包括哪些
企業(yè)技術文件管理制度是對企業(yè)內(nèi)部技術資料進行系統(tǒng)化管理的一套規(guī)則，涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、使用、存儲到廢棄的全過程。具體包括以下幾個核心部分：
1. 文件分類與編碼：定義各類技術文件的類別，如設計圖紙、工藝規(guī)程、檢驗標準等，并設定統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
2. 文件審批流程：明確文件的編制、審核、批準權限，確保文件的準確性和合規(guī)性。
3. 文件版本控制：規(guī)定文件的修訂、更新和版本升級流程，防止舊版文件的誤用。
4. 文件分發(fā)與使用：制定文件的發(fā)放范圍、使用規(guī)定，保證信息的正確傳遞。
5. 文件存儲與保護：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。
6. 文件檢索與查閱：建立文件檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需信息。
7. 文件廢棄與銷毀：設定文件生命周期，明確文件不再使用時的廢棄和銷毀程序。
體系框架
企業(yè)技術文件管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 文件管理組織：明確文件管理的職責部門和人員，以及他們的權責分配。
3. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、修訂、存儲、檢索、廢棄和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作流程。
4. 文件質(zhì)量保證：設立文件的審核機制，確保文件內(nèi)容的準確性和完整性。
5. 文件安全與保密：規(guī)定文件的安全保護措施，包括物理安全和網(wǎng)絡安全，以及涉密文件的特別管理。
6. 文件培訓與監(jiān)督：定期進行文件管理培訓，確保員工理解和執(zhí)行相關規(guī)定，并進行監(jiān)督和考核。
7. 制度修訂與更新：設定制度的定期審查和修訂機制，以適應企業(yè)的發(fā)展變化。
重要性
企業(yè)技術文件管理制度的重要性不言而喻，它對于企業(yè)的運營效率、產(chǎn)品質(zhì)量、知識產(chǎn)權保護等方面都有深遠影響：
1. 提高工作效率：清晰的文件流程能減少溝通成本，提高工作協(xié)同效率。
2. 確保產(chǎn)品質(zhì)量：通過標準化的技術文件，可以保證生產(chǎn)和服務的標準化，從而提升產(chǎn)品質(zhì)量。
3. 保障知識產(chǎn)權：嚴格的文件管理能夠有效防止技術外泄，保護企業(yè)的核心競爭力。
4. 符合法規(guī)要求：許多行業(yè)都要求企業(yè)有完善的文件管理體系，以滿足法規(guī)和標準的合規(guī)性。
5. 促進知識傳承：有效的文件存儲和檢索，有利于企業(yè)知識的積累和傳承，推動技術創(chuàng)新。
企業(yè)技術文件管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其科學性和執(zhí)行力直接影響到企業(yè)的運營質(zhì)量和長遠發(fā)展。因此，建立健全的技術文件管理制度，對于任何企業(yè)來說都是至關重要的任務。
企業(yè)技術文件管理制度范文
第1篇 某企業(yè)技術文件管理制度
企業(yè)技術文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術文件的完整性,使之完全能指導生產(chǎn),以保證質(zhì)量和生產(chǎn)正常進行,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術文件管理。
二、管理業(yè)務與分工
1、技術部負責人:負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。
2、檔案保管員:負責技術文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1、技術文件的種類
①法律法規(guī)及標準性文件
a.相關的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產(chǎn)品標準及有關管理標準
c.相關的質(zhì)量標準
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書;
b.工序質(zhì)量表及質(zhì)量控制點一覽表
c.產(chǎn)品使用說明書
d.公司內(nèi)所有設備使用說明書
e.設備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關技術要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術部必須建立【技術文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應及時對文件進行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復印件送技術部,技術部根據(jù)記錄及時掌握本廠技術文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術文件的保管由檔案保管員按檔案管理標準進行保管,廠內(nèi)發(fā)行的技術文件,除按檔案管理的要求進行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術文件的復制與分發(fā)
技術文件的復制打印由技術部提出打印數(shù)字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術文件發(fā)送時,要備好【技術文件發(fā)放/領用表】進行文件名稱、編號、日期等內(nèi)容的登記,接收人員應在登記表上簽收。
5、技術文件的借用
1質(zhì)量管理類文件的借用應填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準,方可借閱。
6、技術文件的修改與審批
①當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術文件時,由技術部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
②技術文件確定修改后,由技術部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)填寫【設計更改單】。
【設計更改單】應包括下列內(nèi)容:
a.技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設計、工藝負責人簽名;
e.修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術文件的審查與批準
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的【設計更改單】交技術部負責人進行審查和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改有技術部召集有關人員參加審定,會議通過審定后,由技術部負責人簽字后交公司批準。
④檔案管理員接到【設計更改單】后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
7、技術文件的回收與銷毀
技術部應及時掌握相關國家標準動態(tài),及時更新,過期的應進行回收銷毀。當新的技術文件進行分發(fā)時,分發(fā)人同時應將相應的舊文件進行回收,整理后由技術部決定對其進行歸檔或銷毀。
