差國內外(包括遷調)悉依照本章之規(guī)定辦理。
(二)員工出差均依各單位主管之命令或指示,視實際之需要,限定日期呈請總經理核準后行之。
(三)出差員工應于出發(fā)前,依式填寫所定表格,通知總務組登記,如情形特殊事前不及辦理時,亦需盡速補填表格,送交登記。
(四)員工出差得按實報支出差旅費,其最高標準如附表,除特殊情況,經總經理核準者外,其余如有超額報支,一律剔除之。
(五)員工出差前,得按實際需要預借旅費,其預借款額,經由各主管初審,呈請總經理核準后暫付之,出差完畢,向總務組銷差后應于三日內呈報核銷,如三日后,仍未報支者,會計組應將該員之預借旅費在薪津項下先予扣回,俟報支時,再行核付。
(六)員工在本市及郊區(qū)或其他同日可往返之出差按實支給交通費及誤餐費。
(七)員工出差在一日以上,其另有不滿一日之旅費,無論出發(fā)或返回日一律二分之一給付,又乘夜車往返者,不另支宿費。
(八)交通費包括旅程中必須之舟車等費,按實際報支,便其他零星用費均在膳雜費內開支,不得另行報支。
(九)凡因公拍發(fā)之郵電及特別公務,臨時雇用人夫,車馬等項所支出之必要費用,另列特別費用內得按實憑證推薦閱讀:
報支。
(十)員工出差除中途患病及天然不可抗力之原因,并有確實證明者外不得任意改變起程日期,或延長出差時間,但事后經總經理特準者,得追認之。
(十一)員工出差旅費,應據(jù)實提出收據(jù),核發(fā)之,但如發(fā)現(xiàn)有虛報不實情事,除將所領追回外,并視情節(jié)之輕重,酌予懲處。
(十二)員工出差事前事后及旅途中所應填寫的一切表格及應辦手續(xù)另定。
員工出國辦法
(一)凡本公司員工因公經核準出國者,悉依本辦法之規(guī)定辦理之。
(二)因公奉派出國人員,于出國前需先立承諾書(如附件一),言明按期歸國并繼續(xù)為公司服務,如在返國三年內自動辭職者,愿無條件賠償出國期間之費用除以三年平均數(shù)額之差額,并放棄先訴抗辯權。
(三)出國人員于返國后,應于二星期之內書面提呈出國經過及觀感心得必要時,并由總經理排定時間,向公司內有關部門人員講解心得及工作計劃方針。
(四)國外出差旅費報支標準如附表二。
(五)奉派出國人員,出國期間其薪津仍準照領,并得預支核定日數(shù)之差旅費。
(六)出國人員應照規(guī)定期限歸國,并于返國后10日內檢具有關憑證向會計部報銷,因故拖延不歸或費用開支經審核不準報銷者,概由出國人員自行負擔。
(七)出國人員在國外之旅行,應予規(guī)定之路程為限,規(guī)定以外路程之差旅費如經總經理核準者,準予報銷。
(八)出國接受技術訓練或愛國內外廠商機構補助人員,其差旅費如已由有關單位支給者,其支給部分不得再向公司申請,但廠商供給之費用較本辦法所訂之費用為低時,其差額得由公司補助之。
(九)本辦法經經理級會議通過呈總經理核定公布實施,其修改或補充亦同。
附件一
承諾書
年月日
立承諾書人因公經××股份有限公司派遣出國,謹保證:
(一)按期歸國返回公司工作。
(二)返國后三年內決不自動離職,如有違背愿依貴公司所訂之辦法負責賠償,連帶保證人愿負擔一切連帶賠償責任,并放棄先訴抗辯權。
××股份有限公司
立承諾書人:
連帶保證人:
地址:
身份證編號:
說明:
(一)因公出國者,其手續(xù)由總務部代為辦理。
(二)在同一地區(qū)內停留三十日以上者,自第三十一日起,膳宿雜費以八折計算。
(三)低職人員隨同高職出國者,其費用得酌實情比照高職人員報支。
(四)美金幣值如有變動,得視各該地區(qū)匯率調整之。
