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公司電子郵件管理制度是確保企業(yè)內(nèi)部溝通的有效性和合規(guī)性的關(guān)鍵工具。它旨在規(guī)范員工的電子郵件使用行為，防止信息泄露，保障信息安全，提高工作效率，并維護(hù)公司的專業(yè)形象。
包括哪些方面
一套完善的電子郵件管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)主要方面：
1. 賬戶管理：明確電子郵件賬戶的申請、分配、變更和注銷流程。
2. 使用規(guī)范：規(guī)定郵件的發(fā)送、接收、回復(fù)、存儲和刪除標(biāo)準(zhǔn)，以及附件大小限制。
3. 內(nèi)容要求：強(qiáng)調(diào)郵件的書寫格式、語言規(guī)范，以及敏感信息的處理方式。
4. 隱私保護(hù)：保護(hù)員工的電子郵件隱私，同時(shí)規(guī)定監(jiān)控和審計(jì)的合法范圍。
5. 安全措施：包括密碼策略、防病毒、防垃圾郵件和網(wǎng)絡(luò)安全教育。
6. 法律責(zé)任：提醒員工了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)，如電子通信隱私法等。
7. 糾紛解決：設(shè)定處理電子郵件爭議的程序和責(zé)任人。
重要性
電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)日常運(yùn)營的重要通訊手段，其管理制度的重要性不言而喻：
1. 保障信息安全：防止敏感信息外泄，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)。
2. 提升效率：明確的使用規(guī)范能減少無效溝通，提高工作效率。
3. 維護(hù)形象：統(tǒng)一的郵件標(biāo)準(zhǔn)能體現(xiàn)公司的專業(yè)性和一致性。
4. 規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)：確保郵件通信符合法規(guī)要求，避免潛在法律糾紛。
5. 增強(qiáng)員工意識：培養(yǎng)員工良好的電子郵件使用習(xí)慣，提升其網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)。
方案
以下是構(gòu)建有效電子郵件管理制度的建議：
1. 制定詳細(xì)政策：明確各項(xiàng)規(guī)定，確保覆蓋所有關(guān)鍵點(diǎn)，定期更新以適應(yīng)技術(shù)變化。
2. 培訓(xùn)與教育：組織定期的電子郵件使用培訓(xùn)，強(qiáng)化員工對政策的理解和執(zhí)行。
3. 技術(shù)支持：利用技術(shù)手段如過濾器和加密，輔助實(shí)施管理政策。
4. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)控機(jī)制，對違反規(guī)定的員工進(jìn)行提醒和指導(dǎo)，同時(shí)收集反饋優(yōu)化制度。
5. 案例分享：通過分享正反面案例，增強(qiáng)員工對正確電子郵件行為的認(rèn)識。
6. 持續(xù)改進(jìn)：定期評估制度的效果，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和完善。
通過上述措施，我們可以建立一個(gè)既實(shí)用又高效的電子郵件管理制度，為公司的順暢運(yùn)行提供有力保障。
公司電子郵件管理制度范文
第1篇 _公司電子郵件管理
公司電子郵件管理
1.0 總則
公司開通intemet電子郵件服務(wù),目的是為了更好地促進(jìn)公司員工工作的內(nèi)外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò),無論對內(nèi)對外均不得傳遞與本人工作無關(guān)的內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。
2.0 郵件服務(wù)器管理
辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負(fù)責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查工作。
3.0 郵件開戶須知
申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經(jīng)理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人。回執(zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。
4.0 電子郵件使用規(guī)程
4.1 用戶應(yīng)當(dāng)定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個(gè)用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權(quán)刪除郵箱中的兩個(gè)月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項(xiàng)規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負(fù)責(zé)。
4.2 禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴(yán)禁使用fidmail下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機(jī)構(gòu)可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。
4.3 在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。
4.4 嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會(huì)安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。
4.5 發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。
4.5.1 秘密級:需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送,由部門對資料的安全負(fù)責(zé)。
4.5.2 機(jī)密級:由部門經(jīng)理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。
4.5.3 絕密級:禁止在網(wǎng)上發(fā)送
5.0 監(jiān)督檢查工作
公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。
6.0 塊規(guī)處罰
6.1 對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidmail下載軟件或未經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報(bào)刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴(yán)重程度,處于500―800元的罰款。
6.2 轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會(huì)安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工,首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理,再次發(fā)現(xiàn)作降職處理,三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。
6.3 在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。
6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴(yán)重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴(yán)重的,公司還將依法追究其法律責(zé)任。
7.0 附則
本條例的解釋權(quán)屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。
第2篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內(nèi)容:
1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。
2、發(fā)送郵件時(shí),發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報(bào)告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時(shí)答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時(shí)閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時(shí)而導(dǎo)致未能按通知要求參加會(huì)議、未能按要求完成公司安排的各項(xiàng)工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報(bào)告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負(fù)荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。
8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進(jìn)行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息,并報(bào)總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負(fù)責(zé)按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。
2、郵箱使用者應(yīng)保護(hù)好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時(shí)做出更改申請。
3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。
