本《供應(yīng)商來訪管理制度》旨在規(guī)范公司與供應(yīng)商之間的交流與合作，確保來訪活動的有效進(jìn)行，保護(hù)公司利益，提升協(xié)作效率。制度內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1. 來訪申請與審批流程
2. 來訪接待標(biāo)準(zhǔn)與程序
3. 信息保密與安全規(guī)定
4. 來訪后的反饋與評估
5. 違規(guī)處理與責(zé)任追究
包括哪些方面
1. 來訪申請與審批流程：明確供應(yīng)商來訪前需提交的申請材料、審批權(quán)限及時間限制。
2. 來訪接待標(biāo)準(zhǔn)與程序：規(guī)定接待人員的職責(zé)、接待場所的選擇、參觀路線的規(guī)劃等。
3. 信息保密與安全規(guī)定：強調(diào)在供應(yīng)商來訪期間對公司敏感信息的保護(hù)措施。
4. 來訪后的反饋與評估：設(shè)定對供應(yīng)商來訪效果的評價機制，以便持續(xù)改進(jìn)管理。
5. 違規(guī)處理與責(zé)任追究：對于違反規(guī)定的供應(yīng)商和內(nèi)部員工，設(shè)定相應(yīng)的處罰措施。
重要性
供應(yīng)商來訪管理制度的重要性在于：
- 維護(hù)公司運營秩序：有序的來訪管理能確保公司日常工作不受干擾。 - 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)公司核心競爭力。 - 提高合作效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，使供應(yīng)商更好地理解公司需求，提升合作效率。 - 建立良好關(guān)系：規(guī)范的接待方式有助于建立與供應(yīng)商的互信關(guān)系，促進(jìn)長期合作。
方案
1. 申請與審批：供應(yīng)商需提前至少一周提交來訪申請，包括來訪目的、人員名單、預(yù)計行程等。由采購部門初審后，交由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保來訪符合公司利益。
2. 接待準(zhǔn)備：接待人員應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)，提前了解供應(yīng)商需求，安排合適的接待場地，并制定參觀計劃。接待過程中，保持專業(yè)禮貌，積極解答疑問。
3. 信息管理：所有敏感區(qū)域應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，來訪人員不得攜帶未經(jīng)許可的電子設(shè)備。簽訂保密協(xié)議，確保供應(yīng)商理解并遵守公司信息保密政策。
4. 反饋與評估：來訪結(jié)束后，收集雙方反饋，評估來訪效果，記錄在供應(yīng)商檔案中，作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。
5. 違規(guī)處理：對于違反規(guī)定的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作等措施；內(nèi)部員工違規(guī)，將依據(jù)公司紀(jì)律處分條例進(jìn)行處理。
本制度旨在打造公平、透明的供應(yīng)商關(guān)系，期待所有相關(guān)人員共同遵守，以實現(xiàn)共贏的合作伙伴關(guān)系。
供應(yīng)商來訪管理制度范文
第1篇 供應(yīng)商來訪管理制度(范文)
來訪人員規(guī)章制度
為保證公司接待工作規(guī)范有序,充分展現(xiàn)公司良好的企業(yè)形象,特制定本制度。
第一條公司前臺是來訪人員接待的直接接待人。
第二條來訪客人進(jìn)門后,公司前臺應(yīng)立即起身相迎,并發(fā)出“您好,請問你找誰”的詢問,并將來訪人員引領(lǐng)到接待區(qū),做好來訪登記,送上茶水。
第三條接待人員問明來訪者事由及被訪者后,要立即通知被訪者;如需引導(dǎo),則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢進(jìn)行引導(dǎo),具體如下:在走廊引導(dǎo)——接待人員在客人兩三步之前,配合步調(diào),請客人走在內(nèi)側(cè)在樓梯引導(dǎo)——當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時,應(yīng)該讓客人走在前面,接待人員走在后面;若是下樓時,應(yīng)由接待人員走在前面,客人走在后面。上下樓梯時,接待人員應(yīng)該注意客人的安全在客廳里引導(dǎo)——當(dāng)客人走入客廳,接待人員應(yīng)用手指示,請客人坐下;看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人誤坐下座,接待人員應(yīng)請客人改坐上座。
第四條來訪人員接待地點的安排,遵循以下原則。
1.對于普通來賓,一般安排在公司接待區(qū)接待。
2.對于貴賓,應(yīng)由具體接待者安排接待地點。
3.對于面試人員,如果會議室條件允許,應(yīng)盡量安排在會議室接待。
4.對于外來對帳人員,一律安排在三樓接待區(qū)等待。
第五條預(yù)約人員到達(dá)后,若被訪者由于種種原因不能馬上接見,接待人員一定要說明理由與等待時間,若來訪人員愿意等待,則應(yīng)向其提供茶水和雜志,如有可能,還應(yīng)該不時為來訪人員更換茶水。
第六條如果預(yù)約來訪人員要找的負(fù)責(zé)人不在,接待人員要明確告知負(fù)責(zé)人的去向及回公司的時間,請來訪人員留下電話、地址,并明確是來訪人員再次來公司,還是本公司人員回訪來訪者單位。
第七條如果來訪人員未預(yù)約,接待人員應(yīng)首先明確對方姓名,委婉詢問對方來意,并初步判斷能否讓他與相關(guān)人員見面。
第八條接待人員經(jīng)過初步判斷,如果不能直接回答,應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭,及時與相關(guān)人員溝通,最后決定是否安排接待。
第九條接待來訪人員時,接待人員應(yīng)禮貌大方、熱情周到。若因處理不當(dāng),造成來訪者不滿或造成接待秩序混亂,視情節(jié)每次給予接待者50-100元的處罰。
第十條本制度自公布之日起執(zhí)行。由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)修訂并解釋。
供應(yīng)商管理制度
第一章總則
第一條為優(yōu)化、開發(fā)供應(yīng)商資源,建立供應(yīng)商市場準(zhǔn)入和業(yè)績評估體系,維持供應(yīng)商隊伍穩(wěn)定可靠,為企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)提供可靠的物資供應(yīng)保障,特制定本制度。
第二條供應(yīng)商管理的范圍,包括對供應(yīng)商的調(diào)查、選擇、開發(fā)、使用和控制等綜合性管理工作。調(diào)查是基礎(chǔ),選擇、開發(fā)、控制是手段,使用是目的。
第三條供應(yīng)商管理的核心是在供應(yīng)商資源調(diào)查基礎(chǔ)上,形成優(yōu)存劣汰機制,編制《合格供應(yīng)商名冊》。
第四條《合格供應(yīng)商名冊》是采購工作中選擇、使用供應(yīng)商的主要依據(jù)。對于未列入《合格供應(yīng)商名冊》的供應(yīng)商,經(jīng)過調(diào)查、評估合格后,列入合格供應(yīng)商名冊新增部分。
第五條對于未納入《合格供應(yīng)商名冊》,未經(jīng)過調(diào)查、評估,或經(jīng)過調(diào)查、評估后不合格的供應(yīng)商,無投標(biāo)資格,不得簽訂合同。
第六條本制度適用于集團(tuán)所轄各生產(chǎn)性公司。
第二章供應(yīng)商資源調(diào)查
第七條供應(yīng)商資源調(diào)查是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)工作。分為現(xiàn)有供應(yīng)商的合作業(yè)績調(diào)查、新增供應(yīng)商綜合實力調(diào)查。
第八條現(xiàn)有供應(yīng)商的合作業(yè)績調(diào)查,是供應(yīng)商資源調(diào)查的重要方面,包括現(xiàn)有供應(yīng)商基本情況、與hg集團(tuán)的合作年限,集團(tuán)各公司產(chǎn)品使用情況(數(shù)量、金額、使用壽命),售后服務(wù)情況,價格水平,財務(wù)付款與欠款情況。
第九條新增供應(yīng)商的綜合實力調(diào)查,是供應(yīng)商資源調(diào)查的補充,包括新增供應(yīng)商基本工商資質(zhì)、主要生產(chǎn)設(shè)備與檢測設(shè)備先進(jìn)水平、生產(chǎn)規(guī)模、財務(wù)能力、主要產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)、主要用戶使用情況(業(yè)績、使用壽命),售后服務(wù)情況,價格水平,等等。
第十條供應(yīng)商資源調(diào)查工作由集團(tuán)工程管理部牽頭組織。
根據(jù)調(diào)查工作計劃,由集團(tuán)工程管理部組織使用量(金額)最大的用戶公司采購部,進(jìn)行現(xiàn)有供應(yīng)商的合作業(yè)績調(diào)查;組織推薦人所在公司采購部,開展新增供應(yīng)商的綜合實力調(diào)查。
調(diào)查過程中,各公司工程部(采購部)都必須積極配合集團(tuán)工程管理部和其他公司進(jìn)行的調(diào)查,提供相關(guān)真實數(shù)據(jù)。調(diào)查后,調(diào)查小組必須撰寫調(diào)查報告、如實填寫供應(yīng)商資料卡,上報集團(tuán)工程管理部。
調(diào)查報告的格式模板見附件1、
供應(yīng)商資料卡見附件2、
第三章《合格供應(yīng)商名冊》的建立與維護(hù)管理
第十一條在分析、綜合供應(yīng)商資源調(diào)查報告的基礎(chǔ)上,評估現(xiàn)有供應(yīng)商、新增供應(yīng)商綜合實力,編制《合格供應(yīng)商名冊》。
第十二條集團(tuán)工程管理部負(fù)責(zé)《合格供應(yīng)商名冊》的審核、建立,戶頭增減維護(hù),定期頒布。建立計算機供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),并指定專人進(jìn)行日常管理。
第十三條《合格供應(yīng)商名冊》包含的內(nèi)容:供應(yīng)商代碼、注冊名稱(全稱)、屬地、注冊地址、實際地址、企業(yè)網(wǎng)址、性質(zhì)(外資/國有/國有控股股份/民營控股/民營獨資/個資/個體)、經(jīng)營性質(zhì)(生產(chǎn)/貿(mào)易)、企業(yè)法人代表姓名、注冊資金(萬元)、職工人數(shù)、年銷售額(萬元)、所屬行業(yè)、行業(yè)地位、企業(yè)主導(dǎo)產(chǎn)品、與hg集團(tuán)合作年限、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系人職務(wù)、聯(lián)系人固定電話、聯(lián)系人手機號碼、傳真號碼、電子郵箱等。
《合格供應(yīng)商名冊》基本數(shù)據(jù)保存的形式是電子表格e_cel,計算機供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫據(jù)此導(dǎo)入引用。
《合格供應(yīng)商名冊》的封面、內(nèi)頁樣式見附件3、
《合格供應(yīng)商名冊》的內(nèi)容字段約定見附件4、
第十四條集團(tuán)工程管理部制定供應(yīng)商管理系統(tǒng)管理人員工作紀(jì)律、考核規(guī)定,保障《合格供應(yīng)商名冊》基本數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確、及時更新。
第十五條《合格供應(yīng)商名冊》的建立與維護(hù)管理包括合格供應(yīng)商名冊初始建立、現(xiàn)有供應(yīng)商評估、違規(guī)供應(yīng)商除名、供應(yīng)商資格注銷、新增供應(yīng)商添加。
第十六條合格供應(yīng)商名冊初始建立、現(xiàn)有供應(yīng)商評估、違規(guī)供應(yīng)商除名、供應(yīng)商資格注銷、新增供應(yīng)商添加的審批權(quán)限見附件5、
第十七條合格供應(yīng)商名冊初始建立,基于集團(tuán)公司經(jīng)過多年實踐,已經(jīng)形成較完善的供應(yīng)商隊伍,集團(tuán)工程管理部結(jié)合供應(yīng)商資源調(diào)查的成果,集中組織評估,對產(chǎn)品質(zhì)量過硬、價格合理、合作期較長、信譽良好、作風(fēng)端正的供應(yīng)商,直接納入《合格供應(yīng)商名冊》。
合格供應(yīng)商名冊初始建立流程見附件6、
合格供應(yīng)商名冊初始建立封面、內(nèi)頁模版見附件7、
第十八條合格供應(yīng)商名冊初始建立的原則:
1、合格供應(yīng)商名冊初始建立的總戶數(shù)不超過現(xiàn)有供應(yīng)商總戶數(shù)的80%;
2、現(xiàn)有供應(yīng)商,產(chǎn)品質(zhì)量過硬、價格合理、合作期較長(一年以上)、信譽良好直接進(jìn)入;其他現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)入評估程序。
第四章《合格供應(yīng)商名冊》的評估篩選、資格注銷、違規(guī)除名
第十九條《合格供應(yīng)商名冊》的評估篩選,是集團(tuán)工程管理部組織的定期評估,在供應(yīng)商資源調(diào)查和現(xiàn)有供應(yīng)商年終評估的基礎(chǔ)上進(jìn)行,現(xiàn)有供應(yīng)商年終評估的標(biāo)準(zhǔn)與打分表見附件8、
第二十條現(xiàn)有供應(yīng)商年終評估每年十二月上旬,由集團(tuán)工程管理部統(tǒng)一組織安排。現(xiàn)有供應(yīng)商年終評估程序見附件9、
第二十一條供應(yīng)商年度評估必須于年底前完成,并及時下發(fā)下年度《合格供應(yīng)商名冊》。
第二十二條評估小組的組成:使用單位技術(shù)人員代表1人、使用單位領(lǐng)導(dǎo)1人,專業(yè)工程師1人,相關(guān)采購人員2人(集團(tuán)1人,分公司1人),監(jiān)察部代表1人。
第二十三條現(xiàn)有供應(yīng)商年終評估分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格(含差)四檔,對應(yīng)的評估分值和應(yīng)對管理措施見附件10:
第二十四條供應(yīng)商資格注銷是指因供應(yīng)商破產(chǎn)、一年以上無合作等原因,失去其保留《合格供應(yīng)商名冊》資格的情況。
第二十五條供應(yīng)商違規(guī)除名是指供應(yīng)商在與本集團(tuán)公司合作過程中,采用欺詐、脅迫、串標(biāo)等不正當(dāng)手段,受到本集團(tuán)公司審計、監(jiān)察等職能部門除名處罰。
供應(yīng)商除名與注銷流程見附件11、
第五章新供應(yīng)商資源的引進(jìn)
第二十六條對于有實力的新增供應(yīng)商,通過資料卡的建立、綜合能力評估,適時納入《合格供應(yīng)商名冊》。
第二十七條新增供應(yīng)商綜合實力評估標(biāo)準(zhǔn)與打分表見附件12、
第二十八條新供應(yīng)商添加審批流程見附件13、
第二十九條新增供應(yīng)商申請審批卡見附件14、
第六章違規(guī)考核與處罰
第三十一條《合格供應(yīng)商名冊》是選擇、使用供應(yīng)商的依據(jù),對于違反本制度選擇供應(yīng)商的行為執(zhí)行如下考核,見附件15《供應(yīng)商管理制度執(zhí)行情況考核處罰表》。
第三十二條工程管理部負(fù)責(zé)制度執(zhí)行情況的檢查與考核,對于違反制度的情況,及時下發(fā)《整改與處罰通知單》,對于年度內(nèi)連續(xù)兩次、累計三次違反制度的采購人員,調(diào)離采購崗位。見附件16、
第三十三條工程管理部供應(yīng)商管理系統(tǒng)管理人員工作紀(jì)律、考核規(guī)定見附件17、
第三十四條對于提供虛假資料,騙取《合格供應(yīng)商名冊》資格的供應(yīng)商,一經(jīng)查實,做無條件除名處理。
第七章附則
第三十五條工程管理部負(fù)責(zé)本制度的起草和解釋工作。
第三十六條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
