紙質(zhì)文件管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涉及到文件的創(chuàng)建、分類、存儲、檢索、使用、更新、廢棄等全過程管理。此制度旨在確保企業(yè)信息的安全、有效利用和合規(guī)性，防止信息丟失、泄露，提高工作效率。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于快速定位和查找。
2. 文件審批流程：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等環(huán)節(jié)的權(quán)限和程序。
3. 文件存儲與保管：確定文件的存儲地點、方式，以及物理安全措施。
4. 文件借閱與使用：設(shè)定文件的借閱權(quán)限，規(guī)范使用過程，防止非法復(fù)制或損壞。
5. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂的流程，保持文件內(nèi)容的時效性。
6. 文件銷毀：明確文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，確保敏感信息的安全處理。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進行文件管理培訓(xùn)，加強日常監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。
重要性
紙質(zhì)文件管理制度的重要性不容忽視：
1. 保障信息安全：通過規(guī)范管理，防止文件遺失、泄露，維護企業(yè)利益。
2. 提升效率：有序的文件管理體系能減少尋找文件的時間，提高工作效率。
3. 法規(guī)遵從：符合相關(guān)法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險。
4. 知識傳承：保證企業(yè)知識和經(jīng)驗的有效傳遞，支撐業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。
方案
1. 制定詳細的操作指南：明確每個環(huán)節(jié)的具體步驟，減少操作混亂。
2. 實施文件管理系統(tǒng)：引入數(shù)字化工具，提升文件管理的便捷性和準(zhǔn)確性。
3. 建立責(zé)任機制：明確各部門和個人的職責(zé)，確保制度落地。
4. 定期審計：定期檢查文件管理情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
5. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)實際運行效果，不斷調(diào)整和完善制度，適應(yīng)企業(yè)變化。
在實際操作中，應(yīng)注重制度的靈活性與實用性，既要嚴(yán)格遵守，也要根據(jù)實際情況靈活調(diào)整，以實現(xiàn)最佳的管理效果。管理層應(yīng)積極推廣文件管理文化，讓每位員工意識到文件管理的重要性，并將其融入日常工作中。
紙質(zhì)文件管理制度范文
第1篇 紙質(zhì)文件管理制度范文
信息化環(huán)境中,企業(yè)加強電子文件管理制度建設(shè)是提高電子文件質(zhì)量,發(fā)揮信息資源價值的必然之舉,下面是小編為大家?guī)淼募堎|(zhì)文件管理制度:
紙質(zhì)文件管理制度【1】
公司紙質(zhì)文件歸檔管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,規(guī)范我司歸檔文件的管理方法,維護公司合法權(quán)益,把檔案管理從“分散、規(guī)矩、質(zhì)雜、量大、孤本”的現(xiàn)狀變得“集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛”。
根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和廣東省檔案局關(guān)于《廣東省檔案條例 》的規(guī)定,結(jié)合我司實際情況,特制定如下紙質(zhì)文件歸檔管理辦法。
第二條 檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。
在檔案管理工作中要做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)才能保證到文件的安全。
第二章 紙質(zhì)文件歸檔的具體實施
第三條 紙質(zhì)歸檔文件的收集范圍
1.紅頭文件,如批復(fù)、決定、通知等
2.白頭文件,如經(jīng)驗介紹、會議材料等;
3.公布性文件,如公告、通告、布告等;
4.記載性文件,如大事記、組織機構(gòu)沿革、年鑒、廠志、工作日記等;
5.內(nèi)部使用文件,如會議記錄、規(guī)章制度、工作總結(jié)、工作計劃等;
6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業(yè)的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。
7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等;
8.信訪處理材料,如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等;
9.契約性文件,如協(xié)議、合同、意向書等;
10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。
第四條 紙質(zhì)歸檔文件的整理注意事項
1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③
正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;
⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件。
如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。
2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;
⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等。
分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度。
取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度。
4.跨年度形成的文件機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都歸入辦結(jié)年度。
如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;
④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸最后一年,等等。
5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。
具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間。
6.無落日期的文件要標(biāo)注日期此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類。
7.專門年度的分類方法因為相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類。
8.臨時企業(yè)、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。
第五條 紙質(zhì)歸檔文件的保管辦法
1.檔案室對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作,是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。
基本任務(wù)和要求是維護檔案的完整與安全。
2.檔案保管的軟硬件設(shè)施管理
2.1 檔案室/柜管理。
要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護設(shè)備,合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。
2.2 檔案檢查。
對于已存檔案的狀況應(yīng)定期進行全面檢查,必要時可臨時進行部分檢查。
著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進行,要作出詳細記錄并寫出正式報告。
一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴(yán)重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。
2.3 防止泄密。
對于保密文件,要保護其機密不被盜竊,嚴(yán)防泄密。
對涉密檔案安全進行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。
節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
3.保管期限的劃分
3.1 永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設(shè)和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。
它主要包括:(1) 本公司制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,公司領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。
(2) 同本公司產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關(guān)的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料。
(3) 本公司批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。
3.2 長期,凡是反映本機關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1) 本機關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等)。
(2) 政府部門下發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料。
(3) 各級部門報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
3.3 短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。
它主要包括:(1) 本公司一般事務(wù)性的文件材料。
(2) 政府部門頒發(fā)的非主管公司業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料。
(3) 各級部門報送的一般性的文件材料。
3.4 根據(jù)本公司的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進行分類時應(yīng)注意以下幾點:① 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。
② 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。
③ 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。
④本部門轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。
第六條 紙質(zhì)歸檔文件的借閱使用
1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
外來公司單位企業(yè)來人查閱本單位檔案,需持公司單位企業(yè)介紹信并經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
檔案調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點交清楚,辦理手續(xù)。
用完的檔案要歸還原位。
2.機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《 檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
3.查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。
特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn),但借出時間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。
需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
4.珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
5.凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
第七條 紙質(zhì)歸檔文件的鑒定銷毀
1.檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負責(zé)。
檔案鑒定銷毀小組組長為董事長,作為檔案銷毀鑒定負責(zé)人;副組長為行政部經(jīng)理,作為檔案銷毀監(jiān)督人;小組成員為檔案管理員,作為檔案銷毀的執(zhí)行人。
2.鑒定銷毀小組應(yīng)定期對綜合檔案進行鑒定,對保管期限已滿但仍有保存價值的,應(yīng)延長保管期限;對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進行處理。
3.銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊,登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內(nèi)容。
4.銷毀檔案時,應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專人負責(zé)監(jiān)督銷毀,參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字,嚴(yán)禁將檔案作廢紙出售。
第八條 以上辦法自2022年11月1日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸公司行政部。
二○一一年十月
紙質(zhì)文件管理制度【2】
機要文件是傳遞、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,文件應(yīng)于當(dāng)日處理,電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進行傳閱。
(三)需辦理的,按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔,交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,要及時通知有關(guān)科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守,認真負責(zé),嚴(yán)守保密規(guī)定,做到不該說的不說。
(二)對于機要文件,要單獨存放,嚴(yán)加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件,不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件,應(yīng)及時清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應(yīng)及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
